Planeación de eventos

Plataforma de Eventos vs Plataforma de Streaming: ¿Cuál es mejor para organizar mi evento virtual?

Victoria Rudi
March 24, 2022

Cuando se organizan eventos, contar con  el entorno digital correcto en función de las necesidades únicas de la marca, es crucial para el éxito. Pero con el rango de opciones que hay disponibles allí afuera, puede ser muy retador escoger el mejor para ti.

Sitios de streaming como YouTube u otras redes sociales son grandiosos para “marketers” novatos o para aquellos que ya tienen audiencias dedicadas en estos canales. Pero muchos planeadores necesitan una plataforma tecnológica de eventos que se adapte mejor a sus necesidades. En este artículo, analizaremos algunos  pros y contras de las plataformas de eventos y streamings que te ayudarán a saber cual necesitas para tu próximo evento. 

Plataformas de eventos vs plataformas de streaming en vivo

Una plataforma de eventos es un espacio online donde los organizadores y planeadores pueden planear, organizar, comercializar, y organizar eventos online. Estas plataformas son flexibles y cuentan con un rango de funciones que facilitan la venta de entradas y organizan todas las funciones digitales como chats en vivo,video y otras oportunidades de networking. La principal función de una plataforma de eventos, incluye estrategias de marketing y promoción como el branding de eventos, integración de redes sociales, venta de entradas online, etcétera. 

Por otra parte, las plataformas de streaming en vivo son populares porque son fáciles de usar y te permiten comunicarte directamente con la audiencia en lugar de hacerte crear una cuenta por separado en diferentes plataformas de eventos. Las plataformas de streaming en vivo también abren las puertas a interactuar con una mayor audiencia, puesto que, plataformas como Facebook, Youtube e Instagram Live están disponibles a nivel mundial.

Pros y contras de usar una plataforma de eventos 

Los siguientes son algunos de los beneficios y desventajas del marketing en una plataforma de eventos online:

Pro: Integraciones con el negocio

Con una plataforma todo en uno, es posible que puedas integrar la plataforma con el sistema de Customer Relationship Management (CRM) de tu compañía, permitiendote optimizar el proyecto del evento, ser más costo-eficiente, y remover el estrés de tener que probar múltiples plataformas. También puedes ver un rango de métricas de marketing, a través de los dashboards que ofrecen información esencial sobre el ROI, los clientes y los sponsors.

Pro: Una plataforma todo-en-uno

Una ventaja significativa de usar una plataforma de eventos para organizar tu evento es la cantidad de herramientas que incluye. Por ejemplo, con la sincronización automatizada, los organizadores de eventos pueden conseguir leads, conectar con sus audiencias a través de integraciones con las redes sociales, e incluso conectar con otras compañías. 

Cada etapa de la planeación y ejecución del evento debe ser fluida, desde el marketing hasta el registro. Podrías necesitar una plataforma que integre todo esto en uno, incluyendo el manejo de la venta de entradas. Si no cuentas con una solución todo-en-uno, asegúrate de buscar un software de pago que incluya herramientas importantes como, compatibilidad en diferentes plataformas y templates de marca personalizados para tus eventos. 

Contra: No hay backup

Es genial tener una plataforma todo-en-uno, pero la desventaja recae en que depende de ti solucionar cualquier tipo de inconveniente técnico o daño en el sistema. Si no lo arreglas a tiempo, esto puede reducir la satisfacción del usuario y alejar a tu audiencia de futuros eventos.

Además, una vez que el evento finalice, este se habrá ido. No tendrás ningún sistema de backup. Antes de escoger una plataforma de eventos, asegúrate de que esta cuente con un plan de contingencia para estos casos. 

Pros y contras de usar una plataforma de streaming en vivo

Las plataformas de streaming como Youtube y Discord se están haciendo cada vez más populares. Especialmente durante la pandemia, cuando más personas se cambiaron a la interacción online, las compañías vieron la necesidad de organizar eventos online accesibles a todo el mundo. Hay muchos beneficios de usar plataformas de streaming online: 

Pro: Son ampliamente accesible

Las plataformas de streaming están disponibles para la población global, y los espectadores pueden participar en eventos online sin tener una cuenta en estas plataformas. De esta manera, el evento en vivo puede ganar mucho alcance, lo cual es excelente para el marketing. Además, los espectadores pueden dejar comentarios e incluso ver el video después de que este finalice, en lugar de verlo en tiempo real. 

