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Cómo desarrollar una estrategia de comunicación para eventos

19-jun-2018 7:55:03 / by Victoria

Déjame hacerte una pregunta rápida: ¿Cómo sueles comunicar tu evento?

Si tu respuesta incluye compartir unos links en redes sociales o ir adonde unos pocos influenciadores de la industria, necesitamos hablar.

Hay una gran diferencia entre comunicar tu evento y promover tu evento.

Aunque promover tu evento puede ser parte de tu estrategia, estos dos conceptos no son intercambiables.

Construir una estrategia de comunicación para tu evento involucra desarrollar un plan que puedes usar para encontrar soluciones y lograr tus metas.

No importa si tus objetivos son atraer un mayor número de asistentes, seducir más patrocinadores, o ayudar a tus invitados a recorrer los aspectos logísticos de tu evento.

Diseñar una poderosa herramienta de comunicación puede abrir la puerta a oportunidades ilimitadas.

Encontrar formas de promover tu evento, por otro lado, se refiere exclusivamente a tus esfuerzos de ganar más visibilidad e incrementar el atractivo de tu evento para asistentes potenciales.

Considerando esta diferencia, es posible que a veces fracases en articular un plan de comunicación diferente, al retomar tus esfuerzos para promover el evento.

Aunque la parte de marketing es esencial, no puedes esperar grandes resultados sin una estrategia de comunicación eficiente y bien coordinada.

¿No estás seguro de lo que esto significa?

Aquí hay una lista rápida de áreas que una buena estrategia de comunicación cubrirá cuando se trate de planear, gestionar y realizar un evento.

¿Por qué necesitas una estrategia de comunicación para tu evento?

Estrategia de comunicación para eventos

De acuerdo al experto de comunicación Mynhardt van Pletsen, “una estrategia de comunicación es una solución para moverte de donde estás ahora adonde quieres estar — o dicho de otra manera, es lo que quieres que suceda para alcanzar un fin específico”.  Una estrategia es un tipo de solución que trata con la incertidumbre. Aumenta la probabilidad de que alcancemos nuestro destino en buena forma, y lo logra principalmente creando las condiciones que favorecen el éxito. Incluye planteamientos de intención, no es específico adrede, y habla a la dirección general”.

Con esta definición en consideración, una estrategia de comunicación te puede ayudar a tratar con los siguientes desafíos que encuentres al gerenciar un evento:

Desafío #1. Construir fuertes líneas de comunicación al interior de tu organización

Planear eventos es una tarea difícil en sí misma. Suma a eso la comunicación mediocre entre los empleados o departamentos y obtendrás una pesadilla en desarrollo.

Digamos, por ejemplo, que tu plan es crear un evento de marca donde presentarás los nuevos productos o servicios de tu compañía. Pero por la pobre comunicación que tienes en el departamento de producción, puede que terminar concentrándote en diseñar un evento un mes antes del lanzamiento del producto.

Para realizar un evento verdaderamente exitoso, necesitas incentivar y facilitar la comunicación entre tu equipo y otros departamentos, y aquí es donde una estrategia de comunicación puede ayudar de verdad.

Desafío #2. Expresar tus necesidades de la forma correcta

Puede que tu organización sea autosuficiente cuando se trate de organizar eventos. Sin embargo, siempre está la necesidad de interactuar con diferentes vendedores, tales como la locación y proveedores audiovisuales, catering, o compañías de management de eventos.

Necesitarás una poderosa estrategia de comunicación para articular tus requerimientos de planeación a otros.

Desafío #3. Presentar la identidad de tu marca y tus eventos

Ya sea que estés a la búsqueda de socios o patrocinadores para el evento, tendrás que saber cómo expresar el núcleo filosófico de tu marca y el plan de acción de tu evento.

Desafío #4. Fortalecer tu presencia en línea

No importa si deseas desarrollar una estrategia de marketing de contenido para el blog de tu evento o explotar el potencial de las campañas de relaciones públicas.

Una poderosa estrategia de comunicación te ayudará a alinear tus metas y los mensajes que emites, con los recursos a los cuales tienes acceso, y las acciones que tienes para reforzar tu presencia en línea.

Desafío #5. Comunicarse fluidamente con tu grupo objetivo y mercadear tu evento

Por último pero no menos importante, tu estrategia de comunicación también incluye la forma y los medios que usarás para exhibir el valor de tu evento.

La manera en que comunicas y promueves tu evento a tus potencias asistentes (tales como campañas de email o actividades de redes sociales) determinará la mayor parte de tu éxito en términos de asistencia y visibilidad de marca.

En otras palabras, una estrategia de comunicación trata todas las interacciones que puedas tener con los stakeholders relacionados con el evento.

