Mientras que la planificación y ejecución de un evento reciben mucha atención, es crucial no olvidar el trabajo que viene después de un evento. Este esfuerzo te ayuda a aprender cómo fue recibido tu evento por los participantes, qué partes del evento fueron un éxito y cuáles no lo fueron.
Afortunadamente, los organizadores de eventos están tomando nota y están poniendo más esfuerzo en las actividades posteriores al evento. De hecho, el 92% de los especialistas en marketing de eventos planean mejorar sus esfuerzos de seguimiento de asistentes posteriores al evento para extender el impacto de sus eventos.
Pero mientras que agradecer a los asistentes y compartir información útil del evento es importante, también lo es recopilar feedback a través de encuestas posteriores al evento. Cuanto más detallado sea el feedback que recibas, más útiles serán las ideas que puedas descubrir.
Esta guía va a examinar más de cerca la importancia de las encuestas post-evento y repasará algunas de las mejores preguntas para hacer, cómo hacerlas, y mucho más.
¿Qué es una encuesta post-evento?
Una encuesta post-evento es un tipo de cuestionario diseñado para recopilar feedback de los asistentes y obtener sus pensamientos y experiencias respecto a tu evento. Puede contener una variedad de preguntas y puede enviarse a los participantes de numerosas maneras diferentes.
Hacer preguntas de encuesta después de un evento es una excelente manera de ver si los asistentes quedaron satisfechos con el evento o no, y si se alineó con sus intereses y expectativas. También puede mostrarte los elementos de tu evento que fueron los más valiosos e impactantes para los participantes.
Además de las encuestas posteriores al evento, también puedes enviar preguntas de encuesta antes o incluso durante tu evento.
No importa qué tipo de encuesta de evento desees enviar, usar una plataforma como Eventtia puede ayudarte a crear tus encuestas desde cero, enviarlas a tus asistentes, e incluso ver los resultados de las encuestas para ver cómo respondieron tus participantes.
¿Por qué son importantes las encuestas posteriores al evento?
Hay numerosas razones por las cuales las encuestas posteriores a los eventos son importantes y no deben ser ignoradas por los organizadores.
Obtén perspectivas
En primer lugar, puedes obtener conocimientos increíblemente valiosos sobre la experiencia de los participantes a través de una encuesta posterior al evento. Puedes aprender qué pensaron las personas sobre el recinto, los oradores, las exhibiciones, la comida, el personal, las actividades, las oportunidades de networking y más.
También puedes recopilar datos útiles sobre por qué las personas asistieron al evento, qué esperaban obtener de la experiencia y cuán importante es tu evento para sus negocios o carreras.
Por ejemplo, los organizadores de la Feria Internacional de Trabajos en Madera aprendieron cuán importante era el evento para las empresas de la industria, gracias a una encuesta posterior al evento. Los resultados de la encuesta encontraron que la feria, que atrae a más de 20,000 asistentes cada año, es el evento más importante del año para el 85% de las empresas asistentes.
Además de eso, el 80% de los encuestados dijo que la conferencia también es su principal fuente de nuevas tecnologías y productos relacionados con la carpintería.
Mejorar eventos futuros
También puedes usar los insights que recopiles de las preguntas de encuestas de eventos para mejorar futuros eventos basándote en sugerencias o comentarios de los asistentes. El feedback constructivo de los asistentes puede ayudarte a mejorar el proceso de registro, elegir un mejor recinto, mejorar el personal o incluso obtener un catering de mayor calidad.
Un buen ejemplo de esto es lo que el Island Exodus festival de música hizo recientemente. El festival cambió de ubicación por primera vez en años después de tomar en cuenta mejoras sugeridas por los fans de una encuesta posterior al evento.
En particular, la encuesta ayudó a los organizadores a aprender que los asistentes querían habitaciones más modernas, mejor comida/más opciones, una playa más linda, y un transporte más fácil hacia/desde el aeropuerto.
Mide el éxito de un evento
Las respuestas a la encuesta también pueden ayudar a determinar el éxito general de un evento. Si muchas personas responden positivamente a tu encuesta y/o muestran interés en asistir a eventos futuros, es una buena señal de que fue exitoso.
Otros signos de un evento exitoso son cuando coincide con las expectativas de los asistentes, cuando se alinea con las necesidades e intereses de los participantes, y cuando facilita interacciones y conexiones importantes entre los asistentes.
