Voy a pedirte hacer algo. Mira rápido tu checklist del programa y marca los puntos en los que crees podrás darle a los participantes una experiencia única en el evento. La buena comida no vale. Tampoco música en el ambiente.
Ahora miremos de nuevo tu checklist.
¿Cuántas de las cosas en tu lista están relacionadas con una vivencia?¿Cuántas de las actividades planeadas serán realmente del interés de tus participantes?¿Será tu evento memorable por las razones correctas?
Ya ves. Es difícil proveer una experiencia inolvidable en tus eventos.
Si quieres sobrevivir, tienes que diseñar eventos que la gente recuerde y comente su vivencia a los demás. Y la única manera de diferenciarte del resto es proveer una experiencia inolvidable que deje huella en tus visitantes.
Como Graham Berridge, Profesor en eventos de la Universidad de Surrey, las notas en su libro “Diseño de eventos y experiencia”, “Dar gusto a audiencias, participantes e invitados, todo al mismo tiempo puede ser un gran desafío, pero la reputación del organizador está en juego”.
Así que si quieres dar a tus participantes experiencias inolvidables, concéntrate en tres elementos principales:
Emociones.
Haz que tu evento sea digno de recordarse despertando emociones en tus participantes. El biólogo John Medina afirma en su libro “Reglas para el cerebro: 12 principios para sobrevivir en el trabajo, el hogar y la escuela”.
“Los eventos emocionalmente cargados permanecen más tiempo en nuestra memoria y son recordados de forma más vívida que las memorias neutrales”
Diseño.
Graham Berridge señala que no puedes entregar una experiencia inolvidable en tus eventos sin haber diseñado y decidido las imágenes y sentimientos que deseas despertar en la mente de los asistentes.
Valor.
No debes buscar producir una emoción sin una razón válida. Ésta debe aportar valor y enriquecer la vida de tus visitantes. Tal como dice Joe Goldblatt, profesor en la Queen Margaret University de Edinburgo en su libro “Eventos especiales: creación y sustentación de un nuevo mundo de la celebración”: “los asistentes deben sentir que el manager del evento o el anfitrión está genuinamente preocupado por su bienestar y trabajará diligentemente para anticipar, identificar y satisfacer sus necesidades y darles una experiencia única de alta calidad.”
Así, ¿como puedes llevar la experiencia del público al siguiente nivel?
Siguiendo estos tres pasos:
Paso 1. Introduce el elemento sorpresa.
¿Quién no recibiría con gusto una buena sorpresa, intencionalmente omitida de las actividades del horario?
Digamos que tienes un invitado sorpresa que además de ser de interés para los asistentes, también dará más valor al entregar información nueva y útil. O tal vez planeaste una exposición especial de arte durante la pausa del café. La forma más segura de llegar a las emociones de tus asistentes es dándoles una sorpresa agradable.
Paso 2. Llama activamente la atención de tus asistentes.
Olvida a los asistentes que se sentaban pacientemente y tomaban notas mientras el expositor hablaba durante horas. Las audiencias han cambiado.
Según el estudio realizado por Dan Schawbel, 73% de los milennials prefieren interactuar más durante los eventos y contribuir a las presentaciones en la forma que puedan.
Explora este fenómeno y diseña situaciones que atraparán la atención de tu audiencia. Mediante el empoderamiento de tus asistentes para interactuar más y participar de la creación del evento garantizas la producción de un evento inolvidable.
Paso 3. Reduce la inmersión digital.
Durante tu próximo evento, mira alrededor y cuenta el número de personas que estén revisando obsesivamente sus smarthphones.
Sin duda, lo más difícil es atrapar y mantener la atención de los participantes.
La solución lógica sería incrementar la inmersión digital y pedir a tus participantes que den like, o que posteen, compartan y reaccionen frente al contenido del evento. Sin embargo, si lo que deseas es darles una experiencia única, intenta más bien lo contrario.
Anima a tus asistentes a concentrar en lo análogo poniéndolos en contacto con actividades de diferentes tipos.
Por ejemplo, podrías preparar una sesión de Lego Serious Play, donde tus asistentes pensarían o buscarían soluciones con lo que tienen a mano. Aparte de crear un ambiente positivo para el grupo, los harás olvidarse de sus teléfonos (¡jugar con legos es muy divertido!) para que se concentren en disfrutar plenamente la experiencia.
Llamado a la acción
Recorre nuevamente tu checklist y agrega algo que pueda mejorar el conjunto de las vivencias de tus participantes: un elemento sorpresa, involucrar a los asistentes o la inmersión análoga. Luego escribe los pasos logísticos que debes tomar para que suceda.
Usualmente, esta tarea toma el mismo esfuerzo y energía mental que las tareas más básicas. Además, es seguro que lo disfrutarás (¡Como si diseñaras una fiesta sorpresa para un amigo!). Entrega una experiencia única a tus participantes, despierta una emoción en ellos y haz que tu evento sea inolvidable.
