Planeación de eventos

La guía completa para los eventos virtuales en 2023

Victoria Rudi
December 28, 2022

Es muy loco pensar en lo mucho que ha evolucionado la industria de los eventos en los últimos años. 

Los eventos pasaron a ser online y no nos tomó mucho darnos cuenta que podríamos llegar a audiencias inexploradas manteniendo los costos bajos. 

Ya sea en una sesión de yoga, un panel de discusión interactivo o una conferencia virtual, la popularidad de los eventos virtuales ha explotado y está modelando las nuevas formas de comunicación y colaboración.

Para ayudarte a sacar el máximo provecho de esto, hemos realizado esta corta guía para responder todas tus preguntas sobre eventos virtuales.

¿Qué es un evento virtual?

Un evento virtual es una versión online de un evento físico. Como verás, estos vienen en todas las formas y tamaños, desde tutoriales y entrevistas hasta webinars y conferencias. Con la ayuda de la tecnología y herramientas como chat en vivo, networking, y webinars, los eventos virtuales hacen que sea más fácil conectar con una audiencia global mientras se reducen los costos.

Diferentes tipos de eventos virtuales

Cuando se trata de eventos virtuales, hay muchas opciones a tu disposición. Aquí tienes cuatro eventos virtuales muy comunes. Por supuesto, cada uno viene con sus propios usos y herramientas. Es por eso que antes de planear cualquier evento virtual, querrás saber acerca de su aplicación.

Webinars

Una herramienta muy familiar para cualquier marketer, un webinar es un seminario en la web. El procedimiento normal es que al host se le unen uno o más presentadores para discutir un tema en un tiempo específico, usualmente una hora. Estos ofrecen una plataforma colaborativa e interactiva para que conectes con tus asistentes en un entorno íntimo. Esto los hace particularmente adecuados para temas educativos y de aprendizaje, especialmente cuando utilizas herramientas interactivas como whiteboards, encuestas y chats en vivo. 

Streaming en vivo 

A diferencia de los vídeos que pueden ser cortados y editados, los streaming en vivo son completamente en vivo (adivinaste). Los espectadores pueden seguir el desarrollo del evento, haciéndolos sentir como parte de la audiencia, además de que es una gran combinación cuando se combina con las redes sociales. Además, es una gran forma de atraer espectadores con contenido auténtico qué hará ruido. Entre los casos de uso más populares están, los lanzamientos de productos, entrevistas, y conferencias de prensa. 

Conferencias virtuales

Una conferencia virtual es como cualquier otra conferencia con la diferencia de que es totalmente online. Desde tutoriales y networking hasta conferencias de prensa y keynotes, las conferencias virtuales están hechas de múltiples sesiones que son posibles gracias a los streaming en vivo y los videos a demanda. A través de herramientas como chat en vivo, encuestas, y Q&A, las conferencias virtuales son bastante interactivas e intentan crear una experiencia similar a su contraparte física. 

Eventos híbridos

Un evento híbrido combina los elementos de los eventos virtuales y físicos en uno solo. Esto significa que las audiencias virtuales y en vivo pueden participar e interactuar entre sí. Un escenario con lo mejor de los dos mundos, lo cuál compensa las desventajas de ambos tipos de eventos, los evento híbridos permiten tener una audiencia mucho mayor que puede atender en formato físico o virtuales. Un gran ejemplo de esto, es el SXSW del año pasado, donde los asistentes pudieron interactuar virtualmente en 4 venues diferentes en Austin.

¿Por qué organizar un evento virtual?

Para aclarar las cosas, los fundamentos del marketing de eventos son realmente los mismos cuando se trata de eventos virtuales. Por supuesto, la interacción física no está, pero las metas de generar leads, construir awareness de marca, e impulsar la lealtad del cliente siguen siendo los mismos, y mucho más accesibles. Más allá de esto, aquí tienes las principales razones por las que los eventos virtuales ofrecen algo diferente: 

Accesibilidad: Para asistir a un evento virtual necesitas dos cosas: un computador o un teléfono móvil y una buena conexión a internet. La gente desde cualquier lugar puede unirse de forma instantánea, permitiendote alcanzar una audiencia internacional y conectar con gente alrededor del mundo. 

