Ton événement est terminé. Ta direction veut savoir s’il a fonctionné et tes sponsors attendent des chiffres. Un rapport post-événement répond aux deux questions, mais le construire à la main prend souvent des jours de travail sur tableur.
Nous travaillons avec des équipes événementielles depuis 12 ans, et nous voyons le même scénario après presque chaque événement. Le jour J est intense : des mois de préparation, quelques heures sous pression, des choses qui se passent bien et d’autres moins. Quand il se termine, l’équipe est fatiguée et le projet suivant attend déjà, si bien que le rapport se résume à quelques chiffres clés et que les enseignements restent dans la tête de chacun. Pourtant, ces chiffres décident du prochain budget : ils doivent donc être justes, et c’est précisément la partie que l’IA rend aujourd’hui beaucoup plus rapide.
Ce guide te montre comment rédiger un rapport post-événement avec l’IA : 7 étapes, un prompt pour chacune, un prompt complet à copier et un exemple de rapport intégral, construit sur un événement fictif. Les prompts sont pensés pour Claude, ChatGPT et Microsoft Copilot.
Le rapport post-événement en bref
| Étape | Ce que tu fais | Ce que fait l’IA |
|---|---|---|
| 1. Donner tes objectifs | Tu partages les cibles fixées avant l’événement | Elle s’en sert comme cadre pour tout le rapport |
| 2. Récupérer les données | Tu demandes les inscriptions, les check-ins et les paiements | Elle les lit dans ton logiciel événementiel et repère les manques |
| 3. Calculer les indicateurs | Tu vérifies les formules | Elle calcule le taux de présence, les absences, les recettes et l’écart aux objectifs |
| 4. Trouver les tendances | Tu confirmes ce qui s’est passé sur place | Elle compare les types de billets, les heures de check-in, les dates d’inscription et les sessions |
| 5. Ajouter l’enquête et les coûts | Tu importes les résultats de l’enquête, le budget et les coûts | Elle calcule le NPS, regroupe les commentaires et compare le prévu au réalisé |
| 6. Partager la page de l’événement | Tu donnes le lien de la page | Elle reprend tes couleurs, tes polices et ton style |
| 7. Rédiger le rapport | Tu vérifies chaque chiffre et tu valides les actions | Elle rédige le rapport en présentation ou en document |
Qu’est-ce qu’un rapport post-événement ?
Un rapport post-événement est un document qui compare les résultats d’un événement à ses objectifs et transforme ce qui s’est passé en décisions pour l’édition suivante.
Chacun le lit pour une raison différente : ta direction veut savoir si l’événement valait l’investissement, la finance cherche les recettes, les coûts et la marge, les sponsors attendent des preuves de visibilité et de contacts, et ton équipe veut savoir quoi corriger.
Le même rapport peut prendre deux formes. Une présentation convient mieux à une réunion avec ta direction, tandis qu’un document sert mieux la finance, les sponsors et tes archives ; le contenu reste le même, seule la mise en forme change.
Que doit contenir un rapport post-événement ?
Un rapport complet compte 10 sections, du résumé exécutif à la liste d’actions. L’essentiel des données vient de ta plateforme événementielle ; le reste vient de ton budget, de ton enquête et de tes propres notes.
| Section | Question à laquelle elle répond | D’où viennent les données |
|---|---|---|
| 1. Résumé exécutif | L’événement a-t-il fonctionné ? | Toutes les autres sections |
| 2. Objectifs et résultats | Avons-nous atteint nos cibles ? | Objectifs fixés avant l’événement |
| 3. Inscriptions | Combien de personnes se sont inscrites, quand et par quel canal ? | Plateforme événementielle |
| 4. Présence et check-in | Qui est venu, et à quelle heure a eu lieu le check-in ? | Plateforme événementielle |
| 5. Sessions | À quelles sessions les participants ont-ils assisté ? | Plateforme événementielle (points de contrôle) |
| 6. Avis des participants | Qu’ont pensé les participants ? | Enquête post-événement |
| 7. Finances | Avons-nous gagné de l’argent ? | Plateforme événementielle (paiements enregistrés), budget, factures |
| 8. Sponsors | Les sponsors y ont-ils trouvé leur compte ? | Enquête sponsors et contrats |
| 9. Opérations | Comment se sont passés le lieu, le traiteur et la logistique ? | Tes notes et les factures des fournisseurs |
| 10. Actions pour la prochaine fois | Que changeons-nous ? | Ton équipe, avec un premier jet de l’IA |
Chaque section a besoin de quelques indicateurs clairs. Voici ceux que les directeurs d’événements utilisent le plus :
| Indicateur | Formule | Exemple fictif : Future World Forum |
|---|---|---|
| Taux de remplissage | Inscriptions ÷ capacité | 860 ÷ 1 000 = 86 % |
| Taux de présence | Participants enregistrés au check-in ÷ inscriptions | 703 ÷ 860 = 81,7 % |
| Taux d’absence | Absents ÷ inscriptions | 157 ÷ 860 = 18,3 % |
| Bénéfice | Recettes − coûts | 209 040 $ − 190 900 $ = 18 140 $ |
| ROI | Bénéfice ÷ coûts | 18 140 $ ÷ 190 900 $ = 9,5 % |
| Marge | Bénéfice ÷ recettes | 18 140 $ ÷ 209 040 $ = 8,7 % |
| Coût par participant | Coûts ÷ participants | 190 900 $ ÷ 703 = 272 $ |
| Net Promoter Score (NPS) | % de promoteurs − % de détracteurs | 55 % − 13 % = +42 |
| Taux de réponse à l’enquête | Réponses ÷ participants | 281 ÷ 703 = 40 % |
À quoi ressemble un rapport post-événement rédigé avec l’IA ?