Pro: Son convenientes de usar

Las plataformas de streaming son fáciles de operar. Una vez que tu evento en vivo esté listo para salir al aire, todo lo que tienes que hacer es transmitir el contenido a los espectadores. Podría haber algunas herramientas adicionales a considerar, como permitir que se hagan comentarios públicos o aspectos de “solo con invitación” de la tecnología de eventos. Pero estas plataformas de streaming generalmente son bastante user-friendly para los usuarios no técnicos. 

Pro: Monitoreo de análitica

Muchos servicios profesionales de streaming permiten a los usuarios utilizar herramientas de monitoreo análitico para evaluar el resultado de un evento. El número de espectadores que asistieron al evento, el número de comentarios, y el número de personas que dejaron el evento a medio camino, son todas métricas importantes que te ayudarán a evaluar lo que tus clientes quieren de ti y a mejorar los futuros eventos de tu compañía. 

Contra: La dificultad para integrarse con redes sociales

Cuando tu contenido está esparcido en múltiples plataformas, es importante asegurar que este, esté propiamente integrado para que tus datos se sincronicen y operen de forma impecable. Puedes usar una plataforma adicional para integrar los plug-ins de las redes sociales; sin embargo, esto te costará esfuerzo y tiempo extra. Las plataformas de streaming no harán todo esto por ti, de la forma en que lo hacen las plataformas de eventos todo-en-uno.

¿Qué plataforma deberías escoger?

El tipo de plataforma que deseas depende de ciertos objetivos individuales. Por eso es esencial saber cuáles son tus objetivos a la hora de acoger un evento y el plan que deseas buscar. Así mismo, averigua si las sesiones pasadas alcanzaron el resultado esperado antes de moverse a tu nuevo evento. 

También es importante considerar el tipo de evento que planeas acoger. Por ejemplo, algunos eventos virtuales requieren de una serie de tecnologías, mientras otros exigen una plataforma de todo-en-uno para una experiencia más inmersiva y creativa. Si estás planeando una experiencia larga o en desarrollo, una plataforma de eventos puede ajustarse mejor.

Otra cosa para considerar es la calidad del streaming. Si realizas eventos corporativos de gran escala, busca un estándar de streaming de alta calidad dotará de credibilidad y  autoridad a tu evento. Posibles ralentizaciones o violaciones de seguridad no redundarán en el bien de tu evento.  

Tu presupuesto es también un factor significativo a la hora de escoger la plataforma correcta. Para tu website cuentas con servidores web gratuitos y pagos, pero un servidor gratis puede no ser lo mejor si estás esperando mucho tráfico o tienes preocupaciones frente a la seguridad. El especialista de marketing online y desarrollador web Nathan Finch de Best Web Hosting Australia aconseja evitar los servidores gratuitos para tu evento: 

“Estas opciones suelen usar un IP compartido, lo cual es extremadamente fácil de hackear y tiene una alta posibilidad de ser atacado”, anota Finch. “Tu website estará alojado en los mismos servidores que los blogs que Google a veces identifica con spam. Aunque puede ser barato, serán lentos, con largos tiempos de servicio caído, y pobre servicio al cliente”.

Finalmente, considera la compatibilidad móvil. Hay una fuerte posibilidad de que a tu audiencia le gustaría la opción de ver tu evento desde sus smartphones y tablets y no desde sus laptops. Por eso es vital escoger una plataforma de live streaming que sea compatible con dispositivos móviles. 

Conclusión

Con entornos de trabajo híbridos en pleno auge, los eventos virtuales son el próximo gran canal para que las marcas se luzcan. Tanto las plataformas de eventos como de streaming tienen sus beneficios, así que haz tus averiguaciones para ver qué tipo corresponde mejor a tu evento. Ambas opciones pueden ser una valiosa adición para tu set de planeación de eventos, dependiendo de las necesidades de tu compañía.

Habla con uno de nuestros expertos en planificación de eventos para saber cómo Eventtia puede simplificar tus eventos.

Victoria Rudi
Marketing director
Con un máster en Gestión de Eventos y una gran seguidora de las tecnologías SaaS, Victoria es una maestra del contenido de eventos, produciendo información valiosa para el blog de Eventtia y más allá

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