Costos más bajos: Sin el venue y todos los demás costos que vienen como staff, viaje y catering, los eventos virtuales ofrecen una forma mucho más costo efectiva de conectar con tu audiencia (75% menos costoso, para ser exactos).

Ahorrar tiempo: Hay mucho menos que pensar cuando se trata de eventos virtuales. Las dos prioridades principales son el contenido y cómo vas a brindar una experiencia inigualable a tus asistentes al usar la tecnología correcta.

Flexibilidad: Más allá de los confines del venue, los eventos virtuales ofrecen mucha más flexibilidad. Sin importar que tipo de evento estés organizando, tendrás la opción de contenido pregrabado o en vivo, diferentes herramientas de engagement, y diferentes opciones de lenguaje, por nombrar unas pocas.

Sostenibilidad: La huella de carbono de un evento virtual es comparativamente mucho menor a la de un evento físico. No se necesita viajar y no hay pérdidas del catering y las impresiones que encontrarás en un venue.

Medir los datos de forma eficiente: Al poder monitorear las sesiones más populares, donde se sintieron más atraídos los asistentes, y cuanto tiempo se quedaron los asistentes en cada sesión, los eventos virtuales hacen mucho más fácil medir estos datos.

Las tres diferencias principales entre los eventos físicos y virtuales

No hay sorpresas aquí, pero los ambientes virtuales y físicos tienen un gran impacto en el resultado final del evento. Es por esto que los eventos físicos siempre van a ser mejores para el networking y el engagement, mientras que los eventos virtuales serán mejor para el contenido. Para ayudarte a entender esto mejor, aquí tienes las tres diferencias principales entre los eventos físicos y los eventos virtuales.

El timeline: Un evento en persona siempre tendrá un timeline estructurado y lineal. Usualmente, un evento face-to-face puede durar de uno a varios días, con múltiples dinámicas como mesas redondas, discursos keynote, talleres y sesiones de networking. Estas dinámicas usualmente toman el día entero. 

Un evento online, sin embargo, no requiere un timeline linear. Puedes tener un evento de una hora o un evento online de tres días, con una charla keynote por día. Mientras que el evento cara-a-cara gira en torno a una agenda y mantiene a los asistentes entretenidos desde la mañana hasta la noche, los eventos online son menos estructurados. 

El venue: Cualquier venue físico tiene que ser organizado en un venue. Pero este no es el caso para los eventos online. Este elemento provee un cierto grado de flexibilidad. Solo piensalo: para asistir a tu evento, la gente tendrá que viajar de diferentes países o ciudades. El venue está físicamente condicionado, lo que significa que el espacio es un componente importante.

El alcance de tu evento está limitado al espacio en sí mismo, dado que los venues solo pueden acomodar a un número limitado de asistentes. Los eventos online, sin embargo, no tienen límite. Las plataformas online te permiten alcanzar una audiencia internacional y conectar con gente de todo el mundo. 

Experiencia: Con los eventos en vivo, tienes una experiencia física. Tienes que viajar, ir al venue, disfrutar un día entero planeado. Tus sentidos se involucran en la experiencia, y estás dedicado a aprender tanto como puedas a lo largo del día. 

Durante los eventos online, sin embargo, no puedes mantener a una persona concentrada en la pantalla de su laptop o smartphone durante un día entero. Claro, puedes organizar un evento online de 10 horas en un día, pero es muy probable que tus asistentes se desconecten (física o mentalmente) después de una o dos horas.

Cuando se realizan eventos online, es importante considerar los comportamientos online de las personas. Durante los eventos en persona, la gente perderá la atención a veces y empezarán a mirar las redes sociales. Cuando se atiende a un evento online, sin embargo, es un millón de veces más fácil distraerse o simplemente apagar el computador. Así que querrás encontrar formas para que tu evento sea tan atractivo como sea posible. 