À une courte présentation dont chaque titre énonce un constat et où chaque problème s’accompagne d’une action. Voici un exemple complet, rédigé avec l’IA, pour l’édition 2025 du Future World Forum : une conférence d’une journée sur l’IA et le travail, organisée à New York le 14 septembre 2025, avec un rapport daté du 5 octobre 2025. Les montants sont en dollars américains.
À propos de cet exemple : le Future World Forum est un événement fictif de démonstration. Tous les chiffres sont des données d’exemple, créées pour montrer à quoi peut ressembler un rapport complet.
Le rapport fait ressortir 5 points qu’un directeur d’événement doit connaître :
- Le public est venu et il a aimé. Les 860 inscriptions ont rempli 86 % de la capacité, 81,7 % des inscrits ont fait leur check-in et les répondants à l’enquête ont donné un NPS de +42.
- L’équilibre financier est fragile. Le bénéfice s’élève à 18 140 $, soit une marge de 8,7 % ; si le sponsor Gold à 30 000 $ ne revient pas et que les coûts restent identiques, le même événement perd 11 860 $.
- Les étudiants ont été le point faible. Ils affichent le taux de présence le plus bas (70 %) et représentent 93 des 157 absences.
- 5 645 $ de restauration n’ont pas servi. 1 940 $ viennent de la restauration générale, commandée pour 800 personnes alors que 703 ont fait leur check-in ; 3 705 $ viennent du cocktail, où 18 des places inutilisées avaient été commandées au-delà du nombre d’invités autorisés.
- Le check-in a connu un seul gros pic. 63 % des participants ont fait leur check-in dans la même demi-heure, et la file d’attente a été la plainte la plus citée dans l’enquête.
Exemple fictif avec des données d'exemple. Fais défiler ou utilise les flèches pour parcourir les 14 pages.
Comment rédiger un rapport post-événement avec l’IA, étape par étape ?
Si ton logiciel événementiel est connecté à ton assistant IA, l’assistant lit directement tes inscriptions, tes paiements et tes check-ins. Tu lui donnes tes objectifs, tu ajoutes les quelques fichiers qu’il n’a pas et tu lui demandes de calculer, d’analyser et de rédiger ; tu vérifies ensuite les chiffres et tu décides des actions. Voici les 7 étapes :
- Donne tes objectifs à l’IA.
- Demande-lui de récupérer et de vérifier les données de ton événement.
- Calcule tes indicateurs clés.
- Trouve les tendances derrière les chiffres.
- Ajoute les résultats de ton enquête et tes coûts.
- Partage la page de ton événement pour l’identité visuelle.
- Rédige le rapport et les actions.
Travaille dans une seule conversation, étape par étape : chaque réponse sert de base à la suivante, et tu peux corriger les erreurs avant qu’elles n’arrivent dans le rapport final.
Pas encore de connexion avec l’IA ? Exporte tes inscriptions, tes check-ins et tes paiements depuis ton logiciel événementiel au format Excel, puis importe-les dans la conversation : les mêmes prompts fonctionnent. Dans Eventtia, consulte comment exporter tes participants.
Étape 1 : donne tes objectifs à l’IA
Ton logiciel événementiel connaît tes types de billets, ton programme et tes inscriptions, mais il ignore ce que tu cherchais à obtenir. Commence donc par tes objectifs, pour que l’IA puisse juger les résultats à leur aune.
