Cómo crear la propuesta de evento perfecta

Elsa Joseph
November 6, 2023
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Tabla de contenidos

Una propuesta de evento puede tener varios propósitos: asegurar los sponsorships, conseguir un cliente como planeador de eventos, obtener la aceptación de los stakeholders y sus superiores, entre otros. 

Así que, crear una propuesta de evento bien creativa, atractiva y efectiva es crucial para asegurar el éxito de cualquier evento, al tener a todas las partes importantes en la misma página.

Para los planeadores de eventos, tener la habilidad de escribir una buena propuesta por sí solo puede ayudar a crear una ventaja competitiva significativa sobre tu competencia. Obviamente, una propuesta de evento también es algo importante a la hora de asegurar tus patrocinios, lo cuál es a menudo una parte crucial para la financiación de cualquier evento. 

¿Necesitas crear un evento, pero no sabes por dónde empezar?, ¿No sabes si confiar en los templates de propuestas de eventos gratuitos que están disponibles en internet? 

Has llegado al lugar indicado. En esta guía, te compartiremos cómo puedes crear tu propio template de propuesta de eventos para ayudarte a alcanzar tus objetivos. 

En esta guía, hablaremos: 

  • ¿Qué debe incluir un template de propuesta de evento?
  • ¿Cómo estructurar una propuesta de evento de forma efectiva?
  • Mejores prácticas para escribir la propuesta de evento perfecta.

Y más.

Sin más, comencemos con esta guía. 

¿Qué es una propuesta de evento?

Una propuesta de evento es, en palabras simples, un documento exhaustivo que detalla cada elemento de un evento. Es creado normalmente en las primeras etapas de planeación de un evento y puede ser creado para muchos propósitos diferentes, incluyendo:

  • Creado por un planeador de eventos/organizador de eventos para un cliente que va a usar el servicio de planificación de eventos.
  • Creado por un departamento de marketing en una compañía, para asegurar buy-in de las directivas. Es decir, una propuesta de evento interna.
  • Creada por un organizador de eventos para sponsors que podrían estar interesados en patrocinar el evento.

Sin embargo, aunque el propósito del documento de propuesta de evento puede variar, su mayor función siempre es la misma: proponer el evento a otra “party” para asegurar buy-ins de una forma u otra (financiación de patrocinio, el sí para el proyecto, acuerdo con un cliente, etcétera). 

¿Cuál es el contenido de una propuesta de evento?

La propuesta de evento puede estructurarse en varias formas distintas dependiendo de sus propósitos, pero debería incluir los siguientes elementos:

El plan del evento

¿De qué se va a tratar?, ¿una conferencia?, ¿un concierto?, ¿un show de trading?

  • ¿Quienes son tus asistentes objetivos?, ¿Cuántos asistentes estimas que visitarán tu evento?.
  • ¿Cuál es el Unique Value Proposition (UVP) del producto? 
  • ¿Cuándo y dónde tendrá lugar el evento? (si es un evento virtual, ¿cómo se transmitirá el evento?)
  • ¿Qué quieres que tus asistentes experimenten en tu evento?, ¿Qué quieres que sientan cuando lleguen a casa?

Para hacer una propuesta de evento no es suficiente simplemente enumerar el tipo de evento, cuántos asistentes planeas tener, etc. La propuesta también debe elaborar claramente tu visión sobre el evento y cómo planeas ejecutar esta visión. 

Tus credenciales

Tu experiencia del pasado y tus credenciales, así como las credenciales de los miembros clave de tu equipo. En pocas palabras, tu propuesta debe apuntar a convencerlos sobre por qué deberían trabajar contigo, contratarte (si eres un planeador de eventos), o patrocinar tu evento. Es crucial que tu propuesta de evento refleje seguridad e inspire confianza. 

Datos relevantes

Proporciona a tus lectores datos relevantes que puedan necesitar para tomar su decisión. Por ejemplo, si has realizado otro evento en el pasado, proporciona los datos de asistencia de eventos previos, los datos demográficos de los anteriores asistentes, entre otros. Entre más basada en datos esté tu propuesta, mayor será la probabilidad de que alcances tu objetivo. Sin embargo, asegúrate de incluir solamente datos relevantes. 

