Los eventos son exitosos cuando logramos cambiar algo en los comportamientos o sistemas de creencia de nuestros asistentes.
Desde transformar a los asistentes en clientes hasta promover nuevas ideas y cambiar el paradigma de la industria, los eventos son poderosas herramientas de comunicación y persuasión. Las experiencias que la gente tiene en vivo influencian sus percepciones y posteriores decisiones.
Por eso es crucial aprender cómo leer y entender el comportamiento de tus asistentes. Si no, ¿cómo sabrás que alcanzaste los resultados deseables de tu evento?
Aparte de eso, para asegurar que tu evento sea un éxito, necesitarás monitorear el nivel general de satisfacción de tus clientes, capturando incluso el más sutil cambio en el modo o potenciales frustraciones o confusiones (y obvio eliminarlas tan rápido como sea posible).
¿Cómo funciona esto?
Así como mides el ROI y los KPIs del evento, tal vez quieras evaluar el comportamiento de tus asistentes (antes, durante y después del evento), concentrándote en ciertos indicadores e incentivando una conversación en desarrollo entre tú y ellos.
¿Por qué esto es importante?
Razón #1. Entiende las necesidades inmediatas de tus asistentes
Planeamos eventos con ciertas preconcepciones sobre lo que nuestros asistentes tal vez necesiten o deseen. Pero es casi imposible predecir completamente cómo la gente interactuará el ambiente del entorno. Tal vez encuentren aburridas ciertas dinámicas, por ejemplo, o tengan problemas navegando el mapa del sitio del evento.
Al siempre estar al tanto de lo que sucede durante el evento y permaneciendo al frente de las necesidades expresadas por tus invitados, sabrás qué funciona y qué necesita ser cambiado.
Razón #2. Mejora la experiencia del asistente en tiempo real
Una vez que el evento ha comenzado, no hay mucho que puedas cambiarlo. Sin embargo, una vez has entendido mejor tus necesidades inmediatas, puedes mejorar sus experiencias a través de pequeños cambios, tales como ajustar la temperatura del lugar del evento, asegurarte de que los servidores del catering circulan por el cuarto de forma que todos tienen una oportunidad de probar la comida, o verificar que todos saben dónde es una conferencia o aula específica.
Razón #3. Corrige ciertos comportamientos
Aparte de cambiar cosas sobre la dinámica de los eventos, analizar el comportamiento de tus asistentes en tiempo real te ayudará a identificar algunos patrones indeseables.
Por ejemplo, algunos asistentes podrían desear no asistir a ciertas sesiones para visitar atracciones locales (incluso si el evento es internacional). Puedes prevenir esto al advertirles de penalidades o repercusiones (como por ejemplo no darles el certificado de asistencia), o tomar un enfoque más positivo y ofrecer incentivos para asistir.
Razón #4. Predice el cumplimiento de tus metas
Una de las razones más importantes para mantener un ojo en cómo tus asistentes se comportan antes o durante del evento es anticipar resultados posibles.
Si estás interesado en conseguir más prospectos o clientes, basado en el comportamiento de los asistentes, puedes segmentar los leads en “fríos”, “tibios” y “calientes”. Consecuentemente, esta segmentación te puede ayudar a redirigir tus esfuerzos hacia los leads tibios y calientes, asegurando acercamientos o negocios cerrados.
Razón #5. Analiza el impacto de tu evento
Como afirmamos ahora, los eventos son poderosos motores de cambios comportamentales. Esto no debería ser radical ni requerir grandes cambios. Por ejemplo, tal vez desees que tus asistentes sigan el perfil de tu marca en redes sociales o compartan noticias sobre tu evento, o que descarguen el eBook del website de tu compañía.
Desde analizar el nivel de implicación de tus asistentes hasta la tasa de respuesta de tus emails de seguimiento (en el caso de leads calientes, por ejemplo), las métricas de comportamiento mostrarán el verdadero impacto de tu evento.
Los indicadores del comportamiento del asistente
Ahora que sabemos por qué evaluar y mediar el bienestar de tus asistentes es crucial para monitorear el éxito de tu evento, veamos cómo puedes hacer eso y en qué indicadores deberías concentrarte.
