Este es el trato: la gente quiere que sus experiencias de internet sean rápidas y sin mayor esfuerzo (todo desde leer un artículo a ver un video o comprar).
Si no puedes dar a tus asistentes una experiencia de registro en línea positiva, tu evento ha fallado sin siquiera haber comenzado.
Solo unos pocos resistirás un procedimiento de registro con sobresaltos.
La mayoría de la gente no se preocupará mucho por completar los pasos del registro en línea si no están impecablemente diseñados.
Seamos honestos: incluso cuando la gente atraviesa una inscripción de evento libre de estrés, la mayor parte deja el proceso a medio terminar, pensando que lo retomarán luego, para finalmente olvidarlo todo. Y entonces pierdas potenciales asistentes de calidad.
Por eso es una buena idea prestar atención extra al diseño de un procedimiento de registro en línea amigable y eficiente.
El itinerario del registro en línea de tus asistentes
Al igual que con otros aspectos logísticos del evento, la inscripción no es una tarea de una sola acción.
Requiere preparación detallada y muchas acciones complementarias que harán que el viaje del asistente exija tan poco esfuerzo como sea posible.
Al decidir cómo debería lucir el registro en línea, debes tomar los siguientes pasos en consideración para mapear el viaje del asistente:
Paso #1. Encontrar la página del evento
No tiene sentido un proceso de registro en línea si no diriges el tráfico a sitio web promoviendo el evento.
Consecuentemente, tu primera pregunta debe ser: ¿Cómo posiciono mi evento allá fuera? ¿Cómo me encontrarán los asistentes?
Obvio, puedes intentar diferentes estrategias de mercadeo.
Puedes incentivar la promoción boca a boca a través de los líderes de la industria, o invertir en anuncios en Facebook, etc.
Tus posibilidades son ilimitadas.
Sin embargo, tu principal objetivo en este caso es atraer leads de alta calidad a tu página de inicio y hacer que se registren para tu evento.
Paso #2. Interactuar con la página de inicio
Antes de que los asistentes decidan registrarse, deben interactuar primero con la página de inicio. Un website atractivo capturará y mantendrá su atención.
Un diseño amigable y ágil (ten en mente que la mayor parte de tu tráfico llegará por móviles) es elementos clave para asegurar que tus visitantes tienen una experiencia positiva.
Paso #3. Decidir inscribirse
La próxima fase en el viaje del asistente involucra tomar una decisión: registrarse, poner un marcador al website, u olvidarlo.
La copia que usas, la motivación de cada asistente para asistir, y la propuesta de valor de tu evento, influenciarán la decisión.
Paso #4. Encontrar el formulario de registro
Después de decidir inscribirse, el asistente potencial esperará dar click en el vínculo o call to action y ser llevado al formulario de registro.
Si este proceso implica cierto grado de esfuerzo o confusión (no ser capaz de encontrar el call to action, por ejemplo), esto puede conllevar resultados negativos y causar que la persona cambie su opinión.
Paso #5. Completar y enviar el formulario de registro
Querrás encontrar tanta información en el formulario como sea posible, pero la forma en que lo diseñes puede afectar el número de asistencia (positiva o negativamente). Si estás haciendo preguntas irrelevantes o difíciles de entender, por ejemplo, tus potenciales asistentes pueden cambiar su opinión y decidir no completar el esfuerzo de inscribirse.
Paso #6. Pagar la entrada
Otra fase en el itinerario de registro es pagar realmente el costo de la entrada. Instrucciones vagas o difusas pueden llevar a retrasos en los pagos.
Paso #7. Recibir emails de confirmación y el badge
Una de las últimas fases es iniciar una comunicación directa con el asistente. Esto implicar crear y enviar emails de confirmación y generar badges en línea.
Considerando todos los pasos que los asistentes deben atravesar para completar el registro en línea, no son pocas las cosas que podrían salir mal…
Cómo conseguir que tus invitados se registren fácilmente
Para ayudarte a superar estos baches en el camino, he reunido una rápida lista de tips. Así logras que tus asistentes se registren con facilidad:
Tip #1. Crea una carga emocional para la página de inicio
Guía a tus asistentes a través del proceso de decisión. Cerciórate que la página de inicio sea tan emocional como sea posible.
Escribe texto que hable a tus asistentes y se dirija a sus necesidades específicas.
Consigue que asistan al expresar correctamente el valor único de la propuesta de tu evento y los beneficios que obtendrán al asistir.
Tip #2. Configura diferentes tipos de asistentes
Un evento puede tener diferentes tipos de categorías de asistentes, desde invitados VIP y oradores a asistentes y expositores. Cada tipo tiene diferentes necesidades, y tal vez requiera de diferentes formularios de registro.
Al configurar diferentes perfiles, puedes diseñar formularios únicos que estén perfectamente alineados con las necesidades particulares de cada tipo de asistente o con la información que desees extraer de ellos.
Tip #3. Reduce los niveles de dificultad
Luego de configurar el itinerario de registro, recorre cada paso e identifica cualquier dificultad que tus participantes podrían tener (o haz que un colega realice los mismos pasos y te dé un feedback.
Por ejemplo, asegúrate que las preguntas en el formulario son concisas y fáciles de entender. Adicionalmente, da a tus participantes la opción de guardar un formulario inacabado y completarlo luego, de ser necesario.
Cada paso que tú tomas para facilitar el procedimiento para los potenciales asistentes será un gran punto a tu favor.
Tip #4. Diseña un formulario amigable con el usuario
Si el formulario de registro es demasiado largo, confuso, o no amigable, tus posibilidades de obtener asistentes decrecerán.
Diseña y construye formularios de llenado rápido e indoloros que ayudarán a tus asistentes a tener una experiencia positiva.
Tip #5. Alterna los tipos de pregunta en el formulario de registro
Lo más importante en la creación de formularios de registro es saber qué preguntas harás a tus futuros participantes. Formular preguntas claras minimizará cualquier confusión y extraerá la información exacta que necesites, exigiéndote menos labores y ahorrándote tiempo.
Usa un software de eventos que te permite crear diferentes tipos de datos para cada campo, como campo de texto, área de texto, lista desplegable, selección múltiple, imagen, texto plano, ciudad y archivo.
Tip #6. Permite a los asistentes modificar sus datos
Usualmente, al completar un formulario en línea, la gente no puede regresar y cambiar su información una vez han dado click en enviar. Da a tus asistentes el control sobre su información personal permitiéndoles cambiarla o editarla en cualquier momento.
Tip #7. No olvides el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos)
Este mayo, en la Unión Europea entrará en vigor una serie de regulaciones diseñada para proteger los datos personales de ciudadanos europeos. Otros países tienen regulaciones similares.
Dado que estás recolectando información sobre tus asistentes, tendrás que respetar ciertas reglas.
Es muy importante modificar los formularios de registro en función de ello y pedir la autorización de los asistentes para utilizar su información. Hablaremos más del GDPR en las próximas semanas.
Conclusiones
Todo comienza con el registro en línea. La percepción que tus asistentes potenciales tendrán sobre tu evento comienza a formarse en el momento que acceden al formulario de registro.
Para garantizar una experiencia ágil, pon cuidado no solo a los formularios, pero también a los pasos que vienen antes y después del procedimiento de inscripción.