UVP

Explica qué hace a tu evento único y cuál es la ventaja comparativa de tu evento comparada con sus competidores a lo largo de la propuesta. Además, la gente juzga el libro por su portada, así que asegúrate de que la propuesta del evento esté bien diseñada y bien escrita, para que sea atractiva y fácil de leer. Usa diseños claros e imágenes/gráficas/infografías atractivas para explicar cualquier dato de forma efectiva. 

Servicios que ofrece (para el negocio de planeador de eventos)

Si eres un planeador de eventos creando una propuesta para conseguir clientes, entonces es importante explicar el alcance de los servicios que está ofreciendo para este evento específico. O también puedes ofrecer distintos paquetes.

Asegúrate de explicar todo en detalle a tus clientes prospectos, con una legibilidad optimizada (por ejem: usando bulletpoints), y tan claro como sea posible para asegurar que realmente transmitas tu punto de vista.

Además, es posible que desees agregar tus políticas como planeador de eventos para ayudar a manejar las expectativas de tus clientes prospectos. Elabora claramente elementos como fechas límites de pago, políticas de cancelación, deadlines, pólizas de daños en equipos rentados, entre otros. 

Template de propuesta de evento

Cómo usar este template de propuesta de evento

En este template de propuesta de evento, te brindaremos la estructura básica que puedes usar como fundamento para tu propuesta de evento. Obviamente, puedes modificar la estructura y añadir secciones que creas que encajen, dependiendo de las necesidades únicas de tu evento. 

Sección 1: Introducción (Tu portada)

[NOMBRE DEL EVENTO]

URL del website|Redes sociales|Info de contacto

Sección 2: Esquema del evento (1-2 páginas de largo)

Debe discutir la hora y la fecha del evento y el lugar/venue del evento (si es un evento en persona). Si es un evento virtual, describe el tipo de evento y cómo vas a transmitir el evento online.

Esta sección también debe incluir una breve descripción del evento, tan atractiva como sea posible. Que sea corta y vaya al grano, pero bien escrita. Si esta sección no es atractiva, los lectores podrían omitir la propuesta entera.

Los detalles que podrías incluir en esta sección incluyen:

  • Historia de eventos anteriores (especialmente si se trata de un evento anual).
  • Concepto general del evento.
  • Número de asistentes proyectados y otros datos relevantes.
  • Oradores/expertos/animadores que se presentarán en el evento. 
  • UVP de tu evento, ¿qué lo hace especial?
  • Presupuesto necesario (si se trata de una propuesta de patrocinio).
  • Costo del evento (si estás vendiendo un evento a otras compañías como un planeador de eventos). 

Sección 3: Tus credenciales

Esta sección debe explicar claramente quién eres, y asegurate de que incluya: 

  • El nombre de tu compañía
  • Logo de tu compañía
  • Información de contacto 
  • Overview de la compañía (cuánto tiempo has estado en el negocio de la planeación de eventos, eventos exitosos en el pasado, etc)
  • Tu hoja de vida
  • Hoja de vida del equipo
  • Alcance de trabajo

Y otra información relevante que pueda ayudarte a explicar tu valor como planeador de eventos. El objetivo acá es convencer al lector de que se trata de una compañía creíble y de confianza capaz de ejecutar el evento. 

Esta sección debe cubrir por qué estás organizando el evento:

  • El propósito del evento (si estás vendiendo un concepto de evento a una compañía, explica por qué el evento es necesario para ellos).
  • El objetivo del evento (las metas deben ser específicas, realistas, y medibles).

Y por qué eres la compañía adecuada para lograr estos objetivos.

Sección 4: Audiencia objetivo del evento

Esta sección debe ser una discusión exhaustiva sobre la audiencia objetivo del evento: 

¿Quienes son tus asistentes objetivo? 

Datos demográficos (edad, género, ingreso, título profesional, intereses, etcétera). 

  • ¿Cómo atraerás a tu audiencia objetivo?

Números y datos.

  • ¿Cuántas personas se espera que asistan al evento?
  • Explica cómo has estimado este número.
  • Añade datos relevantes para respaldar tu estimación.

