Contratar a un artista para tus eventos puede ser una tarea abrumadora. Es aún peor si no estás familiarizado con el proceso o no conoces al detalle todo lo relacionado al contratar a un artista. Cuando no estás seguro del proceso o pasas por alto algún detalle, todo puede volverse un dolor de cabeza en un instante.
Hoy miraremos el proceso y los pormenores de la inclusión de artistas en tus eventos: los costos asociados, preparar las condiciones ideales para el artista, conseguir lo que pueda necesitar para su interpretación y como moverte a través de todo el proceso de contratación.
Los costos
Cuando piensas en los costos de fichar un artista como Katy Perry, probablemente pensarás en los costos de interpretación. Aunque ese costo hace parte del resultado total, hay mucho más costos involucrados en los que tal vez no has reparado. Y si no vigilas los costos extra, puedes encontrarte por encima de tu presupuesto y luchando para encontrar fondos adicionales.
Típicamente, la factura de un artista solo cubre el costo de su interpretación. Todo lo demás -vuelos, hoteles, desplazamiento hasta el sitio del evento, comidas y demás- son gastos independientes y eres tu quien se supone va a cubrirlos. Además, los artistas no suelen viajar solos, así que los costos mencionados no solo aplican al artista- también aplican a todos aquellos que viajan con él.
El costo de la interpretación es igualmente independiente de poner a disposición del artista lo que necesita para su acto. Estos costos son típicamente cubiertos en un rider (ya hablaremos de esto); a veces el costo del rider se incluirá con el precio de la interpretación, pero la mayor parte de los artistas establecidos y sus representantes prefieren mantener los dos acuerdos separados.
Alojamiento y manutención
Estas palabras probablemente te harán pensar en cosas como hoteles y tiquetes aéreos. Y aunque si hacen parte de esto, la manutención se refiere a todo lo que el artista necesitará para asegurar una buena interpretación en tu evento. De forma que adicional a todo lo no relacionado con la interpretación del artista, también necesitas considerar el acto artístico en sí.
El rider de un artista incluye típicamente todas las cosas necesarias para que ejecute su presentación, tales como la disposición del escenario, las luces, el sonido, etc. Hay una razón para esto: ningún artista desea ejecutar su acto en condiciones que no se parecen en nada a las que están habituados. Al tiempo, como organizador del evento no querrás ver al artista incómodo en el escenario porque no está familiarizado con los equipos que dispusiste.
La suma que deberás pagar para satisfacer los requerimientos del rider depende del artista y de que tan compleja es su actuación; si solo necesita un micrófono, un amplificador y su guitarra, es probable que no debas destinar tanto dinero.
Pero si la presentación del artista incluye un show de luces o exige numerosos equipos, los costos se elevarán. Los ítems en el rider son típicamente no negociables, así que no esperes muchas concesiones por parte del artista o su agente.
Para ahorrar dinero en viajes, puedes intentar agendar tu evento para el momento en que el artista se encuentre de gira en la región de tu evento. Es una buena forma de reducir los gastos en vuelos pues cuando debes respetar un límite de presupuesto, cada centavo cuenta,
También es una buena idea elegir una locación que tenga un buen número de equipos propios para recibir las interpretaciones de un artista. Ahorrarás mucho dinero utilizando el equipo del sitio que contrates y minimizarás el número de cosas que debas alquilar.
El proceso de contratación
En la mayor parte de las contrataciones trabajarás con el representante del artista. En general el representante maneja todas las fechas de su cliente y ellos serán tu principal contacto para agendar, negociar y contratar. Si en algunos casos trabajas con el manager del artista, el proceso es el mismo.
Antes de contactar al representante del artista, necesitas conocer tu presupuesto, la fecha del evento y el lugar donde se llevará a cabo. No contar con esta información puede dar la sensación que no eres serio en tu oferta por lo que es importante informar muy bien a tu contraparte- especialmente si no has trabajado antes con ellos.
Hay algunas cosas que es mejor que sepas antes de contactar al agente de una celebridad, pero las dos más importantes son bastante simples. Primero, se conciso con tu petición: entrega al agente toda la información necesaria pero no lo sobrecargues con detalles. Los agentes suelen ser personas muy ocupadas y si tu email es muy largo para leer, existe la posibilidad que pasen de largo. Segundo, debes saber cómo y cuándo insistir.
Si no recibes una respuesta del agente inmediatamente, dale un compás de espera de unos 3 a 5 días hábiles. Querrás asegurarte que el agente contó de suficiente tiempo para leer y digerir tu petición sin dejar espacios muy prolongados entre llamadas de forma que el representante olvide tu mensaje.
Una vez has contactado el agente y confirmado la disponibilidad de su cliente, el próximo paso es preparar una oferta y enviarla. La oferta simplemente pone por escrito todo lo que has discutido con el agente hasta ese punto: cuanto pagarás al artista por su interpretación, cuando y donde se desarrollará ésta, quien es responsable por el equipo y demás.
También es importante notar que la primera oferta que envíes será probablemente rechaza- es solo el primer paso en el proceso de negociación. Entonces prepárate para que te regrese una versión revisada de tu oferta, donde modificarán los términos para ser más favorables al cliente del representante.
Este proceso puede continuar un tanto, resaltando la importancia de que envíes tu oferta tan pronto como posible para asegurarte que asuntos contractuales no vayan a dañar tus planes para el evento.
Autor
Billy Bones es el fundador de la agencia Booking Agent Info, que ofrece a organizadores de eventos y buscadores de talentos la información de contacto de representantes oficiales, managers y publicistas de celebridades y artistas. También dirige Celebrity Endorsers, una base de datos para hacer seguimiento de los patrocinadores de las celebridades, sus intereses y sus obras benéficas.
