CzechTourism, responsable de promover los numerosos castillos medievales, balnearios y viñedos de la República Checa, es también la organización responsable de crear conciencia sobre sus destinos y actividades, e inspirar a los viajeros a reservar el viaje de sus sueños en este país.
Los eventos juegan un papel integral en esto, sin embargo, como la pandemia puso fin a los viajes y el turismo, rápidamente transformaron su enfoque cambiándose a una modalidad virtual. Ahora más que nunca, CzechTourism necesitaba continuar promocionando el país y conectando a los actores clave en la industria del turismo. Con eso en mente, comenzaron a buscar una plataforma de eventos que pudiera cumplir con sus requisitos durante la pandemia e incluso después de que esta terminara.
Acerca de Czech Tourism
Fundada en 1993, CzechTourism tiene como objetivo aumentar la reputación de la República Checa, a nivel nacional y mundial, con el simple objetivo de que la gente visite el país. A lo largo de los años, la organización ha convertido a la República Checa en uno de los principales destinos turísticos de Europa, atrayendo a 20 millones de visitantes al año.
CzechTourism trabaja con varios socios importantes de todo el mundo, incluidas regiones turísticas, pueblos y ciudades, medios de comunicación (escritores de viajes, blogueros, vloggers, etc.) y empresas del sector privado como hoteles, empresas de gestión de destinos, agencias de viajes en línea y nuevas empresas de viajes para crear el perfil de la República Checa como destino único.
Centrado en una audiencia global, CzechTourism tiene una red de 19 oficinas en el extranjero en Europa (por ejemplo, Alemania, Gran Bretaña y España) y en todo el mundo (por ejemplo, China, Brasil y Estados Unidos) con el objetivo de conectar estas oficinas con diferentes socios.
Acerca de su estrategia de eventos
Los eventos son un componente clave de la estrategia general de marketing de CzechTourism y, lo que es más importante, se alinean con el objetivo principal de la organización: compartir y promover la profundidad, los detalles y la cultura de la República Checa.
Primero, ayudan a conectar socios y actores clave de toda la industria del turismo, y segundo, ayudan a promover y mantener la imagen de la República Checa como un destino turístico único.
Cada año, CzechTourism organiza más de cien eventos de networking, talleres y seminarios web, que cubren todo, desde días promocionales de cerveza y spa hasta eventos para las industrias MICE y nanotecnología.
Sin embargo, con la pandemia que obligó al mundo a bloquearse y que provocó que el turismo y los eventos en persona se detuvieran, ahora era más importante que nunca para CzechTourism continuar involucrando a sus socios y mantener el destino fresco en sus mentes.
Sin otra opción que convertir su estrategia de eventos en virtual, la organización descubrió rápidamente que necesitaban ofrecer a sus asistentes más que solo llamadas de Zoom o Microsoft Teams. Con esto en mente, tenían tres tipos de eventos en línea que querían realizar:
- Reuniones de networking preprogramadas uno a uno realizadas a través de una dinámica de emparejamiento B2B que utiliza perfiles de participantes.
- Videoconferencias en línea donde los asistentes tienen la opción de escribir preguntas y comentarios a través de un chat en vivo.
- Organización de webinars online donde los asistentes tienen la opción de comunicarse tanto por escrito como por audio.
Desafío(s)
CzechTourism llegó a Eventtia con cinco desafíos que debían superar para desarrollar su estrategia de eventos en línea.
1. Llevar la experiencia de eventos físicos en línea. Como organización responsable de promover y vender el país, Czech Tourism quería encontrar una solución que creara eventos atractivos e impactantes para sus socios, replicando las experiencias que normalmente se pueden encontrar en un evento físico.
2. Retratar la imagen de CzechTourism y el país a través de la marca. CzechTourism quería tener más control sobre su marca, para ayudar a proyectar la imagen del país como destino turístico a sus asistentes. Buscaban una plataforma con las herramientas para crear páginas de destino, administrar comunicaciones y distribuir contenido para unificar su mensaje.
3. Tener un punto único donde los socios puedan acceder a todo su contenido. Tener que enviar a su audiencia a diferentes herramientas para acceder al contenido estaba restando valor a la experiencia de los asistentes. Por esta razón, necesitaban una solución en la que se pudiera acceder a todo el contenido y la información relacionada con el evento (es decir, programas, información de contacto y páginas de socios) en un solo lugar.
4. Videoconferencias uno a uno con emparejamiento B2B. Sin el emparejamiento B2B, CzechTourism no pudo poner a sus socios frente a las personas adecuadas. Es por eso que querían encontrar una solución que les diera control sobre las redes, permitiéndoles a los participantes completar un formulario o perfil en función de sus áreas e intereses comerciales.
5. Tener un punto central para controlar todos los eventos desde diferentes oficinas locales. CzechTourism estaba teniendo dificultades para obtener una visión clara de todos los eventos que se llevaban a cabo en sus 19 oficinas. Por esta razón, necesitaban una herramienta global para la colaboración interna que les ahorrara tiempo y los hiciera más eficientes al tener una visión general de todos sus eventos.
