Les événements d’entreprise sont devenus essentiels pour les entreprises souhaitant se connecter, inspirer et se développer.
Loin d’être de simples rassemblements routiniers, ce sont des expériences stratégiquement conçues qui stimulent les objectifs commerciaux, renforcent les liens avec les clients et partenaires, et consolident la culture d’entreprise.
Lorsqu’ils sont exécutés efficacement, ces événements laissent une impression durable, transformant les participants en défenseurs fidèles de votre marque.
Les événements d’entreprise se déclinent sous diverses formes, chacun adapté à des objectifs spécifiques et visant des publics particuliers.
Explorons les différents types d’événements d’entreprise et comment chacun peut être exploité pour atteindre vos objectifs commerciaux.
Qu’est-ce qu’un événement d’entreprise ?
Un événement d’entreprise ou événement corporate, est tout rassemblement organisé par une entreprise pour atteindre des objectifs commerciaux.
Ces événements couvrent une variété de formats, chacun conçu pour répondre à des buts précis. Voici une liste des types les plus courants :
Types d’événements d’entreprise
- Conférences : rassemblements de grande envergure axés sur les perspectives du secteur, l’innovation et le réseautage, avec plusieurs intervenants et sessions.
- Séminaires et ateliers : événements de petite à moyenne taille centrés sur l’éducation et l’apprentissage pratique.
- Événements éducatifs : ateliers de formation et webinaires dédiés à l’acquisition de nouvelles compétences par les employés et partenaires.
- Événements de team-building : expériences interactives visant à renforcer le moral, améliorer la communication et favoriser le travail d’équipe.
- Salons et expositions : plateformes permettant aux entreprises de présenter leurs produits, réseauter et engager des clients potentiels.
- Retraites exécutives : rassemblements privés pour les équipes de direction afin de définir des stratégies, renforcer les liens et aligner les objectifs.
Exemple d’événements d’entreprise fourni par Eventtia.
Pourquoi les événements d’entreprise sont importants
Les événements d’entreprise jouent un rôle vital dans l’avancement des objectifs commerciaux, la création de liens et le renforcement des valeurs de la marque. Voici pourquoi ils sont essentiels pour un succès à long terme :
- Renforcement de la culture d’entreprise
Les événements internes tels que les activités de team-building, les rassemblements annuels et les cérémonies de récompenses unissent les employés, favorisent une vision commune et stimulent le moral. Ces expériences renforcent les valeurs de l’entreprise, encouragent la collaboration et améliorent la productivité et la loyauté globales.
- Reconnaissance des réalisations
Les événements offrent un cadre formel pour reconnaître les accomplissements individuels et collectifs. La reconnaissance lors de cérémonies de récompenses ou de célébrations de jalons motive les employés, promeut une culture de haute performance et encourage les autres à atteindre de nouveaux objectifs.
- Renforcement des relations avec les clients et partenaires
Les lancements de produits, les événements d’appréciation et les réceptions de réseautage offrent des occasions précieuses de se connecter avec les clients et partenaires sur un plan personnel. Ces interactions bâtissent la confiance, la loyauté et ouvrent la voie à des partenariats durables au-delà des transactions commerciales.
- Éducation et amélioration de l’expertise des employés et des managers
Les entreprises utilisent les ateliers, séminaires et webinaires pour former les employés, les managers et les partenaires aux nouvelles technologies et compétences, aidant ainsi les organisations à rester compétitives dans l’économie actuelle.
- Stimuler la croissance commerciale
Les conférences, salons et ateliers éducatifs permettent aux entreprises de générer des leads, de démontrer leur expertise et de renforcer la crédibilité de la marque. Ces événements attirent de nouveaux clients, recueillent des informations précieuses grâce aux retours et renforcent la position de votre entreprise en tant que leader dans son domaine.
Comprendre l’importance des événements d’entreprise n’est que le début. Pour assurer un résultat réussi, chaque événement nécessite une planification minutieuse, des décisions stratégiques et une attention particulière aux détails.
Dans la section suivante, nous vous guiderons étape par étape dans la planification d’un événement d’entreprise, en couvrant tout, de la définition des objectifs à l’exécution des derniers détails. Qu’il s’agisse d’une grande conférence ou d’une retraite de team-building intime, suivre ces étapes vous aidera à créer un événement à la fois percutant et mémorable.