Nous allons rédiger le rapport post-événement de [nom de l’événement] dans [logiciel événementiel].
Date de l’événement et fuseau horaire : [date, fuseau horaire].
Objectifs fixés avant l’événement : [inscriptions, taux de présence, bénéfice, satisfaction, NPS, sponsors].
Le rapport est destiné à [ma direction].
Utilise uniquement les données de [logiciel événementiel] et les fichiers que je te donne.
N’invente jamais un chiffre. S’il manque une donnée, demande-la-moi.
Règles pour toute cette conversation :
- Compte uniquement les inscriptions confirmées, sauf indication contraire. Utilise le même groupe pour tous les taux.
- Compte des personnes uniques, pas des scans. Distingue le check-in à l’événement, l’inscription aux ateliers, le check-in aux ateliers et le check-in aux points de contrôle.
- Recettes de billetterie = paiements de billets acceptés moins remboursements, en [devise], jusqu’au [date d’arrêté]. Exclus les paiements en attente et échoués. N’ajoute pas les montants facturés aux paiements. Indique si les taxes sont incluses.
- Recettes totales = recettes de billetterie + recettes de sponsoring + autres recettes encaissées, sur la même base. S’il manque des données de recettes, demande-les-moi avant de calculer le bénéfice ou la marge.
- Sépare les faits des causes. Si tu n’es pas sûr d’une cause, écris « cause possible ».
Pour le Future World Forum, l’équipe avait fixé 6 objectifs avant l’événement, dont 900 inscriptions, un taux de présence de 80 % et un bénéfice de 20 000 $.
Étape 2 : demande à l’IA de récupérer et de vérifier les données
Demande à l’IA de rassembler les données et de les vérifier avant toute analyse, car les enregistrements manquants et les doublons sont la cause la plus fréquente de chiffres faux. Pour les grands événements, les données arrivent page par page : demande à l’assistant de confirmer qu’il a bien lu toutes les pages.
Récupère tous les participants de [nom de l’événement] : type de participant, statut d’inscription, date d’inscription, statut de paiement, statut et heure du check-in. Récupère aussi les inscriptions et les check-ins des ateliers, ainsi que les check-ins à chaque point de contrôle.
Inclus uniquement ces statuts : [confirmé]. Exclus : [brouillon, refusé, archivé].
Lis toutes les pages de résultats. Indique-moi combien d’enregistrements tu as lus et compare ce nombre au total du même filtre. Si le résumé de l’événement affiche un autre total, montre les deux et explique l’écart.
Compte des personnes uniques, pas des scans : une même personne peut être scannée plusieurs fois.
Signale-moi tout ce qui semble manquer ou faire doublon. N’analyse rien pour l’instant.
Pour le Future World Forum, cette étape a donné 860 inscriptions réparties sur 3 types de billets, 703 check-ins avec leur heure et la fréquentation de chaque atelier.
Vérifie aussi que « présent » veut dire la même chose dans tous les chiffres. Inscrit, badge imprimé et check-in sont trois comptages différents : si ton équipe a imprimé des badges sur place, compare le total des check-ins avec ton propre comptage à l’entrée, car un badge imprimé sans scan n’apparaît pas comme un check-in, et un écart à ce stade fausse tous les taux du rapport.
Étape 3 : calcule tes indicateurs clés
Demande la formule derrière chaque chiffre : chaque résultat devient ainsi facile à vérifier.
Calcule par type de billet : inscriptions, check-ins, taux de présence, absences et recettes de billetterie.
Applique la règle des recettes de billetterie ci-dessus, et non prix du billet × inscriptions. Les billets gratuits comptent pour zéro recette, pas comme des impayés.
Montre chaque formule et les chiffres utilisés.
Compare ensuite les résultats avec les objectifs que tu peux déjà vérifier : cible, résultat, atteint ou non. Marque les autres objectifs comme « en attente de données ».
Pour le Future World Forum, l’objectif de présence est atteint (81,7 % contre 80 %) et celui des inscriptions ne l’est pas (860 contre 900). Le bénéfice, la satisfaction et le NPS attendent l’étape 5. Pour la liste complète des KPI événementiels et leurs formules, consulte notre guide pour mesurer le succès d’un événement.
Étape 4 : trouve les tendances derrière les chiffres
Les totaux disent ce qui s’est passé ; les tendances montrent où regarder et quoi changer. Demande à l’IA de comparer des groupes et des périodes, en séparant les faits des causes possibles.