Exploremos algunas de las características principales que han ayudado a transformar la estrategia de eventos de Czech Tourism en una virtual.
Conectarse con una audiencia global para desarrollar asociaciones
Desde presentaciones de spa y bienestar hasta sesiones de networking para la industria MICE, CzechTourism ha podido realizar varios eventos en línea diferentes para los numerosos socios que tiene en su red. Es importante destacar que esto ha permitido a la organización mantener su presencia global en línea, conectándose con socios en un momento en el que los viajes y el turismo se han mantenido en gran medida fuera de los límites.
Utilizando las diferentes herramientas de Eventtia, CzechTourism ha podido ejecutar sus redes, videoconferencias y seminarios web, todo a través de una sola herramienta que se puede utilizar en sus 19 ubicaciones. Además, esto ha ayudado a la organización a acercarse a los socios para realizar eventos juntos y darles la visibilidad que necesitan, a través del sitio web y el escenario virtual, para construir conexiones para el futuro.
Proyectando la imagen de la República Checa con branding
Tener las herramientas para implementar la marca y enviar un mensaje unificado a la red de CzechTourism ha tenido un gran impacto en la proyección del país como un destino turístico en todo el mundo. Al poder crear diferentes perfiles de asistentes en el formulario de registro, la organización puede comunicarse directamente con cada entidad con la que trabaja.
Ahora, con la herramienta de correo electrónico de Eventtia, CzechTourism puede enviar varios correos electrónicos y administrar todos sus contactos en un solo lugar, al que se puede acceder a través de sus diferentes oficinas. Gracias a esto, compartir información y datos con los asistentes se ha vuelto rápido y fácil.
Además, ahora pueden crear micrositios de marca y escenarios virtuales para cada evento, algo que ha contribuido en gran medida a brindar a sus socios una experiencia real de la República Checa.
Emparejamiento B2B para conectar socios y crear negocios
La razón principal por la que CzechTourism organiza eventos es para unir a las personas. Sin embargo, sin una herramienta de emparejamiento para programar reuniones y poner a los compradores frente a los vendedores adecuados, no podrían hacer esto.
Poder personalizar los formularios de registro y crear perfiles de asistentes para los diferentes socios con los que trabaja CzechTourism, ha ayudado a garantizar reuniones de alta calidad. Los participantes pueden identificar y filtrar fácilmente los perfiles que mejor se adapten a ellos, ahorrándoles un tiempo valioso en el proceso.
En un momento difícil, la organización ha podido mantenerse conectada, acercarse y dar valor agregado a sus socios. El establecimiento de contactos y redes B2B está poniendo a los socios frente a las personas adecuadas. Para la organización, esto ha ayudado a generar nuevas oportunidades comerciales y también ha reducido los costos de las costosas ferias comerciales internacionales.
Una herramienta centralizada para fomentar la colaboración
Tener varias oficinas en todo el mundo puede dificultar la gestión de tantos eventos, pero con Eventtia todo se puede hacer a través de una sola plataforma. Para la oficina central en Praga, esto significa que ya no tienen que supervisar los eventos que se llevan a cabo en otras ubicaciones, porque pueden acceder a ellos y administrarlos a través de un solo panel de control.
Esto también ha ayudado a que cada oficina tenga más autonomía y los medios para planificar sus propios eventos. Es importante destacar que esta capa adicional de visibilidad ha ayudado a unificar la organización. Los equipos pueden trabajar individualmente y ver cómo otros equipos están ejecutando sus eventos.
Poder trabajar colectivamente, a diferencia de en cubículos, ha tenido una gran influencia en la calidad general de los eventos. Todo, desde sitios web, correos electrónicos e imágenes, se puede almacenar, compartir y acceder desde un solo lugar. Mientras que los informes y métricas clave se pueden elaborar con unos pocos clics a través del módulo de informes de Eventtia.
Mirando hacia el futuro
CzechTourism está cumpliendo su misión de promocionar el país como un destino turístico popular a través de eventos en línea. En poco más de 9 meses, la organización ha realizado 36 eventos para 1190 asistentes de todo el mundo.
Tereza Matejkova, directora sénior de CzechTourism, ha estado encantada con la experiencia Eventtia. “En un momento desafiante para la industria del turismo, estoy muy feliz de haber podido continuar conectándonos con socios y construir relaciones valiosas con ellos”.
“Tener todo en un solo lugar ha hecho que mi vida y la de mi pareja sea mucho más fácil. Como organización, estamos trabajando mucho más juntos; y en cuanto a los asistentes, encontraron que el emparejamiento fue realmente beneficioso. Realmente les facilita conocer y conectarse con las personas adecuadas “.
“Al conocer todas sus funcionalidades definitivamente vamos a utilizar Eventtia para nuestros futuros eventos, no solo los online, sino también los tradicionales talleres y presentaciones, ya que descubrimos que esta herramienta nos ayudaría mucho durante todo el proceso de organización”. Continuó Teresa.
Después de albergar 2 eventos híbridos en Eventtia, CzechTourism ya está planeando para el futuro con grandes conferencias y reuniones en persona que ya están preparadas para 2022 y 2023.
