Gestión de eventos

Plan de Eventos Híbridos: 7 pasos para realizar eventos exitosos

Victoria Rudi
May 27, 2022

Crear un plan de eventos híbridos es 2022 es un proceso esencial – la manera en que los eventos son realizados ahora, han cambiado drásticamente, y las compañías necesitan adaptarse.

El mundo ha pasado a moverse principalmente en línea – como resultado, la necesidad de eventos en persona ha caído drásticamente.

Pero la gente todavía quiere un grado de interacción cara-a-cara, por lo que hemos visto un crecimiento en las empresas y lugares que ofrecen eventos híbridos.

El crecimiento de este tipo de eventos combina aspectos de conferencias en persona y elementos virtuales de transmisiones en vivo.

Los eventos híbridos se han vuelto necesarios, debido a la gran mayoría de personas que pueden viajar a las conferencias.

Con las restricciones para salir del país, e incluso entre los estados al interior del país – llevar tu evento a los hogares de las personas y abastecer a las audiencias locales nunca había sido tan importante.

Las compañías y lugares de eventos también necesitan asegurar la continuidad del negocio – y es por esto por lo que los eventos híbridos se han vuelto una parte integral en su estrategia.

Entonces, ¿cómo organizas una conferencia, discusión o reunión híbrida? Necesitas empezar con un solido plan de eventos híbridos.

Cualquiera que sea el tamaño de tu evento, para que sea exitoso, necesitas identificar tus objetivos y comunicar la estrategia con tu equipo de eventos.

Subrayamos como crear un plan de eventos híbridos que te ayudará a brindar una exitosa conferencia.

  1. Proyecta y maneja tu plan de eventos híbridos
  2. Asigna metas a tu plan de eventos híbridos
  3. Usa mapas mentales en tu plan de eventos híbridos
  4. Alista managers para la planeación de eventos híbridos
  5. Planes ágiles de eventos híbridos
  6. Crea comunicación en los planes de eventos híbridos
  7. Incluye herramientas en tus planes de eventos híbridos

El primer paso para brindar un evento éxitoso es que lo veas como un proyecto que debes manejar.

Con eso en mente, deberías crear un plan de eventos híbridos. Observa que la comunicación visual se ha tornado más importante en mundo cada vez más remoto.

Quieres crear un documento completo donde el equipo, lugar y proveedores de eventos puedan consultar durante el proceso de planificación.

¿Qué incluye un plan de eventos? Aquí están los elementos más importantes:

  • Visión general de tu compañía
  • Alcance del evento
  • Planes de planta
  • Estructuras de asientos
  • Procedimientos de salud y seguridad
  • Fechas límites para las entregas
  • Presupuesto para el evento
  • Recursos No-monetarios
  • Equipo necesario
  • Campañas de mercadeo
  • Plan de crisis de comunicación

También puedes añadir elementos específicos cómo a qué proveedores contratará para el catering, luces y A/V.

Es importante agregar una sección de crisis de comunicación, como a continuación, en el ejemplo

Hybrid Event Plan 7 Steps for Delivering a Successful Event - EventtiaFuente: Venngage

Se necesita un plan de crisis en caso de que los lugares fallen, haya fallos de transmisión o aparezcan causas de fuerza mayor.

Crear un plan también es crucial porque el equipo de eventos no está compartiendo en oficinas –la mayor parte de ellos trabajan desde casa.

Alinearlos a todos cuando no están en el mismo espacio es un reto. Así que trabaja en tu plan de eventos híbridos antes de presentarlo a los clientes.

Si tu evento no tiene un objetivo, no es probable que sea éxitoso – así que necesitas incluir objetivos en tu plan de eventos híbrido.

Hay numerosos tipos de objetivos a los cuales apuntar:

  • Difusión de marca
  • Recaudo de fondos
  • Generación de Leads
  • Lanzamiento de productos
  • Generación de ingresos

Dependiendo de tu objetivo, puedes estructurar tu evento y tu plan

Establece los objetivos del evento usando el método de establecimiento de objetivos – SMART:

  • Ser Específico – Los objetivos de tu evento incluyen métricas específicas como, por ejemplo, el incremento de ganancias en un 8%, 30 registros diarios o la venta de 200 productos.
  • Ser Medido – Establecer objetivos específicos hace más fácil medir qué tan exitoso ha sido el evento y cuáles áreas necesitan ser mejoradas.
  • Ser Alcanzable – Si apuntas muy alto, podrías fallar en la consecución de tu objetivo, o estresar a tu equipo en el proceso de hacerlo. Se realista con tus expectativas y podrás construir un evento éxitoso.
  • Ser Relevante – Otra forma de que tus objetivos sean alcanzables es asegurándose de que sean relevantes para tu audiencia, tus clientes y tu negocio.
  • Ser Cronometrado – Si no estableces fechas límites, terminarás priorizando tareas más sencillas y perderás el foco en el panorama global. Establece líneas de tiempo para tu evento para que puedas crear objetivos alcanzables.

Aquí tienes un recordatorio visual de los objetivos SMART que puedes incluir en tu plan de eventos.

Hybrid Event Plan 7 Steps for Delivering a Successful Event - Eventtia-4Establecer objetivos puede tomar tiempo – pero una vez los has definido, te ayudará a crear un evento que proporcione lo que quieres.

Los mapas mentales son un proceso genial para enfocar los objetivos en tu plan de eventos híbridos. Son una herramienta que el equipo de eventos puede usar para delinear su objetivo para un evento y su proceso de ideación.

Mientras los mapas mentales pueden ser usados dentro del equipo interno para crear planes de eventos, no está de más involucrar a las partes interesadas externas, como los proveedores y sponsors.

Puedes usar un mapa mental para definir el proceso de tu evento – qué pasos se suceden orgánicamente y que tareas necesitan ser priorizadas.

Este es también una buena herramienta para definir un marco de trabajo para tu evento híbrido. Sabemos qué los eventos empiezan con una introducción y terminan con una conclusión, pero ¿qué cuál debería ser el contenido de estos?, ¿qué debería cubrir?

Las introducciones deberían incluir un ‘gracias’ a tus sponsors, breves biografías de los oradores, recordatorios que indiquen mantener los teléfonos apagados y los micrófonos silenciados.

Las conclusiones deberían cubrir agradecimientos a los sponsors, los invitados que atendieron, el equipo que trabajó detrás de la escena, y tal vez una recopilación de las discusiones.

Un mapa mental ayuda a desarrollar esas secciones, pero ayuda aún más cuando se planifica el esquema del cuerpo principal de la presentación

Tu evento tendrá un límite de tiempo y para asegurar que tus oradores puedan estar durante ese tiempo, puedes usar un mapa mental para cementar sus ideas o decidir cuales deberías descartar.

Para que un mapa mental funcione bien, se empieza con una idea primaria y luego se fragmenta en unos pocos puntos clave que necesitan ser profundizados.

Visualiza tu idea usando un creador de mapas conceptuales, como el ejemplo de estrategias de negocio a continuación.

Hybrid Event Plan 7 Steps for Delivering a Successful Event - Eventtia-2Fuente: Venngage

No es posible hacerlo todo en casa – cuanto más pronto se den cuenta de esto las organizaciones de eventos, mejor equipado estarán para dar una conferencia exitosa.

Algunas veces, es mejor esforzarse y contratar un mánager de eventos con experiencia.

Un manager de eventos trae la experticia en el campo de tu evento. Estos, también tienen habilidades de liderazgo y están cómodos supervisando operaciones de trabajo.

Los managers de eventos pueden manejar proveedores, tener las fechas límites en cuenta, y facilitar la comunicación entre varias partes.

Pero un manager de eventos externo no puede estar al tanto de todos los demás trabajos en tu compañía.

Estos podrían hacer peticiones, para los cuales tu equipo podría no estar preparado.

Las compañías pueden trabajar con un manager para ensamblar un equipo con la experticia para crea un evento memorable.

Puedes encontrar a estos miembros del equipo dentro de tus filas. Las personas tienen una multitud de habilidades – envía un memorándum interno con la descripción del rol y los requisitos.

Aquellos que tengan las habilidades necesarias darán un paso adelante, pero los managers deben recordar que trabajar en un evento es una responsabilidad adicional.

No es razonable pedir a los empleados que continúen con su trabajo usual además de trabajar para el evento. Se consciente de esto antes de pedirle a la gente que se encargue de nuevas obligaciones.

Un manejo de proyectos ágil se ha convertido en un pilar en los últimos años – es un enfoque que funciona bien en el mundo de los eventos.

