Crear una agenda de eventos puede ser una tarea abrumadora, especialmente si para quienes lo hacen por primera vez y no saben por dónde empezar.
Sin embargo, tener una agenda de evento bien escrita es uno de los principales factores para asegurar el éxito de un evento.Esta ayudará en la logística del evento a mantener el uso de los recursos por buen camino. Por otra parte, también puede ayudar a los planeadores de eventos a asegurar una experiencia de asistente óptima.
Así que, ¿qué puedes hacer?
En este artículo, discutiremos todo lo que necesitas acerca de cómo crear una agenda de evento atractiva.
Agenda de eventos: ¿Qué incluir?
La clave para crear una agenda de eventos perfecta es encontrar el balance perfecto entre informativa y atractiva. Esta. no debería abrumar a los asistentes y a los miembros del equipo con muchos detalles innecesarios.
Sobretodo, asegúrate de solo incluir la información que agregará valor a la experiencia del asistente, y no más.
Recuerda que si necesitan más información, pueden visitar tu website o tus redes sociales. Así que, no necesitas incluir demasiada información en la agenda y hacer que se vea saturada.
Cuando planeamos una agenda de evento, es crucial considerar la diversidad entre las diferentes actividades para mantener a los asistentes entretenidos durante todo el evento. Por lo tanto, la agenda del evento debe contener diferentes tipos de actividades, incluyendo:
- Sesiones de aprendizaje: como sesiones de oradores keynote, seminarios, webinars, entre otros.
- Networking dinámico: las oportunidades de networking como las cenas de gala, fiestas de cóctel, sesiones de networking 1-to-1 en eventos virtuales, entre otros.
- Breaks: El nombre lo dice, incluye pausas entre los eventos para que los asistentes puedan recargarse.
- Actividades sociales: mesa de juegos, Q&A interactivos, quizzes, “home tours” durante los eventos virtuales, etc.
- Talleres: una sesión de actividad relativamente larga e interactiva.
- Entretenimiento: banda, cantantes, shows de comedia, etc.
La agenda real del evento puede variar dependiendo de los matices únicos del evento. Sin embargo, cualquier agenda de evento ideal, debería incluir:
1. Detalles del evento más importantes: nombre, fecha, lugar
Asegúrate de que el nombre y fecha de tu evento sean notorias en el programa del evento.
- Si es un evento en persona, incluye el nombre y dirección del venue.
- Si es un evento virtual, comunicalo explícitamente en el programa del evento. Incluye un código QR u otra forma en la que los asistentes se puedan unir a la plataforma virtual del evento.
Usualmente estas piezas de información deben tener las fuentes más grandes y deben ser enfatizadas en la primera página (si el programa tiene múltiples páginas).
2. Información de la compañía
Por último, informa a tus asistentes sobre la compañía/organizador detrás del evento e incluye el sitio web de tu compañía y tus redes sociales. Dependiendo de qué tipo de evento estés organizando y el espacio disponible en el programa, puedes añadir la visión de tu compañía sobre el evento, sus objetivos, y otra información relevante.
3. Fotos e imagenes
No es un secreto que lo visual dice mucho más que las palabras, y con el espacio limitado que tienes del programa del evento, tendrás que escoger cuidadosamente las fotos e imágenes que quieras incluir.
Asegúrate de que las fotos, imágenes, e infográficos que incluyas sean de alta calidad, atractivos, y que se alineen bien con el tema y la estética general del evento. Dado que, las fotos y las imágenes jugarán un gran rol a la hora de determinar el tono general de tu evento, debes poner mucha atención a este departamento de imágenes.
4. Programa del evento
Dependiendo de la cantidad de espacio disponible en el programa del evento, también puedes incluir el programa completo del evento o solo una versión abreviada de este.
De cualquier manera, asegúrate de que la agenda del evento sea pulida y atractiva y estructurada día por día (si es un evento de varios días), sesión y hora. Asegúrate de que sea fácil de entender y atractivo para tu audiencia.
