Los startups se fijan en lo que sus clientes quieren. Las compañías están realizando estudios para entender mejor las necesidades de sus grupos target. Marcas de medios exitosas, tales como Netflix, están obsesionadas con decodificar cuáles serán las futuras necesidades de sus clientes.
Grandes actores de la industria están invirtiendo tiempo y dinero e importantes recursos en evaluar los cambios psicológicos y comportamentales del mercado. Estas visiones son luego puestas en práctica al diseñar nuevos productos y lanzar campañas de marketing.
Lo mismo es cierto para la industria de eventos.
Las expectativas de nuestros asistentes están cambiando, y solo los profesionales que prestan atención a las necesidades y deseos de sus clientes serán capaces de producir eventos memorables y verdaderamente transformadores.
La esencia de planear un evento gira en torno a los perfiles de la audiencia y los objetivos de su asistencia. Hay una gran diferencia entre eventos básicos y eventos confeccionados a la medida de las expectativas de los asistentes.
Piensa en ti mismo.
¿Qué preferirías: ¿un evento impecable pero aburrido, enfocado en “vender” una marca”? ¿o un evento contundente diseñado para responder tus preguntas y empoderarte con el conocimiento o inspiración que necesitas para tus carrera o proyectos?
Como profesional, no puedes conectarte con tu audiencia si no estás dispuesto a darles lo que esperan.
No hay más forma de estar un paso delante de la competencia que aprender tanto como puedas de las personas de tu audiencia y evaluar la data sobre sus nuevas preferencias en cuanto a eventos.
¿Por qué cambian las expectativas de los asistentes?
Los deseos y necesidades de tus invitados no cambian de la nada. Hay ciertos factores que impulsan estas nuevas expectativas.
Entender esos factores te ayudará a mantener un ojo objetivo en los constantes cambios que ocurren en la industria de eventos.
Aquí algunos de ellos:
Nuevas formas de interacción
Redes sociales, tecnologías, y aplicaciones como Facebook, LinkedIn, Tinder, y Happn, han cambiado la forma como la gente interactúa.
Un nuevo amigo, un olvidado compañero de cuarto de la universidad, o incluso un interés romántico, están a un click de distancia. La gente se relaciona y comunica muy diferente a como lo hacían hace una década.
La inmediatez y facilidad de las interacciones diarias, sumada al rápido acceso a la información sobre los demás, ha cambiado la forma en que tus asistentes perciben la comunicación y desarrollan conexiones de negocio significativas.
Creadores de contenido en lugar de consumidores
Uno de los mayores cambios que hemos atestiguado en las últimas décadas es la conversión de la gente en creadores de contenido, en oposición a simples consumidores de información.
De complejos canales de vlogging a las más simples fotos de Instagram, todos se han tornado en un generador de contenido, y un potencial influenciador. Todos tienen una audiencia a la que hablan, y con la que interactúan, convirtiendo a la difusión/promoción de eventos, por ejemplo, un tema a considerar.
Necesidad de reacción inmediata
Con este rápido, fácil acceso a nuevas (o ya conocidas) personas, nuestro uso incrementado de la tecnología ha disminuido nuestra paciencia.
Por ejemplo, de acuerdo con este artículo, hemos llegado a esperar las cosas tan rápido que investigadores descubrieron que las personas no son capaces de esperar más que unos pocos segundos para que un video cargue.
Ramesh Sitaraman, profesor de ciencias de la computación en UMass Amherst, examinó los hábitos de visualización de 6.7 millones de usuarios de internet en un estudio publicado el último otoño. Sus hallazgos mostraron que los sujetos están dispuestos a ser pacientes con la carga de un video por un total de dos segundos.
Lo mismo es cierto cuando tus asistentes entran en contacto con la tecnología o entorno del evento. Mientras más tiempo tome, por ejemplo, registrarse para asistir, mayores serán las posibilidades de que esa persona desista y no complete el proceso de registro.
Buscando novedad
FOMO (miedo de pasar algo por alto, fear of missing out) es un gran problema.
Más aún, la adicción a la nueva información (aka actualización) está impactando la forma en que la gente interactúa en redes sociales con data y noticias o plataformas de redes sociales.
