Cómo Delabie organiza 10 eventos con clientes al mes en toda Europa

Delabie es un fabricante francés y líder europeo en grifería y equipamiento sanitario para edificios públicos, espacios comerciales y establecimientos de salud. Diseña productos que ahorran agua y duran décadas. Sus equipos comerciales se reúnen con arquitectos, instaladores y prescriptores de toda Europa a través de un programa constante de veladas privadas y roadshows.

DESAFÍOS INICIALES Repetir los eventos sin repetir el trabajo.

Delabie invitaba a sus clientes a la manera tradicional: los representantes comerciales entregaban invitaciones en papel, ciudad por ciudad.

El formato funcionaba, pero no permitía crecer. Delabie organiza los mismos tipos de eventos una y otra vez, en distintas ciudades y durante todo el año, y cada evento obligaba a empezar de cero.

Esa carga recaía sobre todo en los asistentes comerciales, que no tenían un lugar único para gestionar las listas de invitados, seguir las respuestas o volver a contactar a quienes no habían contestado.

Delabie necesitaba tres cosas: una sola herramienta para toda su actividad de eventos comerciales, configuraciones estándar que pudiera reutilizar y un proceso lo bastante sencillo para que lo siguieran equipos de varios países.

LA SOLUCIÓN Una sola plataforma para todas las veladas con clientes.

Una velada de Delabie con clientes, gestionada con Eventtia.

Hoy Delabie gestiona todo su programa de eventos en Eventtia, y cada evento sigue el mismo recorrido, desde la lista de invitados hasta la puerta.

Con Eventtia, los equipos de Delabie pueden:

• Importar las listas de invitados directamente desde su base de clientes.
• Enviar invitaciones que los invitados aceptan o rechazan con un clic.
• Enviar recordatorios solo a quienes todavía no han respondido.
• Publicar un sitio web breve del evento con la fecha, la hora, el lugar y el programa.
• Hacer el check-in de los invitados en sitio con la app de check-in de Eventtia.
• Enviar recordatorios por SMS antes del evento e invitaciones por SMS para el siguiente.

Los paquetes de soporte Premium de Eventtia le permitieron a Delabie ir más lejos, sobre todo en la creación de plantillas traducidas para sus equipos internacionales.

El resultado es un conjunto de modelos listos para usar: un asistente comercial abre una plantilla, cambia la ciudad y la fecha, y el evento queda publicado.

LOS BENEFICIOS De un país a ocho en un solo año.

Eventtia cambió la forma de trabajar de Delabie y el alcance de sus eventos.

• Plantillas reutilizables para cada evento. La misma estructura sirve para cada ciudad y cada velada, así que los equipos ya no rehacen cada evento desde cero.
• Cifras reales, de forma automática. Las tasas de aceptación y de asistencia salen directamente de las invitaciones y de la app de check-in. Por fin Delabie puede medir lo que aporta cada evento.
• Un despliegue internacional rápido. El primer año solo cubría Francia. En cerca de un año, Delabie sumó Bélgica, Países Bajos, Luxemburgo, Alemania, Polonia y el Reino Unido, y España se incorporó hace poco.
• Cinco idiomas, un solo sistema. Las plantillas ya existen en francés, neerlandés, alemán, español e inglés. Cada país trabaja de la misma manera, en su propio idioma.
• Un equipo que creció con la herramienta. Delabie empezó con 5 usuarios; hoy son 10 las personas que gestionan eventos en Eventtia.
• Más volumen sin más esfuerzo. Unos 10 eventos al mes, uno por ciudad, todos gestionados desde una sola plataforma.

VISIÓN GENERAL

En dos años, Delabie convirtió un proceso de invitaciones en papel en un sistema europeo compartido. Unos 150 eventos y 9.400 participantes después, la empresa organiza 10 eventos al mes con un equipo pequeño y un método claro: los eventos tienen una imagen coherente, los datos son confiables y la configuración toma minutos en lugar de días.

El próximo paso es Portugal, donde la filial ya está creada y el equipo local recibirá pronto su capacitación. Cada nuevo país se suma al mismo sistema, con las mismas plantillas y en su propio idioma. Para Delabie, la gestión de eventos dejó de ser una tarea que se repite; es un proceso que viaja.

Los equipos de Delabie se reúnen con prescriptores e instaladores en toda Europa.