Organiser des événements réussis offre aux entreprises une variété d’avantages. En fait, les statistiques montrent que 83 % des marques constatent une augmentation de leurs ventes grâce au marketing événementiel, et jusqu’à 74 % des participants à des événements conviennent que leur participation a amélioré leur opinion de la marque/entreprise qui l’a organisé.
Cependant, comment déterminer si votre événement a été un succès ou un échec ? C’est souvent assez difficile, car il y a beaucoup de choses à prendre en compte, et ce qui est considéré comme un « succès » est souvent subjectif et dépend de vos objectifs ou priorités en tant qu’entreprise.
Une tactique utile que de nombreuses entreprises utilisent pour juger du succès d’un événement est de créer un rapport post-événement.
Ce guide détaillé explique tout ce que vous devez savoir sur les rapports post-événement, notamment ce qu’ils sont, pourquoi ils sont importants, ce qu’ils peuvent inclure, comment rédiger un rapport après un événement, et plus encore.
Qu'est-ce qu'un rapport post-événement ?
Un rapport post-événement est un document qui résume tous les détails et informations clés concernant un événement. Il permet également de déterminer si l’événement a valu le temps et l’argent investis, s’il a atteint les objectifs de l’entreprise, ce que les participants et les fournisseurs en pensent, et met en évidence les points à améliorer pour les événements futurs.
Le rapport est également un outil précieux pour évaluer l’efficacité de l’événement et communiquer son impact aux organisateurs et aux actionnaires. Lorsque quelqu’un lit votre rapport post-événement, vous voulez qu’il comprenne bien les aspects positifs et négatifs de l’événement.
Si le rapport peut présenter un équilibre d’informations différentes, ce sur quoi vous vous concentrez peut également dépendre de son lecteur. Par exemple, si vous partagez le rapport avec des sponsors, il pourrait beaucoup parler de l’exposition et de la visibilité de la marque, tandis que les rapports destinés aux dirigeants de votre organisation pourraient être davantage axés sur le ROI financier de l’événement.
Pourquoi les rapports post-événements sont-ils si importants ?
Quelques raisons pour lesquelles il est si crucial de rédiger un rapport post-événement incluent :
- Pour mesurer le succès de l’événement – Les données de ces rapports vous aident à évaluer dans quelle mesure votre événement a atteint vos objectifs et vos prévisions, et à mesurer son efficacité globale. Parmi les indicateurs de performance clés (KPI) courants que vous souhaiterez peut-être suivre et inclure dans ce rapport, citons votre ratio coût-revenu, votre coût d’acquisition client, votre taux de conversion et votre taux d’engagement.
- Pour améliorer les futurs événements – Les rapports post-événement contiennent également des informations sur les aspects de votre événement qui ont bien fonctionné, et ceux qui pourraient être améliorés. Ces détails sont essentiels pour apporter des ajustements afin que vos futurs événements soient encore meilleurs. Et avec les événements en présentiel étant cités comme le canal de marketing B2B le plus efficace par un rapport LinkedIn sur le marketing B2B, il est crucial de s’assurer que vos futurs événements sont de la plus haute qualité possible. Les événements hybrides et digitaux figurent également dans le top 10, donc il ne fait aucun doute de l’importance des événements pour les entreprises en général.
- Pour démontrer l’impact de l’événement aux autres – Ces rapports vous aident également à décrire l’impact de l’événement, ce qui est important pour attirer des sponsors, des exposants et des partenaires pour les événements futurs. Si vous pouvez prouver que l’événement a été un succès et que les sponsors ou exposants précédents étaient satisfaits du retour sur investissement, cela donnera probablement plus confiance aux partenaires ou fournisseurs potentiels quant à leur participation future.
Que doit inclure un rapport post-événement
Lors de la création d’un rapport post-événement, il y a quelques aspects que vous pourriez vouloir inclure. Assurez-vous de diviser le rapport en sections faciles à digérer afin qu’il soit facile à suivre et à parcourir.
Résumé de l'événement
Le résumé de l’événement donne une brève description de tout ce qui est inclus dans le rapport. Vous pouvez inclure un bref aperçu de l’événement, les objectifs fixés, les indicateurs que vous avez suivis et le ROI global de l’événement et comment il a répondu aux attentes. En plus du ROI financier, vous pouvez également examiner d’autres éléments tels que le nombre de prospects générés ou la portée sur les médias sociaux.
Vous pouvez également conclure le résumé par quelques observations et recommandations sur la façon d’améliorer les événements futurs.