Guide étape par étape pour planifier un événement d’entreprise
1. Définissez les objectifs de l’événement
Chaque événement d’entreprise réussi commence par des objectifs clairs. Identifier le but aide à orienter chaque décision, de la sélection du lieu au contenu.
Conseils pour définir les objectifs :
- Fixez des objectifs SMART : vos objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels. Par exemple, si l’objectif est de générer des leads, spécifiez un nombre cible et mettez en place des indicateurs pour mesurer les leads capturés pendant et après l’événement.
- Obtenez l’adhésion des parties prenantes : discutez des objectifs avec toutes les parties concernées pour assurer un alignement. Impliquer dès le début les équipes de direction, marketing et ventes clarifiera les attentes et garantira leur soutien.
Exemples d’objectifs : générer des leads, renforcer la notoriété de la marque, éduquer l’audience ou célébrer des réalisations.
2. Créez un plan budgétaire détaillé
Avec les objectifs en tête, la prochaine étape consiste à établir un budget. Un budget complet maintient vos dépenses sous contrôle tout en garantissant que les ressources sont allouées là où elles sont le plus nécessaires.
Conseils pour la budgétisation :
- Catégorisez les dépenses : décomposez votre budget en catégories telles que le lieu, le traiteur, l’audiovisuel, le marketing et les imprévus.
- Recherchez les coûts des fournisseurs : obtenez des devis de plusieurs fournisseurs pour chaque catégorie, en tenant compte de leur fiabilité et de leur réputation. Utilisez les outils de budgétisation d’Eventtia pour suivre les dépenses.
- Allouez un fonds de contingence : prévoyez environ 10 à 15 % de votre budget pour couvrir les coûts imprévus tels qu’un soutien technique supplémentaire ou des besoins de voyage de dernière minute.
3. Choisissez et réservez un lieu en accord avec votre vision
Le lieu est un élément crucial de l’expérience événementielle, car il établit l’ambiance et peut affecter la logistique, comme le transport et l’hébergement.
Conseils pour la sélection du lieu :
- Considérez l’accessibilité et l’emplacement : choisissez un endroit pratique pour la majorité des participants, offrant un parking ou un accès aux transports en commun.
- Évaluez les commodités et les capacités techniques : vérifiez si le lieu dispose du support audiovisuel nécessaire, du Wi-Fi, de salles de réunion et d’espaces scéniques.
- Effectuez une visite préalable : planifiez une visite pour inspecter l’aménagement des salles, l’éclairage et tout équipement dont vous pourriez avoir besoin.
Pour les événements hybrides : assurez-vous que le lieu dispose d’une connectivité robuste pour le streaming et l’accueil des participants virtuels.
4. Développez un programme dynamique et un plan de contenu
Un programme engageant est essentiel pour la satisfaction des participants. Adaptez le contenu aux intérêts et besoins de votre audience cible, en combinant des sessions informatives avec des éléments interactifs.
Conseils pour le développement du contenu :
- Adoptez un format équilibré : intégrez différents types de sessions (conférences plénières, tables rondes, ateliers) pour maintenir l’engagement.
- Sélectionnez des intervenants de qualité : choisissez des orateurs capables de résonner avec votre audience. Réalisez des entretiens préalables pour évaluer leur style de présentation et vous assurer qu’ils sont en phase avec votre message.
- Intégrez des opportunités de réseautage : prévoyez du temps pour le réseautage informel, les séances de questions-réponses ou les discussions de groupe, ce qui peut enrichir l’engagement et apporter une réelle valeur ajoutée.
Exemple d’agenda d’événement fourni par Eventtia.
5. Sélectionnez le meilleur logiciel événementiel pour optimiser la planification
Une plateforme de gestion d’événements offre tout ce dont vous avez besoin pour gérer les inscriptions, les communications, les check-ins sur place et les données de l’événement. C’est l’outil ultime pour optimiser la planification en équipe tout en offrant une expérience exceptionnelle aux participants.
Conseils pour choisir le logiciel événementiel :
- Définissez vos besoins : décrivez l’expérience idéale pour les participants et listez les fonctionnalités essentielles pour votre équipe.
- Recherchez des solutions : cherchez les meilleurs “logiciels événementiels pour événements d’entreprise” sur des plateformes comme Google et Capterra.