Cuando le propones un evento a los patrocinadores potenciales, es crucial explicar cómo la audiencia objetivo puede beneficiar a los sponsors prospectivos. Idealmente, la audiencia objetivo debe ser similar a la audiencia objetivo de los sponsors prospectivos, entre más similares, mejor. 

Sección 5: Plan de promoción del evento

No importa que tanto hayas planeado tu evento, no le agregará valor a los lectores de la propuesta si no puedes atraer suficientes asistentes objetivo.

Esta sección debe explicar tu plan para promocionar el evento por medio de varios canales. En resumen, por qué y cómo puedes atraer a tu audiencia objetivo. 

Mientras que existen diferentes formas de promocionar un evento, y tu estrategia de marketing de eventos debe adaptarse a los valores únicos de tu evento, aquí tienes algunos canales de marketing que deberías cubrir en tu propuesta de evento:

  • Redes sociales. Bastante obvio, tu audiencia objetivo está sobre todo en Facebook, así que deberías promocionar tu evento en redes sociales.
  • Página de evento óptima. La página del evento debe actuar como un hub de información única, mientras que al mismo tiempo debe contar con una página de registro funcional. 
  • Influencers. Trabaja con influencers relevantes (mencionalo en tu propuesta).
  • Marketing de emails. Si ya posees una base de datos de emails considerable, puedes considerar mencionarla en la propuesta.
  • Concursos y sorteos. Puedes vincular esta estrategia con paquetes de patrocinio (por ejem. obsequiando productos de los sponsors en un giveaway).

Si es posible, también explica tu experiencia en el pasado (y tus éxitos en el pasado) al promocionar un evento. 

Sección 6:  UVP

Esta sección consiste en mostrar el valor único de y la ventaja competitiva del evento frente a la competencia.

Si es un nuevo evento de marca, esta sección debe enfocarse en mostrar:

  • El venue confirmado si es un venue famoso/histórico. También puedes explicar por qué este venue es una buena elección para tu evento y tus asistentes.
  • Oradores/expertos/animadores confirmados.
  • Socios de apoyo confirmados.
  • Sponsors confirmados.

Si has realizado el evento anteriormente (por ejem, si es un evento anual), también puedes mostrar fotos, pruebas sociales (testimonios y frases), y datos relevantes de eventos previos.

Sección 7A (Para sponsors prospectivos): Beneficios y paquetes de sponsorship 

Si la propuesta del evento va dirigida a sponsors prospectivos, esta sección debe centrarse en lo qué obtendrán al patrocinar el evento y cuánto les costará

Puedes, tanto enviar un solo paquete de patrocinio personalizado a un patrocinador objetivo en particular, o enviar múltiples paquetes para que puedan escoger entre diferentes opciones.

Explicar claramente qué obtendrán con el paquete

Si es un evento en persona, ¿qué beneficios obtendrá el sponsor in situ? También, explica cómo vas a incorporar su logo y cómo abordarás el co-branding en los materiales de marketing de tu evento. Menciona cualquier promoción de co-branding que los sponsors obtendrán antes o después del evento. 

Costos de sponsorship Sé conciso y ve al grano. Asegúrate de que los sponsors prospectos puedan entender claramente cuánto costará el sponsorship.

Exclusividad

Menciona si el sponsorship será una oportunidad exclusiva, y si no, menciona cuántas oportunidades están disponibles en los diferentes niveles de paquetes de patrocinio.

Sección 7B (Para clientes prospecto): El alcance de tus servicios y políticas

Si esta propuesta de evento va dirigida a clientes potenciales (si eres una compañía de planeación de eventos), entonces deberías estructurar un poco diferente, y debes enfocarte en tres cosas principales:

1. El costo/presupuesto del evento

El costo estimado del evento propuesto. Esto funcionará como una cotización para tu proyecto, así que debemos asegurarnos de que el evento sea atractivo desde el punto de vista del presupuesto. Sin embargo, asegúrate de que no estés bajando demasiado los costos estimados solo para hacerlo atractivo. Puede que después te veas obligado a solicitar un mayor presupuesto para el evento después de estar aprobado, lo cuál puede darte mala reputación. 

