Mantener una comunicación positiva y eficiente con tus asistentes (antes y después del evento) es clave para un engagement significativo y una relación saludable. Desde recordar las fecha importantes hasta los cambios inesperados en la agenda, las campañas masivas de emails son una parte esencial de tu estrategia de marketing para el evento.
Para optimizar la interacción, es importante capturar la atención de tu audiencia y entregar tus mensajes de forma sucinta.
Construir la confianza es otro elemento diferenciador que pueden aportar las campañas de emails. Al crear conversaciones con tus invitados potenciales o participantes registrados, puedes fácilmente fortalecer la confianza entre ambas partes.
Teniendo esto en cuenta, aquí hay una lista rápida de cosas que puedes hacer mediante una campaña masiva de correos:
- Incrementar la asistencia al evento. La principal razón por la que los profesionales de eventos realizan campañas masivas de emails es enviar invitaciones (recurriendo a una lista previa de contactos) y atraer un mayor número de asistentes.
- Informar sobre nuevas actualizaciones. Las campañas masivas de emails son una forma expedita de notificar a tus asistentes sobre cambios inesperados en el programa del evento.
- Proveer detalles extras. Para asegurarte de que tus asistentes están al tanto de la ubicación exacta del evento, por ejemplo, podrías enviarles un correo adicional con todas las especificaciones.
- Promocionar productos o servicios. ¿Qué mejor uso para una campaña de correos que promocionar otras ofertas tuyas?
- Recibir retroalimentación. Luego del evento, siempre es aconsejable enviar encuestas breves o formularios que permitirán a tus asistentes expresar honestamente su opinión de su experiencia en el evento.
Al enviar múltiples campañas de emails, podrás segmentar las comunicaciones y acompañar a tus asistentes a lo largo de su experiencia en el evento. No obstante, cuando concibas estas campañas, es posible que encuentres múltiples desafíos u obstáculos.
Aquí tienes algunos:
- Manejar las listas de correos. Cuando usas la ayuda de terceros, sueles gastar mucho tiempo descargando e importando tus listas. Para cuando ya tienes la lista, tu base de datos se ha actualizado y debes comenzar el proceso de nuevo.
- Orientar las listas de correos. No hay tal cosa como escasez de criterios de selección. Por eso es imperativo que los profesionales de eventos segmenten eficientemente sus listas.
- Envía mensajes verdaderamente atractivos. Sin un editor HTML, no puedes armar emails llamativos que retendrán de inmediato la atención del receptor.
Afortunadamente, con Eventtia, puedes evitar todos estos problemas y ahorrar tiempo configurando campañas de emails con solo unos clicks.
Así es como puedes hacerlo:
Paso 1.
Ve al módulo de Registro y haz click en Comunicaciones.
Paso 2.
Haz click en Haz un envio masivo para iniciar un nuevo mensaje. Si ya has enviado varios mensajes, para comenzar uno nuevo, pulsa sobre el botón verde Nuevo.
Paso 3.
Cuando creas un nuevo mensaje, puedes editar fácilmente el tipo de destinatario.
Paso 4.
- Usando esta herramienta, podrás elegir el receptor que quieras en función de los siguientes criterios:
- Tipo de asistentes
- Sesiones del programa / talleres
- Networking (sientes encuentros B2B en tu evento)
- Estatus del pago
- Estatus del check-in
Paso 5.
Luego de definir el perfil de tu receptor, puedes escribir tu mensaje en el editor de texto.
Paso 6.
Personaliza el mensaje usando HTML. Observa que en la parte baja encontrarás una lista de tags (etiquetas) como ${first_name}. Usa estos tags en el cuerpo de tu texto para personalizar tu email. Te será posible usar la información que recibiste de tus usuarios mediante el formulario de registro.
Paso 7.
Guarda tu mensaje y envíalo a ti mismo (o a un colega) para probar y encontrar posibles errores. Si todo está bien pulsa Enviar.
