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Cómo planear y realizar una feria de empleo virtual

Cómo planear y realizar una feria de empleo virtual

Planeación de eventos
March 11, 2022

Escrito por:

Thomas Davey

Una feria de empleo, o una feria de carreras, es un evento donde los buscadores de empleo y los graduados se encuentran con los reclutadores y/o los potenciales empleadores y buscan oportunidades profesionales. Tradicionalmente una feria de empleo se organiza en un entorno físico donde los buscadores de empleo pueden visitar los puestos instalados por los empleadores para hacer preguntas, reunir información, hacer contactos e incluso dejar sus aplicaciones para un trabajo.

Entonces, ¿qué tal una feria de trabajo virtual?.

Para una feria de empleo virtual, el principio y el concepto continúan siendo los mismos, pero todo de forma online. En este caso, los empleadores y los reclutadores organizan booths virtuales, y los buscadores de empleo pueden interactuar con estos booths virtuales desde la comodidad de su casa. 

¿Por qué las ferias de trabajo son tendencia?

Es posible que lo hayas adivinado, la pandemia del COVID-19 ha cambiado muchísimas cosas respecto a cómo trabajamos, incluido el proceso de contratación.

Incluso antes de la pandemia, muchas organizaciones se han movido hacia varias soluciones de contratación digital como AI-powered interview tools, pero la pandemia ha acelerado la adopción de estas herramientas y los trabajos remotos se están volviendo cada vez más comunes. Las ferias virtuales de empleo son simplemente parte de estos cambios.

Las ferias virtuales de empleo no solo le dan a la gente formas más seguras de conectar con potenciales empleadores, y viceversa, sino que además una feria de carrera virtual es más barata de organizar. Más adelante, discutiremos algunas diferencias claves entre una feria virtual de empleo y una tradicional, y los pros/contras de los dos. 

Feria virtual de empleo VS Feria tradicional de empleo: Pros y Contras

Una feria de empleo virtual totalmente online le brindará los siguientes beneficios a los organizadores, empleadores potenciales, y a quienes buscan empleo:

  • Distanciamiento social. En el momento en el que se escribe esto, la situación pandémica está mejorando en muchos países alrededor del mundo. Sin embargo, es de esperarse que las reglas de distanciamiento social/físico permanecerán en el futuro cercano. Una feria de empleo virtual es una opción más segura para todos los asistentes.
  • Costo-eficiente. Una feria de empleo virtual es mucho más económica de organizar. Y, también le ahorra tiempo y dinero a los reclutadores y a aquellos que buscan empleo.
  • No hay limitaciones geográficas. Los asistentes de otros países que actualmente están fuera del país se pueden unir a esta feria de empleo.Por lo tanto, una feria de empleo virtual tiene un alcance más amplio y potencialmente ilimitado. 
  • No hay limitaciones de espacio. En un evento en persona tradicional, el número de asistentes está limitado por el venue. Sin embargo, una feria de empleo virtual es esencialmente ilimitada, así que puedes invitar más personas y expositores.
  • Proceso de contratación digital. Los potenciales empleadores no tendrán necesidad de guardar y transportar documentos físicos durante y después del evento. Todo se guarda digitalmente, lo que ayudará a agilizar todo el proceso de contratación. Los expositores pueden conectarse con los asistentes previos de forma sencilla, accediendo a la base de datos sin necesidad de revisar interminables documentos de papel. 
  • Medición más fácil. Los organizadores de eventos pueden aprovechar fácilmente el análisis de datos para medir el éxito de la feria virtual de empleo. 

Sin embargo, esto no quiere decir que una feria virtual de empleo es un sustituto 100% perfecto de una feria de empleo en persona. Aquí hay algunos puntos claves que deberías considerar: 

  • Falta de interacción en persona. Probablemente la mayor desventaja de organizar una feria de empleo virtual es la falta de interacción en persona. Los potenciales empleadores no pueden obtener una imagen completa del buscador de empleo. Por otra parte, los buscadores de empleo podrían sentir que no han hecho conexiones suficientes con potenciales empleadores.
  • Falta de regalos/ítems físicos. Dentro de la organización de una feria de empleo tradicional, es común que los buscadores de empleo se lleven productos promocionales, folletos, regalos corporativos, y otros ítems. Esto puede traducirse como una percepción de falta de valor e inmediatez, y los organizadores del evento deben ser más creativos en este aspecto. 
  • Más difícil de organizar. En cuanto a lo técnico, organizar una feria de empleo virtual es más retador. Un organizador de evento debe invertir en un software de videoconferencias confiable, un sistema de monitoreo de aplicantes, una herramienta de plataforma de carrera virtual, entre otros. Además, los miembros del equipo deben estar bien entrenados para usar todas estas diferentes herramientas de forma apropiada. 

Cómo planear y realizar una feria de empleo virtual 

Paso 1: Escoger o crear una plataforma para la feria de empleo virtual

Básicamente tienes dos opciones principales para hacer una feria de empleo virtual: construir una plataforma desde cero, o usar una plataforma de feria de empleo virtual ofrecida por terceros. 

