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¿Cómo planear tu primera conferencia virtual?

¿Cómo planear tu primera conferencia virtual?

Planeación de eventos
April 6, 2022

Escrito por:

Thomas Davey

¿Planeas organizar una conferencia virtual pero no sabes por dónde empezar?

Has llegado al lugar correcto, pues en esta guía discutiremos todo lo que necesitas sobre la planeación de tu primera conferencia virtual. 

Una conferencia virtual ofrece a los empresarios y los vendedores una gran y costo-efectiva forma de conectar con una audiencia más amplia, pero al mismo tiempo, la planeación y la organización pueden ser un gran reto.

Frente a la pandemia del COVID-19 que ha obligado a la mayoría de planeadores de eventos a mover los eventos al reino virtual, nunca ha habido un mejor momento para hacer el cambio. Vamos a empezar con el primer paso con el debes empezar a planear tu primera conferencia virtual.

Paso 1: Escoger la plataforma tecnológica

Cuando se organiza una conferencia tradicional (en persona), indiscutiblemente el venue será el aspecto más importante a considerar.

Sin embargo, para una conferencia virtual, lo más importante será el tech setup

Hay varias tecnologías diferentes que te pueden ayudar a organizar una conferencia virtual, pero básicamente, necesitarás considerar tres cosas: 

Cómo organizarás y distribuirás el contenido de los expositores

¿Será simplemente un video a demanda que los participantes puedan descargar?, ¿será un webinar interactivo?, ¿será una sala de conversación?. Dependiendo de tus respuestas, necesitarás distintas plataformas.

Por supuesto, construir tu plataforma desde cero es también una opción, pero hay varias plataformas webinar que puedes escoger, y si solo vas a distribuir videos, Youtube Live o Facebook Live también pueden ser buenas opciones.

  • Registro/tickets y check-in

También necesitarás una solución que te ayude a vender tickets online y/o hacer un registro y un check in a la conferencia virtual que sean sencillos. Idealmente, la funcionalidad de registro debe ser entregada por la plataforma de conferencias virtuales.

  • Seguimiento y gestión de asistencia

Organizar una lista de invitados al evento puede ser una tarea retadora, y para una conferencia virtual, también necesitarás tener la habilidad de monitorear las actividades de los asistentes mientras están en el evento.

Tampoco podemos olvidarnos del lado administrativo de la organización de un evento, probablemente necesitarás herramientas para proveer la colaboración del equipo del evento y administrar los horarios. Un sistema de gestión de eventos todo en uno puede brindarte todas estas herramientas, incluyendo registro y gestión del asistente. Así que, solo necesitarás preocuparte por la gestión del contenido y una solución a la distribución.

Paso 2: Preparar los oradores y el contenido

En una conferencia virtual, el contenido es definitivamente el rey. Asegurar unos oradores de calidad es sin duda, el aspecto más importante cuando se planea y organiza una conferencia virtual. ¿Por qué?. En una conferencia en persona tradicional podemos “vender” el venue, el escenario, la decoración, y otros elementos, pero ese no es el caso con los eventos virtuales. 

En general, podemos ofrecer dos diferentes tipos de contenido en una conferencia virtual: presentaciones en vivo o videos pregrabados. También deberíamos considerar el nivel de interactividad que ofrecemos en cada contenido.

Los videos pregrabados usualmente ofrecerán un mayor grado de calidad y exactitud, pero ten claro que no todos los oradores tendrán el tiempo para pregrabar sus sesiones. Las sesiones en vivo, por otra parte, son a nivel técnico más difíciles de manejar, pero permitirán una mayor interacción.

En la mayoría de los casos, no podrás ver a los oradores en persona (a menos de que sea posible), así que es importante dar instrucciones claras. Dependiendo de tu presupuesto es posible que desees enviar asistentes/ayudantes junto con el equipo, y aquí hay algunas recomendaciones clave: 

Equipo

Por lo menos, tus oradores deben contar con:

  • Un micrófono de buena calidad. 
  • Una cámara de buena calidad (si la cámara de la laptop es lo suficientemente decente, servirá)
  • Preferiblemente una iluminación de buena calidad, o al menos un lugar con buena luz.
  • Un fondo plano y de color claro, puedes decidir un color para todos los oradores y así mantener la consistencia. 

Para los oradores

  • Si vas a usar diapositivas para tu presentación, el truco es poner un smartphone, tableta, o algún monitor adicional sobre la cámara. De esta forma se verá natural durante toda la sesión, en lugar de estar mirando a un lado de la pantalla. 
  • Pide al orador que te proporcione un resumen escrito por adelantado, cuando sea posible. Esto es para evitar que sus presentaciones coincidan con las de los demás oradores y así puedas crear un mejor flujo de aprendizaje al programar un tema relacionado antes y después de la sesión.

Para los oradores pregrabados

  • Pide al orador que estructure y grabe sus charlas por segmentos. Es más fácil grabar segmentos más cortos sin errores. Así que, si es una sesión de 30 minutos, puedes pedirle que la divida en cinco capítulos, de 6 minutos cada uno.
  • Pide al orador que comparta una muestra corta de su grabación de vídeo antes de que grabe la charla completa. Así, podrás revisar si su setup es apropiado o si necesita realizar algunos ajustes.
  • Luego puedes editar el video pregrabado para tener un mejor flujo. Por ejemplo, agrega un intro y un outro si es necesario, e incluso añade contenido extra (ejm, animaciones, infografía) después de pedir autorización al orador. También, añade iluminación si es necesario. Envía el video editado al orador para que dé su aprobación.

