Comment le MIFI orchestre plus de 200 événements internationaux, en plusieurs langues, depuis une seule plateforme

Le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration du Québec (MIFI) fait connaître aux candidats du monde entier les possibilités de vie et de travail au Québec, au Canada.

Sa Direction de la prospection, de l'attraction et des services d'immigration internationale organise des forums, des séances d'information et des salons professionnels sur des marchés répartis dans le monde entier. La plupart de ces événements se tiennent en ligne ; certains se déroulent en présentiel.

Chaque événement doit fonctionner d'une langue à l'autre, d'un fuseau horaire à l'autre, et dans le cadre strict de la réglementation canadienne sur les données. Le public : des candidats à l'immigration venus de dizaines de pays, avec des profils et des langues différents.

LES DÉFIS DE DÉPART Trop d'outils. Pas assez de maîtrise.

Avant Eventtia, les opérations événementielles du MIFI étaient éparpillées entre plusieurs outils. Aucun n'avait été conçu pour la gestion d'événements. Aucun ne communiquait avec les autres.

Les équipes déplaçaient les données d'une plateforme à l'autre manuellement, et chaque transfert représentait du temps perdu et un risque d'erreur. Former une nouvelle recrue supposait de lui faire apprendre tous les systèmes, un par un, pour organiser un seul événement.

L'équipe faisait aussi face à une série d'exigences que la plupart des plateformes ne savaient pas satisfaire :

• Support multilingue : les événements et les communications devaient atteindre les candidats dans plusieurs langues.
• Back office en français : la plateforme devait être intégralement disponible en français pour le travail quotidien.
• Gestion des fuseaux horaires : les événements virtuels s'étendaient sur plusieurs pays et plusieurs fuseaux.
• Sécurité des données stricte : tout traitement de données personnelles devait respecter la réglementation canadienne.
• Support en français : l'équipe avait besoin d'un support client fiable, en français.

Le MIFI ne cherchait pas à empiler des outils supplémentaires. Il lui fallait une seule plateforme capable de tout prendre en charge.

LA SOLUTION Une plateforme. Tous les événements. Toutes les langues.

Eventtia a donné au MIFI une plateforme tout-en-un pour ses événements virtuels et présentiels : plusieurs administrateurs, plusieurs langues, gestion automatique des fuseaux horaires et un back office entièrement disponible en français.

Avec Eventtia, l'équipe du MIFI peut :

• Créer des formulaires d'inscription sur mesure pour chaque événement et chaque public.
• Construire des pages événementielles et des modèles d'e-mails à ses couleurs, avec du CSS personnalisé.
• Accueillir les participants sur place avec l'application mobile.
• Suivre toutes les données événementielles depuis un tableau de bord centralisé.
• Générer des rapports sur mesure pour chaque événement.

L'équipe pilote la plateforme en toute autonomie, avec un support actif et réactif en français dès qu'elle en a besoin.

Des événements d'immigration en présentiel, des comptoirs d'accueil aux stands d'emploi régionaux

LES BÉNÉFICES Plus d'événements. Moins de complexité. Conformité totale.

Le passage à Eventtia a produit des résultats nets et mesurables pour le MIFI :

• Plus de 200 événements, et ça continue : le MIFI a organisé plus de 200 événements virtuels et présentiels depuis 2024, tous depuis une seule plateforme.
• Une portée multilingue : les événements se déroulent désormais sans accroc en plusieurs langues et touchent des candidats sur l'ensemble des marchés visés.
• Une prise en main plus rapide : les nouvelles recrues apprennent un seul outil au lieu de cinq, ce qui réduit nettement le temps de formation.
• Une conformité réglementaire complète : la gestion des données répond aux normes de sécurité canadiennes les plus strictes.
• Fini les transferts manuels : l'équipe ne déplace plus les données entre des outils déconnectés. Moins d'erreurs, moins de temps perdu.

Pour le MIFI, Eventtia a remplacé un assemblage fragmenté d'outils par un système auquel toute l'équipe peut se fier.

LA VUE D'ENSEMBLE

Avec plus de 200 événements organisés depuis 2024, le MIFI a transformé sa façon d'entrer en relation avec les candidats à l'immigration partout dans le monde. En centralisant ses opérations événementielles sur Eventtia, l'équipe livre aujourd'hui des événements multilingues et multiformats en toute autonomie, avec une sécurité des données renforcée et une complexité opérationnelle nettement réduite.

Promouvoir le Québec comme destination, région par région