El panorama digital ha cambiado drásticamente la forma en que los organizadores de eventos gestionan el registro y planifican tanto los eventos virtuales como los eventos presenciales. De hecho, algunas estimaciones sugieren que 30-60% del presupuesto total de un evento se destina a tecnología, incluyendo herramientas digitales para manejar registros, automatizar la comunicación y rastrear los datos de los participantes.
Microsoft Forms, parte de la suite Microsoft 365, es una herramienta que puedes usar para el registro de eventos. Con más de 345 millones de usuarios mensuales activos de Microsoft 365 en todo el mundo, es probable que ya tengas acceso a Forms, pero ¿sabes cómo usar Microsoft Forms para el registro de eventos?
En esta guía paso a paso, explicaremos todo lo que necesitas saber.
Cómo configurar microsoft forms para el registro de eventos
1. Abre tu navegador web y ve a https://forms.office.com. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft 365. Una vez que hayas iniciado sesión, elige el tipo de formulario que deseas usar. Para la mayoría de los eventos, este será un formulario de registro, pero las invitaciones también pueden funcionar en algunos escenarios.
2. En la parte superior del formulario en blanco, haz clic en “formulario sin título” e ingresa un título para tu evento (por ejemplo, “feria comunitaria de bienestar primavera 2025 registro”). Nombra claramente tu evento, para que tus invitados entiendan para qué se están inscribiendo.
También puedes añadir una descripción que brinde a los inscritos más contexto, como la fecha, hora y lugar del evento. Si prefieres no comenzar desde cero, hay diferentes opciones de plantillas que puedes usar, que se encuentran en el lado izquierdo de la página.
3. Haz clic en “Añadir nuevo” para insertar los siguientes campos uno por uno:
- Nombre (texto): Poner en “obligatorio”
- Dirección de correo electrónico (texto): Poner en “obligatorio” y activar “restricciones” para asegurar que esté en formato de correo electrónico
- Número de teléfono (texto): Opcional u obligatorio, dependiendo de las necesidades de tu evento
- Nombre de la organización/empresa (texto)
- Selección de sesión del evento (opción o desplegable)
- Restricciones dietéticas o necesidades especiales (texto o respuesta larga)
- ¿Cómo te enteraste de este evento? (opción)
Si lo deseas, también puedes usar los tipos de pregunta “ranking”, “calificación” o “fecha” si son relevantes. Por ejemplo, podrías usarlas para calificar el interés en talleres o para recopilar fechas de RSVP.
4. Haz clic en “…” (Más opciones) en la esquina superior derecha y selecciona “Configuración.”
Desde aquí, configura:
- Quién puede rellenar el formulario: Elige “Cualquiera con el enlace puede responder” para permitir que usuarios no-Microsoft se registren.
- Opciones: Activa “Aceptar respuestas” y establece una fecha de inicio y fin para el registro
- Configuración de notificaciones: Activa “Recibir notificación por correo electrónico de cada respuesta” para recibir actualizaciones en tiempo real.
5. Después, puedes diseñar y personalizar tu formulario. Haz clic en el icono de “Estilo” (paleta de colores) arriba del formulario para añadir color o imágenes de fondo.
Puedes subir tu propio logo o usar un tema pre-diseñado para alinear con el branding de tu evento.
6. Haz clic en “Vista previa” en la barra de navegación superior para ver cómo se ve tu formulario tanto en escritorio como en móvil. Asegúrate de que todos los campos requeridos estén funcionando correctamente y que el flujo se sienta suave.
7. Para compartir tu formulario de registro, haz clic en “Recolectar Respuestas” y elige tu método preferido:
- Copia el enlace para compartir por correo electrónico, sitio web o redes sociales
- Genera un código QR
- Incrusta el formulario directamente en tu sitio web (código HTML)
Las ventajas de Microsoft Forms para el registro de eventos
Hay algunas razones diferentes por las que las personas usan Microsoft Forms para el registro de eventos. En primer lugar, es gratis con una cuenta de Microsoft 365 y es una configuración sencilla que puede proporcionarte un formulario en vivo en menos de cinco minutos. Los campos son personalizables, al igual que el diseño, por lo que puedes adaptar tu formulario de alguna manera a tu evento.
