Hay algo que sabemos pero que a menudo ignoramos: si quieres incrementar la participación de tus participantes durante tu evento, debes hacerlos sentir bien. Crea un espacio inspirador y observa a tus asistentes navegar tranquilamente las olas de tus excelentes conferencias, talleres y formaciones.
En serio. Incluso los eventos mejor planeados fallan si sus asistentes simplemente se sientan como estatuas y no interactúan en absoluto. Entonces no te quejes mas de tus múltiples luchas logísticas, noches de insomnio, o toneladas de café con azúcar. Esas son las menores de tus preocupaciones.
Si no logras crear un espacio de encuentro para que tus asistentes socialicen en condiciones que los motiven a involucrarse con el evento, esas son las menores de tus preocupaciones.
En caso de carecer de un buen espacio de encuentro inspirador para que tus asistentes interactúen, todavía te falta mucho trabajo.
“¿Qué tiene que ver el espacio de encuentro con la interacción del asistente?” debes estar preguntándote.
¡Todo!
Ves, el entorno puede tener un impacto enorme sobre como se siente la gente, piensa y actúa. Para Mary Jo Kreitzer, RN, Phd (University of Minnesota), el entorno influencia el comportamiento, la motivación y la disposición. Aún mas, “el entorno puede facilita u obstaculiza las interacciones entre las personas”.
¿Inesperado, cierto?
Ofrece un entorno que incentive el intercambio y verás como tus asistentes interactúan mas y mejor.
¿Cómo puedes lograr esto entonces? Aquí te damos unos pequeños consejos:
Consejo 1. Cerciórate del confort de tus invitados
Ponte en los zapatos de tus asistentes. ¿Tendrías ganas de permanecer en un sitio como el del evento? ¿Es lo suficientemente grande? ¿Está funcionando el aire acondicionado? ¿Tendrán los invitados suficiente luz?
Como destaca el trabajo de investigación “Emoción y diseño de interiores: una perspectiva ergonómica”: “un buen espacio interior considera todos los elementos físical, ambientales y cognitivos y los harmoniza para generar un espacio que se siente correcto, emocional y funcionalmente”.
En la preparación de la locación, ten siempre en cuenta como se sentirán tus asistentes. Evita sitios que obstaculicen su experiencia y provee un espacio propicio para el encuentro, considerando el confort de tus clientes y asegurando que el ambiente es placentero para la interacción.
Consejo 2. Preparar espacios creativos
Ayuda a tus asistentes entrando en armonía con su imaginación. ¿Cómo lo haces? Preparas espacios creativos para que tus visitantes desarrollen y compartan sus ideas.
Invitado a tus invitados a explorar su creatividad ofreciéndoles un espacio accesible, seguro y abierto. Consigue herramientras atractivas (juegos, piezas de lego, tarjetas de creatividad, rompecabezas, etc) que liberen la creatividad de los participantes. Como Don Normal anota “las cosas atractivas hacen que la gente se sienta bien y esto los dispone a pensar de forma mas creativa”.
Consejo 3. Configura espacios para la diversión y la colaboración
¿Estás creando suficientes espacios para que los participantes interactúen, se diviertan y colaboren al tiempo que resuelven diferentes tareas o hablan sobre intereses en común? ¿La locación de la que dispones invita a la gente a conocerse de forma agradable y tranquila, mientras trabaja junta?
Una buena idea es un café lounge para tus invitados. Ubica sillas cómodas en la esquina, café, refrigerios, pastelería…
“Suena loco”, puede que estés diciendo. Si y no.
Un estudio interesante muestra que trabajar en un ambiente de tienda de café incentiva la colaboración (haciendo que las personas se involucren de forma mas afectiva) entre participantes. Así que no temas crear una atmósfera estimulante e inspiradora para la colaboración y el intercambio de calidad.
Resumiendo
Puede no parecer obvio, pero el sitio del evento tiene un gran impacto en que tanto se involucran tus asistentes durante el evento. Controla el entorno y dispondrás de las emociones de tus invitados.
Poniendo especial atención a como configurarás el espacio para tu próximo evento, te será posible generar mas intercambio entre participantes, mejorando toda esta experiencia. Provee el espacio correcto para el encuentro entre tus participantes y dales una atmósfera relajante para que socialicen.