Esta debe ser la parte más importante del programa de tu evento, así que, asegúrate de invertir suficiente tiempo y recursos para perfeccionar esta parte.
5. Descripción de las sesiones y actividades
Dependiendo del espacio disponible, puedes añadir una breve descripción de cada actividad/sesión en el evento, incluyendo las breakout sessions. El propósito de esta sección es ayudar a los asistentes a escoger a qué actividad asistir y a saber qué esperar de cada actividad en la que estarán participando.
6. Mapa del venue
Esto no es obligatorio en el programa de tu evento, y si tu programa tiene espacio limitado para un mapa o si estás organizando un evento virtual, por supuesto, puedes omitir esto.
Sin embargo, si tu evento va a tener varias salas en el venue, añadir un mapa en el programa de tu evento puede ser un complemento agradable. Sin embargo, por supuesto que necesitarás poner varios mapas impresos en varias partes del venue, pero el mapa en el programa del evento puede ser más conveniente para tus asistentes, dado que, tendrán acceso al mapa todo el tiempo.
Asegúrate de que el mapa sea fácil de entender y esté bien diseñado, y de etiquetar o marcar con un color las diferentes salas.
7. Sponsors, VIPS y socios clave
Si aún tienes espacio en el diseño del programa, puedes añadir logos de tus sponsors y partners, además de mencionar los VIPs que van a estar asistiendo al evento.
8. Información de contacto
Añade un número telefónico de emergencia en el programa del evento, así como otra información de contacto relevante. De esta manera, los asistentes pueden acceder fácilmente a esta información de contacto cuando tengan una emergencia, que va desde, asistentes inesperados, hasta emergencias médicas durante el evento.
9. Preguntas y respuestas (FAQ)
Otra sección opcional que puedes agregar si aún tienes algún espacio y que también puede ayudar a bajar la carga del staff del evento. Incluir una sección de preguntas y respuestas (FAQ) les ahorra tiempo, al no tener que contestar preguntas repetitivas.
Considera añadir una sección FAQ si tu evento es relativamente complejo, especialmente si has recibido muchas preguntas durante el registro. No obstante, si decides añadir una sección FAQ, solo incluye las preguntas que le ayudarán a tus asistentes durante su asistencia, para que sea relevante.
Como hacer que la agenda de tu evento sea atractivo
1. Sé consciente de los tiempos
En últimas, una agenda de evento, consiste en encajar todas las actividades y sesiones de tu evento un marco de tiempo disponible mientras se garantiza una experiencia del asistente óptima.
Por ejemplo, si es un evento de varios días y has organizado una fiesta networking hasta las 11 p.m en el primer día, no programes algo muy intenso a las 7 a.m del día siguiente.
Cuando planees cualquier actividad, se consciente de encontrar el balance perfecto entre aprovechar al máximo el tiempo disponible y asegurar la experiencia óptima para tus invitados.
2. Mantenlo simple
En general, solo incluye actividades que:
- Sean absolutamente necesarias para conseguir los objetivos del evento (para el organizador del evento, sponsors, socios, etc.), o
- Que añadan más valor a tus asistentes.
Evita realizar demasiadas actividades, y enfócate en la calidad y no en la cantidad.
Aunque puedas sentirte tentado a invitar a muchos speakers y talentos de alto nivel y mantener el evento repleto de temas interesantes, esto puede ser contraproducente.
Mantener la agenda muy apretada, puede estresar a tu audiencia y puede hacer que perciban el evento como saturado y desorganizado (incluso si no es realmente así).
Mantener la programación simple y minimalista es incluso más importante cuando se crea una agenda de evento virtual, donde los asistentes estarán encerrados en sus casas. Es mejor incluir solo un par de actividades atractivas y bastantes breaks, en lugar de tener muchas actividades aburridas.
3. Alterna y mantén las cosas interesantes
Aunque tener demasiadas actividades en tu agenda no es lo mejor, es importante diseñar diferentes tipos de dinámicas de evento para diversificar las cosas.
