Como monetizar tus eventos y aumentar tus ingresos
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Como monetizar tus eventos y aumentar tus ingresos

Planeación de eventos
September 21, 2022

Escrito por:

Mike Khorev

Muchas organizaciones han estado adoptando los eventos como una forma efectiva de comercializar sus negocios y productos/servicios.

Sin embargo, ¿por qué desperdiciar la oportunidad de generar ingresos a partir de estos eventos, si podemos hacerlo de forma efectiva promocionando nuestra marca, producto, servicio o comunidad? 

Mientras muchos negocios entienden que sus eventos (tanto en vivo como virtuales) podrían ser monetizados, en la práctica, monetizar cualquier evento puede ser bastante complicado si no sabes por dónde empezar.

Si eres un planeador de eventos o un negocio buscando generar ingresos y obtener una ganancia de tus eventos, entonces llegaste al lugar indicado. 

En este artículo, discutiremos las opciones disponibles que pueden ayudarte a escoger la mejor forma de aumentar tus ingresos a partir de tus eventos en vivo y virtuales, y vamos a empezar a direccionar el elefante en la habitación: ¿deberías monetizar tu evento?

¿Evento pago o gratis? Las ventajas de monetizar tu evento 

Muchos planeadores de eventos se enfrentan al dilema de realizar el evento gratis o monetizarlo, especialmente si el evento todavía no es popular. 

Después de todo, organizar un evento gratis idealmente atraerá más asistentes, debido a la baja barrera de entrada. Pero, en la práctica, esto no siempre es el caso. 

Dicho esto, aquí tienes algunas de las ventajas de monetizar tu evento, en lugar de organizarlo gratis: 

→ Asistente de mejor cualificados

Atraer muchos asistentes a un evento realmente no traerá mucho valor, si estos no son un buen “fit” para el evento, para tu negocio, o para tus sponsors. 

Por ejemplo, si tu evento está destinado a apoyar el lanzamiento de un producto, no tiene caso atraer 1.000 asistentes, para que solo 10 de ellos realmente compren el producto. 

Al monetizar tu evento, por ejemplo, vendiendo tickets, puedes filtrar a tus asistentes, para que solamente asistan aquellos que estén realmente interesados en tu evento y en el tema que abordarás. 

En pocas palabras, calidad antes que cantidad.

→ Mayores tasas de participación y engagement

Una tasa relativamente baja de asistencia, a pesar de un alto número de registros, es un problema muy común en los eventos gratuitos. Por otra parte, si alguien pagó por un evento, es bastante probable que realmente asista. 

Además, la gente estará más interesada en participar en actividades a lo largo del evento y estará enfocada en el contenido del evento, cuando han pagado por él.

→ Crear un sentido de exclusividad

No es un secreto que la gente tiende a percibir las cosas gratis como algo barato. La mayoría de las personas valora las cosas que tienen, por lo que tuvieron que sacrificar para obtenerlas.

Entonces, si obtienes algo gratis, el valor será cero, porque no te costó nada. 

Ponerle precio a tu evento (incluso si no es muy caro) puede ayudarte a crear un sentido de exclusividad, y tus asistentes podrán ver tu evento como algo más valioso.

→ Te permite invertir más

Monetizar y generar ingresos de tus eventos te permite recuperar la inversión que has hecho planeando el evento.

Esto significa que, si puedes generar más ingresos, técnicamente, puedes invertir más dinero en planear un mejor evento (por ejemplo, un venue más caro, talentos/oradores más caros, etc).

→ Generar un flujo de ingresos adicional

Por último, pero no menos importante, monetizar tu evento significa crear un nuevo flujo de ingresos, lo que en últimas se traduce como, más oportunidades.

Si actualmente estás luchando para hacer crecer tu negocio, monetizar tus eventos y planear más eventos, te permitirá reinvertir los ingresos generados en tu marca. 

Esta fuente adicional de ingresos puede ayudarte a escalar tu negocio, más rápido.

La realidad post-pandemia: ¿está bien monetizar tus eventos ahora?

Muchos planeadores de eventos, dudan en vender tickets para sus eventos o monetizar el evento de alguna otra manera, debido al medio de baja asistencia, especialmente en eventos en persona/en vivo. 

No es un secreto que la industria de los eventos ha sido fuertemente afectada por la pandemia global del COVID-19 en 2020 y 2021, causando que muchos eventos en vivo fueran cancelados o pospuestos. 