Si organizas múltiples eventos, estas encuestas también pueden ser increíblemente valiosas para comparar eventos entre sí. En particular, puedes usar los resultados para tomar aspectos positivos de un evento exitoso y ver si hay formas de incorporarlos en otro evento para aumentar las posibilidades de éxito.
Por ejemplo, la serie de triatlón Ironman utiliza encuestas posteriores al evento cada año para recopilar comentarios de los atletas y otorgar los premios Athletes’ Choice a diferentes eventos de carreras. Los eventos que se ubican en alto o ganan premios son probablemente considerados un éxito por los organizadores, mientras que aquellos que reciben comentarios positivos más bajos saben que tienen trabajo por hacer, y pueden tomar algunas ideas de las carreras ganadoras.
Tipos de preguntas de encuesta postevento
Ahora que sabes qué son las encuestas posteriores al evento y por qué son importantes, analicemos los tipos de preguntas de encuestas posteriores al evento que puedes hacer y algunos ejemplos de cada tipo.
Preguntas de encuesta de eventos abiertas
Las preguntas abiertas no tienen una respuesta simple de sí o no, y en su lugar piden a los encuestados que elaboren y escriban su propia respuesta individual. Estas respuestas proporcionan datos cualitativos valiosos sobre la experiencia y opiniones de los participantes y pueden ayudarte a ver las cosas desde su perspectiva.
Algunos ejemplos de preguntas abiertas que podrías hacer en tu encuesta pos-evento incluyen:
- ¿Qué parte del evento crees que fue la más valiosa?
- ¿Qué actividad interactiva fue la más divertida en el evento?
- Si pudieras cambiar algo del evento, ¿qué sería?
- ¿Qué temas hubieras querido que cubriéramos más a fondo durante el evento?
- ¿Cuál fue tu parte menos favorita del recinto para el evento?
Preguntas cerradas para encuestas de eventos
Las preguntas cerradas son preguntas que no permiten la elaboración o respuestas individuales, ya que todos los encuestados deben elegir entre la misma selección de respuestas preestablecidas. Estas respuestas son excelentes para proporcionar datos cuantitativos y, a menudo, son más fáciles de analizar.
Algunos tipos de preguntas cerradas que puedes usar incluyen preguntas de sí/no, preguntas de verdadero/falso, casillas de verificación o preguntas de opción múltiple.
También hay preguntas de escala Likert, que clasifican la satisfacción de un asistente de un extremo al otro. También puedes usar preguntas de escala de valoración, que te permiten medir las opiniones de los participantes en una escala, como una escala numérica (0 a 10) o una escala de calificación por estrellas (1 estrella a 5 estrellas).
Algunas preguntas cerradas que podrías querer incluir en tus encuestas incluyen:
- ¿Cuál es tu nivel de satisfacción con el evento? (Nada satisfecho, algo insatisfecho, neutral, satisfecho, muy satisfecho)
- ¿Recomendarías este evento a un amigo o compañero de trabajo? (Sí o no)
- Siento que el contenido de la conferencia coincidió con mis expectativas (Verdadero o falso)
- En una escala del 0 al 10, ¿cuán relevantes consideraste a los oradores de este evento?
- Estoy satisfecho con las opciones de comida y bebida en el evento (Totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo)
- ¿Qué tan probable es que asistas a este evento nuevamente en el futuro? (Muy probable, probable, no estoy seguro, improbable, muy improbable)
- ¿Qué orador proporcionó las ideas más útiles en tu opinión? (Orador A, Orador B, Orador C, Orador D, Orador E)
Preguntas demográficas de encuestas de eventos
Las preguntas demográficas están diseñadas para recopilar información sobre tus asistentes, como su edad, sus intereses, lo que quieren de tu evento, su nivel de educación, dónde viven y más. Estas preguntas te brindan información que te ayuda a crear o afinar tu buyer persona, y pueden ayudarte a aprender quién asiste con más frecuencia a tus eventos.
Cuanto más sepas sobre tus participantes, mejor podrás personalizar tus eventos para atraerlos más en el futuro. Por ejemplo, según investigación sobre la generación Z y las tendencias en eventos, el 87% de los encuestados dice que descubrir nuevos productos es la parte más importante de asistir a eventos, mientras que el 77% dice que la inspiración y la emoción son cruciales para una buena experiencia de evento presencial.
