Comment Delabie organise 10 événements clients par mois partout en Europe

Delabie est un fabricant français et un leader européen de la robinetterie et des équipements sanitaires pour les établissements recevant du public, les espaces commerciaux et les établissements de santé. L'entreprise conçoit des produits qui économisent l'eau et durent des décennies. Ses équipes commerciales rencontrent architectes, installateurs et prescripteurs dans toute l'Europe, grâce à un programme régulier de soirées clients et de roadshows.

LES DÉFIS DE DÉPART Répéter les événements sans répéter le travail.

Delabie invitait ses clients à l'ancienne : les commerciaux distribuaient des invitations papier, ville après ville.

La formule fonctionnait, mais elle ne permettait pas de grandir. Delabie organise les mêmes types d'événements encore et encore, dans des villes différentes et tout au long de l'année, et chaque événement repartait de zéro.

Cette charge reposait surtout sur les assistantes et assistants commerciaux, qui n'avaient aucun outil commun pour gérer les listes d'invités, suivre les réponses ou relancer les personnes restées silencieuses.

Delabie avait besoin de trois choses : un seul outil pour toute son activité événementielle commerciale, des configurations types réutilisables et un processus assez simple pour être suivi par des équipes dans plusieurs pays.

LA SOLUTION Une seule plateforme pour toutes les soirées clients.

Une soirée clients Delabie propulsée par Eventtia.

Delabie gère désormais tout son programme événementiel sur Eventtia, et chaque événement suit le même parcours, de la liste d'invités jusqu'à l'accueil.

Avec Eventtia, les équipes Delabie peuvent :

• importer les listes d'invités directement depuis leur base clients ;
• envoyer des invitations que les invités acceptent ou déclinent en un clic ;
• relancer uniquement les personnes qui n'ont pas encore répondu ;
• publier un court site d'événement avec la date, l'heure, le lieu et le programme ;
• enregistrer les invités à leur arrivée avec l'application de check-in Eventtia ;
• envoyer des rappels par SMS avant l'événement, et des invitations par SMS pour le suivant.

Les packs de support Premium d'Eventtia ont permis à Delabie d'aller plus loin, principalement dans la création de modèles traduits pour ses équipes internationales.

Le résultat, c'est une bibliothèque de modèles prêts à l'emploi : une assistante commerciale ouvre un modèle, change la ville et la date, et l'événement est en ligne.

LES BÉNÉFICES D'un pays à huit en une seule année.

Eventtia a changé la façon de travailler de Delabie, et jusqu'où ses événements peuvent aller.

• Des modèles réutilisables pour chaque événement. La même structure sert pour chaque ville et chaque soirée, si bien que les équipes ne reconstruisent plus chaque événement de zéro.
• Des chiffres réels, automatiquement. Les taux d'acceptation et de présence remontent directement des invitations et de l'application de check-in. Delabie peut enfin mesurer ce que rapporte chaque événement.
• Un déploiement international rapide. La première année ne couvrait que la France. En un an environ, Delabie a ajouté la Belgique, les Pays-Bas, le Luxembourg, l'Allemagne, la Pologne et le Royaume-Uni, et l'Espagne a rejoint le dispositif récemment.
• Cinq langues, un seul système. Les modèles existent désormais en français, néerlandais, allemand, espagnol et anglais. Chaque pays travaille de la même manière, dans sa propre langue.
• Une équipe qui a grandi avec l'outil. Delabie a commencé avec 5 utilisateurs ; aujourd'hui, 10 personnes gèrent des événements sur Eventtia.
• Plus de volume, sans effort supplémentaire. Une dizaine d'événements par mois, un par ville, tous gérés depuis une seule plateforme.

LA VUE D'ENSEMBLE

En deux ans, Delabie a transformé un processus d'invitations papier en un système européen partagé. Quelque 150 événements et 9 400 participants plus tard, l'entreprise organise 10 événements par mois avec une petite équipe et une méthode claire. Les événements sont cohérents, les données fiables, et la mise en place prend quelques minutes au lieu de plusieurs jours.

Prochaine étape, le Portugal : la filiale est déjà créée et l'équipe locale sera bientôt formée. Chaque nouveau pays rejoint le même système, avec les mêmes modèles, dans sa propre langue. Pour Delabie, la gestion événementielle n'est plus une tâche que l'on recommence, c'est un processus qui voyage.

Les équipes Delabie vont à la rencontre des prescripteurs et des installateurs dans toute l'Europe.