Indicador #1. Múltiples visitas o primera vez
Conoce a tus asistentes. ¿Están atendiendo por primera vez, o es su segunda, tercera o cuarta visita? Con asistentes que repiten, tal vez desees premiarles su lealtad con algún incentivo especial, pero asegúrate de mantener su interés para futuras ediciones.
Más aún, si tienes un número importante de asistentes leales, querrás segmentar la dinámica de tu evento (si ese es el caso), de forma que los asistentes no tendrán las mismas vivencias que la primera vez.
Indicador #2. Actividad de networking
Si estás proveyendo una dinámica B2B donde los asistentes agendan reuniones uno a uno, puedes evaluar entonces cuántas reuniones hay en sus agendas y el nivel de satisfacción de su experiencia de networking.
Puedes acceder a esta data usando avanzadas plataformas de matchmaking que generarán estas opiniones automáticamente, dependiendo de cómo se hayan comportado tus invitados y cómo hayan calificado sus encuentros.
Indicador #3. Interés en sesiones de conocimiento
Al correr múltiples sesiones de conocimiento al mismo tiempo, tal vez desees entender cuáles temas de discusión u oradores serán de mayor interés para tus asistentes. Esto lo puedes lograr haciendo un check-in obligatorio en el lugar del evento para que puedas luego medir cómo tus invitados asistieron a una sesión específica. Una esta información para refinar el enfoque del contenido y ser más consciente de tu selección de orador y tema.
Indicador #4. Asistencia día a día
Si estás organizando un evento de varios días, querrás monitorear cómo fluctúa la asistencia de un día a otro. Esta información puede darte algunos resultados importantes sobre la planeación de eventos.
Por ejemplo, si has dispuesto una cena-cóctel, puede que descubras que la mañana siguiente hay un descenso en la asistencia. Consecuentemente, cambiarás algunas cosas, como agendar dinámicas subsidiarias la mañana siguiente al cóctel, o repensar el programa social.
Indicador #5. Navegación en sitio de evento y mapas de calor
Usando tecnologías tales como beacons, puedes determinar la circulación de los asistentes y qué puntos (cuartos, sesiones) presentan el mayor interés. Por otro lado, si estás organizando una feria comercial, puedes enviar a tus invitados diferentes notificaciones respecto las sesiones de conocimiento o de expertos, mientras estos se acercan a ciertos cuartos.
Indicador #6. Tasas de engagement
Otro indicador para considerar es el nivel de interacción de tu audiencia. Puedes evaluar esto haciéndoles participar en sesiones de preguntas y respuestas o encuestas en vivo.
Indicador #7. Actividad de redes sociales
¿Cuántas veces fue mencionado el hashtag de tu evento? ¿Tus asistentes postearon imágenes de tu evento? ¿Cuántas veces fue compartido el contenido de tu evento? La actividad de redes sociales de tus invitados puede decir mucho sobre el éxito de tu evento. Después de todo, la gente solo suele compartir cosas que les importan.
Indicador #8. Leads potenciales
Un comportamiento de asistente positivo que podrías perseguir es la disposición de tus invitados a continuar la comunicación con tu marca y recibir emails posteriores sobre tus productos o servicios. Así, otro indicador para tener en mente es el número de leads potenciales que generaste.
Indicador #9. Tratos cerrados
Uno de los indicadores más relevantes es el número de negocios que tu compañía cerró después del evento. Si el número subió, significa que tu evento tuvo un impacto positivo sobre tus asistentes y ellos exhibieron el comportamiento esperado o deseado te involucrarse con tu negocio y volverse tus clientes.
Presta atención a los detalles
Los indicadores que presentamos arriba no son inclusivos o representativos de un amplio rango de conceptos que tal vez desees considerar al realizar un evento. Por eso, aparte de evaluar los indicadores más obvios, es importante prestar atención a los detalles y medir la “temperatura del cuarto” observando las reacciones de tus asistentes.
¿Están relajados? ¿Sientes que tu evento corresponde a sus metas? ¿Están siguiendo señales con naturalidad e interactuando con el evento sin dificultades? ¿Necesitan la ayuda de tu equipo? Aunque esto indicadores son más emocionales y menos medibles, también son importantes de leer para entender la satisfacción general de tus invitados y su disposición a reaccionar positivamente frente a los estímulos que tu evento presenta.