Los cuatro componentes de un evento virtual

Como ya has visto, el ADN de un evento virtual es inherentemente diferente al de su contraparte física y esto tiene mucho que decir acerca de cuáles deben ser tus prioridades. Aquí tienes las cuatros áreas en las que más necesitas pensar:

Promoción

Los eventos virtuales logran llegar a una audiencia más grande, pero sin la promoción adecuada nunca va a suceder. Piensa acerca de los diferentes elementos que pueden ser usados para promocionar el evento (ahí muchísimos aquí), como la landing page, las redes sociales, las campañas de emails, para nombrar algunas. 

Contenido

Los eventos virtuales giran en torno al contenido. Para ser más específicos, consisten en brindar variedad y agregar valor al asistente. Esta es la prioridad principal para cada sesión en tu evento. Hay mucho que pensar acerca de los speakers y qué contenido valioso pueden traer a tu evento.

Engagement

Sin la interacción humana, los eventos virtuales requieren que pensemos outside of the box cuando se trata de engagement. Esto significa poner mucho énfasis en herramientas como chats en vivo, encuestas, y quizzes para atraer a los asistentes y evitar que se distraigan con lo mucho que hay por ahí. 

Tecnología

La tecnología no solo une todos los componentes de un evento virtual, sino que también hace la diferencia entre un evento de baja y alta calidad. Desde la landing page hasta el streaming y el tracking de los datos, la tecnología es lo que hace que los eventos virtuales sean posibles. 

Logística

Los componentes de un evento virtual tienen mucho que decir sobre cómo se ejecuta un evento virtual. Aquí tienes las principales áreas en las que necesitas distribuir tu atención cuando se planea la logística de tu evento virtual. 

Pre-evento

Landing page: La landing page de un evento virtual está específicamente diseñada para que tus visitantes se registren en tu evento. Esta necesita estar bien diseñada con mensajes y branding  poderosos, lo cuál también incluye cualquier información clave respecto al evento. 

Registros: Para convertir a los contactos en asistentes, necesitas un proceso de registro confiable y robusto. Este no debe durar más de 5 minutos y solo requerirá que los asistentes introduzcan datos básicos como nombre, dirección de correo electrónico, información de facturación y preferencias. 

Recaudo de pagos: Si estás monetizando tu evento, querrás tener múltiples opciones de pago, es decir, tarjetas de crédito y débito, junto con otros medios de pago como PayPal y Google Pay.

Campañas de email: El email es la forma más fácil de comunicarte con tus asistentes. Brinda una gran plataforma para promocionar tu evento, educar a tus asistentes, responder sus preguntas, y brindarles la información correcta.

Durante el evento

Equipos: Tener el equipo adecuado asegura que estarás entregando  contenido de alta calidad durante todo el evento. Cada pieza de tecnología como cámaras, micrófonos, y computadores necesita funcionar robustamente. 

Escenario virtual: El escenario virtual es donde todas las grandes conversaciones toman lugar; esto puede ser en forma de keynote, lanzamiento de productos, o entrevistas. Para los asistentes, se trata de absorber contenido de valor en un formato “one-to-many”. 

Sala virtual: Un lugar donde todos los participantes pueden conectarse a una sala virtual por medio de ventanas de chat y video en vivo, esto le permite a los asistentes sentir aspectos familiares de los espacios del evento a través de un ambiente virtual. 

Networking virtual: El Networking es una parte clave de cualquier evento, así que asegúrate de darles suficiente tiempo a tus asistentes para mezclarse. Esto le permite a tus asistentes participar en chats en tiempo real y discusiones por medio de salas de reuniones virtuales y sesiones breakout. 

Chat: El chat en vivo le brinda un espacio a la gente para interactuar, compartir sus pensamientos y discutir sobre el evento en tiempo real. Para hacer que sea un éxito real, asegúrate de añadir moderadores que faciliten la conversación.

Sesiones pregrabadas y en vivo: Ofrece contenido variado al tener ambos tipos de contenido disponible. El contenido pregrabado te ahorra tiempo antes del evento mientras que el contenido en vivo es mucho más atractivo, lo cuál funciona perfectamente para las keynotes.

Integraciones tecnológicas: Es importante identificar qué tecnologías vas a usar para las diferentes partes de tus eventos y cómo serán integradas para realizar un evento impecable. 

