En este artículo, exploraremos las cosas a considerar cuando te es solicitado planear con pocos recursos y una feria de negocios o una exposición.
Planear una exposición es una gran empresa y el presupuesto de cada organización es diferente. En un mundo ideal, la mayoría de las compañías tendría acceso ilimitado y un gran presupuesto disponible para usar en la planeación de un evento fantástico. Pero ese no es siempre el caso.
¿Estás con problemas para ver cómo planear una exhibición espectacular con recursos y presupuesto limitado? Aquí lo que necesitas hacer:
Fija metas claras y objetivos
Cada organizador de evento tiene una montaña de obstáculos para superar cuando planeas una feria de comercio o exhibición. Cada organización tiene un tamaño variable, pero todos están a cargo de planear un show exitoso. Antes de que el periodo de planeación comience, es imperativo que fijes metas y objetivos que se alineen con tu plan estratégico.
Sin metas ni objetivos, no puedes fijar un presupuesto, escoger sitio para el evento, determinar cómo deseas presentarte a la audiencia objetivo. Asegúrate de que tus metas y objetivos están escritos en la forma SMART. Los objetivos y metas SMART son específicos, medibles, alcanzables, realistas, y sensibles al tiempo.
Configura un presupuesto detallado
Luego de que establezcas tus metas y objetivos, es tiempo de determinar tu presupuesto y verificar qué tienes para trabajar. El presupuesto de marketing de cada organización es diferente, así que sé realistas. Adicionalmente, si estás trabajando con un presupuesto más pequeño, necesitas revisar cada ítem con un peine de dientes muy finos. Delinea un presupuesto detallado y proyecta tu ROI anticipado.
Cerciórate de que tu presupuesto incluye lo siguiente:
- Costo del espacio de exhibición
- Mínimo de comida y bebida
- Materiales de marketing
- Costo de viaje
- Costos de vendedores
- Nómina para staff
- Iluminación
- Software de management de eventos
- Marketing pre-evento
- Electricidad
- Presupuesto de anuncios pagos
- Servicios de generación de leads
- Costos de producción
No temas negociar
Cuando se trata de cerrar contratos con vendedores, no temas negociar los términos y acuerdos.
Si tienes una conversación honesta con un vendedor sobre tus recursos limitados, podrías negociar y mirar opciones de costo más bajo. A veces es mejor ser sincero sobre tu situación que no recibir luego ninguna respuesta.
Reúne contratistas para el soporte
Cuando se trata de reclutar staff para ayudar con las necesidades de producción, hay múltiples arreglos que puedes tomar.
Considera usar el personal interno o contratar para ayudar obtener un evento exitoso. Contratar contratistas independientes externos es considerado ahorrador de costos y tiempo.
Invierte en una plataforma de management de eventos
Organizar una exposición de cualquier talla es abrumador y consumidor de tiempo. Tener un software de eventos puede ser tu salvación, ayuda a reducir la carga de trabajo manual y a automatizar y centralizar los procesos de planeación.
Un software de management de exposiciones puede ayudarte con el registro, manejo de puestos de exposición, obtención de leads, y estrategia de pricing. Completar todas estas cosas suele tomar horas. Un software de management de exhibiciones reducirá el tiempo que pasas en tareas de escritorio.
Utiliza recursos que ya tengas disponible
A veces, al introducirse en las malezas de la planeación de un evento, olvidas que ya tienes recursos disponibles de bajo costo o gratis. Recuerda buscar voluntarios, tu staff, socios, y los recursos que el sitio del evento ofrezca para hacer que la experiencia de tu exposición fluya sin contratiempos.
Negocia intercambios de anuncios o patrocinios por pagos o servicios
La ayuda de un patrocinio disminuye costos al tiempo que genera publicidad gratis para el patrocinador y el show. Logra que tus paquetes de patrocinio incluyen pagos por ítems en tu presupuesto. Por ejemplo, puedes tener un patrocinador de comida y tecnología para ayudar solventar pagos por servicios.
En conclusión
Incluso con presupuesto y recursos limitados, puedes planear una espectacular exposición o feria de negocios. Implementar unas pocas de las recomendaciones hechas arriba puede determinar el éxito de tu evento. Al final del día, se trata de sacar el mayor provecho de los recursos que tienes disponibles.