Proporciona un desglose resumido de los gastos, y el costo estimado de cada ítem (especialmente de los más caros). De nuevo, asegúrate de brindar una estimación segura, para que el gasto no exceda el presupuesto

2. Alcance de los servicios ofrecidos

Maneja las expectativas de los clientes prospectos, y explica claramente (pero breve) el alcance de los servicios que estás ofreciendo para este evento específico. Asegúrate de que esta sección sea bien legible para que los clientes prospectos puedan entenderla claramente. 

3. Políticas 

Usa esta sección para aclarar elementos como la fecha límite para la oferta propuesta (usualmente hasta 60 días después de que la propuesta haya sido recibida), fechas límite de pago, políticas de cancelación, etcétera. 

Sección 7C (Para aceptación/aprobación interna): Relevancia

Si la propuesta del evento va a ser usada para fines internos (por ejem. obtener la aprobación de los superiores), entonces esta sección debería centrarse en explicar por qué este evento es importante y cómo puede ayudar este evento a la compañía a lograr sus objetivos de marketing y negocios. 

Usa datos para probar tus argumentos, y recuerda que el foco aquí es convencer a los stakeholders y a los superiores de que tu evento puede beneficiar a tu compañía, se alinea bien con los objetivos generales de la organización y también es costo-efectivo. 

Sección 8: Llamado a la acción

Esta debe ser una sección bastante corta enfocada en convencer al lector de que se comunique contigo y de su aprobación para el evento (o para patrocinio).

Establece una fecha límite clara para contactarte (por ejemplo, 60 días después de la entrega de la propuesta), y anímalos a darte una respuesta rápido, puedes ofrecer incentivos como descuentos, mejores beneficios de sponsorship, exclusividad, etc. 

Sección 9: Cierre

La última sección (pero no la menos importante) consiste en reiterar los selling points claves de tu evento, el UVP, y la información de contacto. Agradece al lector por su tiempo, y asegúrate de que sea lo más fácil posible para este, encontrar como contactarte. 

Mejores prácticas para escribir la propuesta de evento perfecta

Hasta ahora, hemos compartido un template de propuesta de evento personalizable que puedes usar para crear una propuesta de evento atractiva y efectiva.

Aquí, compartiremos también algunas de las mejores prácticas para sacar el máximo provecho del template de propuesta de eventos:

1. Encuentra el balance correcto entre lo atractivo y lo informativo

Por una parte, quieres exprimir tanta información como puedas en la propuesta para convencer al lector. En cambio, una propuesta de evento demasiado recargada solo aburrirá y no se verá atractiva. 

Es crucial encontrar el balance adecuado entre ambos, y el secreto está en asegurar una estructura óptima, lo que a su vez, mejorará su legibilidad. El template de propuesta de evento que hemos compartido ha sido optimizado pensando en este balance. 

2. Ponte en los zapatos del lector 

Por último, tu propuesta de evento debe tratarse de lo que estos obtendrán de tu evento, y entre más efectiva sea la forma en que lo expliques, más efectiva será tu propuesta. Trata de ponerte en los zapatos del lector, y trata de entender cómo convencerlos. 

Si tienes propuestas viejas de eventos anteriores, entonces evalúalas e intenta leerlas desde el punto de vista de un cliente prospecto o un sponsor prospecto. ¿Reluce tu credibilidad como planeador de eventos?, ¿Colaborarías (como cliente) con este planeador de eventos?

Piensa en cómo querrías que sean percibidos tu compañía (o tú) y el evento por el lector, y escribe una propuesta acorde. 

 3. Prueba que entiendes al lector

Un ingrediente importante de cualquier propuesta de evento efectiva es probar que has entendido la visión, misión del lector (quien puede ser un cliente o sponsor potencial) y a su vez, que también entiendes su objetivo al patrocinar u organizar un evento. Si puedes probar que has entendido sus necesidades, se incrementará drásticamente la probabilidad de conversión.

Un enfoque efectivo en recapitular lo que te han expresado al inicio de la entrevista y/o en el correo de presentación, para que sepan que realmente los escuchaste. 