Por ejemplo, no programes las sesiones de oradores clave de forma consecutiva, sino que altérnalos con una presentación estilo TED o con una charla al lado de la chimenea, para mantener las cosas interesantes. En general, debes hacer cambios cada 30-50 minutos, para prevenir que tus asistentes se aburran o se distraigan.
Mantén tu programa bien estructurado y simple diversificando los formatos de la sesión. Cuando se crea una agenda de evento virtual, también ten en cuenta los distractores potenciales cuando planees tus actividades, añade actividades que por ejemplo, requieran que usen objetos que tienen en sus casas.
4. Incluye suficientes breaks y actividades sociales
Aún tienes la misión de mantener las cosas simples, pero diversificadas. Asegúrate de programar suficientes breaks y actividades sociales como juegos, tours guiados, entre otros.
Presta atención a los niveles de energía de los asistentes y a las distracciones potenciales. Promueve estos breaks, para que se puedan recargar. Como regla general, debes incluir sesiones formales de break cada 90 minutos, para mantener frescos a tus asistentes.
Además, brinda suficientes oportunidades de networking entre las diferentes sesiones para darles la oportunidad de conectar con otros.
5. Asegurate de que la información esté disponible
Otra cosa importante que a menudo se descuida cuando se planea una agenda de eventos. Asegúrate de que tus asistentes puedan acceder fácilmente a toda la información necesaria para que participen y disfruten de las actividades del evento.
Asegúrate de que el tiempo de cada actividad sea claro y fácil de encontrar. Si las actividades se organizan en distintas salas, asegúrate de que la información predomine.
Asegúrate de que la agenda del evento esté bien optimizada para minimizar la confusión y las preguntas.
6. Considera incluir actividades paralelas
Ofrecer actividades paralelas puede ser una gran forma de ofrecer diversidad sin sacrificar el minimalismo. De esta forma, puedes ofrecer más opciones de actividades a tus asistentes pero sin saturar tu agenda.
Las actividades paralelas son, en pocas palabras, actividades diferentes que ocurren al mismo tiempo y entre las cuales, los asistentes pueden escoger. De esta forma le permites a los asistentes escoger en cuáles actividades desean participar durante el proceso de registro. Puedes configurar fácilmente el registro para tus actividades en Eventtia siguiendo esta guía.
Crear una agenda de evento atractiva: guía paso a paso
Aquí tienes la guía para crear una agenda para evento atractiva y fácil de seguir:
1. Identifica y cumple el objetivo de tu evento
Al final, una agenda de evento efectiva es aquella que ayuda al organizador del evento o a la compañía que organiza el evento a cumplir los objetivos del evento. Así que, identificar la meta de tu evento puede ayudarte significativamente con el diseño de la agenda de tu evento.
Considera:
- ¿Cuáles son las metas de tu evento? (educar a tus asistentes, construir brand awareness, lanzar un producto nuevo, recoger fondos, etc.)
- ¿Quién es tu audiencia objetivo? (demografía, psicografía, preferencias de comportamiento)
- Si es un evento con fines de lucro, ¿cuánto esperas ganar? O, ¿cuántas donaciones esperas? (para el fundraising).
Por ejemplo, si el objetivo principal del evento es generar leads y tu audiencia objetivo prefiere hacer nuevos contactos, entonces deberías planear más sesiones breakout y fiestas de cóctel en la agenda del evento.
2. Contacta rápidamente con oradores y talentos
Uno de los principales desafíos al planear una agenda de evento, es el hecho de que dependerás de partes externas: tus oradores o talentos, a menos de que se trate de un evento totalmente in-house con oradores in-house.
Así que, cuando estés planeando la agenda de tu evento, crea una lista de los key speakers, talentos, presentadores, y animadores que te gustaría que participen en tu evento, tan rápido como sea posible.
3. Considera los factores locales que pueden afectar tu programación
Cuando planeas una agenda de evento en persona, ten en cuenta factores, como tráfico local, horarios de transporte público, horas pico, y construcciones locales que pueden afectar la hora de llegada de tus asistentes. Ajusta tu programación, con base en estos factores.