Las opciones de compartir rápidamente son agradables, y es fácil generar un enlace o código QR para tu evento. Además, puedes ver las respuestas instantáneamente y exportar los datos de los asistentes a Excel para una fácil gestión. Es seguro, cumple con las normativas y es amigable para móviles.
Las limitaciones de microsoft forms para el registro de eventos
Aunque Microsoft Forms es una gran herramienta para registros de eventos rápidos y simples, tiene sus limitaciones, especialmente para eventos más complejos o a gran escala. Las opciones de diseño son básicas, lo que dificulta el branding completo de tu formulario o que coincida con la identidad visual de tu evento.
Tampoco hay procesamiento de pagos integrado, por lo que no puedes cobrar tarifas de registro o donaciones directamente a través del formulario. Carece de funcionalidades como listas de espera, niveles de entradas, seguimiento de asistencia o confirmaciones personalizadas que pueden mejorar tu evento e incrementar el ROI, y no hay automatización para seguimiento, por lo que necesitarás herramientas separadas para enviar recordatorios de eventos, instrucciones de check-in o encuestas posteriores al evento.
Básicamente, Microsoft Forms es ideal para eventos más pequeños o internos, pero no está diseñado para manejar flujos de registro complejos o grandes números de participantes de manera eficiente.
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Encontrar una mejor solución para el registro de eventos: por qué elegir Eventtia
Microsoft Forms es una opción conveniente para eventos pequeños o informales, pero cuando se trata de reuniones más grandes y complejas, necesitas una herramienta que pueda hacer más.
Ahí es donde entra Eventtia. Como un software de gestión para eventos todo en uno, Eventtia ofrece potentes funcionalidades de registro de eventos, pagos integrados, herramientas de check-in presencial y análisis en tiempo real para ayudarte a ejecutar eventos de alto impacto con facilidad.
Aumenta los registros con una experiencia sin problemas para los asistentes
Eventtia simplifica el proceso de registro de principio a fin. Puedes diseñar formularios multilingües con marca, incrustarlos directamente en tu sitio web o landing page, y segmentar el registro por tipo de asistente.
Por ejemplo, UNTEC (Unión Nacional de Economistas de la Construcción) seleccionó a Eventtia por su capacidad para gestionar flujos de trabajo de registro segmentados y permitir a los asistentes registrarse en sesiones exclusivas según su categoría.
Streamline check-ins presenciales
Las funcionalidades inteligentes de check-in de Eventtia aseguran que tu día de evento transcurra sin problemas. La plataforma genera códigos QR para una entrada rápida y organizada e incluso admite registros de última hora. Esto fue muy útil para Waste2Worth, que utilizó la app de check-in de Eventtia para gestionar eficientemente las inscripciones inesperadas y mantener un acceso fluido al recinto.
Cobrar pagos fácilmente y aumentar el ROI del evento
A diferencia de Microsoft Forms, Eventtia admite el procesamiento de pagos seguro y integrado. Acepta múltiples monedas, ofrece descuentos o precios de preventa, genera facturas e incluso vende mercancía, todo a través de una sola plataforma. Ya sea que estés organizando una conferencia internacional o un taller con venta de entradas, Eventtia te ayuda a simplificar los pagos y aumentar los ingresos sin depender de herramientas de terceros.
Obtén información en tiempo real para tomar decisiones basadas en datos
Eventtia proporciona paneles de control centralizados y análisis de eventos en tiempo real para que puedas monitorear registros, asistencia y pagos de un vistazo. La plataforma también se integra con tu CRM para brindarte un entendimiento más profundo del comportamiento de los participantes.
Just Mexico aprovecha al máximo esta funcionalidad de Eventtia. Como una empresa que organiza múltiples eventos presenciales cada año, siempre están buscando formas de redirigir a los asistentes y aumentar las cifras del próximo evento.
Finalizando
Aunque Microsoft Forms es un excelente punto de partida para eventos pequeños o informales, puede quedarse corto cuando se trata de gestionar reuniones más grandes o complejas. Para una solución más robusta y escalable, Eventtia ofrece todo lo que necesitas en una plataforma, desde un registro fluido y procesamiento de pagos seguro hasta análisis en tiempo real y sitios web de eventos personalizados.
Eventtia puede aumentar el ROI de tu evento, ahorrarte tiempo significativo y reducir el estrés y las molestias que vienen con la organización de eventos. ¿Listo para llevar tu gestión de eventos al siguiente nivel? Agenda una demo de Eventtia para empezar.
