Comment l'Universidad de los Andes gère 750 événements par an en interne

L'Universidad de los Andes, connue sous le nom d'UniAndes, est l'une des universités privées les plus importantes de Colombie. Elle compte plus de 18 000 étudiants et occupe la sixième place parmi les universités d'Amérique latine. En 2018, elle a adopté la plateforme de gestion d'événements d'Eventtia avec un objectif : rendre la gestion de ses événements plus rapide, entièrement numérique et centralisée dans un portail global.

Remises de diplômes et de certificats, salons de l'emploi, conférences et événements culturels, mois après mois

LES DÉFIS DE DÉPART Centraliser la gestion des événements dans toutes les facultés.

UniAndes organise une grande variété d'événements : cérémonies de remise de diplômes, salons de l'emploi, conférences, congrès et événements culturels comme des concerts et des expositions. Certains sont massifs et hybrides, et diffusés en ligne pour les étudiants qui ne peuvent pas assister en présentiel.

Avant Eventtia, les différents départements d'UniAndes utilisaient leurs propres outils et leurs propres processus pour gérer leurs événements. Le processus était lent, et il ne ressemblait pas au même d'une faculté à l'autre.

Près de 750 événements par an, pour plus de 100 000 inscrits chaque année, exigeaient une autre approche. UniAndes avait besoin d'une seule plateforme capable de centraliser la gestion des événements, de simplifier l'inscription et de protéger les données des participants, sans retirer d'autonomie à chaque faculté.

UniAndes faisait face à trois défis principaux :

• Centraliser et améliorer la gestion des événements. Les différents départements travaillaient avec de nombreux outils séparés, alors UniAndes voulait une solution unique qui simplifie les processus liés aux événements et donne à chaque faculté plus de contrôle sur ses pages d'inscription et ses landing pages, avec sa propre identité de marque.
• Créer un portail d'événements dédié. UniAndes voulait une façon plus simple de promouvoir ses événements et d'accélérer l'inscription en ligne, à travers une page centrale des événements.
• Protéger la sécurité des événements et la confidentialité des données. UniAndes avait besoin de plus de contrôle sur qui pouvait accéder à ses événements, et d'une meilleure confidentialité pour les données des participants.

LA SOLUTION Une seule plateforme pour centraliser, numériser et protéger la gestion des événements.

Avant Eventtia, UniAndes dépendait de nombreux outils différents. Cela générait des coûts élevés, des processus lents et aucune vision claire et centralisée de sa stratégie événementielle.

Avec Eventtia, l'équipe centrale de gestion des événements a obtenu un tableau de bord complet, qui lui permet de créer et d'administrer des comptes pour jusqu'à 80 utilisateurs dans toutes les facultés de l'université. L'équipe accède aussi à des données en temps réel et génère des rapports détaillés par faculté ou par type d'événement, ce qui rend les décisions plus rapides et mieux informées.

Le portail d'événements, aux couleurs de l'université

Numériser la création d'événements avec des modèles

UniAndes organise près de 750 événements par an, et chacun doit comporter un site web, un formulaire d'inscription en ligne avec des champs personnalisés, des outils de gestion des participants et des fonctionnalités de communication de masse.

Chaque événement doit aussi refléter l'identité de l'université, son public cible et son objectif, qu'il s'agisse d'une conférence, d'une remise de diplômes ou d'un concert. En même temps, beaucoup d'événements partagent les mêmes éléments, alors, pour éviter de construire chaque événement à partir de zéro, Eventtia a créé les Modèles d'Événement.

Avec ces modèles, les organisateurs standardisent les formulaires d'inscription et s'assurent que tous les événements portent l'identité de marque de l'université ainsi que les conditions générales requises. Les modèles aident aussi à standardiser la collecte de données, puisque les informations sur les participants et les événements se synchronisent via l'API. Les données restent cohérentes et bien structurées sur tous les événements.

