Planeación de eventos

Cómo convertirse en un planeador de eventos en la era Post-COVID

Victoria Rudi
August 3, 2021

No hay duda de que la pandemia del COVID-19 ha tocado casi todos los aspectos de nuestra vida. Para muchos de nosotros, lo que alguna vez fue inimaginable es ahora una realidad y no esto no puede ser más cierto en la industria de los eventos.

Para poner las cosas en perspectiva, desde que empezó la pandemia surgieron unos 15 nuevos roles de trabajo. Eso es un cambio muy grande en muy poco tiempo, especialmente si eres un aspirante a ser planeador de eventos, que está buscando entrar en la industria por primera vez. 

¿Qué ha cambiado?, ¿por dónde empezar?, ¿qué hay en la agenda para un planeador de eventos en la era post COVID? y, ¿qué nuevas habilidades necesita para triunfar?. Echemos un vistazo y descubramoslo.  

¿Qué es un planeador de eventos y qué hace?

El rol de un planeador de eventos es asegurar que todo lo relacionado con el evento esté bien, desde las ideas iniciales hasta la logística y la gestión al asistente. Los planeadores de eventos lidian con una variedad de diferentes tareas con un solo objetivo: hacer que el evento sea exitoso. 

Para darte una idea de como se ve esto en términos de tareas diarias, aquí tienes una lista de los roles y responsabilidades que se esperan de un planeador de eventos:

  • Reunirse con los stakeholders del evento para entender mejor el propósito y los objetivos del evento. 
  • Describir el alcance del evento, incluida la hora, fecha, ubicación y presupuesto.
  • Explorar e inspeccionar los venues para el evento.
  • Trabajar con proveedores para obtener ofertas y determinar cuál se ajusta más al presupuesto y a los objetivos del evento. 
  • Manejar el presupuesto y asegurar que el evento se mantenga bajo las directrices establecidas. 
  • Coordinar la logística y los servicios del evento, incluyendo la tecnología y el equipo necesario para realizar el evento, catering, transporte, AV, etc. 

¿Qué habilidades se requieren?

Ya preparamos el escenario con una lista de tareas diarias, ahora es momento de sumergirse en los diferentes skills que todo planeador de evento debe tener.

Organización: Como puedes ver en la lista de tareas anterior, todos los planeadores de eventos tienen que hacer malabares con múltiples tareas a la vez, por lo que, tener habilidades organizacionales es esencial. Esto equivale estar al tanto de todo, tanto del tiempo, los presupuestos y de los stakeholders. 

Comunicación: Dado que el planeador de eventos interactúa con diferentes stakeholders diariamente, las habilidades de comunicación sólida son extremadamente importantes. Aquí, las habilidades interpersonales van de la mano para asegurar que todo se desarrolle sin ningún inconveniente. 

Desarrollo de vínculos: Es vital que puedas construir una relación fuerte con los proveedores y los socios para crear una red de contactos confiable que pueda ayudarte a hacer que el evento sea un éxito. Es por esto que necesitas poseer habilidades sólidas de networking y esto también requiere mucho carisma. 

Resolución de problemas: Como planeador de eventos siempre vas a encontrarte en situaciones complicadas en las que tendrás que pensar rápidamente. Es por esto, que un planeador de eventos debe ser capaz de tomar decisiones durante desafíos inesperados – todo mientras se mantiene calmado y sereno. 

Negociación: Los planeadores de eventos necesitan ser capaces de regatear cuando negocian un contrato. Esto requiere una mezcla de preparación, táctica y confianza. Además, todo planeador de eventos necesita tener un buen sentido del presupuesto para realizar seguimiento a cada peso que se gasta. 

Multitasking: Ser capaz de realizar multitasking no es algo que sea negociable para ningún planeador de eventos. Necesitas manejar múltiples tareas en un determinado tiempo, cubriendo todo, desde la promoción del evento y las finanzas hasta la logística y la gestión de los asistentes. 

Planeación de eventos post-COVID: ¿Qué ha cambiado?

Hasta ahora, hemos estado hablando a nivel muy general de lo que es un planeador de eventos, qué hace, y qué necesita para ser exitoso. La buena noticia es que todo lo que hemos mencionado hasta ahora sigue siendo extremadamente relevante, incluso los venues, catering y la acomodación regresarán con los eventos híbridos.

Con esto en mente, es hora de echar un vistazo a las consideraciones importantes que necesitarás hacer como planeador de eventos en ese nuevo panorama post-COVID en el que nos encontramos. 

1. Seguir los lineamientos gubernamentales 

Para controlar la propagación del coronavirus, los gobiernos alrededor del mundo están imponiendo restricciones en el número de personas que pueden reunirse en grupo y decidiendo si ciertos eventos pueden llevarse a cabo. Incluso ahora con las altas tasas de vacunación, es probable que estás restricciones se mantengan en el futuro previsible.  

Como planeador de eventos, debes adherirte a estas regulaciones y mantenerte enterado de los últimos desarrollos, ya que, están cambiando constantemente. 

