¿Cómo definir metas claras para tu evento corporativo?
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¿Cómo definir metas claras para tu evento corporativo?

Planeación de eventos
September 12, 2022

Escrito por:

Eventtia Inc

El marketing de eventos hace parte de la mayoría de los manuales de crecimiento personal. En 2021, las compañías gastaron casi un 9% de su presupuesto de marketing en eventos.

Si una corporación asigna $5,000,000 anualmente para impulsar su estrategia de marketing, dedicará $450,000 a realizar eventos. Considerando una inversión tan significativa, los líderes de la compañía obviamente esperarán un ROI positivo.

Sin embargo, no puedes empezar a planear un evento esperando un ROI positivo, sin establecer metas claras. Si no estableces tus metas, esto puede impactar negativamente tu proceso de toma de decisiones, obteniendo un evento débil y sin impacto.

¿Por qué es importante?

Si no estableces metas claras para tu evento corporativo, no podrás:

  • Identificar la audiencia correcta
  • Llegar con un tema relevante
  • Diseñar una agenda atractiva
  • Definir experiencias atractivas
  • Conocer los KPI a evaluar
  • Y más

Definir una meta para tu evento corporativo no es nada más que determinar el resultado deseado que quieres alcanzar al realizar tu evento, ya sea el lanzamiento del producto, conferencias o talleres.

Tener metas claras para tus eventos corporativos es crucial para diseñar y hacer un evento memorable que hará la diferencia en las metas del negocio en general.

Una breve nota sobre los Objetivos y los Key Results

Algunos profesionales pueden confundir las metas con los Objetivos y los Key Results (OKRs.)  En comparación a las metas, el OKRs es un framework de management muy popular que le permite a los equipos:

  • Establecer una dirección, al preguntar: ¿Qué queremos lograr?
  • Definir las métricas o los KPIs que ayudarán a los equipos a medir el progreso hacia sus objetivos.

De acuerdo  a Henrik-Jan van der Pol, fundador y CEO de Perdoo, “Un OKR es casi lo mismo que una meta, con tan solo unas pequeñas diferencias”. Como explica van der Pol, una forma natural en las que las personas establecen metas, es diciendo, por ejemplo: “Aumentar los ingresos a $1”.

Sin embargo, cuando se trata de los OKRs, tienes que dividir la meta en dos partes:

  • Objetivo: Aumento del ingreso
  • Key result: Obtener $1 millón en ingreso.

Es común que las compañías establezcan OKRs trimestrales o anuales. Es menos común, sin embargo, definir OKRs para los eventos. Usualmente, realizar un evento es parte de un key result de un objetivo específico de marketing, ventas, servicio al cliente o de la compañía.

Por ejemplo, un equipo de marketing puede tener un objetivo claro de incrementar el número de leads cualificados. Y un key result para este objetivo,  puede ser atraer al 10% de los leads en general organizando 8 eventos al año.

Visualiza todo tu evento definiendo tu meta

Al decidir cuál es tu meta corporativa, podrás:

  • Identificar tu audiencia objetivo: Las corporaciones tienen varios stakeholders, como clientes, prospectos, empleados, inversionistas, miembros de la comunidad, y más. Una meta para el evento te ayudará a identificar la audiencia correcta para tu evento.
  • Conocer la etapa en el journey de tu comprador: Si decides realizar un evento de marketing o ventas, tu meta será aclarar cuál es la etapa del journey del comprador en la que quieres interactuar.
  • Escoger el tipo de evento correcto: Como sabes, hay diferentes tipos de eventos que puedes escoger. Por ejemplo, si tu meta es incrementar el awareness de la marca, puedes planear un lanzamiento del producto. Por otra parte, si quieres asegurar una mejor cohesión del equipo, puedes escoger entre varios eventos team-building, como retiros, cenas, fiestas, conferencias internas, y más. En otras palabras, tu meta será determinar tu tipo de evento.
  • Diseñar el programa del evento: Si tu meta es incrementar el awareness de tu marca, puedes añadir más sesiones de networking para tu programa, permitiendo a los asistentes agendar reuniones con tus representantes de venta.
  • Incluir actividades adecuadas para el engagement del asistente: La meta del evento te ayudará a decidir cómo diseñar la experiencia de engagement. Por ejemplo, imagina que tu meta es construir una comunidad dentro de tu industria. En este caso, puedes realizar varias actividades co-creativas, empujando a los asistentes a interactuar entre ellos.

Es importante anotar que la lista no es exhaustiva, ya que, tu meta puede impactar cada decisión que estés tomando mientras planeas el evento.

Tipos de metas para eventos corporativos

Cuando se trata de eventos corporativos, puedes escoger entre dos tipos de metas:

  • Metas internas: Planear eventos enfocados en fortalecer y fomentar la comunidad dentro de tu corporación.
  • Metas externas: Realizar eventos para atraer stakeholders externos, motivándolos  a tomar acciones específicas. Estos stakeholders externos pueden ser tus leads, prospectos, miembros de la comunidad de la marca, inversionistas, etc.

