Ya sea que representes a una corporación o institución, ya sabes que planear múltiples eventos requiere de mucho esfuerzo y tiempo.
Esto es especialmente cierto si estás tercerizando los departamentos de marketing y Comunicaciones, o peor aún, el personal de asistencia.
Y no nos malinterpretes: los asistentes son grandiosos cuando se trata de lidiar con la logística, pero en ausencia de recorrido en planeación o de ayuda necesaria, pueden sentirse abrumados y terminar agotados.
Por otro lado, hay numerosas organizaciones o corporaciones que deciden recurrir a la ayuda de una agencia de eventos cada vez que organizan uno.
El inconveniente es, sin embargo, que puede causar un enorme agujero en tu presupuesto (y ese hueco se acrecienta con cada evento).
¿Hay alguna otra solución?
Bueno, si representas a una gran compañía o institución y organizas múltiples eventos de gran magnitud todos los años, tal vez consideres la posibilidad de construir un equipo de planeación en el seno de tu compañía.
¿Por qué necesitas uno?
Primero, podrás centralizar tus esfuerzos y hacer que tu equipo de planeación esboce una estrategia de evento considerando tus esfuerzos de marketing.
Segundo, el equipo logístico de tu evento te ayudará a desarrollar know-how específico de evento como el rasgo distintivo de tu marca, al tiempo que desarrolla una serie de buenas prácticas que estén bien alineadas con lo que tu audiencia necesita.
Tercero, tendrás mayo control sobre la planeación y el presupuesto del evento.
¿Cómo puedes entonces construir un equipo de planeación al interior de tu compañía?
Aquí algunos pasos que podrías considerar:
Paso #1. Decide los roles claves del equipo de planeación
Si hay una cosa que deberíamos dejar clara desde ya, es el hecho de que es casi imposible para una persona manejar sola la totalidad de la logística. Un equipo de verdad y una distribución de tareas es necesaria.
Aunque en nuestros días, se espera que el manager de evento ejecute todo tipo de tareas (desde diseñar anuncios de Facebook y crear apps móviles hasta negociar con los proveedores y analizar la data del evento), de hecho, querrás mejor contratar profesionales del nicho cuyo trabajo colaborativo resulte en eventos asombrosos e impecables.
Roles típicos en un equipo de planeación de eventos incluye:
- Coordinador de evento
- Diseñador de encuentros
- Analista de data de eventos
- Profesional de marketing de eventos
- Diseñador de experiencia de marca
- Manager de media
- Manager de equipo de producción,
- etc.
Lo importante es determinar la composición de tu equipo.
Paso #2. Escoge al líder del equipo de evento
Esta es la persona que diseñará la estrategia del evento y se asegurará de que estará bien alineada con tus metas de negocio u organización. Él o ella también serán responsables de transmitir la cultura de tu institución o corporación a otros miembros de equipo, incrustando tus valores de marca y filosofía.
Siendo la “cabeza maestra” de todo el equipo de planeación, esta persona te ayudará y transformará la visión del evento en realidad, al tiempo que usa el poder colaborativo de su equipo.
Paso #3. No te obsesiones por las credenciales académicas
En algunos casos, puede que contrates gente con algún título específico, tales como abogados o contadores. Cuando se trata de tu equipo de planeación de eventos, no obstante, las cosas son un poco diferente.
La oferta académica para futuros profesionales es bastante escasa.
Aparte de eso, este oficio se aprende hacienda, no sentándose en un escritorio y tomando notas al tiempo que un profesor dicta los principios de la planeación de eventos.
Así que en vez de buscar prestigiosas credenciales en management de eventos en los CVs de los candidatos, enfócate en su experiencia laboral.
- ¿Cuántos años han trabajado en la industria de eventos?
- ¿Trabajaron para una agencia de eventos o como parte de un equipo de planeación in-house?
- ¿En qué área son expertos?
Al momento de contratar, todas estas preguntas importarán más que sus grados.
Paso #4. Establece la dinámica de trabajo
Una vez has creado tu equipo de planeación in-house, tendrás que revisar de nuevo el calendario con ellos, establecer las fechas para los próximos eventos, y discutir las características de cada uno de los eventos.
Consecuentemente, tendrás que decidir la dinámica de trabajo y las formas en que tu equipo planeará los eventos.
Un paso que te acercará a tus resultados deseados es pedir a tu nuevo equipo evaluar sus necesidades y decidir qué herramientas digitales necesitan para alcanzar sus metas.
A continuación, establecerás un protocolo de planeación y un sistema de rendición de cuentas que ayudará a todos a seguirle el paso a sus tareas y evaluar los KPIs perseguidos.
Resumiendo
Si tu institución o corporación está organizando unos pocos eventos por año, no hay necesidad de construir un equipo de planeación in-house. Puedes tercerizar el trabajo a una agencia de eventos o incluso hacer que tu equipo de marketing gestione la logística (usando una plataforma de management de eventos, por supuesto).
Sin embargo, si tu organización o negocio está realizando un gran número de eventos, la mejor decisión es invertir en la creación de un equipo de planeación eficiente que operará in-house y se cerciorará de que la estrategia del evento esté bien alineada con los objetivos de tu evento.