Trouve les 3 tendances les plus importantes dans les données d’inscription et de présence.
Examine : le taux de présence par type de billet, les check-ins par tranche de 30 minutes (en [fuseau horaire]), les inscriptions par semaine avant l’événement et la fréquentation par session.
Distingue l’inscription aux ateliers, le check-in aux ateliers, le check-in à l’événement et le check-in aux sessions.
Pour chaque tendance, donne le chiffre, une cause possible, les données qui la confirmeraient et une action.
Cette étape a produit 3 des principaux constats du rapport : les étudiants affichent le taux de présence le plus bas (70 %), 63 % des participants ont fait leur check-in entre 12 h et 12 h 30, et 15 % des inscriptions sont arrivées la dernière semaine.
C’est souvent l’analyse du check-in heure par heure qui révèle le plus, comme le raconte un client d’Eventtia :
« L’analyse des check-ins par activité et par heure nous a montré des anomalies que nous n’aurions jamais détectées auparavant, et nous a permis de lancer des promotions correctives ciblées pendant le salon. »
David Amstutz, organisateur de salon, Expomedia
Étape 5 : ajoute les résultats de ton enquête et tes coûts
Une connexion avec l’IA couvre rarement tout ce dont un rapport a besoin. Dans Eventtia, tu envoies l’enquête depuis la plateforme et tu en télécharges les résultats ; ton budget, tes coûts fournisseurs et tes recettes de sponsoring se trouvent dans tes propres fichiers. Importe-les tous dans la même conversation.
Voici les résultats de mon enquête, mon budget, mes coûts définitifs ainsi que mes recettes de sponsoring et autres recettes.
- Calcule la satisfaction moyenne, le NPS (promoteurs de 9 à 10, détracteurs de 0 à 6) et le taux de réponse (réponses ÷ participants enregistrés au check-in). Regroupe les commentaires écrits par thème et compte les commentaires de chaque thème.
- Construis un tableau prévu / réalisé pour chaque ligne de recettes et de coûts. Calcule le bénéfice, le ROI (bénéfice ÷ coûts) et la marge (bénéfice ÷ recettes totales).
- Montre le bénéfice si mon principal sponsor ne revient pas l’an prochain, à coûts constants.
- Compare ce que nous avons commandé (restauration, places) avec les chiffres de check-in. Distingue trois causes : les places commandées au-delà du nombre d’invités autorisés, les inscrits qui ne sont pas venus et les participants qui n’ont pas utilisé le service.
- Complète le tableau des objectifs : cible, résultat, atteint ou non.
Pour le Future World Forum, 281 participants ont répondu à l’enquête et la principale plainte concernait la file d’attente au check-in. Côté finances, si le sponsor Gold part, l’événement perd 11 860 $. La comparaison des commandes avec les check-ins a fait apparaître 5 645 $ de restauration inutilisée : 1 940 $ de restauration générale et 3 705 $ au cocktail. Avec l’enquête et les coûts, le tableau des objectifs est complet : 4 objectifs sur 6 sont atteints, tandis que les inscriptions et le bénéfice restent en dessous de la cible.
Étape 6 : partage la page de ton événement pour l’identité visuelle
Ton rapport doit ressembler à ton événement. Partage le lien de la page de l’événement et l’IA en reprendra les couleurs, les polices et le style.
Voici la page de mon événement : [URL]. Reprends ses couleurs, ses polices et son style visuel pour le rapport.
Certaines pages d’événement chargent leur design avec du code que les assistants IA ne savent pas lire. Si le résultat ne correspond pas à ta marque, importe plutôt une capture d’écran de la page. Le rapport du Future World Forum reprend le bleu marine, le bleu et le cyan de la page de l’événement, ainsi que sa police.
Étape 7 : rédige le rapport et les actions
Demande maintenant à l’IA de tout assembler, avec des règles claires de format et de style.
Rédige le rapport post-événement sous forme de [présentation de 12 diapositives / document de 5 pages] pour ma direction.
Commence par un résumé en 3 phrases. Chaque titre énonce un constat, pas un thème.
Termine chaque section par une action pour la prochaine fois.
Conclus par un tableau d’actions : action, effet attendu, responsable.
Présente chaque économie comme une estimation et montre ton calcul.
Utilise uniquement les chiffres ci-dessus.
Les recommandations finales, c’est toi qui les écris. L’IA peut proposer des actions, mais seule ton équipe connaît le budget, les fournisseurs et les contraintes derrière chaque décision.
