Esto puede parecer tosco, pero planear eventos es un dolor autoinfligido. No, no estoy diciendo que los profesionales de eventos (o aquellos que por alguna razón gestionan eventos) sean masoquistas.
Pero la gran cantidad de dolor, tiempo, y esfuerzo que consagran a planear es el resultado de la ignorancia o de la falta de voluntad de mejorar el proceso.
Hay una cosa que los organizadores que no abrazaron la tecnología de eventos creen: que planear algo es una pesadilla.
Puede que incluso les oigas decir cosas como:
- “Crear un website de evento es un lujo, y solo puede hacerlo si tienes el tiempo o si contratas a alguien que lo haga por ti”.
- “Tenemos que recortar el presupuesto, así que olvídate de promocionar el evento”.
- “No hay forma de que pueda atraer asistentes de alta calidad.”
- “Usar hojas de cálculo de Excel y actualizarlas manualmente totalmente inevitable”.
- “¿Qué tipo de experiencias quiere que diseñe para los asistentes, si apenas tengo el tiempo y la energía de crear un formulario de registro?”
Una tarea (aka planear el evento) que debería estar bien estructurada y ser fácil de cumplir puede volverse rápido este tipo de peor enemigo de los planeadores.
¿Qué tal sobre ti?
¿Eres uno de esos planeadores?
¿Todavía crees que Google Forms es la mejor forma de registrar a tus asistentes, o que esas caóticas hojas de cálculo de Excel son la única forma de actualizar la información del evento?
Si es así, mira a tu alrededor, verifica tus listas de pendientes, evalúa tu nivel de estrés, y pregúntate a ti mismo: ¿Se supone que planear un evento debe de ser así de arduo y fatigoso?
Permíteme darte una pista: planear puede ser 1% transpiración y 99% creatividad (aka entretenimiento y experimentación).
“¿Cómo puede ser eso posible?”, te escucho decir.
Tiempo de considerar la tecnología de eventos
Entiendo tu romanticismo. De vez en vez, todos queremos regresar a tiempos en que las cosas eran menos complicadas.
Sin embargo, si deseas triunfar, ganar a tu competencia (planeando eventos asombrosos), y construir una verdadera tribu alrededor de tu (evento de) marca es hora de ponerse serios sobre volverse versado en tecnología y adoptar soluciones digitales REALES.
Usar Google Forms está bien, pero si quieres apostarlo todo y ser un verdadero profesional, deberías considerar adquirir buena tecnología de planeación.
Aquí por qué:
Razón #1. Está aquí para quedarse
Los profesionales ya no usan la tecnología de eventos solo para lucir elegantes. Se han adaptado a esta herramienta para mejorar su acción y sacar mayor provecho de su estrategia de planeación.
La tecnología de eventos no es una moda pasajera.
Es una disrupción que no solo permanecerá en la industria de eventos, también mejorará considerable y continuamente, haciendo la planeación mucho más fácil y orientada a los resultados.
Entonces, si piensas que todas estas soluciones digitales son una tendencia pasajera, piensa de nuevo.
Al no adaptarte a estas herramientas tan pronto como sea posible, estás perdiendo tiempo y dejando que otros vayan al frente en tu juego.
Razón #2. Tendrás todas tus herramientas de planeación en una caja
Incluso si todavía no estás usando un sistema profesional de planeación, estás probablemente al menos experimentando con diferentes apps o plataformas.
Ya sea que intentes una herramienta de ticketing o editor web, apuesto que encontrarás fatigantes las versiones de prueba y tener que crear múltiples cuentas (con contraseñas que no recordarás) para poder probar y disponer de más versiones gratis.
Todo esto reduce tu productividad, fragmente tu concentración, y disrumpe tu ritmo de trabajo.
Al adoptar un sistema de management de eventos, por el contrario, tendrás todas estas herramientas que necesitas en una sola caja.
De esta forma, no tendrás que crear múltiples cuentas y luego intentar integrar todas las apps o pequeñas herramientas digitales en un procedimiento de planeación coherente.
Razón #3. Mantendrá la estrategia de tu evento bien alineada
No tener tecnología de eventos puede hacer de la planeación algo extremadamente difícil, y resultar incluso en la pérdida de la vista general de la estrategia del evento.
Utilizar un sistema de eventos poderoso e integral te da la libertad de ajustar todos los indicadores y tus acciones de acuerdo a tus metas.
Adoptar tecnología de eventos es crucial para mejorar tu trabajo y volverte ágil en términos de acciones estratégicas.
Razón #4. Ahorrarás dinero, tiempo, estrés… ¿Acaso necesito continuar?
Tal vez estés pensando para ti mismo, “¿Cómo puedo ahorrar dinero si tengo que comprar tecnología de eventos?”
Es simple: solo piensa en todos los recursos desperdiciados que van a la planeación y actualización manual del evento.
Ahora piensa en usar software de management de eventos. La única cosa que tienes que hacer con el software de eventos es comprarlo una vez, instalar el sistema, y sentarte y relajarte y dejar que él haga todo el trabajo duro por ti.