Como resultado, si tienes muchos asistentes de la generación Z, puede valer la pena destacar nuevos productos siempre que sea posible y organizar actividades inspiradoras y emocionantes.
Algunos ejemplos de preguntas demográficas que podrías hacer en una encuesta son:
- ¿Cuál es el nivel más alto de educación que has completado?
- ¿Eres de la ciudad donde se celebró el evento? si no, ¿de dónde eres?
- ¿En qué industria estás?
- ¿Por qué asististe a este evento?
- ¿Cuál es tu grupo de edad? (<24, 25-34, 35-44, 45-54, >54)
Ejemplos de preguntas de encuesta posterior al evento para participantes de eventos
Ahora que conoces los diferentes tipos de preguntas para encuestas post-evento, aquí hay algunos ejemplos para diferentes tipos de eventos.
Preguntas genéricas para cualquier evento
- En una escala de 1 a 5, ¿qué tan satisfecho(a) estuviste con el evento en general?
- ¿Cumplió el evento con tus expectativas?
- ¿Cuál fue la parte más valiosa del evento para ti?
- En una escala de 1 a 5, ¿disfrutaste de la duración y el programa del evento? Si no, ¿qué habrías cambiado?
- En una escala de 1 a 5, ¿cómo calificarías tu experiencia con la experiencia digital del evento (registro, sitio web del evento, app, check-in)?
- Según tu opinión, ¿cómo podemos mejorar este evento en el futuro?
- En una escala de 1 a 5, ¿qué tan probable es que asistas o recomiendes este evento en el futuro?
- ¿Cuál parte del programa fue tu favorita y por qué?
Conferencias, seminarios, talleres, webinars
Las conferencias y talleres son eventos donde varios profesionales de una industria se reúnen para hacer conexiones, crear redes, asistir a seminarios, compartir conocimiento y aprender cosas nuevas.
Algunas preguntas a considerar después de organizar una conferencia o webinar:
- ¿Cuál conferencia o seminario fue tu favorito? ¿Y por qué?
- ¿Qué tan relevante fue la conferencia para tu trabajo/rol actual? (Muy relevante, Relevante, Algo relevante, Irrelevante, Muy irrelevante)
- ¿Fue fácil de seguir y entender la conferencia? (Sí, No)
- En una escala del 1 al 5, ¿qué tan relevante y útil fue el contenido presentado?
- En una escala del 1 al 5, ¿cómo calificarías a los ponentes o presentadores?
- ¿Qué cosas podríamos incluir para mejorar futuros talleres?
Eventos de networking
Comparados con las conferencias, los eventos de networking a menudo son más relajados e informales, y se enfocan principalmente en conocer a nuevas personas en tu industria y/o desarrollar relaciones. Estos pueden ser en forma de una hora de cóctel, una discusión, o incluso un evento de speed-networking.
Algunas preguntas que puedes querer hacer a los participantes después de un evento de networking incluyen:
- En una escala del 1 al 5, ¿qué tan bien pudiste hacer conexiones?
- ¿Cuántas nuevas conexiones hiciste en el evento?
- En una escala del 1 al 5, ¿cómo calificarías la calidad de las nuevas conexiones que hiciste en el evento?
- ¿Hubo suficiente tiempo para hacer las conexiones que querías, o debería haber sido más largo el evento?
- ¿Tienes alguna sugerencia para mejorar el próximo evento de networking que organicemos?
Eventos presenciales
Aquí tienes algunos ejemplos específicos de preguntas de encuesta que podrías hacer a los asistentes después de un evento presencial:
- En una escala del 1 al 5, ¿qué tan satisfecho estás con el recinto?
- Encontrar y navegar el recinto fue fácil (Muy de acuerdo, De acuerdo, Neutral, En desacuerdo, Muy en desacuerdo)
- Los servicios proporcionados (catering, estacionamiento, baños, etc.) fueron excelentes (Muy de acuerdo, De acuerdo, Neutral, En desacuerdo, Muy en desacuerdo)
- La conexión a internet fue rápida y eficiente (Muy de acuerdo, De acuerdo, Neutral, En desacuerdo, Muy en desacuerdo)
Eventos virtuales e híbridos
Evento virtual impulsado por Eventtia.