Sin embargo, en el segundo semestre de 2021, Eventbrite, uno de los websites de tickets para eventos más conocidos en los EEUU, reportó ingresos de $46.3 millones, lo cuál es un incremento de más del 500% respecto al mismo semestre del año anterior, y el volumen de tickets pagos también incrementó en un 57% respecto al semestre previo (Q1-2, 2021). 

Como puedes ver, el incremento en el volumen de tickets pagos, muestra que la gente está ansiosa por asistir a eventos en vivo y están dispuestos a pagar por ello. 

En 2022 con el aumento de las tasas de vacunación y el relajamiento de la mayoría de restricciones del COVID-19, podemos esperar que el volumen de ventas de tickets pago continúe creciendo. En definitiva, , es definitivamente un muy buen momento para empezar a monetizar tus eventos, ya sea, en persona, virtuales, o híbridos.

Cómo monetizar tu evento

There are many different ways you can monetize your event to generate more revenue; some might be more appropriate for your event type and/or where your business is at the moment. 

With that being said, here are the most common ways to monetize your events that you can consider: 

💲 Monetiza tu evento vendiendo tickets

La forma más básica de monetizar un evento es cobrando los tickets. Pero, ¿cómo podemos hacerlo de forma apropiada?. 

Aquí tienes algunos tips prácticos que puedes probar:

→ Crear y comunicar valor

Tus asistentes querrán pagar para asistir al evento, si perciben que el evento es valioso. Por ejemplo, si se trata de un concierto con una banda que realmente les gusta, estarán dispuestos a pagar, incluso si el ticket es caro. 

Así que, la clave para monetizar un evento vendiendo tickets, es planear un evento valioso y comunicar apropiadamente su valor a los asistentes objetivo.

El secreto aquí es entender las necesidades de tus asistentes objetivo: ¿por qué asisten al evento?, ¿cuáles son sus pain points?, ¿cuál es el talento/speaker por el que estarán dispuestos a pagar dinero?, ¿qué tipo de contenido les gustaría?. 

Entre mejor entiendas a tu audiencia objetivo, mejor podrás planear y organizar un evento que sea considerado valioso. 

→ Crear FOMO por medio de descuentos early-bird 

En pocas palabras, un descuento u oferta early bird, es vender tu tiquete a un precio más bajo por un tiempo limitado de tiempo, generalmente muy temprano en el proceso de registro. 

Al ser por naturaleza una oferta por tiempo limitado, los descuentos early-bird pueden infundir un sentido de urgencia, animando a los asistentes prospectos a comprar un ticket más rápido, antes de que se pierdan el periodo de descuento. 

Para los asistentes, comprometerse tan pronto con los eventos implica un riesgo, y los descuentos early-bird pueden ayudar a mitigar este obstáculo. Por otra parte, vender más tickets early-bird le permite al planeador de eventos, generar ingresos más rápido y mantener un flujo de dinero más saludable. 

Vender tus tickets con descuentos early bird debe ser parte fundamental de la estrategia de marketing y ticketing del evento, ya que, los beneficios que obtendrás de la campaña pueden ser masivos, no sólo antes y durante el evento, sino también después.

Además de crear algo de sentido de urgencia para animar a comprar, otro gran beneficio de vender tickets early bird, es el hecho de que puedes recolectar los datos de los clientes más rápido, con fines de marketing. 

Entre mejor entiendas a tu audiencia objetivo, mejor podrás comercializar y promocionar tu evento. 

Dicho esto, recolectar datos de los clientes es muy importante, y entre más pronto puedas hacerlo, podrás extraer más valor de ellos. Ofrecer descuentos early bird, te permite dar un salto en la recolección de datos. 

Por ejemplo, si la gente que compra tus tickets early bird no pertenecen a la demografía que esperabas, entonces querrás ajustar tu estrategia de marketing/promoción.

También puedes aprovechar estos datos recopilados para esfuerzos promocionales actuales o futuros. Por ejemplo, lanzar un anuncio de instagram dirigido a usuarios del mismo grupo de edad que aquellos que compraron tus tickets early bird.

→ Ejemplos de aplicación de descuentos early bird

Coachella es uno de los festivales de música más populares en el mundo y es un buen ejemplo de cómo usar efectivamente los descuentos early bird para crear expectativa.. 

Celebrado anualmente, los tickets early bird de Coachella son muy buscados por los asistentes prospectos de todo el mundo. 

Las etapas determinan los precios de los tickets, entre más pequeña la etapa, más pronto es comprado el ticket y más barato es. 

Para Coachella 2022, los precios de admisión general para la etapa 1 empiezan en $449 antes de impuestos, etapa 2 a $474, etapa 3 a $499, y finalmente, etapa 5 a $549. 