Paso 3: Estructurar y programar tu conferencia virtual

Debes estructurar la conferencia virtual para fomentar un flujo de aprendizaje fluido y atractivo. 

Tu conferencia virtual debe tener un horario claro y atractivo con fechas/horas, resumen de las sesiones, nombres de los oradores, títulos, fotos, y el tiempo estimado de cada presentación. Si algún evento incluye una sesión interactiva (ejm, P&Rs), hazlo visible en la programación. 

Puedes dividir el evento en varios bloques o segmentos, dependiendo de los temas presentados por los oradores. Si, por ejemplo, varios oradores están hablando sobre productividad, entonces puedes organizarlos en un solo bloque. 

Un truco para una conferencia online es no revelar toda la programación de una vez, en lugar de eso, puedes ir “desbloqueando” un solo segmento/bloque a la vez. Esto es para mantener a la gente enfocada en el segmento. Gradualmente puedes ir desbloqueando las siguientes sesiones y segmentos justo antes de que vayan a empezar.

Paso 4: Proporcionar interacción en tiempo real

No te olvides de acomodar el networking. La gente asiste a conferencias para conocer a otras personas, y tú puedes insertar sesiones de conversación/networking entre los oradores, así como realizar sorteos y rifas. Si hay suficiente tiempo, también puedes organizar actividades interactivas online como quizzes online y búsquedas del tesoro. 

Ten un moderador (MC) que guíe a los asistentes a través de la conferencia virtual entre eventos, justo como en una conferencia tradicional.

Para las sesiones pregrabadas, puedes pedirle al orador que esté online en el momento de su charla, para que esté listo para responder las preguntas de sus asistentes. Puedes, por ejemplo, permitir que el orador se una al chat, y que responda las preguntas de los asistentes en la sección del chat sobre la marcha.

También puedes permitir que los asistentes publiquen en redes sociales, y usar varias herramientas de monitoreo social para capturar las preguntas y menciones en tiempo real. El MC o el orador pueden abordar estas preguntas/menciones de inmediato. 

Para las sesiones en vivo, hay varias herramientas que pueden ayudarte a organizar sesiones de P&R en vivo. La mayoría de estas, funcionan recolectando preguntas de asistentes (que fueron publicadas durante la transmisión en vivo). El orador o el moderador pueden votar por las preguntas que les gustaría responder, y luego el orador puede responderlas en tiempo real.

También puedes incluir encuestas en vivo, concursos, y otras actividades interactivas para hacer que tus sesiones sean más atractivas.

Paso 5: Preparar un plan de mercadeo

Solo porque ya tienes una conferencia virtual bien planeada con los mejores oradores, no significa que automáticamente atraerás asistentes. Un plan de marketing y promoción apropiado también es necesario. 

Primero, prepara tus recursos de promoción, incluyendo (pero no únicamente):

  • Una landing page o un website. Hay muchas herramientas como Wix, Squarespace, entre otros, que te pueden ayudar a construir un website diseñado profesionalmente con facilidad. 
  • Un newsletter por email es muy útil, especialmente si ya tienes una base de datos de emails considerable.
  • Posts en blogs y otro tipo de contenido.
  • Contenido en redes sociales.
  • Comunicados de prensa.
  • Anuncios de oradores.
  • Y más.

Sé creativo. Hay muchas formas en las que puedes promocionar tu conferencia virtual y atraer a más gente: 

  • Pide a tus oradores que compartan el evento con sus networks, esta es una de las tácticas más efectivas especialmente si vas a invitar a oradores famosos. 
  • Construye networks relevantes en redes sociales para construir “awareness” de tu conferencia virtual y construir una comunidad.
  • Envía “sneak peeks”, teasers, y otro tipo de contenido atractivo por medio del newsletter envíado por email.

Comentarios finales

Una conferencia virtual puede ser una forma muy efectiva para conectar los negocios con un audiencia mucho más amplia, sin la limitación del tamaño de un venue o la ubicación geográfica. Sin embargo, planear una conferencia virtual puede ser bastante retador, así que tomarse el tiempo de preparar y planear muy bien el evento con anticipación es muy importante. 

Además, es crucial brindar algo único para que te diferencias de los demás eventos virtuales, de lo contrario atraer a tu audiencia objetivo será difícil. Siempre intenta traer valor a cualquier conferencia virtual que organices, no tengas miedo de pedir a los asistentes su feedback para asegurar que estos tengan la mejor experiencia y también para mejorar tus próximos eventos. 

Sé creativo, y no te limites solamente a lo que ya has hecho antes. En el entorno online, tendrás más libertad y versatilidad para recrear cualquier cosa virtualmente. Así que, ve más allá.

Habla con uno de nuestros expertos en planificación de eventos para saber cómo Eventtia puede simplificar tus eventos.

Thomas Davey
Escritor y especialista en marketing
Escritor y especialista en marketing que disfruta mostrando al mundo lo que se puede hacer con el poder de los eventos y algo de buena tecnología.

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