¿Intrigado?

Para mantener el impulso vivo, aquí van unos tips que puedes seguir para crear un estrategia de comunicación realmente eficiente para tu próximo evento:

Tu plan de acción para fortalecer la comunicación de evento

Plan de negocio para eventos automatizado

Paso #1. Define tus metas y los stakeholders

En primer lugar, ¿por qué estás planeando un evento? ¿es acaso para atraer más prospectos de negocio o incrementar la visibilidad de marca? ¿o es para aprovechar el entorno de networking y fortalecer la posición de tu organización en la industria?

Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a definir los stakeholders del evento que deben ser involucrados en el proceso de planeación.

Por ejemplo, si tu intención es lanzar un nuevo producto y motivar a tus clientes para que se vuelvan sus embajadores, tienes entonces los siguientes stakeholders:

  • El departamento de producto y de marketing, para coordinar los detalles y fechas del evento.
  • Los proveedores del evento (catering, audiovisuales, locación, etc., en función de tus necesidades).
  • Potenciales socios en los medios.
  • Inversionistas, en caso de que desees exhibir tus más recientes logros.
  • Tus clientes, de acuerdo a los diferentes criterios para afianzar su lealtad.
  • Los influenciadores, quienes promoverán tu evento.

Cada stakeholder involucra una serie específica de acciones orientadas a la comunicación:

Entender tus metas y quiénes están involucrados en todo el proceso de planeación y ejecución del evento te permitirá desarrollar diferentes acciones de comunicación. Como resultado, esto te ayudará a alcanzar tus micro-objetivos específicos y targets.

Paso #2. Identifica el mensaje clave por target y los canales que debes cubrir

Dependiendo del perfil de tus stakeholders, debes decidir qué mensajes quieres transmitir y en qué canales debes estar activo.

Por ejemplo, para asegurar una comunicación positiva con tus clientes actuales, puedes decidirte por una campaña de emails de marketing.

Con inversionistas (potenciales), tal vez te decidas por un formato y canal de comunicación diferente, tales como pitches y reuniones.

Paso #3. Esboza las actividades que tu equipo habrá de ejecutar

Hay una gran diferencia entre estrategia de comunicación y plan de comunicación.

Tal como Mynhardt van Pletsen indica, “una estrategia es acerca de pensamiento de alto nivel; un plan es sobre ejecución en el terreno. La mayor parte de las veces, una estrategia de comunicación no debería ser redactada aislando al equipo de comunicación, sino preferiblemente con el criterio de la alta gerencia de la organización. Por otro lado, los planes específicos para proyectos de comunicación diferentes debería ser dejado a los especialistas en aquellas áreas”.

Por ejemplo, el equipo de marketing puede desarrollar acciones de comunicación relacionadas con la promoción del evento. Mientras tanto, ciertos ejecutivos pueden desarrollar acciones que atraigan nuevos inversionistas y les motive a apoyar o asistir al evento.

En conclusión, cada miembro de la organización o corporación debe tener roles claros y responsabilidades en la concepción y aplicación de la estrategia de comunicación.

Paso #4. Concéntrate en los comportamientos cambiantes

No olvides que el objetivo principal de tu comunicación debe apuntar al comportamiento de tus stakeholders. Por eso es que las acciones que tu o tu equipo tomen deben orientarse a dar forma a lo que las audiencias conocen, sienten y hacen. Esto implica un profundo entendimiento de tu público y de los desencadenantes que pueden cambiar comportamientos específicos.

Paso #5. Establece tus KPIs (Indicadores clave de desempeño)

Para alcanzar altos niveles de eficiencia, debes saber cómo evaluar los resultados de la estrategia de comunicación. Las métricas dependerán de tus metas y tus indicadores clave.

Si estamos hablando acerca de cumplir el objetivo principal del evento, el cual (usando nuestro ejemplo) transformar tus clientes en embajadores de tu marca, los indicadores clave involucrarán al número de asistentes que efectivamente decidieron tomar tus programas de referencia o participaron en actividades de promoción.

Si deseas medir el impacto que tu estrategia de comunicación tuvo en (potenciales) inversionistas, debes evaluar los nuevos fondos que tu compañía recibió luego del evento.

Resumiendo

Aunque complejo y multicapa, una estrategia de comunicación te dotará con las herramientas necesarias para alcanzar todas tus metas relacionadas con el evento.

Desde atraer más asistentes hasta mejorar la comunicación institucional entre los empleados o departamentos de tu organización, una estrategia en profundidad te dejará con el equipamiento para tratar con incertidumbres relacionadas con el evento y catalizar un cambio significativo a través de tu evento.

Topics: Event Marketing

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.