Algunas preguntas geniales de encuesta para hacer a los asistentes de eventos virtuales en una encuesta post-evento son:
- En una escala del 1 al 5, ¿qué tan fácil fue navegar por la plataforma de eventos virtuales?
- ¿Encontraste algún error, fallo u otros problemas relacionados con el rendimiento? Si es así, ¿cuáles fueron?
- ¿Qué tan satisfecho estabas con las oportunidades de networking dentro de la plataforma virtual? (Muy satisfecho, satisfecho, neutral, insatisfecho, muy insatisfecho)
- ¿Qué funcionalidades virtuales disfrutaste y cuáles podrían mejorarse para futuros eventos?
Ejemplos de preguntas de encuesta post evento para empleados, voluntarios, ponentes y patrocinadores
Aunque obtener feedback de las personas que asistieron a tu evento es importante, no olvides pedir información de aquellos que ayudaron a que el evento se desarrollara sin problemas, también. Esto incluye a tus empleados, voluntarios, patrocinadores/parejas y ponentes.
Aquí hay algunas preguntas de encuestas de eventos que puedes hacer a cada grupo de asistentes.
Empleados
- En una escala del 1 al 5, ¿cómo sientes que fue el evento?
- Siento que este evento estuvo bien organizado. (Totalmente de acuerdo, De acuerdo, Neutral, En desacuerdo, Totalmente en desacuerdo)
- ¿Qué tan bien entendiste tu papel en este evento?
- ¿Sientes que el liderazgo hizo un buen trabajo asignando responsabilidades y delegando tareas o no?
- ¿Cuál es una cosa que sientes que habría ayudado al evento a desarrollarse aún más suavemente que deberíamos tener en cuenta para la próxima vez?
Voluntarios
- ¿Qué tan probable es que vuelvas a ser voluntario en este evento en el futuro? (Muy probable, Probable, Inseguro, Improbable, Muy improbable)
- En una escala del 1 al 5, ¿qué tan dispuesto estás a recomendar ser voluntario en este evento a tus amigos, familia y compañeros de trabajo?
- ¿Qué tan bien sientes que fuiste tratado por los empleados del evento y los asistentes?
- ¿Cuál fue tu parte favorita y menos favorita sobre ser voluntario en este evento?
- ¿La capacitación que recibiste antes del evento fue suficiente? Si no, ¿cómo la habrías mejorado?
Patrocinadores/colaboradores
- En una escala del 1 al 5, ¿qué tan relevantes fueron los asistentes para tu negocio?
- ¿Qué tan satisfecho estuviste con tu patrocinio del evento en general? (muy satisfecho, satisfecho, neutral, insatisfecho, muy insatisfecho)
- ¿Estás dispuesto a patrocinar otro evento en el futuro? ¿Por qué o por qué no?
- ¿Estás satisfecho con el retorno de inversión de patrocinar este evento? (muy satisfecho, satisfecho, neutral, insatisfecho, muy insatisfecho)
- ¿Cuántos prospectos o clientes generaste como resultado del evento?
Ponentes
- ¿Experimentaste algún problema técnico con alguno de los equipos de audio, video o producción utilizados en el evento?
- ¿Qué tan comprometido sentiste que estaba el público durante tu discurso? (Muy comprometido, Algo comprometido, Neutral, Algo desinteresado, Muy desinteresado)
- ¿Estás dispuesto a hablar en otro de nuestros eventos en el futuro? ¿Por qué o por qué no?
- En una escala del 1 al 5, ¿qué tan probable es que recomiendes hablar en nuestro evento a un amigo o colega?
- ¿Qué tan satisfecho estuviste con la comunicación previa al evento sobre tu discurso? (Muy satisfecho, Satisfecho, Neutral, Insatisfecho, Muy insatisfecho)
Mejores prácticas para encuestas post-evento
Aquí tienes algunos consejos útiles para aprovechar al máximo tus encuestas posteriores al evento.
Enviar la encuesta rápidamente
Por lo general, es mejor enviar la encuesta posterior al evento rápidamente, a menudo dentro de las 24 o 48 horas posteriores a que termine el evento. Es importante enviarla mientras el evento aún está fresco en la mente de tus asistentes. Si esperas demasiado, podrían olvidar ciertos aspectos del evento y sus experiencias y pensamientos al respecto.