Más aún, algunos paquetes de software te dejarán replicar o clonar los mismos parámetros de planeación para tus próximos eventos, ahorrándote dinero en recursos.
Aparte de eso, ahorrarás una tonelada de dinero y no estarás estresado cuando ejecutes tareas logísticas.
¡No tendrás que trabajar hasta tarde o los fines de semana!
Razón #5. Tendrás acceso a una interface inteligente
En nuestros días, la data es todo. Para tomar mejores decisiones, debes establecer diferentes KPIs, recoger información valiosa sobre tus asistentes y el evento, y consecuentemente evaluar la data y tomar decisiones.
Esto es imposible si estás planeando un evento manualmente.
Un buen sistema de management de eventos, por otro lado, puede dar acceso a una entera interface inteligente de la cual puedes extraer información significativa sobre tu desempeño y el éxito del evento.
Razón #6. Puede fortalecer la experiencia de tus usuarios
Te guste o no, los asistentes son los protagonistas de tu evento, y por eso han de ser el foco de tus esfuerzos de planeación.
Imagina qué tan difícil será su experiencia si les provees una página de evento poco amigable o un formulario de registro no funcional.
O, por ejemplo, cómo se sentirían si sus emails o preguntas quedaran sin responder y todas sus interacciones relacionadas con el evento fueran confusas y estresantes.
Obvio, no deseas que esto pase.
Una tecnología de eventos poderosa puede ayudarte a evitar todos estos momentos poco placenteros y de verdad mejorar el bienestar de tus asistentes, ofreciéndoles las mejores experiencias.
Razón #7. Automatiza… bueno, todo
¿Cuánto tiempo gastas actualizando manualmente tus hojas de cálculo? ¿Cuánto esfuerzo pones en modificar el programa del evento de acuerdo a los nuevos cambios? ¿Qué tan difícil es categorizar a tus asistentes a mano y en enviarles emails uno a uno?
Puedes evitar todos estos ajetreos simplemente usando un software de eventos de calidad, que te ayudará a automatizar y digitalizar absolutamente todo.
Razón #8. Ganarás completo control y autonomía sobre el evento
Una de las cosas que complica el proceso de planeación es depender de otra gente o proveedores; por ejemplo, escritores freelance y diseñadores de sitios web.
No hay necesidad de decirlo, existen excelentes profesionales que te pueden ayudar a construir sites asombrosos, pero también hay algunos “profesionales” irresponsables e improductivos.
Ahora imagina que debes tratar con un freelancer ineficiente.
Él o ella necesitan revisar cada detalle en particular (sin importar si es sobre la estructura o el contenido), y ejecutar a mano cada modificación que tu desees.
Hablando de situaciones estresantes.
Tu trabajo podría ser significativamente atrasado y perderás una buena cantidad de tiempo, dinero y paciencia.
Ahora imaginemos que estás usando una tecnología de eventos integral que te da completa autonomía para realizar fácilmente cuantos cambios desees y cuando desees en la página de tu evento.
¿No es eso un alivio?
No depender de terceros puede mejorar enormemente tu eficiente y darte tranquilidad que todo puede ser realizado al instante.
Razón #9. La calidad de tu evento se verá incrementada
¿Qué formulario de registro se ve más profesional: una torpe hoja de Google que no incluye un vínculo de pago o un formulario de registro bien diseñado que está directamente vinculado a la generación de facturas y diferentes formas de pago?
La respuesta es obvia, ¿cierto?
Al adoptar un buen sistema de management de eventos, mejorarás significativamente la calidad de tu evento y convertirás tu marca en una gran casa de profesionales.
Razón #10. Haz cosas que nunca pensaste que eran posibles
¿Deseas configurar diferentes tipos de asistentes? ¿Deseas transformar la dinámica de networking en reuniones uno a uno? ¿Quieres vetar con facilidad algunos visitantes potenciales?
¿Deseas gestionar la lista de facturas y ser capaz de recordar a algunos sus fechas límite de pago?
Un sistema de eventos poderoso hace posible estas cosas.
Cuando adoptas tecnología de eventos, un nuevo campo de posibilidades se abre frente a ti, haciendo de la planeación un proceso significativo e innovador.
Call to action
Seamos realistas: la pregunta no es si adoptarás la tecnología, de eventos, sino cuándo. ¿Por qué sufrir entonces unos pocos meses más, o incluso años, cuando puedes dar un upgrade a tu juego ya mismo?
¿Qué deberías hacer a continuación?
Escribe todas las cosas que necesitas al planear un evento y el nivel de dificultad de cada tarea (por ejemplo, crear un website de evento, configurar un formulario de registro, imprimir badges, etc).
Consecuentemente, abre esta página, y verifica cuántas de estas tareas podrían ser ejecutadas automáticamente sin esfuerzo.
Luego, haz tus cálculos.
Verás que vale más que la pena poner tus manos sobre la mejor y más reciente tecnología de eventos y comenzar a hacer maravillas.