Básicamente, una plataforma de feria de empleo virtual debe tener las siguientes funcionalidades: 

  • Landing page personalizada: Una página web personalizada con la marca de tu evento. Esta debe ser una página totalmente funcional donde los buscadores de empleo puedan registrarse inmediatamente en el evento, completar sus perfiles, y subir sus curriculums. También debe brindar información como un overview de la feria de empleo, horario, detalles de los expositores, entre otros detalles relevantes. 
  • Booths virtuales personalizables: la plataforma debe brindarle a los expositores la habilidad de diseñar sus propios booths personalizados y los avatares del staff (por ejemplo, con uniformes). Los booths serán el hub que permitirá que los expositores compartan contenido como videos, folletos, bolsas de trabajo, y que también tiene funcionalidades de chat en tiempo real.
  • Comunicación segura: Permite chats de texto, audio, y video chats en tiempo real, para que los buscadores de empleo puedan llegar fácilmente a los empleadores potenciales.
  • Compatible con los móviles: La plataforma debe responder y ser compatible tanto con dispositivos Android como iOs. También debe ser de fácil navegación en dispositivos móviles, para que quienes buscan empleo encuentren fácilmente toda la información y naveguen en el espacio virtual. 
  • Networking: Un espacio para que todos los buscadores de empleo se conecten entre sí, generalmente por medio de una sala de chat que permite una discusión abierta. 
  • Filtros de búsqueda de currículums: Para los expositores, las herramientas de búsqueda inteligente de currículums permiten hacer una preselección rápida en función de los criterios de los reclutadores. 
  • Webinar: un webinar dinámico es ahora la norma en las ferias virtuales de empleo, e idealmente la plataforma debe permitir que los expositores suban webinars por solicitud y en vivo. 

Como puedes ver, crear tales plataformas desde cero puede ser muy difícil y costoso, y probablemente la mejor apuesta es escoger entre varios servicios third-party, incluído Brazen o Paradox

También necesitarás otra solución que lidie con el lado administrativo de las cosas como el registro del evento, sistema de monitoreo de candidatos, gestión del asistente, y otras funciones administrativas del evento. Aquí es donde un software de gestión de eventos todo-en-uno puede ayudarte.

Sin embargo, debes escoger la opción más adecuada en base a la audiencia objetivo del evento, tus necesidades y tu presupuesto. 

Paso 2: Desarrolla tu concepto 

El siguiente paso es desarrollar un concepto para tu feria de empleo virtual. 

Necesitarás desarrollar una planificación exhaustiva para el evento que incluya:

  • El tipo de feria de empleo que organizarás: ¿una única compañía?, ¿múltiples empleadores?, ¿feria de empleo para los recién graduados?, ¿exploración de carrera?
  • Número esperado de asistentes.
  • Los miembros del equipo que necesitarán desarrollar el evento. 
  • Herramientas adicionales y soluciones de software que podrías necesitar, como una solución de análisis de currículum.
  • El contenido que desarrollarás para el evento.

En base a los detalles que has reunido, puedes hacer una estimación de tu presupuesto. 

Paso 3: Configurando el evento

El siguiente paso es diseñar el espacio de tu feria virtual de empleo. Tendrás que configurar y personalizar los booths virtuales que ofrecerás a los expositores.

Las herramientas que tendrán los booths dependen del tipo de carreras que se quiera exhibir, pero ten en mente que las diferentes plataformas de ferias de empleo virtual también ofrecerán distintas herramientas para sus booths. 

También, dependiendo del alcance de tu feria virtual de empleo, podrías diseñar espacios adicionales como una sala de networking, una sala de reuniones para entrevistas, y configurar herramientas adicionales como video hosting, tours virtuales y webinars dinámicos. 

Paso 4: Reclutar el staff del evento

Con base al plan del evento, debes tener una idea general de cuántos empleados y voluntarios necesitarás reclutar. Dependiendo del tipo de feria de empleo virtual que vas a organizar, necesitarás diferentes tipos de personal como moderadores de la sala de chat, administradores, creadores de contenido, diseñadores gráficos, etcétera. 

Paso 5: Asegurar los expositores y sponsors

El siguiente paso es presentar tu feria de empleo virtual a los potenciales empleadores, oradores invitados, expertos, y cualquier otro tipo de expositor que te gustaría que aparezca en el evento. Comunica como puede beneficiarlos a ellos esta feria virtual de empleo: el número esperado de asistentes, el perfil de la audiencia, cómo será manejado y administrado el evento, etcétera.  

Si estás planeando conseguir sponsors, este también es el momento de asegurarlos ofreciéndoles paquetes de sponsorship.

Es mejor diseñar primero tu estrategia, el plan del evento, y la programación antes de contactar expositores y sponsors, para que puedas comunicar de forma más efectiva el valor de tu evento. 

Paso 6: Marketing de la feria virtual de empleo

Voilà! Ya estás listo para desplegar tu feria virtual de empleo.

Sin embargo, sólo porque ya está lista, no significa que tus asistentes automáticamente vendrán, y un plan de mercadeo adecuado todavía es importante. 

Dependiendo del tamaño y el alcance de tu feria virtual de empleo, puede que también quieras contratar a un especialista que se encargue del mercadeo. 

Promociona tu evento en los canales adecuados dependiendo de donde esté tu audiencia objetivo, y asegúrate de hacer que el registro para tu evento sea tan sencillo como sea posible. De nuevo, Eventtia es una solución de gestión de eventos virtuales todo-en-uno que ofrece una función intuitiva de registro y ticketing online, que puedes usar de inmediato.

Comentarios finales

Una feria virtual de empleo puede ser una gran forma para que las organizaciones lleguen a un mayor número de buscadores de empleo y puede ayudar a compañías de todos los tamaños a promocionar sus marcas. Por otra parte, también es una excelente forma para que los graduados y buscadores de empleo encuentren oportunidades de empleo desde la conveniencia y seguridad de sus hogares.

En este artículo, hemos compartido los pasos y consejos prácticos que puedes usar para planear y realizar una feria virtual de empleo virtual. Si bien es cierto que, esta no es una tarea fácil y requerirá trabajo duro, el esfuerzo será recompensado con los numerosos beneficios que traerán tus ferias de empleo online.

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Thomas Davey
Escritor y especialista en marketing
Escritor y especialista en marketing que disfruta mostrando al mundo lo que se puede hacer con el poder de los eventos y algo de buena tecnología.

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