También es una buena idea enviarlo de diferentes maneras para aumentar las posibilidades de que los participantes lo vean. Puede que quieras enviar la encuesta por correo electrónico, compartirla con individuos en redes sociales o ponerla en tu sitio web.
Por ejemplo, South By SouthWest (SXSW) utiliza este enlace para su feedback en línea de los asistentes que vieron una sesión. Es rápido, fácil, y puedes completarlo desde cualquier dispositivo en segundos.
También puedes enviar la encuesta a los asistentes a través de tu aplicación para eventos si has creado una. Si estás interesado en crear una aplicación para eventos intuitiva para tu conferencia o taller, considera trabajar con Eventtia para ofrecer experiencias de eventos a medida a todos tus asistentes.
Mantenerlo corto
Lo mejor es mantener el cuestionario de post-evento lo más corto posible. Cuanto más largo es un cuestionario, más abrumador es para los encuestados completarlo. Aunque es tentador hacer todas las preguntas para obtener la mayor cantidad de información posible, es importante respetar el tiempo de las personas y no pedirles demasiado.
Aunque es importante mantenerlo breve, no dudes en hacer una variedad de preguntas diferentes para mantener la encuesta atractiva y asegurarte de obtener una buena combinación de datos tanto cualitativos como cuantitativos.
Agradece a todos los encuestados
En algún lugar de tu encuesta o correo electrónico/mensaje que contiene la encuesta, asegúrate de mostrar tu agradecimiento a tus asistentes por tomarse el tiempo de completar la encuesta. Diles lo mucho que significa para ti y lo útiles que serán los insights que obtengas de la encuesta. Además, considera incluir enlaces a discursos del evento, guías útiles u otros recursos para mantener a la gente comprometida más allá de tu evento.
Además, es posible que desees incluir algún tipo de incentivo para aquellos que completen la encuesta. Esto podría ser un ebook, un descuento en un producto, un artículo de merchandising, o incluso la oportunidad de ganar una entrada gratuita a un evento futuro.
Sigue adelante
Si no recibes respuesta de los asistentes en unos días, no dudes en hacer un seguimiento. Esto podría ser un recordatorio simple, rápido y respetuoso de cuánto agradecerías que completaran la encuesta. Puedes enviar uno o dos recordatorios durante las semanas posteriores al evento, pero evita enviar más de eso, ya que no quieres hacer spam o ser irrespetuoso.
Pensamientos finales sobre preguntas de encuestas posteriores al evento
Hacer las preguntas correctas en tu encuesta post-evento es fundamental para obtener información importante que te ayude a evaluar el éxito del evento, mejorar futuros eventos y conocer más sobre tus asistentes.
Al estar al tanto de los diferentes tipos de preguntas y leer ejemplos de preguntas, puedes crear una encuesta post-evento convincente y atractiva para tu próximo evento.
Por supuesto, considera usar un Software de gestión para eventos como Eventtia para ayudarte a agilizar todo el proceso de encuesta posterior al evento, desde su creación hasta enviarla a tus participantes y ver los resultados. Descubre cómo crear encuestas de eventos con Eventtia.
Preguntas frecuentes: Preguntas de encuesta posterior al evento
Aquí hay algunas preguntas frecuentes sobre encuestas posteriores al evento, junto con sus respuestas.
¿Cuáles son los beneficios de enviar una encuesta post-evento?
Enviar una encuesta posterior al evento ofrece una variedad de beneficios, incluyendo obtener información útil, medir el éxito de tus eventos, mejorar futuros eventos y conocer a tu audiencia.
¿Cómo puedes aumentar la tasa de respuesta en las encuestas post-evento?
Algunas formas de aumentar la tasa de respuesta de tus encuestas son hacer que sea fácil completarlas en cualquier dispositivo, asegurar que sean atractivas y ofrecer incentivos a quienes las completen.
¿Cómo puedes enviar a los asistentes una encuesta post-evento?
Hay algunas formas diferentes de enviar preguntas de encuesta después de un evento, incluyendo por correo electrónico, en redes sociales, a través de tu aplicación para eventos, o publicándola en tu sitio web. Descubre cómo enviar una encuesta de evento a tus asistentes con Eventtia.
Fuente:
En general:
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Emmanuelle Kley
Naos