2. La seguridad primero 

Con el clima actual, los eventos híbridos y en persona van a estar bajo un gran escrutinio para demostrar que han adoptado altos estándares de higiene. Desde el venue hasta el catering y los preparativos de viaje, dedica bastante tiempo en cada uno de estos aspectos de tu evento, asegurándote de que se adhieren a los altos estándares que los asistentes esperan. 

Cuando llegue el día del evento, dale a cada asistente un kit de higiene con antibacterial y cubrebocas.  

3. Distanciamiento social

La forma más efectiva de limitar la propagación del virus es mantener una distancia mínima de 2 metros de cada asistente. No importa que tan grave sea el venue, puede ser un desafío hacer cumplir esto, especialmente en áreas como los baños o los corredores.

Para lograrlo, traza un mapa identificando las áreas que tendrán mayor afluencia, e identifica qué medidas de distanciamiento social vas a tomar antes de que el evento se lleve a cabo. 

4. Comunicación riesgosa

Con la confianza del asistente en un punto bajo, es tu responsabilidad como planeador de evento, restaurar esto. Y aquí es donde toma lugar una comunicación clara y consistente sobre el COVID.

Esto va desde diseñar los protocolos de acción y seguridad que tomarás, hasta contactar a los asistentes si ha habido un brote.

5. Disponibilidad de tecnología

La tecnología puede jugar un papel masivo para mitigar la propagación del COVID entre los asistentes a los eventos. Aprovecha para reducir los tiempos de espera, evitar las colas, y reducir la interacción humana. Y asegúrate de que todos los asistentes hayan descargado la app de rastreo y localización del gobierno. 

Desde el comienzo, hasta el final de tu evento es importante mantener actualizados regularmente a los asistentes. 

¿Qué habilidades nuevas necesito?

Más allá de las habilidades mencionadas anteriormente, aquí tienes otras habilidades post-pandémicas en las que los planeadores de eventos deberían enfocarse hoy y en el futuro. 

Flexibilidad

En el mundo de hoy, los planes pueden cambiar en un abrir y cerrar de ojos. Nos guste o no, por ahora no hay forma de evitar los casos positivos, alterar las restricciones gubernamentales, y las cancelaciones a última hora, por lo que, tienes que ser flexible y adaptarte.  

La habilidad de pensar rápidamente puede hacer o deshacer un evento. Los planeadores deben tener una larga lista de opciones de respaldo, ya sea para planes, ideas o proveedores. Finalmente, prepárate para cualquier cosa que pueda pasar. 

Habilidades sociales

Hoy, los planeadores de eventos necesitan actuar como un puente entre su compañía y sus asistentes. Y sin la opción de hacerlo en persona, ahora depende de los planeadores de eventos agregar un toque personal para nutrir a su audiencia. 

Más allá de realizar eventos, es vital atraer a tu comunidad y mantenerlos informados sobre lo qué está pasando. Esto también es útil para tu organización, pues, tendrás muchas ideas para alimentar a tu equipo de mercadeo. 

Experto en marketing 

Siguiendo con el punto anterior, los planeadores de eventos post-COVID necesitan ser expertos en marketing. Esto aplica especialmente para redes sociales y marketing de contenido, los cuales son claves para sobresalir entre la multitud. 

La promoción de eventos siempre será un skill muy valioso, y ser capaz de hacerlo expandirá tu alcance y atraerá nuevos asistentes. 

Virtual

Los eventos han pasado a ser online y el formato llegó para quedarse, es por esto que, los planeadores de eventos necesitan tener un entendimiento sólido de los eventos virtuales. En este aspecto, es importante ser un experto en tecnología, y entender qué aspectos van en producción en un evento online.

Adicional a esto, entender cómo atraer a los asistentes online. Esto es esencial, ya que, los eventos virtuales son una forma muy importante en la que las marcas pueden continuar atrayendo y nutriendo a sus audiencias. 

Híbrido

En el futuro será vital que los planeadores de eventos atiendan tanto a los asistentes en persona, como a los virtuales. Y es aquí donde los eventos híbridos entran en escena. Es importante mencionar, que este formato de evento le da a los asistentes la opción de cómo participar. 

El reto como planeador de eventos, será crear interacciones y experiencias que conecten a ambos grupos de asistentes. De nuevo, un conocimiento sólido de la tecnología del evento será la clave para lograrlo.

Comentarios finales

A medida que ingresamos a un nuevo panorama post-COVID, con todos los cambios que han llegado en los últimos 18 meses, ahora es momento de que los planeadores de eventos aprendan de estos tiempos locos, de un paso adelante y sigan adquiriendo nuevas habilidades. 

Al seguir estas nuevas iniciativas y desarrollos, te convertirás en el mejor planeador de eventos, capaz de realizar eventos exitosos, sin importar lo que se interponga en el camino.Descubre como la plataforma de gestión de eventos de Eventtia puede ayudarte a planear mejores eventos.

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Victoria Rudi
Marketing director
Con un máster en Gestión de Eventos y una gran seguidora de las tecnologías SaaS, Victoria es una maestra del contenido de eventos, produciendo información valiosa para el blog de Eventtia y más allá

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