Détails Marketing
Cette section pourrait détailler le type de marketing utilisé par votre entreprise pour faire connaître l’événement. Vous pouvez également mettre en avant l’ampleur de la visibilité obtenue et la manière dont vous avez réussi à attirer des sponsors et/ou des exposants.
Vous pourriez mentionner quelques exemples de types de marketing, notamment :
- Réseaux sociaux
- Publicités payantes
- SEO
- Radio ou TV
- Email marketing
- Vidéos
- Communiqués de presse
Rapport de Données Marketing propulsé par Eventtia
Logistique
La section logistique se concentre sur divers aspects des coulisses d’un événement qui contribuent à son bon déroulement. Cela inclut le lieu que vous choisissez, les options de transport, l’hébergement, la connexion Internet, les options de restauration, la technologie et l’équipement dont vous avez besoin, et plus encore.
Cette section passe en revue ces aspects logistiques en détail et note les défis logistiques ou les problèmes rencontrés lors de la planification ou de l’organisation de l’événement.
Ces éléments logistiques sont particulièrement importants, car des choses comme le lieu et l’emplacement de l’événement jouent un rôle majeur dans le fait que votre événement soit mémorable. En fait, un rapport a révélé que lorsque les professionnels de l’événementiel ont été interrogés sur « qu’est-ce qui rend une bonne expérience des participants ? », 27 % ont répondu avec le lieu, et un autre 25 % ont répondu avec la destination.
Présence et Inscription
This section is all about highlighting how many people attended the event, your registration numbers, and breaking down the demographics. Tracking your registration and attendance gives you a clear picture of who’s interested in your event, so you can better target that type of individual in the future.
En plus des chiffres de participation et autres données quantitatives, il est également judicieux de recueillir les commentaires de ces participants et de connaître les aspects de votre événement qu’ils ont appréciés et ceux qu’ils n’ont pas appréciés. En fait, 84 % des organisateurs d’événements utilisent la satisfaction des participants comme indicateur clé de performance, et 82 % utilisent l’interactivité des participants comme indicateur clé de performance.
En utilisant les outils d’interactivité des participants d’Eventtia, tels que les sondages en direct, les enquêtes post-événement et les tableaux de bord de feedback en temps réel, vous pouvez collecter des informations plus approfondies et mesurer la satisfaction sur différents points de contact. Toutes les données sont stockées dans un système centralisé, ce qui facilite leur inclusion dans votre rapport post-événement.
Des recherches montrent que les organisateurs d’événements estiment que l’augmentation de la fréquentation, est la principale mesure du succès d’un événement. Il est donc crucial de suivre votre fréquentation d’un événement à l’autre.
Sponsors et exposants
Cette partie du rapport post-événement détaille les expositions les plus populaires, celles qui ont rencontré des difficultés, et le nombre d’interactions qu’elles ont générées. Il est également important de connaître l’expérience des exposants et des sponsors lors de votre événement.
Pour les sponsors, vous pourriez leur demander s’ils sont satisfaits du parrainage et de son retour sur investissement, combien de relations ils ont pu démarrer ou renforcer, s’ils étaient satisfaits de l’emplacement de leur marque et même s’ils seraient prêts à revenir à l’avenir.
Lorsqu’on interroge les exposants sur leurs expériences, on peut s’enquérir du flux de visiteurs, du nombre de produits vendus et de leur satisfaction quant aux prospects générés.
Détail financier
Cette section vous permet de décomposer les finances de l’événement, notamment vos recettes, vos coûts et vos bénéfices. Vous pouvez y indiquer les montants exacts de chacune de vos dépenses et les comparer au chiffre d’affaires généré par l’événement, non seulement par la vente de billets, mais aussi par tout autre moyen.
Souvent, c’est cette ventilation financière qui vous montrera s’il est viable ou non d’organiser un autre événement à l’avenir.
Exemple de rapport post-événement
Ce qui suit est un exemple très bref de ce à quoi pourrait ressembler votre rapport post-événement. Cet exemple de rapport post-événement est basé sur une convention hypothétique de jeux vidéo et de jeux de société.
Résumé de l'événement
Nous avons organisé une convention de jeux vidéo de 3 jours qui a réuni 100 exposants et plus de 5 000 participants. Elle a atteint et dépassé les attentes en termes de retour financier, de génération de leads et d’expérience exposants. L’événement a également été bien accueilli par les participants, bien que certains aient eu des problèmes avec les options de restauration.