Ejemplos de metas internas 

Podrías identificar múltiples metas internas, como:

  • Fomentar la comunicación y el trabajo en equipo entre los departamentos.
  • Construir confianza y buenas conexiones entre los miembros de tu equipo.
  • Fomentar la innovación y la creatividad, impulsar a los empleados a pensar de forma crítica.
  • Asegurar la transferencia de conocimiento y la comunicación de los cambios de estrategias y más.
  • Y más.

 → Ejemplos de metas externas

Podrías identificar un sinnúmero de metas externas, como:

  • Incrementar el awareness de tu marca.
  • Conseguir nuevos clientes
  • Transformar clientes en embajadores de tu marca.
  • Hacer “cross-sell” o “up-sell” con los clientes existentes.
  • Y más.

¿Cuántas metas debería tener tu evento corporativo?

Aunque puedes definir múltiples metas para el evento, enfócate en una sola meta que te ayude a incrementar la eficiencia de tu trabajo. Digamos, por ejemplo, que tus metas son:

  • Atraer leads de alta calidad
  • Transformar clientes en brand ambassadors.

Puedes perseguir varias metas, diseñando un evento para múltiples audiencias. Sin embargo, verás un decrecimiento en la eficiencia. 

Solo piensalo: cuando trates de atraer leads, prospectos, y clientes en tu evento corporativo, tendrás que elaborar un mensaje generalizado. Usualmente, el tipo de mensaje: “one-size-fits-them-all” no tiene mucho impacto. Tienes que lanzar mensajes personalizados para atraer más asistentes.

En otras palabras, tienes que hablar el lenguaje de tus asistentes. Aún así, diferentes audiencias tienen diferentes mensajes. Además, tendrás que diseñar experiencias de evento específicas para impulsar a ese grupo objetivo a tomar una acción particular.

Por ejemplo, puedes organizar un evento VIP para tus clientes existentes, añadiendo experiencias únicas que fortalecerán su conexión con tu compañía. De esta manera, estarán más interesados en volverse embajadores de tu marca.

Si organizas un evento general para diferentes audiencias, no podrás crear experiencias exclusivas que le muestren a los clientes tu interés futuro en fortalecer el partnership.

Es más amplio y eficiente escoger una meta por evento corporativo.

¿Cómo definir una meta clara para tu próximo evento?

Tus eventos pueden apoyar los OKRs de tu:

  • Compañía/Negocio
  • Cada departamento (Marketing, ventas, servicio al cliente, RRHH, etc).

Todo depende de tu estrategia de eventos.

En algunos casos, las compañías organizan eventos enfocados principalmente en incrementar las ganancias del negocio. En otros casos, las marcas usan los eventos para apoyar las metas y OKRs de diferentes departamentos y equipos.

Sin importar de qué tipo sea tu compañía, tu equipo de eventos no puede actuar solo. Debe haber siempre un alineamiento claro y comunicación constante entre tu equipo de eventos y tu compañía/otros departamentos.

Teniendo esto en cuenta, empieza por programar una reunión con los líderes de tu compañía para identificar cuáles áreas necesitan más apoyo. ¿RRHH, el equipo de ventas o tal vez el departamento de marketing?, o ¿quizás todos ellos requieren una estrategia de eventos para lograr sus objetivos?

  • Si los líderes de la compañía quieren enfocarse solamente en marketing, reserva una reunión con el departamento de marketing para identificar sus necesidades y ver que tipo de eventos les ayudarán a lograr sus metas.
  • Si los líderes de la compañía quieren usar los eventos para apoyar a varios departamentos, prioriza y agenda una reunión con el equipo con el que estarás trabajando primero.

Durante estas reuniones, realiza las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es tu meta principal para el próximo trimestre, semestre y año?
  • ¿Cuál es la meta que les está costando más trabajo?
  • Si se logra, ¿como contribuirá este resultado (derivado de los objetivos de la compañía/departamento) al crecimiento del negocio en general?

Por ejemplo, digamos que tu departamento de marketing tiene varias metas y el equipo está lidiando aún con incrementar el número de leads de alto valor.

Sin embargo, hacer que este número crezca, creará más oportunidades de pipelines, lo cual, resultará en un mayor número de tratos hechos, contribuyendo al crecimiento general de la compañía. Como resultado, la meta de tu evento debe enfocarse en aumentar el awareness de la marca.

Como consecuencia, este objetivo resultará en:

  • Una visión del evento clara
  • Un grupo objetivo
  • Etapa del “buyer persona”
  • Programa del evento
  • Experiencia atractivas
  • Campana de marketing
  • Y más

Definir una meta clara para tu próximo evento es bastante sencillo.

No tienes que llegar con nada nuevo. Debes comunicarte bien con los líderes y los equipos, identificar las prioridades más importantes en términos de crecimiento de negocio y los objetivos de la compañía.

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