De acuerdo al enfoque de agilidad, las compañías crean un ambiente de equipo colaborativo e implementan el software adecuado para mejorar hábitos de trabajo.

En otras palabras, la gestión ágil propone los siguientes métodos:

Construir un ambiente de trabajo motivacional para los equipos de eventos.

  • Crear un entorno de trabajo colaborativo
  • Facilitar la comunicación clara y regular
  • Permitir que los miembros del equipo ideen y conceptualicen por si mismos
  • Dar prioridad a la satisfacción del consumidor
  • Invertir en las herramientas adecuadas para obtener resultados
  • Crear equipos de trabajo que se adapten al cambio
  • Crear sistemas para medir éxitos y fallos

Este es un gran método para entregar buenos eventos de forma consistente y para construir equipos que puedan sostener el éxito a largo plazo.

Usando la guía establecida por el enfoque ágil, podrás construir sistemas para varios tipos de eventos, dejando así espacio para el crecimiento y el aprendizaje.

Lo mejor de la gestión ágil de sistemas es que da cuenta de cambios en las métricas, ofertas y modelos de la compañía.

Lo hace, por medio, de la creación de entornos autónomos para que los equipos de eventos aprendan y sean más creativos, mediante la experimentación y el crecimiento.

No importa el tamaño de un evento, hay muchas partes y gente involucrada, la comunicación puede fallar en el camino.

Por lo anterior, un plan de eventos híbridos debe priorizar cómo, por qué y cuándo deben ser manejadas las comunicaciones, como en el ejemplo a continuación.

Hybrid Event Plan 7 Steps for Delivering a Successful Event - Eventtia-1Fuente: Venngage

Necesitas incluir una sección qué explique cómo fluye la comunicación y cómo tener retroalimentación de los miembros del equipo y las partes interesadas.

La comunicación entre el equipo del evento, los managers y las partes interesadas debe ir en ambos sentidos. Si los managers no escuchan a su equipo, estos no sabrán que obstáculos enfrentan.

Programar reuniones regulares con tu equipo y managers para compartir avances. Es mejor planear una agenda antes de que la reunión comience para no estar divagando.

También, hay que tratar de no realizar demasiadas reuniones – estas pueden interferir en el horario de trabajo de las personas y desmotivarlos.

Definir las herramientas que usarás en tu plan de eventos híbrido. Podrías usar una variedad de software para mantener los equipos de marketing y eventos alineados, tales como:

  • Software de planificación de anuncios
  • Herramientas de manejo de presupuesto
  • Herramientas de gestion de Catering
  • Herramientas de chat para equipos
  • Software de manejo de eventos
  • Google docs y sheets
  • Software de transmisiones en vivo
  • Software de proyectos colaborativos
  • Herramientas de gestion de ingresos
  • Herramientas SEO 
  • Herramientas de Análitica Social
  • Software de venta de entradas
  • Herramientas de Heatmaps Web

Estas son muchas herramientas, pero muchas de ellas son esenciales para entregar un gran evento híbrido.

Tu plan debería perfilar algún entrenamiento requerido – así como cuánto tiempo y recursos serán necesarios para completar este entrenamiento

Las herramientas ayudan a asegurar que los equipos no incumplirán las fechas límites de entrega, a que no haya malentendidos entre los empleados y a que la audiencia experimente un evento maravilloso.

Conclusion: Un plan de eventos hibrido mantiene un equipo alineado y enfocado

Estos siete pasos te ayudarán a entregar un evento que impulsará las ganancias y el conocimiento de la marca, sin importar el tamaño de tu equipo o evento.

Recapitulemos los puntos clave tratados:

  • Proyecta la gestion del manejo de eventos
  • Establece los objetivos del evento
  • Usa un mapa mental para conceptualizer tu evento
  • Contrata un manager de eventos
  • Usa el enfoque de ágilidad para la gestión de eventos
  • Comunicate regular y abiertamente
  • Invierte en herramientas y software de eventos

Ahora tienes los medios para crear un evento que tus consumidores disfrutarán y que te ayudará a alcanzar tus metas.

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Victoria Rudi
Marketing director
Con un máster en Gestión de Eventos y una gran seguidora de las tecnologías SaaS, Victoria es una maestra del contenido de eventos, produciendo información valiosa para el blog de Eventtia y más allá

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