Además, considera eventos locales que puedan interferir con tu agenda: eventos deportivos, festivales de música anuales, y otras actividades que pueden causar embotellamientos o que el transporte público esté demasiado lleno en el área. Podrías también ajustar tu agenda para evitar estos eventos locales.
4. Planea tu logística
Una vez que hayas identificado todos los detalles importante, planea la logística de primer nivel de tu evento:
- El venue
- Fecha y hora
- Proveedores de luces y sonido
- Catering
- Plataforma de gestión de eventos y otras soluciones de software.
Cuando planees la logística para la agenda del evento, ten en cuenta, tanto las necesidades de tu equipo, como las de los asistentes. Una agenda exitosa es una que se adapta a las preferencias de ambos.
Una vez que has resuelto las bases de la logística, contacta a tus oradores. Revisa que el borrador de la programación se adapte a sus necesidades.
Considera:
- Comunica las restricciones de tiempo a los oradores y talentos, para que puedan preparar sus materiales en función a esto.
- Idea una señal que deben ver cuando su tiempo asignado esté casi por terminar (i.e 10 minutos antes.).
- Establece un punto de corte (por ejm, + 10 minutos después del tiempo asignado.) Dile al orador que tendrás que cumplir con este límite.
- Proporciona un timer que sea visible para el orador.
- Designa un moderador que dé una advertencia de 5 o 10 minutos al orador.
- Diseña un plan de emergencia para los oradores que no noten las señales. Por ejemplo, permite que el moderador entre en el escenario y les agradezca.
5. Usa encuestas pre-evento que te ayuden a finalizar los detalles
Una encuesta pre-evento puede ayudarte a identificar lo que los asistentes valoran en tu evento. Esto te permite ajustar los detalles finales de tu agenda.
Hazle saber a tus asistentes que sus respuestas jugarán un papel importante a la hora de diseñar la programación final, de esta forma, se sentirán valorados.
Puedes incluir las siguientes preguntas:
- ¿En qué speakers estás más interesado? (te ayuda a programar a los oradores según sus intereses)
- ¿Qué esperas lograr al asistir a este evento?
- ¿Qué esperas aprender en este evento?
- ¿Cuánto tiempo quieres pasar en una sesión?
- ¿En qué actividades te gustaría pasar más tiempo entre sesiones?
Con Eventtia, puedes crear y distribuir encuestas pre-evento fácilmente, lo cuál te ayudará a crear una agenda de evento atractiva que satisfaga las necesidades y preferencias de tus asistentes. Después del evento, puedes enviar una encuesta post-evento para recibir feedback sobre la efectividad de tu agenda.
6. Ajusta la duración de cada sesión
Planear la duración de cada sesión puede ser algo muy difícil de hacer, tanto si se trata de un evento virtual o de uno en persona: cuando las sesiones son muy largas, los asistentes pueden aburrirse y distraerse; cuando son demasiado cortas, los oradores no podrán transmitir sus puntos de vista.
Mientras que la duración de cada sesión debe ser única, aquí tienes algunos tips generales:
- Mantén los discursos de apertura cortos, no más de 5 minutos de duración.
- Cada charla clave debería durar entre 60 a 90 minutos.
- Los talleres, sesiones de entrenamiento y presentaciones de producto deberían durar entre 60 a 120 minutos. Aunque, en general debes evitar las sesiones demasiado largas, para los talleres es aceptable, siempre y cuando puedas lograr que sean interesantes toda la sesión
- Paneles de discusión entre 60 y 90 minutos.
Conclusión
La planificación de la agenda de un evento es en última instancia, encontrar el equilibrio adecuado entre el uso efectivo de tiempo y garantizar la participación óptima de los asistentes. Una solución de gestión de eventos como Eventtia, también ofrece una herramienta de creación de agendas, haciendo que sea más fácil para ti, planear tu agenda de eventos, mientras mantienes controlado cualquier otro detalle del evento, incluyendo permitir a tus asistentes registrarse en sesiones breakout específicas o actividades que aseguren el engagement óptimo.
