Casos de éxito

Cómo la expo circular logró juntar 1,000 asistentes para su primer evento híbrido en menos de 3 semanas

Elsa Joseph
October 7, 2022

 
1149 participantes virtuales


702 participantes presenciales


100+  ponentes

Los organizadores

W2W es una empresa que ayuda a las organizaciones a identificar y dar vida a un portafolio innovador de productos, servicios y proyectos “circulares” que aumentan la rentabilidad, mejoran las ventajas competitivas y consolidan la sostenibilidad del negocio.

El público objetivo

  • Empresarios grandes y Pymes
  • Organizaciones gubernamentales
  • Cámaras de comercio
  • Cooperación internacional
  • Ciudadanos comprometidos con el medio ambiente

Reto 

 Organizar y configurar un evento híbrido con Eventtia para más de 1000 asistentes y 100 panelistas en menos de 3 semanas. 

Del 27 al 29 de julio de 2022, Waste2Worth, organizó junto a instituciones como el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible de Colombia, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de Colombia, así como instituciones internacionales como la Unión Europea y la Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura, la primera edición de la Expo Circular y Carbono Neutral

Un espacio en donde se fomentaron sinergias así como conexiones comerciales hacia la circularidad y las cero emisiones, se evidenciaron los avances en la implementación de la Estrategia Nacional de Economía Circular (ENEC) y la Estrategia Colombia Carbono Neutral (ECCN).Durante los tres días del evento, se llevó a cabo una serie de actividades que incluyeron: una feria que buscó fortalecer los modelos de negocios sostenibles; la presentación de los avances en la implementación de la Estrategia Nacional de Economía Circular (ENEC) y la Estrategia Colombia Carbono Neutral (ECCN); y el lanzamiento del laboratorio de economía circular producto de la colaboración de SENA  y la Cooperación Alemana para el Desarrollo GIZ.

Para saber más sobre su experiencia con Eventtia, conocimos a la organizadora a cargo de este evento, Sara Gómez, Analista Circular Senior en W2W. Nos comenta que fue la primera vez que organizaba un evento híbrido en el marco de un evento tan ambicioso, compuesto por 3 días de conferencias, más de 100 panelistas, y más de 1,000 participantes virtuales y presenciales.

Los objetivos del evento

Sara Gómez y su equipo tenían dos objetivos bien definidos al organizar la Expo Circular y Carbono Neutral. 

  • Crear un espacio en el cual los diferentes actores de la Economía Circular en Colombia pudieran generar una sinergia con empresas que cada vez están más interesadas por el tema, pero no saben cómo incorporar la circularidad a su modelo de negocio. 
  • Hacer evidente el vínculo entre la  Economía Circular y la Carbononeutralidad, demostrar que los dos se impulsan entre sí y que aportan una cantidad ilimitada de oportunidad de negocios para las empresas.

Antes del evento

Al contratar nuestra plataforma con menos de un mes de anticipación a la fecha del evento, el equipo de Waste2Worth también solicitó nuestro servicio de Soporte Premium. Con este, nuestro equipo se compromete a acompañar al cliente en todo el proceso del evento, desde su planificación hasta la entrega de reportes finales, pasando por la asistencia técnica durante el evento. Este servicio suele ser muy solicitado cuando los tiempos de preparación son tan cortos como en este caso y/o para eventos de esta magnitud.

Tras varias sesiones de preparación entre el equipo de Waste2Worth y el nuestro, se determinaron elementos tales como: 

  • La agenda
  • Las modalidades de cada conferencia (virtual, presencial o híbrida)
  • Las integraciones de streaming (StreamYard) 
  • Las herramientas de interactividad (Chat, Social Wall)
  • Los elementos de diseño a utilizar para personalizar el Stage Virtual así como la App móvil del evento. 

El evento también contó con un lobby virtual especialmente diseñado para la ocasión. Para que esté cumpla con las expectativas del evento, el equipo de Sara nos llenó un documento donde enlistó todas sus necesidades. A partir de esta información, nuestro equipo de diseñadores pudo elaborar un lobby a la medida en un par de días.

Lobby creado para el evento.

Durante el evento

Una parte del equipo de soporte de Eventtia estuvo presente en sitio para dar asistencia, resolver temas técnicos y moderar la plataforma. Ayudaron también para la gestión de los ponentes al momento de conectarlos al streaming. Nos cuenta Sara que fue un gran valor agregado poder tenerlos presentes para resolver cualquier falla o imprevisto en el momento.

Alejandra [encargada del Soporte Premium] fue lo mejor que nos pudo haber pasado. Teníamos muchos momentos de estrés y nos calmó.  Siempre ella y su equipo tuvieron excelente disposición para ir más allá de lo esperado. Tenían una super buena actitud, nos dieron mucha tranquilidad y confianza.

Después del evento

Eventtia entregó al equipo de Waste2Worth los reportes analíticos del evento. Los cuales son clave para los organizadores para entender cuáles sesiones tuvieron éxito, quienes realmente asistieron al evento, etc.

Finalmente, cuando le preguntamos a Sara si tenían planeados eventos en el futuro nos dijo que querían administrar este mismo evento de manera anual por el éxito y el impacto que tuvo. Al momento de preguntarle si volverían a contratar Eventtia nos contestó  “por siempre queremos usar Eventtia, y más allá los queremos como aliados para este evento e involucrarlos más en cada parte del proceso.”

La receta de un éxito 

Descubre las diferentes funcionalidades del software de gestión de eventos de  Eventtia que ayudó Waste2Worth a organizar una expo de manera exitosa:

  • Registro en línea : Los participantes fueron divididos en dos tipos : virtual y presencial. El registro desde una sola plataforma facilitó no solo el conteo sino también la comunicación con los participantes.

  • Stage Virtual: Transmitieron todas las sesiones presenciales y virtuales a través de un mismo escenario virtual, en el cual los participantes pudieron visualizarlas, reaccionar con emojis, interactuar con otros asistentes mediante chat. 

  • Stands virtuales: Los organizadores y los patrocinadores pudieron usar y customizar su propio stand virtual para ganar visibilidad ante los participantes.

  • Chat: Los participantes usaron el chat para comunicarse con los demás asistentes y para enviar sus preguntas a los ponentes.

  • Personalización: Cada aspecto del evento estuvo personalizado para garantizar que los participantes se identificarán con el evento, desde el Stage virtual hasta la Mobile App.

  • Mass mailing: Comunicaron a todos los participantes sobre las últimas noticias del evento, cambio de programa, agradecimiento por su participación. 

  • Check-in App: Más asistentes presenciales de lo previsto llegaron, la posibilidad de filtrar los asistentes ya registrados con un código QR gracias a la Check-in App permitió agilizar el flujo de participantes en el acceso del evento. 

  • Social Wall: Los participantes pudieron compartir su experiencia en vivo presencial o virtual, sus agradecimientos, reaccionar y comentar las publicaciones de los demás.

  • Encuestas: A fin de recolectar retroalimentación sobre el evento y  la experiencia  de los participantes, los organizadores pusieron en línea una encuesta de satisfacción con el objetivo de mejorar para sus próximas ediciones.

  • Certificados: Se crearon tres tipos de certificados. A partir de un tutorial, los organizadores pudieron sacarlos de manera autónoma.

¿Quieres ver cómo Eventtia puede ayudarte a sacar más partido a tus eventos?

Elsa Joseph
Head of Events
Apasionada por los eventos, Elsa ha organizado eventos corporativos, activaciones de marca, festivales de música y luego se especializó en la organización de eventos virtuales e híbridos para crear experiencias únicas accesibles a todos.

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