- Considérez le budget et la réputation : fixez un budget avant de contacter vos fournisseurs préférés et prenez en compte leur réputation.
Pour une comparaison détaillée des meilleures plateformes de gestion d’événements pour simplifier votre planification, consultez notre guide sur les meilleures plateformes de gestion événementielle.
Exemple d’application d’enregistrement d’événement fournie par Eventtia.
6. Planifiez une stratégie de marketing et de promotion adaptée
La promotion est cruciale pour assurer une bonne participation. Développez une stratégie marketing multicanal qui suscite l’enthousiasme et atteint efficacement votre audience cible.
Conseils marketing :
- Segmentez votre audience : adaptez vos messages marketing pour différents groupes, tels que les professionnels du secteur, les médias et les clients existants.
- Exploitez les réseaux sociaux et le marketing par e-mail : créez de l’attente via des publications sur les réseaux sociaux, des invitations par e-mail et des suivis personnalisés. Utilisez les outils d’e-mailing d’Eventtia pour des rappels et mises à jour automatisés.
- Créez une page d’accueil dédiée : une page avec les détails de l’événement, les biographies des intervenants et les liens d’inscription peut aider à convertir l’intérêt en participation.
Astuce : utilisez un hashtag dédié pour encourager l’engagement sur les réseaux sociaux avant et pendant l’événement.
7. Simplifiez les processus d’inscription et de check-in
Un processus d’inscription et de check-in fluide améliore l’expérience des participants et donne le ton de l’événement.
Conseils pour l’inscription :
- Rendez le processus d’inscription simple : assurez-vous que le formulaire d’inscription est convivial et adapté aux mobiles. Proposez plusieurs options de billets si nécessaire (par exemple, tarif préférentiel, VIP).
- Automatisez le check-in : utilisez des outils de check-in numériques, comme les codes QR, pour réduire les temps d’attente et suivre facilement la participation.
- Envoyez des rappels et des mises à jour : utilisez des e-mails automatisés pour informer les inscrits des horaires, des rappels de sessions et des changements de dernière minute.
Pour garantir une expérience d’inscription et de check-in sans faille, explorez le logiciel d’inscription aux événements et l’application de check-in d’Eventtia, conçus pour simplifier la gestion des participants de bout en bout.
8. Coordonnez la logistique et le support technique
La réussite d’un événement repose sur une gestion logistique efficace, de la mise en place de l’espace à la garantie du bon fonctionnement de la technologie.
Conseils logistiques :
- Élaborez un calendrier détaillé : listez chaque action, de l’installation au démontage, et attribuez des rôles aux membres de l’équipe.
- Coordonnez-vous avec les fournisseurs : maintenez un contact étroit avec les prestataires pour assurer une livraison et une installation ponctuelles. Créez une liste de contacts pour une communication rapide durant l’événement.
- Anticipez les défis techniques : testez les systèmes audiovisuels, la connectivité Wi-Fi et tout support de présentation à l’avance. Prévoyez du matériel de secours, comme des microphones supplémentaires et des batteries externes.
Événements virtuels/hybrides : pour les événements hybrides, mettez en place des équipes techniques dédiées pour gérer les composantes en présentiel et en ligne.
9. Utilisez les nouvelles technologie pour améliorer l’expérience et mesurer les résultats
Intégrez des technologies qui enrichissent l’expérience des participants, facilitent le réseautage et fournissent des informations sur leur engagement.
Conseils :
- Utilisez une application événementielle : une application aide les participants à naviguer dans les programmes, à se connecter avec les autres et à accéder au contenu de l’événement.
- Implémentez des fonctionnalités interactives : utilisez des outils d’interactivité pour événements comme les sondages en direct, les séances de questions-réponses en temps réel et les fonctions de chat pour maintenir l’engagement.
- Suivez les données et métriques de l’événement : utilisez une solution analytique événementielle pour mesurer la participation aux sessions, l’engagement des intervenants et le temps passé sur différentes activités, ce qui vous aidera à améliorer les futurs événements.
Si vous souhaitez approfondir les bases de la gestion événementielle, y compris les types d’événements, les métriques clés à suivre et les ressources pour les organisateurs, consultez notre article sur “Qu’est-ce que la gestion événementielle”.