Construire un portail d'événements sur mesure

L'équipe d'Eventtia a construit un portail d'événements entièrement sur mesure pour l'Universidad de los Andes. Ce portail relie le frontend du site web de l'université au backend d'Eventtia via une API, ainsi les deux systèmes partagent leurs données automatiquement. Cette configuration apporte plusieurs bénéfices :

• Toutes les informations sur les événements sont réunies au même endroit, ce qui donne à l'équipe une vision complète de chaque activité.
• La gestion des inscriptions des participants devient plus efficace.
• La promotion des événements s'améliore, parce que le design du site web de l'université et ses outils de communication côtoient désormais les fonctionnalités marketing d'Eventtia.

Protéger les données des participants avec une sécurité avancée

Pour renforcer la sécurité et simplifier l'accès à la plateforme, UniAndes utilise un système de vérification par e-mail créé par l'équipe technique d'Eventtia. Les utilisateurs déjà connectés à leur compte de messagerie universitaire accèdent à Eventtia directement, sans avoir à se reconnecter.

Comme UniAndes gère des données personnelles et sensibles de participants, Eventtia aide l'université à respecter les réglementations locales sur la confidentialité des données et lui donne plus de contrôle sur ces informations. Des standards solides de confidentialité et de sécurité créent la confiance des participants et renforcent la réputation de l'université.

Ensemble, ces solutions offrent aux organisateurs et aux participants d'UniAndes une expérience plus fluide et mieux connectée, avec des événements plus faciles à gérer et à trouver.

Les formulaires d'inscription portent les conditions de l'université et ses champs de consentement

LES BÉNÉFICES Plus de contrôle, plus de sécurité et plus de 6 000 événements gérés avec facilité.

Le passage à Eventtia a donné des résultats nets pour UniAndes :

• Une autonomie totale dans toutes les facultés. Avec Eventtia, chaque faculté d'UniAndes gère ses propres événements depuis un seul endroit, en toute autonomie et sans risque de sécurité supplémentaire.
• Un tableau de bord pour toute l'université. L'équipe centrale administre les comptes et les accès pour jusqu'à 80 utilisateurs dans toutes les facultés, avec des données en temps réel et des rapports par faculté ou par type d'événement.
• Une création d'événements plus rapide avec les modèles. Les Modèles d'Événement permettent aux équipes de créer de nouveaux événements rapidement, tout en gardant chaque événement cohérent avec la marque de l'université.
• Plus de sécurité et de confidentialité des données. Un système intégré de vérification par e-mail et des protections strictes donnent à UniAndes plus de contrôle sur les informations des participants et l'aident à respecter les réglementations locales sur la confidentialité.
• Un portail d'événements sur mesure et entièrement connecté. Le portail relie directement le site web de l'université à Eventtia via une API, en centralisant les informations sur les événements et en rendant la promotion et l'inscription plus efficaces.
• Grandir sans perdre le contrôle. UniAndes gère aujourd'hui plus de 6 000 événements avec moins de ressources et moins de temps, sans cesser d'offrir une expérience fluide aussi bien aux organisateurs qu'aux participants.

LA VUE D'ENSEMBLE

Avec Eventtia, chaque faculté de l'Universidad de los Andes centralise ses efforts et gère ses événements de façon autonome, sécurisée et depuis un seul endroit. L'université a renforcé la sécurité de ses événements, et elle assure aujourd'hui la promotion de ses événements et l'inscription de ses participants via son propre portail sur mesure.

En centralisant et en numérisant la gestion de ses événements, l'Universidad de los Andes a augmenté sa capacité à les organiser avec moins de ressources et moins de temps. En même temps, elle offre aujourd'hui une expérience plus fluide aussi bien aux organisateurs qu'aux participants, sur tous les types d'événements qu'elle organise, des remises de diplômes aux salons de l'emploi et aux événements culturels.

Les événements de grande ampleur passent par la même plateforme qu'un atelier de vingt personnes