Este también es un buen ejemplo de cómo poner precio a los diferentes descuentos early bird. No hay una diferencia sustancial de precio entre las etapas (cerca de $30), pero la diferencia no es tan grande, por lo que no desmotiva a los asistentes que no pudieron comprar las etapas previas. 

Con la plataforma de gestión de eventos de Eventtia, podrás establecer fácilmente muchos tickets early bird por etapas para implementar la misma estrategias en tu evento. 

→ Aprovechar los cupones para ampliar el alcance del evento 

Otra estrategia de monetización que también está relacionada con la venta de tickets es aprovechar los cupones para vender más tickets.

Hay muchas formas en las que puedes aprovechar los cupones o códigos promocionales. Por ejemplo, ofrecer descuentos especiales para grupos específicos de personas (por ejemplo, refugiados). 

También puedes ofrecer códigos de descuento a tus talentos/speakers, miembros del equipo y patrocinadores, para que ellos a su vez, usen los códigos para invitar a sus audiencias. 

💲 Monetiza tu evento con patrocinios

Si tu evento tiene una audiencia lo suficientemente grande y si es atractiva para patrocinadores prospectos, entonces el patrocinio puede ser una opción viable para monetizar el evento. 

El secreto aquí es si puedes convencer a los patrocinadores de que vale la pena invertir en tu evento; de que tu evento puede generar valor substancial para ellos. 

Necesitarás convencer a los patrocinadores prospectos de que una buena cantidad de los asistentes de tu evento coinciden con su objetivo demográfico. Por lo tanto, es probable que necesites hacer crecer tu audiencia antes de contactar sponsors; estos obviamente querrán llegar a tanta gente como sea posible. 

Decide cómo puedes agregar valor a estos sponsors prospectos, y crear una propuesta atractiva y personalizada para comunicar este valor. 

Recuerda, sin embargo, que el patrocinio es una relación de doble vía, así que, haz tu parte. 

Alínea tu evento para que le agregue valor a tus sponsors, sin sacrificar la experiencia de asistente de tus invitados. 

💲 Monetiza tu evento vendiendo tus propios productos y mercancía 

Tu evento (tanto en persona y virtual) puede ser un lugar perfecto para promocionar y vender tu producto o servicio, así como tu mercancía del evento. 

En los eventos en persona, la estrategia más común es abrir booths donde puedas hacer demos de productos para atraer a tus asistentes, y puedes aplicar la misma estrategia en eventos virtuales realizando sesiones demo para posicionar tus productos y servicios. 

Aquí tienes algunos tips:

  • La clave para ventas exitosas de productos/servicios/mercancía es asegurar que estos ítems estén directamente relacionados con el contenido de tu evento.
  • Haz que sea tan fácil como sea posible para los asistentes comprar tus bienes, hacer reuniones, o suscribirse a tus ofertas.
  • Puedes vender tu mercancía durante el registro con el merchandising module de Eventtia, para que los asistentes opten por comprar tu mercancía además de sus tickets de registro.
  • Ten confianza en que lo  que estás ofreciendo sea valioso. Si lo dudas, la gente perderá el interés y te verás poco creíble.

💲 Monetiza tu evento usando anuncios

Los anuncios también pueden ser una gran forma de monetizar tus eventos, pero hazlo con moderación para no interferir demasiado en la experiencia del asistente. Ellos están allí para disfrutar tu evento y tu contenido, no para estar bombardeados con promociones. 

Si tienes sponsors, obviamente, debes ofrecerles espacios publicitarios como parte su paquete de patrocinio, pero también puedes ofrecer estos espacios a otras marcas que no sean tus sponsors. 

En los eventos en persona y en vivo, puedes poner anuncios como parte de tu escenario, banners, pantallas electrónicas, y otros formatos. En los eventos virtuales, por otra parte, puedes mostrar anuncios con moderación en la transmisión en vivo, pero hazlo corto para no interferir demasiado con el contenido del evento. 

Terminando

Todos los eventos, ya sea, en persona, virtuales, o híbridos, tienen un gran potencial para ser monetizados, siempre y cuando puedas reconocer y aprovechar las oportunidades disponibles. 

Es crucial recordar que cada evento es único, y que necesitarás una estrategia de monetización única para cada uno. Examina el contenido y los asistentes objetivo, y escoge cuidadosamente qué métodos funcionan para tu evento y su audiencia.

Habla con uno de nuestros expertos en planificación de eventos para saber cómo Eventtia puede simplificar tus eventos.

Mike Khorev
Mike

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