Cómo planear una rueda de negocios virtual

Cómo planear una rueda de negocios virtual

Planeación de eventos
March 23, 2022

Escrito por:

Thomas Davey

Las ruedas de negocios virtuales son un fantástico foro para congregar personas y discutir negocios, crear nuevas conexiones, y generar oportunidades. Aún mejor, los componentes principales – networking, stands de exhibición, lanzamiento de productos, y demás– funcionan virtualmente.

La preparación para un espacio virtual no tiene que ser un dolor de cabeza, ni debe decepcionar las expectativas de tus participantes, que es donde entra este artículo. 

Te mostraremos cómo planear una rueda de negocios virtual que pondrá a todos a hablar de ti. Discutiremos los ingredientes que necesitas para realizar una exposición virtual exitosa y mostrarte cómo lograr que el stand de tu evento se destaque en la multitud.

Ruedas de negocios virtuales: lo que necesitas saber

Virtual o en persona, la esencia de una feria de negocios es siempre la misma. Por ejemplo, atraer leads, clientes y partners, todo bajo el mismo techo. Y segundo, que interactúen y entablen negocios. La diferencia es que toda esta acción tomará lugar en un espacio virtual, lo cual luce un poco así:

entras a un espacio online que imita a una feria en persona. Con esto, tienes un hall de entrada, un escenario principal, espacios de descanso, y espacios para los expositores. Estos espacios pueden ser personalizados con banners, diferentes esquemas de colores y diferentes tipos de contenido de video. Una vez adentro, tus asistentes participan en diferentes actividades, explorando el espacio virtual e interactuando vía chat y networking de video.

En los beneficios, para empezar, no hay necesidad de contratar un gran sitio que no solo te ahorra tiempo en instalaciones, sino también una gran cantidad de dinero. Y segundo, sin ninguna restricción en espació o ubicación, puedes atraer audiencias mucho más largas y en una escala global.

Cómo planear una rueda de negocios virtuales

Entonces, ya tenemos las bases hechas y pulidas. Vayamos a los detalles y por eso nos referimos a cómo planear una rueda virtual de negocios. Aquí te brindamos un plan paso a paso.

Entiende tus tipos de participantes y sus necesidades

Las ruedas virtuales de negocios se tratan de reunir personas, por alguna razón, por lo que deberías tener una visión clara de qué es lo que tus participantes quieren sacar del evento.

Cuando hablamos de participantes, esto se refiere no solo a vusutantes, sino también a expositores y patrocinadores. Tener esto en cuenta es importante porque cada tipo de participante tiene sus propias necesidades.

Por ejemplo, los asistentes puede que vayan por el networking y prospección, expositores para demos de productos o generación de leads, y los patrocinadores por visibilidad. Indiferente de la razón, depende de ti averiguarla, así que dedica algo de tiempo a hablar con tus participantes.

Saber qué es lo más importante para cada tipo de participante te permite construir una experiencia en torno de ellos, algo que es crucial cuando se trata de añadir valor y obtener un ROI,

Recuerda, mientrás más rápido aprehendas las necesidades de tus participantes, más pronto podrás diseñar una rueda de negocios valiosa y con engagement para ellos.

Escoge la tecnología correcta

El factor que más contribuye al éxito de una rueda de negocios virtual es la tecnología que eliges. Esto tiene un gran peso en el resultado final del evento, entonces identifica tus necesidades y encuentra una plataforma que pueda satisfacerlas.

Como ejemplo, si el principal propósito de tu evento es conectar compradores con vendedores, encuentra una plataforma que ofrezca dinámicas de networking como speed dating y matchmaking. Si el propósito es ofrecer un sitio para que los expositores muestren sus productos, escoge entonces una plataforma que brinde stands de expositores e integraciones con plataformas de e-commerce.

Sin importar la razón, la plataforma de eventos que elijas te debe ser útil en dos áreas. Primero, satisfacer las diversas necesidades de tus participantes, y segundo, que puedas alcanzar las metas que te fijaste.

Acude a numerosas formas de interactuar y hacer networking

Una de las principales razones por las que tus participantes asistirán a la rueda de negocios virtual será para interactuar y charlar. Es importante encontrar formas de suscitar conversaciones para que tus asistentes puedan forjar relaciones y eventualmente cerrar negocios. Afortunadamente, hay muchas formas de lograr esto.

Primero, incluye un chat en vivo. Esta es una gran forma de incentivar la interacción entre tus invitados. Para sacar el mayor provecho, busca moderadores que puedan guiar la conversación, y asegurar que los asistentes estén participando activamente durante el evento.

Segundo, encuentra una plataforma virtual que ofrezca diferentes formatos de networking, como speed networking, matchmaking, y sesiones en grupo. Crear diferentes dinámicas añade variedad y brinda diferentes oportunidades para que tus asistentes interactúen con los demás.

Crea una experiencia del asistente inmersiva

Para cualquier feria de negocios virtual, necesitas ir más allá de lo elemental. Tendrás que crear una experiencia de evento inmersiva que empodere a los participantes a compartir sus ideas y a sentirse conectados con tu rueda de negocios.

Aquí la clave es ofrecer variedad, así que mientras más, mejor. El aspecto más popular de la interacción es la gamificación/ludificación en forma de quizzes, trivia, o incluso salas de escape.

Además, puedes pensar en crear canales o feeds especializados, donde los participantes pueden encontrarse y dialogar. O podrías ofrecer una cabina fotográfica donde los asistentes tomen una foto de sí mismos y la personalicen con animaciones que contengan animaciones con tu branding.

Apoya a tus expositores y patrocinadores exhibiendo un ROI

Si tus expositores y patrocinadores son exitosos en tu feria de negocios virtual, entonces tu evento va a ser un éxito. Por esto es que debes dar el esfuerzo extra guiando y apoyándolos para que se sientan cómodos desde el principio.

También vale la pena crear contenido educativo en la forma de tutoriales, guías y checklists para ayudar a tus expositores y patrocinadores a familiarizarse con el espacio virtual. Esto facilita mucho la comprensión de cómo funciona todo, y más importante aún, maximiza su participación.

Finalmente, es extremadamente importante alcanzar un ROI. La mejor forma de lograr esto es reportar al final de cada evento todas las métricas claves que han sido alcanzadas.

Resumiendo

Las ferias de negocios virtuales son una excelente forma de congregar personas a un costo significativamente menor que en un evento en persona.

Para hacer de tu rueda de negocios todo un éxito, piensa en las necesidades de cada tipo de participante, cómo puedes alcanzar un ROI, y luego construir el evento en función de esto.

Habla con uno de nuestros expertos en planificación de eventos para saber cómo Eventtia puede simplificar tus eventos.

Thomas Davey
Escritor y especialista en marketing
Escritor y especialista en marketing que disfruta mostrando al mundo lo que se puede hacer con el poder de los eventos y algo de buena tecnología.

Obtén la última guía gratuita de eventos virtuales

Descubre todo lo que necesitas saber sobre los eventos virtuales con esta completa guía de 40 páginas

Utiliza una plataforma totalmente integrada para planificar tus eventos virtuales e híbridos