Étude de cas : NAOS Bioderma - Digitaliser les événements d’entreprise
Fondée en 1977, NAOS Bioderma est une entreprise française de soins de la peau, leader dans les produits dermatologiques respectueux de la biologie naturelle de la peau. Avec plus de 40 filiales à travers le monde, l’entreprise met l’accent sur la formation et la création de liens avec des partenaires internationaux.
Chaque année, NAOS Bioderma organise des centaines d’événements, y compris des conférences, des ateliers, des lancements de produits, des réunions d’entreprise et des séminaires de formation. Ces événements, qu’ils soient en présentiel, virtuels ou hybrides, visent à engager les pharmaciens, partenaires et équipes à l’échelle mondiale.
En 2017, confrontée à des défis dans la digitalisation et la gestion de ses événements, NAOS Bioderma a noué un partenariat avec Eventtia. Cette collaboration leur a permis de :
- Organiser avec succès 280 événements pour 25 000 participants dans des pays comme la France, Singapour, l’Espagne et l’Italie.
- Améliorer la satisfaction des participants et renforcer les relations avec les filiales et partenaires grâce à des expériences personnalisées.
- Augmenter l’efficacité de la planification événementielle, économisant du temps et des ressources grâce à l’automatisation des tâches et à des processus standardisés.
Eventtia a joué un rôle crucial dans l’évolution de la stratégie événementielle de NAOS Bioderma, rendant leurs événements d’entreprise plus accessibles, engageants et mesurables. Cela souligne la valeur d’une plateforme de gestion d’événements polyvalente qui s’adapte à tous les formats.
Événement NAOS organisé par Eventtia.
Checklist pour la planification d’un événement d’entreprise
Voici une liste pratique pour vous guider tout au long du processus de planification de vos événements d’entreprise :
Avant l’événement :
- Définissez des objectifs clairs et établissez des indicateurs de performance (KPI) précis.
- Élaborez un budget détaillé et allouez les ressources clés.
- Choisissez un lieu approprié et effectuez une visite de repérage.
- Concevez un programme diversifié et engageant.
- Sélectionnez la plateforme événementielle adaptée à vos besoins.
- Lancez une campagne marketing et promotionnelle efficace.
- Mettez en place un processus d’inscription fluide avec des rappels automatisés.
Le jour de l’événement :
- Installez et testez tous les équipements audiovisuels et technologiques.
- Assurez-vous que la signalétique, les supports et la décoration sont en place.
- Gérez les enregistrements efficacement avec une application de scan de codes QR.
- Fournissez un support sur place et en ligne pour les intervenants et les participants.
- Surveillez le déroulement de l’événement et apportez des ajustements si nécessaire.
Après l’événement :
- Envoyez un e-mail de remerciement et un sondage pour recueillir les retours des participants.
- Analysez les données sur l’engagement et la participation.
- Organisez une réunion de débriefing pour évaluer les réussites et les axes d’amélioration.
- Suivez les prospects et contacts établis lors de l’événement.
Pour vous aider à planifier vos événements, découvrez notre checklist complète de gestion événementielle, élaborée grâce à plus de dix ans d’expérience aux côtés des plus grandes marques mondiales comme Nike, Cartier, Van Cleef & Arpels et Campari.
Téléchargez la checklist au format Excel et utilisez-la avec votre équipe et vos partenaires.
Passez à l’étape suivante : rendez votre événement d’entreprise inoubliable
La planification d’un événement d’entreprise est un processus complexe qui, lorsqu’il est exécuté avec soin, peut offrir des avantages significatifs, allant de la création de liens solides à l’amélioration de la réputation de la marque.
En définissant des objectifs clairs, en gérant un budget structuré, en sélectionnant un lieu idéal et en proposant un contenu pertinent, vous pouvez créer des événements mémorables qui atteignent vos objectifs. N’oubliez pas qu’un marketing efficace, une logistique sans faille et un suivi post-événement sont essentiels pour maximiser l’impact et mesurer le succès.
Pour ceux qui souhaitent simplifier et optimiser ce processus, Eventtia offre une plateforme de gestion d’événements complète utilisée par certaines des plus grandes organisations mondiales, telles que Nike, Cartier, le groupe Pernod Ricard, BBVA et bien d’autres.
Si vous êtes prêt à élever vos événements d’entreprise, contactez-nous pour découvrir comment Eventtia peut faciliter votre planification et rendre vos événements inoubliables.