Herramientas de Engagement: Encuestas en vivo, quizzes, y otras herramientas también son parte clave la experiencia del asistente virtual. Sin la interacción humana, estas herramientas serán la principal fuente de engagement de tu evento virtual. 

Post-evento

Encuestas online: Es difícil decir con exactitud cómo se desarrolló tu evento sin pedir feedback a las personas que asistieron. Es por eso que siempre deberías enviar una encuesta inmediatamente del evento. Esto te dará insights para tus futuros eventos. 

Reutilizar tu contenido: Para asegurar que los asistentes sigan conectado con tu marca mucho después del evento, asegúrate de reutilizar todo el contenido que has reunido. Este podría ser en forma de una nueva serie de videos o podcast con fragmentos de tus keynotes. 

Secuencias de email: Para construir una relación más fuerte con tus asistentes, combina todo el contenido reusado en una secuencia de emails para que puedas continuar conectando con ellos y nutriendolos. 

Componentes tecnológicos 

Realizar un evento de la A a las Z requiere de múltiples tecnologías, a continuación están las piezas más importantes para realizar eventos virtuales.

  • Website builders: Tu website marca el tono del evento y le da a los asistentes potenciales una primera impresión de este. Por esta razón, necesita ser profesional y muy bien hecho. Cualquier sitio web necesita incluir logística y comunicar el valor del evento. 
  • Software de registro: Para asegurar un registro impecable, querrás encontrar una herramienta que le permita a tus asistentes registrarse, subir información personal y realizar pagos (si es necesario). Este proceso necesita ser amigable con el usuario e intuitivo, sin complicaciones.
  • Herramientas de marketing de emails: Para promocionar tu evento y comunicarte con tus contactos, querrás usar una herramienta de marketing de emails. Al enviar emails personalizados y de marca, tendrás mucho más control en términos tanto de alcance, como de tracking de tus metas clave.
  • Software de streaming en vivo: Keynotes, Q&As y todas tus otras sesiones ‘one-to-many’ necesitarán ser transmitidas a tu audiencia usando plataformas de streaming en vivo. Para tus asistentes, se trata más de absorber contenido y no tanto de interactuar.
  • Plataformas web: Para las sesiones más interactivas y colaborativas como sesiones breakout, talleres y entrevistas, usar una plataforma webinar puede ofrecer elementos visuales como diapositivas, encuestas y tableros. 
  • Herramientas de engagement: Para mantener enfocados a tus asistentes durante el evento, necesitarás añadir herramientas de engagement como encuestas en vivo y quizzes. Aquí, vale la pena considerar el setup y si los asistentes necesitan descargar algo antes del evento.
  • Software de planeación de eventos: Este integra todas las diferentes tecnologías que hemos mencionado, te brinda una plataforma donde puedes monitorear los datos, agilizar la planeación y ofrecer a los asistentes una experiencia de invitado más robusta.

¿Cómo abarcar la tecnología de un evento virtual?

Así que como puedes ver, todas las tecnologías que hemos mencionado representan los diferentes componentes de un evento virtual. Ya sean builders de sitios web o un software de streaming en vivo y herramientas de chat, la tecnología detrás de cada herramienta es la que hace posible el evento.

Por esta razón, si quieres tener un evento que funcione bien no puedes elegir – querrás tener cada una de estas tecnologías integradas en el stack tecnológico de tu evento virtual. Así es como puedes hacerlo:

Opción 1: Construir tu evento virtual desde cero 

Esto significa que construir tu evento desde el principio conectando con múltiples proveedores durante cada etapa del ciclo de vida del evento virtual. Este es definitivamente, un método para marketers de eventos con mucha experiencia que quiere crear sus propios eventos adaptados a sus necesidades específicas. 

Para darte una idea de qué tecnologías querrás usar, el primer paso en este enfoque siempre será microdiseccionar el evento para poder trazar un método. Una vez que lo has hecho, necesitarás identificar a tus proveedores para cada componente del evento, asegurando que estos sean totalmente compatibles y se integren bien con el otro.