Marketing
Nous avons fait la promotion de l’événement sur les réseaux sociaux (Instagram, X et Facebook) avec des publications bihebdomadaires, et avons utilisé le marketing par e-mail pour contacter les personnes de notre liste. Un grand nombre de nos exposants et sponsors ont également publié des messages publics sur Instagram et X concernant l’événement. Au total, nos propres publications sur les réseaux sociaux ont mobilisé 1 500 personnes, et 175 personnes ont utilisé notre hashtag sur les réseaux sociaux avant l’événement. Nous avons initialement contacté la plupart des sponsors et des exposants via les réseaux sociaux.
Logistique
Le lieu a bien fonctionné en termes de taille et d’aménagement, et notre équipe a été satisfaite de la technologie événementielle utilisée pour l’événement. Personne n’a rencontré de problème avec le Wi-Fi, les participants ont apprécié les hébergements, et tous les fournisseurs ont pu installer et démonter leurs stands rapidement et sans problème.
Cependant, certains participants n’étaient pas satisfaits de la restauration que nous avions choisie, alors gardez cela à l’esprit pour les événements futurs.
Inscriptions/Participation
Globalement, 5 128 participants ont assisté aux événements, contre 5 745 inscrits, ce qui représente un taux d’attrition de 10,7 %. 64 % des participants étaient des hommes, et la plupart se situaient dans les tranches d’âge 25-34 et 35-44 ans, à 32 % et 29 % respectivement. La satisfaction des participants était élevée, 85 % ayant déclaré avoir passé un bon moment et 70 % ayant indiqué qu’ils assisteraient à un événement futur.
Sponsors et exposants
En moyenne, nos exposants ont eu 250 interactions par jour, et beaucoup ont été satisfaits des connexions, des prospects et des ventes qu’ils ont réalisées tout au long de l’événement. Quant aux sponsors, ils ont été satisfaits du retour sur investissement et de la portée qu’ils ont pu atteindre.
Détail financier
L’entreprise a dépensé 375 000 $ pour organiser l’événement, entre la location de l’espace événementiel, la gestion des installations, le paiement du personnel et de la sécurité, et autres coûts.
L’événement a généré 550 000 $ grâce aux ventes de billets, aux achats de concessions, aux frais exposants et aux ventes de marchandises. Par conséquent, le profit de cet événement a été important, ce qui est un signe encourageant pour les événements futurs.
Meilleures pratiques pour des rapports post-événementiels de haute qualité
Voici quelques conseils et meilleures pratiques pour que vos rapports soient aussi percutants que possible.
Utilisez les technologies adaptées
Si vous utilisez la technologie comme une partie majeure de votre stratégie de planification et de gestion d’événements, elle contribue grandement à vous aider à développer de meilleurs rapports. Ceci est dû au fait qu’utiliser la technologie vous aide à suivre et à surveiller plusieurs indicateurs comme le revenu, la participation, la satisfaction, l’interactivité des participants sur les réseaux sociaux, les prospects générés, et bien plus encore.
Sans utiliser un logiciel de gestion événementielle pour suivre et recueillir des informations, vous n’aurez pas autant d’aperçus précis à votre disposition à utiliser dans le rapport.
En conséquence, de nombreux organisateurs d’événements font confiance à la technologie pour s’assurer que leurs événements se déroulent sans accroc. En fait, plus de 85% des planificateurs d’événements utilisent un type de logiciel de gestion événementielle, et seulement 2% des organisations n’utilisent aucun type de technologie événementielle.
En ce qui concerne les types de technologies que les professionnels de la gestion d’événements et des réunions prévoient d’utiliser en 2025, une enquête a révélé les résultats suivants :
- 50% prévoient d’utiliser l’IA
- 41% prévoient d’utiliser des applications mobiles
- 38% prévoient d’utiliser des codes QR
- 36% prévoient d’utiliser des outils de check-in sur place
- 33% prévoient d’utiliser des outils de sondage en direct et de feedback
- 31% prévoient d’utiliser la réalité virtuelle
- 25% prévoient d’utiliser des technologies portables
- 23% prévoient d’utiliser des cabines photo numériques.
Gestion des données événementielles propulsée par Eventtia
Pour rationaliser et simplifier votre utilisation des technologies, envisagez d’utiliser une solution de suivi événementiel complète comme Eventtia. Elle vous donne accès à plusieurs de ces technologies et fonctionnalités, sans avoir à changer constamment de plateformes ou à passer à d’autres outils.
Trouver le bon équilibre entre détails et concision
Les meilleurs rapports post-événements trouvent juste le bon équilibre entre détails et concision. Ils doivent contenir suffisamment d’informations pour informer les gens et les aider à prendre de meilleures décisions basées sur les données, mais ne pas être trop longs ou répétitifs.
