Cuándo se trata de organizar eventos sin la ayuda de un profesional, crear formularios de inscripción online es uno de los pasos más subestimados. Muchos departamentos de marketing, cámaras de comercio, Pequeñas y Medianas empresas y Startups usarán este mecanismo como una forma de hacer seguimiento de la tasa de asistencia y reunir datos personales básicos para imprimir carnés.
Pero un formulario de inscripción online te puede dar mucho más que un simple conteo de personas y sus nombres, y no comprender las verdaderas posibilidades de un formulario puede llevar a cometer errores y perder oportunidades.
Primero, corres el riesgo de que menos personas asistan a tus eventos. Si un formulario no es amigable con el usuario y la gente tiene que pasar mucho tiempo para llenarlo, la mayoría no se tomará la molestia de hacerlo.
Segundo, puede que estés pasando por algo una gran posibilidad de personalizar estos formularios según tus necesidades y de obtener información significativa acerca de tus asistentes que te permita diseñar una mejor experiencia de evento.
Así que en lugar de ignorar el potencial real de los formularios de inscripción online, echa un vistazo a lo que Eventtia puede hacer para ayudarte a configurarlos de forma que se ajuste a tu caso:
Tip 1. Construye únicamente formularios amigables con el usuario
Tu objetivo número uno es atraer cuántos asistentes sea posible. Obviamente, ejecutarás una estrategia de marketing y diseñarás un website atractivo para el evento. Esto hará que la gente descubra tu evento y posteriormente se registre.
Pero si el formulario de registro es muy largo, confuso o poco accesible, tus posibilidades de ganar más asistentes disminuirán. Excepto para aquellos verdaderamente comprometidos para atender tu evento, la gente no dispondrá de mucho tiempo descubriendo cómo es que deben inscribirse.
Con Eventtia, puedes concebir, diseñar y construir formularios amigables y fáciles de llenar que proporcionarán a tus asistentes una experiencia placentera desde el inicio.
Tip 2. Crea formularios diferentes para múltiples categorías de asistentes
Digamos que has decidido crear múltiples tipos de asistentes. En este caso, Eventtia te permite diseñar un formulario de inscripción para cada categoría que has configurado. De esta forma, podrás implementar gastos de inscripción y protocolos propios a cada categoría.
Más aún, contarás con las herramientas para personalizar cada formulario y preguntar por la información del usuario que más te interese, en función del tipo de asistente.
Por ejemplo, si deseas invitar únicamente a un grupo A una cena de cóctel, necesitas saber si están dispuestos a asistir. Un formulario especial para este grupo te permitirá preguntarles sin que el grupo B (al que no deseas hacer partícipe de la cena) se entere de este detalle.
Tip 3. Inserta campos de diferentes tipos de datos
La cosa más importante sobre la creación de formularios en línea es saber cuáles preguntas hacer a tus futuros asistentes. Al elegir preguntas claras, evitarás confundir al usuario y obtendrás justo la información que necesitas. Eventtia te permite crear tipos de datos diferentes tales como campo de texto, área de texto, lista desplegable, selección múltiple, imagen, texto, plano, ciudad y archivo.
Tip 4. Define algunos campos de datos como obligatorios
Activa la opción “Necesario para la inscripción” al momento de crear tu formulario con Eventtia para asegurarte que tus asistentes proveerán toda la información que te haga falta.
Tip 5. Permite a tus asistentes modificar sus datos personales
Usualmente cuando completas un formulario online, no puedes regresar y modificar tus datos una vez haz pulsado el botón “Enviar”. Al usar Eventtia, los usuarios podrán cambiar la información en cualquier momento, dándoles control sobre la información personal que están compartiendo.
Configurando tu formulario de inscripción con Eventtia, tendrás acceso a algunas opciones extra:
- Descargar la lista de los asistentes en Excel. Tener siempre disponible la lista de asistentes. Descargarla cuántas veces sea necesario.
- Validar el tipo de información. Si pides un número de teléfono, por ejemplo, decide qué tipo de datos el campo puede aceptar.
- Agrega comentarios que nadie podrá ver. Puedes editar la lista de asistentes internamente, dejando mensajes para ti o para tu equipo de tipo “Este asistente todavía no ha pagado”.
Entonces, ¿Cómo puedes crear formularios de inscripción eficientes?
Es simple:
Paso 1. Ve al módulo de Registro y da click en Tipos.
Paso 2. Pulsa “Editar” para configurar el formulario de registro (si tienes un solo tipo de asistente, podrás diseñar un tipo de formulario).
Paso 3. Configura los tipos de campo existentes o agrega nuevos campos.
Paso 4. Si has decido agregar un nuevo campo de datos, decide cuáles parámetros tendrá.
Paso 5. Así es cómo escoges el tipo de datos.
Paso 6. Así es como puedes escoger la validación de los datos.
Paso 7. De esta forma puedes marcar un campo como obligatorio.
Si tienes alguna pregunta o duda sobre cómo preparar un formulario de inscripción para tu evento, no dudes en contactarnos en info@www.eventtia.com
Estaremos encantados de ayudarte.