Opción 2: Usar una plataforma virtual de eventos todo-en-uno

La opción más directa es usar una plataforma de eventos virtuales todo-en-uno, como Eventtia. Esta le dará a tu evento virtual la consistencia que necesita, ya que, ofrece un lugar donde todas las diferentes tecnologías pueden ser integradas en una sola plataforma.

Esto te va a ahorrar mucho tiempo, especialmente si estás administrando muchos eventos. 

Esta te brindará la estructura que se necesita y hará que el proceso de planeación sea mucho más directo. Todo esto permitirá que ahorres mucho tiempo en el proceso.

Ya no tendrás que planear el evento, crear múltiples cuentas y asegurarte de que funcionen, porque la plataforma todo-en-uno hace todo esto por ti.

Objetivos y estrategias de los eventos virtuales

Tu estrategia para un evento virtual es exactamente lo que te prepara para tener éxito en el futuro. Es el framework que toma las decisiones y determina las acciones, asegurando que todo lo que hagas esté bien alineado con tus intenciones iniciales.

En otras palabras, es el plan maestro que seguirás cuando planees tu evento. Esto es lo que te va a ayudar a estar enfocado, a perder tiempo en cosas que no importan y asegurar que diseñes acciones que están exclusivamente en función de tus metas. 

Aquí tienes cinco elementos para tu estrategía de eventos virtuales: 

  • Alínea tu estrategia de eventos virtuales con tus objetivos de negocio

Sin importar las diferentes razones para organizar eventos virtuales, si estas no están alineadas con los objetivos generales del negocio, entonces no podrás cosechar los frutos. Es por esto que la regla número uno siempre debe ser identificar qué es lo que quieres lograr y aún más importante, si esto va a tener un impacto positivo en los objetivos de tu negocio.

  • Identifica tu audiencia objetivo y identifica los retos más grandes 

Entre más conozcas a tus asistentes, más valor podrás crear al diseñar un evento específicamente diseñado en función de sus necesidades. Serás capaz de responder a los más grandes desafíos que estés enfrentando y con esto, estarás creando eventos virtuales relevantes que van a despertar el interés de tus asistentes.

  • Decide la estructura, el formato y el branding para tus eventos virtuales

Es vital conectar los puntos entre el alcance de los objetivos y los detalles más específicos, ya que esto es lo que te dará la estructura, el formato y el branding. Ten siempre un entendimiento claro de como quieres que se vean tus eventos virtuales y qué los va a diferencia de los demás.

  • Define la frecuencia y la promoción de sus eventos virtuales

¿Tu evento va a ser uno único o tienes planeado organizar una serie de eventos? La respuesta a esta pregunta determinará qué tanto tiempo y esfuerzo dedicarás a la planeación y hacia dónde debes desviar la atención. También es importante tener en cuenta tus propias capacidades y qué tan grande es tu departamento de marketing.

  • Identifica los KPIs que quieres monitorear y el ROI que esperas de la estrategía de tus eventos virtuales

Cuando planeas un evento virtual, es fundamental tener en cuenta los KPIs junto con el ROI. Hazte preguntas como: ¿Quieres enfocarte en construir awareness de marca o aumentar el recaudo de ventas? O, si decides enfocarte en el ingreso de las ventas, ¿Quieres generar leads o generar valor en el pipeline?.

Planeando tu primer evento virtual 

El objetivo número uno de cualquier evento virtual siempre debería ser asegurar un evento de alta calidad para tus asistentes. Pero, ¿cómo lo haces?, y, ¿cuáles son algunas de las cosas que deberías considerar para hacer que suceda cuando estés organizando tu primer evento virtual?. Aquí tienes algunos elemento que querrás discutir con tu equipo: 

  • Identifica el perfil de asistente virtual

Define la audiencia de tu evento online de la misma manera en la que definirías un buyer específico y un perfil de asistente en tus primeros eventos in-situ. Al saber quienes son tus asistentes virtuales, podrás llegar con contenido relevante y desarrollar un programa que se ajuste a sus necesidades, lo que a su vez te dará una buena tasa de asistencia virtual.

