Cómo la Universidad de los Andes gestiona 750 eventos al año por su cuenta

La Universidad de los Andes, conocida como UniAndes, es una de las universidades privadas más importantes de Colombia. Cuenta con más de 18.000 estudiantes y ocupa el sexto lugar entre las universidades de América Latina. En 2018 adoptó la plataforma de gestión de eventos de Eventtia con un objetivo: hacer más rápida, totalmente digital y centralizada la gestión de sus eventos a través de un portal global.

Ceremonias de grado y de certificación, ferias de empleo, conferencias y eventos culturales, mes tras mes

DESAFÍOS INICIALES Centralizar la gestión de eventos en todas las facultades.

UniAndes organiza una amplia variedad de eventos: ceremonias de graduación, ferias de empleo, conferencias, congresos y eventos culturales como conciertos y exposiciones. Algunos son masivos e híbridos, y se transmiten en línea para los estudiantes que no pueden asistir de manera presencial.

Antes de Eventtia, los distintos departamentos de UniAndes usaban sus propias herramientas y sus propios flujos de trabajo para gestionar eventos. El proceso era lento, y se veía distinto en cada facultad.

Cerca de 750 eventos al año, para más de 100.000 participantes registrados cada año, exigía un enfoque distinto. UniAndes necesitaba una sola plataforma que centralizara la gestión de eventos, simplificara el registro y protegiera los datos de los asistentes, sin quitarle autonomía a cada facultad.

UniAndes enfrentaba tres retos principales:

• Centralizar y mejorar la gestión de eventos. Los distintos departamentos trabajaban con muchas herramientas separadas, así que UniAndes quería una sola solución que simplificara los procesos de los eventos y le diera a cada facultad más control sobre sus páginas de registro y landing pages, con su propia identidad de marca.
• Crear un portal de eventos dedicado. UniAndes quería una manera más fácil de promocionar sus eventos y acelerar el registro en línea, a través de una página central de eventos.
• Proteger la seguridad de los eventos y la privacidad de los datos. UniAndes necesitaba más control sobre quién podía acceder a sus eventos, además de mayor confidencialidad para los datos de los participantes.

LA SOLUCIÓN Una sola plataforma para centralizar, digitalizar y proteger la gestión de eventos.

Antes de usar Eventtia, UniAndes dependía de muchas herramientas distintas. Eso generaba costos altos, procesos lentos y ninguna visión clara y centralizada de su estrategia de eventos.

Con Eventtia, el equipo central de gestión de eventos obtuvo un panel de control completo, que le permite crear y administrar cuentas para hasta 80 usuarios en todas las facultades de la universidad. El equipo también accede a datos en tiempo real y genera reportes detallados por facultad o por tipo de evento, lo que facilita y agiliza la toma de decisiones.

El portal de eventos, con la identidad de marca de la universidad

Digitalizar la creación de eventos con plantillas

UniAndes organiza cerca de 750 eventos al año, y cada uno debe incluir un sitio web, un formulario de registro en línea con campos personalizados, herramientas de gestión de asistentes y funcionalidades de comunicación masiva.

Cada evento también debe reflejar la identidad de la universidad, su público objetivo y su propósito, ya sea una conferencia, una ceremonia de graduación o un concierto. Al mismo tiempo, muchos eventos comparten los mismos elementos, así que, para evitar construir cada evento desde cero, Eventtia creó las Plantillas de Evento.

Con estas plantillas, los organizadores estandarizan los formularios de registro y se aseguran de que todos los eventos incluyan la identidad de marca de la universidad y los términos y condiciones requeridos. Las plantillas también ayudan a estandarizar la recolección de datos, ya que la información de participantes y eventos se sincroniza mediante la API. Los datos se mantienen consistentes y bien estructurados en todos los eventos.

Construir un portal de eventos personalizado

El equipo de Eventtia construyó un portal de eventos completamente personalizado para la Universidad de los Andes. Este portal conecta el frontend del sitio web de la universidad con el backend de Eventtia mediante una API, así los dos sistemas comparten datos automáticamente. Esta configuración aporta varios beneficios:

• Centraliza toda la información de los eventos en un solo lugar, lo que le da al equipo una visión completa de cada actividad.
• Hace más eficiente la gestión de los registros de los participantes.
• Mejora la promoción de los eventos, porque el diseño del sitio web de la universidad y sus herramientas de comunicación conviven con las funcionalidades de marketing de Eventtia.

Proteger los datos de los participantes con medidas de seguridad avanzadas

Para aumentar la seguridad y simplificar el acceso a la plataforma, UniAndes usa un sistema de verificación por correo electrónico creado por el equipo técnico de Eventtia. Los usuarios que ya iniciaron sesión en su cuenta de correo universitario pueden acceder a Eventtia directamente, sin necesidad de volver a iniciar sesión.

Como UniAndes gestiona datos personales y sensibles de los participantes, Eventtia ayuda a la universidad a cumplir con las normativas locales de privacidad de datos y le da mayor control sobre esa información. Contar con estándares sólidos de privacidad y seguridad genera confianza entre los asistentes y refuerza la reputación de la universidad.

En conjunto, estas soluciones les dan a los organizadores y asistentes de UniAndes una experiencia más fluida y conectada, con eventos más fáciles de gestionar y de encontrar.

Los formularios de registro incluyen los términos de la universidad y sus campos de autorización de datos

LOS BENEFICIOS Más control, más seguridad y más de 6.000 eventos gestionados con facilidad.

El cambio a Eventtia trajo resultados claros para UniAndes:

• Autonomía total en todas las facultades. Con Eventtia, cada facultad de UniAndes gestiona sus propios eventos desde un solo lugar, de forma totalmente autónoma y sin riesgos adicionales de seguridad.
• Un panel de control para toda la universidad. El equipo central administra cuentas y accesos para hasta 80 usuarios en todas las facultades, con datos en tiempo real y reportes por facultad o tipo de evento.
• Creación de eventos más rápida con plantillas. Las Plantillas de Evento permiten a los equipos crear nuevos eventos rápidamente, manteniendo la coherencia de cada evento con la marca de la universidad.
• Mayor seguridad y privacidad de los datos. Un sistema integrado de verificación por correo electrónico y estrictas protecciones de datos le dan a UniAndes más control sobre la información de los participantes y ayudan a cumplir con las normativas locales de privacidad.
• Un portal de eventos personalizado y totalmente conectado. El portal conecta directamente el sitio web de la universidad con Eventtia a través de una API, centralizando la información de los eventos y haciendo más efectivas la promoción y el registro.
• Crecer sin perder el control. UniAndes gestiona ahora más de 6.000 eventos con menos recursos y menos tiempo, sin dejar de ofrecer una experiencia fluida tanto para organizadores como para asistentes.

VISIÓN GENERAL

Con Eventtia, cada facultad de la Universidad de los Andes centraliza sus esfuerzos y gestiona sus eventos de forma autónoma, segura y desde un solo lugar. La universidad ha reforzado la seguridad de sus eventos, y hoy promociona sus eventos y registra a sus asistentes a través de su propio portal personalizado.

Al centralizar y digitalizar la gestión de sus eventos, la Universidad de los Andes ha aumentado su capacidad para organizarlos con menos recursos y menos tiempo. Al mismo tiempo, ofrece hoy una experiencia más fluida tanto para organizadores como para asistentes, en todo tipo de evento que realiza, desde ceremonias de graduación hasta ferias de empleo y eventos culturales.

Los eventos masivos pasan por la misma plataforma que un taller de veinte personas