Si elle est trop longue ou ennuyeuse, elle ne captivera pas les lecteurs et n’aura peut-être pas l’impact souhaité. Mais si elle est trop courte et simpliste, elle ne contiendra peut-être pas suffisamment de détails ou d’informations exploitables pour avoir un impact significatif sur votre entreprise et sur les événements futurs que vous organiserez.
Utilisez des visuels pour rendre le rapport plus attrayant
Il est crucial de maintenir l’intérêt des gens pendant qu’ils lisent votre rapport afin qu’ils puissent parcourir l’ensemble du document. L’un des meilleurs moyens de garder les gens intéressés est d’utiliser des visuels tout au long du rapport.
Cela pourrait être des graphiques détaillant les données démographiques de l’événement, un diagramme à barres mettant en évidence vos coûts, ou même des infographies présentant certaines statistiques ou chiffres de manière plus attrayante.
Erreurs à éviter dans vos rapports post-événement
Voici quelques erreurs courantes dans les rapports post-événement qu’il vous faut absolument éviter.
Ne pas demander de feedback
Obtenir le feedback de tout le monde, des participants aux sponsors, est important pour savoir comment l’événement s’est déroulé à leurs yeux. Si vous ne collectez pas de feedback, vous n’aurez pas autant de données à votre disposition pour identifier les domaines d’amélioration pour de futurs événements.
De plus, lorsque vous recueillez des feedback, assurez-vous de tout prendre en compte et ne négligez jamais les commentaires négatifs ou les préoccupations.
Bien qu’il puisse être tentant de se concentrer sur le feedback positif que vous recevez à propos de l’événement, il est important de ne pas négliger le négatif. Même le feedback négatif a de la valeur car il met en lumière des aspects de votre événement que vos participants n’ont pas appréciés, ce qui peut vous aider à affiner votre approche à l’avenir.
Ne pas bien analyser vos données
Lors de l’analyse de votre événement et de la rédaction de votre rapport, il est important de se concentrer à la fois sur les données qualitatives et quantitatives. Bien que les données quantitatives telles que la participation, les revenus, les coûts et les indicateurs des réseaux sociaux soient importantes, les données qualitatives capturent des insights et des détails que les chiffres ne peuvent tout simplement pas fournir.
Il détaille les opinions, pensées et sentiments de toutes les personnes impliquées dans l’événement, et vous donne une image plus complète de son succès ou de son échec.
Ne pas être transparent(e) sur vos difficultés
Si vous rencontrez des problèmes avant, pendant ou après l’événement, vous devez en prendre note dans le rapport. Bien que certaines entreprises ne souhaitent se concentrer que sur les points positifs dans ces rapports pour impressionner les parties prenantes, il est important d’être honnête au sujet des échecs ou des défis.
Cela permet de s’assurer que vous ne commettrez pas à nouveau des erreurs similaires à l’avenir et démontre aux lecteurs que vous êtes conscient de ce qui a mal tourné et engagé à vous améliorer à l’avenir.
Améliorez vos événements grâce à vos rapports post-événements
Les rapports post-événement ne sont pas juste des documents administratifs, ce sont des outils puissants pour apprendre, s’améliorer et prendre des décisions plus intelligentes pour les futurs événements. Que vous mesuriez le ROI, suiviez la satisfaction des participants ou analysiez la logistique, un rapport d’événement bien conçu vous aide à transformer les idées en réel impact pour vos participants.
En suivant les étapes et les meilleures pratiques de ce guide, vous pouvez créer des rapports qui non seulement justifient votre investissement mais inspirent également de meilleurs événements à l’avenir.
Et si vous cherchez une plateforme de gestion événementielle qui simplifie la génération de rapports, la collecte de données et tout ce qui s’entrecroise, Eventtia est là pour vous.
Questions fréquentes : Comment rédiger un rapport post-événement
Toujours intéressé(e) par l’apprentissage des rapports après l’événement ? Si c’est le cas, assurez-vous de consulter ces questions courantes et leurs réponses.
Source :
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Arno Vaissiere
WIRED
Quand créer un rapport post-événement ?
Vous souhaiterez peut-être rédiger votre rapport dans un délai d’une ou deux semaines suivant la fin de l’événement, bien que les événements plus importants ou plus complexes puissent nécessiter plus de temps pour recueillir les informations et les données importantes.
Pour quels types d'événements est-il intéressant de rédiger un rapport post-événement ?
Vous pouvez rédiger ces rapports pour pratiquement tout événement, y compris les conférences, conventions, grandes réunions, événements de networking et plusieurs autres.