  • Diseñar una mejor experiencia en engagement 

La mejor forma de mantener la atención de la gente durante los eventos online es creando una estrategia clara de engagement. Realiza encuestas o quizzes y asegúrate de romper la monotonía. Todas estas pequeñas tácticas harán que la gente ponga más atención a tu evento online y tenga una mejor experiencia del evento. 

  • Dale a tus asistentes virtuales la oportunidad de conectar

Para garantizar una experiencia de alta calidad, usa una  plataforma de eventos virtuales con una herramienta de networking virtual. Con las herramientas correctas, tus invitados podrán interactuar entre ellos e incluso programar reuniones uno-a-uno en salas de networking. Esto añadirá valor a tu evento y mejorará la experiencia. 

  • Diseña experiencias de marca virtuales inolvidables

Darles a los asistentes una experiencia de marca virtual inolvidable depende de las características de tu marca y tus productos o servicios. Por ejemplo, si eres una compañía que produce bebidas alcohólicas, puedes realizar una clase de cocktail online. La clave es pensar cómo puedes transformar la autenticidad de tu marca en una experiencia online emocionante.

  • Continúa agregando valor después del evento 

Hay muchas formas de reusar, mejorar y “re-empaquetar” el contenido de tu evento online para seguir consiguiendo leds y produciendo valor. Puedes crear una serie de videos que contenga insights importantes de tus speakers o puedes crear un ebook. Lo que sea que decidas, siempre habrá una cantidad de oportunidades para seguir creando valor mucho después de que el evento termine.

Engagement del asistente virtual

El mundo online está lleno de distracciones. Ya sea responder emails, navegar en Facebook, o ver videos en Youtube, todas estas distracciones están a tan solo un click.

Es comprensible, pues, que los eventos virtuales tengan mucha competencia y como resultado, muchos de nosotros nos preguntamos, “realmente es posible mantener a los asistentes enfocados en los eventos virtuales?”. La respuesta es sí, y aquí tienes algunos tips para lograrlo: 

Haz muchas preguntas

Necesitas comunicarte con tus asistentes y hazlos sentir como si estuvieran ahí en el evento contigo. Hazles muchas preguntas, y no, no necesitan ser complicadas. ¿qué piensas?, ¿qué te gustaría hacer?, ¿cómo cambiarías esto?. Solo asegúrate de que sean preguntas abiertas que fomenten el pensamiento crítico y activen la participación entre tus asistentes.

Anima a los asistentes a hacer preguntas y leer esas preguntas

La mejor forma de lograrlo es, a través, de una herramienta de chat en vivo que debería acompañar casi todas las sesiones de tu evento. A sacar el máximo provecho de esto, asegúrate de tener moderadores que puedan guiar la conversación, de esta forma, podrás estar seguro de que los asistentes aprovecharán al máximo la sesión en la que están participando.  

Hazlo interactivo

La tecnología es literalmente el todo y el fin de un evento virtual, y aún mejor, es una gran herramienta para fomentar la participación y el engagement. Encuestas, chats, y quizzes son solo algunas de las formas en las que puedes romper las barreras entre ti y tu audiencia. Lo mejor que que todas estas herramientas interactivas te darán los mejores resultados en tiempo real.

Hazlo divertido

Agregar elementos divertidos durante todo el evento es una forma segura de impulsar el engagement. De nuevo, hay muchas opciones. La más popular es la “gamification” a través de técnicas como trivia, quizzes, y contenido. Para llevar esto un paso más allá, también puedes incluir premios como una forma de motivar la participación.

Ten varios breaks y sesiones muy cortas

Para acomodarse a los spans de atención de tus asistentes, crea contenidos de tamaño reducido. La simplicidad es la clave aquí, así que ve a la agenda de tu evento e identifica como puedes entregar tu contenido en “trozos” digeribles. Podría ser compartir un mensaje clave por slide en una presentación u ofreciendo una experiencia en vivo a tus asistentes.