La necesidad de estar constantemente actualizado, combinado con el temor a perderse de cosas importantes, ha reconfigurado la forma en que los asistentes perciben lo novedoso, produciéndoles ansiedad por informaciones y perspectivas nuevas.
Sabiduría de la comunidad
Plataformas como TripAdvisor, Amazon, IMDb, Airbnb, y Uber están fortaleciendo el sentido de comunidad y el poder de responsabilidad compartida. La gente tiene herramientas únicas para expresiones que pueden usar para dejar recomendaciones positivas o comentarios críticos.
Cuando desees ver una película, probablemente irás a IMDb para ver su puntaje. Si está por debajo de los cinco puntos, probablemente verás algo más.
Lo mismo sucederá con un libro que quieras leer. Este es el verdadero poder de la sabiduría de masas. Y es lo que cambió el equilibrio de confianza entre consumidores y marcas.
No todos estos cambios sociales, tecnológicos y psicológicos son necesariamente positivos.
No obstante, todos ellos están alterando las expectativas de los asistentes.
En nuestros días, los participantes son creadores con criterio que están ansiosos de hacer las cosas rápido, exprimir valor rápido de todo, interactuar en un nivel significativo, y tocar lo que es único en sus experiencias.
Las nuevas expectativas de tus asistentes que deberías considerar
De experiencia a transformación
Los eventos deben ir más allá de la experiencia. Hay un factor de desarrollo que ha de ser tomado en consideración. Los asistentes se vuelven gradualmente más exigentes. Las experiencias ya no son suficiente para ellos.
Necesitan más.
Por eso es que las impresiones duraderas de tu evento están directamente ligadas a tu capacidad de influenciar las opiniones o comportamientos de tus asistentes.
De networking a conexión significativa
Uno de los mayores cambios en las expectativas de los asistentes es la necesidad de construir relaciones con verdadero significado.
En vez de arrojar tarjetas de negocio a diestra y siniestra al tiempo que te desenvuelves en charla de pasillo, tus asistentes quieren interacciones que sean relevantes y que vayan directo al grano.
El equilibrio correcto entre familiaridad y originalidad
Marcas como IKEA, Starbucks, y McDonald’s nos han enseñado sobre la importancia de sentirse seguro en un entorno ajeno.
Con los muebles IKEA, por ejemplo, puedes sentirte en casa donde sea que estés. Y cuando entras en un Starbucks, sabes (o al menos aproximadamente) lo que obtendrás, en Nueva York o en Delhi.
Sin embargo, nosotros, como profesionales de eventos deberíamos encontrar el justo equilibrio entre la necesidad de nuestros clientes por la sorpresa y su anhelo de confort y familiaridad.
Este reto, por ejemplo, puede traducirse en la oferta de espacios no tradiciones con actividades o catering reconocible.
La necesidad de escogencia y personalización
Ya sea oportunidad de decidir a cuáles actividades asistir o con quién interactuar, la personalización de la experiencia se ha vuelto indispensable para los invitados. Las expectativas de tus participantes involucran tanto el factor de agencia como el acceso a opciones numerosas.
Una experiencia de viaje holístico para tu evento
Todo tiene que estar armoniosamente diseñado e integrado. Si estás planeando eventos internacionales, por ejemplo, la logística es solo la mitad del problema
Considerando las nuevas expectativas de los asistentes, debes visualizar la totalidad de la experiencia, introduciendo tanto el viaje y la tecnología de eventos en la ecuación.
El engagement cocreativo
Tus asistentes no son espectadores pasivos que desean únicamente sentarse en su silla y absorber información.
Son inteligentes, bien educados, y capaces de producir impresionantes contribuciones al evento. Por eso la co-creación en los eventos está en todo su furor.
Resumiendo
Los eventos son herramientas de marketing y de comunicación.
Para entregar tus mensajes, no puedes ignorar los factores psicológicos que determinan las expectativas de los asistentes.
La gente cambia, y la mayor parte del tiempo, estos pequeños cambios no son notables. Sin embargo, la planificación de eventos poderosos y memorables implica la aspiración de deleitar a largo plazo a los asistentes.