4. Comunica tus valores únicos

Una buena propuesta de evento debe estar empoderada por tus valores únicos: tanto las características y rasgos únicos de tu compañía, como el concepto único del evento y otras ventajas competitivas. 

Resalta estos valores únicos a lo largo de toda la propuesta del evento. Muestra la fortaleza de la compañía y también los valores únicos de tu evento, y dale al lector razones claras y específicas por las que debería participar en tu evento. Puedes hacer esto asegurándote de que tu propuesta esté bien diseñada gráficamente, incluyendo testimonios/referencias, fotos de eventos pasados, y otras formas de mostrar cómo puedes satisfacer e incluso exceder las expectativas del lector. 

5. Elabora la logística 

Las grandes ideas de eventos son una cosa, pero una propuesta de eventos efectiva y atractiva también debe probar que podrás ejecutar de forma eficiente y efectiva el evento. 

En la propuesta del evento, debes resaltar efectivamente tu habilidad para hacerte cargo de la logística, por ejemplo, proporcionando una estructura general de los diferentes detalles del evento y mostrando por qué todos estos detalles pueden encajar juntos para crear un evento atractivo y cohesivo. 

6. La gente juzga el libro por su portada

El diseño de tu propuesta cuente: asegúrate de que esté escrita con el diseño adecuado para asegurar que la propuesta esté presentada de una manera que sea placentera para el ojo. Asegúrate de que leer tu propuesta de evento sea una gran experiencia para cada lector, y si es necesario, contrata un diseñador gráfico que te ayude con este aspecto. 

Asegúrate de que toda la información en la propuesta sea fácil de entender y seguir, pero no comprometas la exactitud de la información que vas a incluir en tu propuesta. 

Una forma efectiva de incluir más información sin sobrecargar la propuesta, es añadir fotos, imágenes, e infográficos. Si la propuesta va a ser entregada en formato digital, también puedes añadir vídeos. 

7. No tengas miedo de hablar de dinero

Si el propósito de la propuesta del evento es asegurar el patrocinio o convertir clientes, entonces obviamente, tarde o temprano necesitarás hablar de dinero. Sin embargo, aunque no deberíamos tener miedo a hablar de dinero en la propuesta, debemos hacerlo de forma apropiada. 

Es crucial tratar la propuesta de tu evento como una forma de preparar al lector hasta que llegue el momento de hablar de dinero. Anticipa obstáculos potenciales, y ofrece las soluciones antes de mencionar el precio. 

Sin embargo, cuando finalmente llegue el momento de hablar de dinero, sé lo más claro posible. Si no eres claro con el precio, el lector podría terminar estancando la propuesta, lo cual no será bueno para ninguno de los dos. 

Lo mejor es brindar una estimación presupuestal exhaustiva y detallada para mostrarles que tu oferta es razonable. También, está bien pedir un precio relativamente alto si puedes probar el valor del evento, así que no siempre intentes bajar el precio y comprometer la calidad del evento. 

Comentarios finales

Una propuesta de evento es muy importante si necesitas asegurar cualquier buy-ins antes de ejecutar el evento, ya sea, la aprobación de tu jefe y stakeholders, ganar un cliente como compañía de planeación de eventos, o asegurar los patrocinios para tu evento. 

En síntesis, el propósito de una propuesta de evento es principalmente convencer a su lector de que se anime a participar en el evento. 

Con esto dicho, para que una propuesta de evento sea efectiva debe explicar principalmente tres cosas: 

  1. Qué beneficios le puede dar el evento al lector de la propuesta.
  2. Por qué tú (o tu compañía) eres la opción correcta para ejecutar este evento.
  3. Por qué valdrá la pena gastar dinero en el evento. 

Sin embargo, es crucial mantener la propuesta de evento corta y concisa para que no aburra al lector. 

Al usar el template de propuesta de evento que hemos compartido, puedes crear una propuesta de evento que explique efectivamente estos tres puntos, mientras mantiene el balance entre lo informativo y lo atractivo. 

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Elsa Joseph
Directora de eventos
Apasionada por los eventos, Elsa ha organizado eventos corporativos, activaciones de marca, festivales de música y luego se especializó en la organización de eventos virtuales e híbridos para crear experiencias únicas accesibles a todos.