Networking virtual

El networking virtual le permite a tus asistentes conectarse en chats en tiempo real y en discusiones en salas de reuniones virtuales o en sesiones breakout, a lo largo del evento. Esto les da la oportunidad a los asistentes de crear conexiones más cercanas, al ponerlos en frente de personas con ideas afines. Para entender cómo funciona, aquí tienes cinco características del networking virtual: 

  • Para asistir necesitas cumplir con los criterios

El networking online consiste en crear oportunidades para que los asistentes conozcan a otras personas con intereses similares. Al hacerlo, los participantes pueden aprovechar mucho más sus reuniones y estar tranquilos al estar participando en reuniones de alta calidad que van a ser beneficiosas para todas las partes involucradas.

  • Se realiza durante el evento online

El networking es uno de muchos componentes que forman un evento online. Es por eso que cuando lo añades a la agenda con keynotes, sesiones breakout, y otras sesiones, estás creando la experiencia completa para tus asistentes.

  • Asegura una conexión entre la demanda y la oferta

El networking online asegura que los asistentes correctos se están reuniendo entre ellos. Esto se hace con perfiles de networking que los asistentes llenan antes del evento, lo que a su vez agiliza el proceso de reunión y asegura que los asistentes no pierdan su tiempo al hablar con la gente equivocada.

  • Viene como una secuencia de reuniones one-to-one durante una franja de tiempo específico

El aspecto final que vale la pena mencionar, es que el networking online está compuesto de múltiples reuniones o sesiones durante una franja de tiempo específico. Normalmente esta se incluye en la agenda como una sesión breakout, para brindar un poco de variedad respecto a todo el otro contenido.

Mejores prácticas para tus datos

Toda la tecnología que viene con los eventos virtuales, significa que tendrás más acceso a tus datos que nunca antes, brindándote con insights extremadamente valiosos. Mejor aún, si ya estás acostumbrado a recolectar datos en eventos previos, entonces esto será muy familiar para ti, con la única diferencia que sucede durante el evento.

Antes del evento

Hacer seguimiento de tus métricas antes del evento no es realmente diferente. Las tasas de emails abiertos, el engagement en redes sociales, y los clicks son muy relevantes. Esto es lo que te dará una visión clara de quien está interesado en el evento, de si estás llegando a las personas correctas, y a nivel más general, qué tan efectiva es la estrategia de promoción. 

Durante el evento

Para tener un entendimiento real de qué es lo que está sucediendo, es importante usar toda la tecnología a tu disposición. En comparación con los eventos en vivo, esta hace que monitorear el engagement sea significativamente más fácil, porque puedes ver cuántas personas están asistiendo a las sesiones y por cuánto tiempo. Además, puede usar herramientas como quizzes en vivo, Q&As y encuestas para recolectar feedback sobre el contenido en tiempo real.

Después del evento

Lo primero que debes hacer después del evento es enviar una encuesta a tus asistentes. Combinando esto con toda la información que has recolectado durante el evento, tendrás un claro entendimiento de qué aspectos debes mejorar en tu próximo evento y cómo puedes reforzarse de cara al futuro. 

Puntos claves

El marketing de eventos está dejando de ser lo que conocemos y viene con nuevas oportunidades. Ya hemos visto cómo los eventos virtuales pueden ser una gran forma de conectar y comunicar con audiencias globales.

  • Debido a que cada vez son más las compañías que empiezan a implementar eventos virtuales, es importante diferenciarte de los demás.
  • No te lances hacia los eventos virtuales sin investigar. Identifica qué tipo de evento virtual quieres realizar y aún más importante, asegúrate de que se ajuste bien a los intereses de tus asistentes.
  • Sin la tecnología correcta, tu contenido nunca va a poder ser entregado con su máximo potencial. Es por esto que, necesitas asegurarte de tener un claro entendimiento de cómo funciona cada componente y de qué aporta.
  • Es importante entender que un evento virtual nunca va a poder replicar un evento físico. Esto significa que necesitas dedicar tiempo a pensar en el engagement y en el networking y en la mejor forma de trasladarlas a un entorno virtual.

Habla con uno de nuestros expertos en planificación de eventos para saber cómo Eventtia puede simplificar tus eventos.

Victoria Rudi
Marketing director
Con un máster en Gestión de Eventos y una gran seguidora de las tecnologías SaaS, Victoria es una maestra del contenido de eventos, produciendo información valiosa para el blog de Eventtia y más allá