Quel prompt copier pour rédiger tout le rapport en une fois ?
Utilise le prompt complet ci-dessous, qui réunit les 7 étapes en un seul message. Remplis les parties entre crochets, joins les résultats de ton enquête, tes coûts et tes recettes, puis envoie-le.
Tu vas m’aider à rédiger le rapport post-événement de [NOM DE L’ÉVÉNEMENT].
À PROPOS DE L’ÉVÉNEMENT
- Date, fuseau horaire et lieu : [date, fuseau horaire, lieu]. Capacité : [nombre].
- Types de billets et prix : [liste].
- Programme : [sessions avec horaires et capacité].
- Objectifs fixés avant l’événement : [inscriptions, taux de présence, bénéfice, satisfaction, NPS, sponsors].
- Destinataire du rapport : [ma direction / mes sponsors / mon équipe].
MES DONNÉES
- Utilise la connexion avec [logiciel événementiel] pour lire toutes les données de l’événement [nom] : participants, types de participants, statuts et dates d’inscription, paiements et remboursements, check-ins à l’événement, inscriptions aux ateliers, check-ins aux ateliers et check-ins aux points de contrôle.
- Inclus uniquement ces statuts : [confirmé]. Exclus : [brouillon, refusé, archivé].
- J’ai aussi joint : les résultats de l’enquête, le budget, les coûts définitifs ainsi que les recettes de sponsoring et autres recettes.
IDENTITÉ VISUELLE
- Reprends les couleurs, les polices et le style visuel de la page de mon événement : [URL].
CE QU’IL FAUT FAIRE
- Vérifie d’abord les données. Lis toutes les pages de résultats. Indique ce que tu as et le nombre d’enregistrements, et compare chaque nombre au total du même filtre. Signale ce qui manque et les doublons. Demande-moi avant de continuer s’il manque quelque chose d’important.
- Par type de billet, calcule : inscriptions, check-ins, taux de présence, absences et recettes de billetterie (voir la règle des recettes de billetterie plus bas). Montre chaque formule.
- Compare les résultats avec mes objectifs : cible, résultat, atteint ou non.
- Trouve les tendances : présence par type de billet, check-ins par tranche de 30 minutes, inscriptions par semaine, fréquentation par session.
- Résume l’enquête : satisfaction, NPS (promoteurs de 9 à 10, détracteurs de 0 à 6), taux de réponse et les 3 principaux thèmes positifs et négatifs, avec le nombre de commentaires pour chacun.
- Construis le prévu / réalisé des recettes et des coûts. Calcule le bénéfice, le ROI (bénéfice ÷ coûts) et la marge (bénéfice ÷ recettes totales). Montre le résultat si mon principal sponsor ne revient pas, à coûts constants.
- Compare ce que nous avons commandé (restauration, places) avec ce qui a été utilisé. Distingue les commandes en trop, les absences et les participants qui n’ont pas utilisé le service.
COMMENT RÉDIGER LE RAPPORT
- Format : [présentation / document].
- Commence par un résumé en 3 phrases : ce qui a bien marché, ce qui est à risque, ce qu’il faut corriger en premier.
- Chaque titre énonce un constat, pas un thème. Exemple : « Les étudiants ont le taux de présence le plus bas », et non « Présence ».
- Termine chaque section par une action pour la prochaine fois.
- Conclus par un tableau d’actions : action, effet attendu, responsable.
- Écris dans un français simple, avec des phrases courtes.
RÈGLES
- Utilise uniquement les chiffres de mes données. N’invente jamais un chiffre.
- Compte uniquement les inscriptions confirmées et utilise le même groupe pour tous les taux.
- Compte des personnes uniques, pas des scans. Distingue le check-in à l’événement, l’inscription aux ateliers, le check-in aux ateliers et le check-in aux points de contrôle.
- Recettes de billetterie = paiements de billets acceptés moins remboursements, en [devise], jusqu’au [date d’arrêté]. Exclus les paiements en attente et échoués. N’ajoute pas les montants facturés aux paiements. Indique si les taxes sont incluses.
- Recettes totales = recettes de billetterie + recettes de sponsoring + autres recettes encaissées, sur la même base. S’il manque des données de recettes, demande-les-moi avant de calculer le bénéfice ou la marge.
- Utilise [fuseau horaire] pour toutes les heures.
- Si tu n’es pas sûr d’une cause, écris « cause possible ».
- Écris « a fait son check-in », pas « est arrivé » : l’heure du check-in indique quand la personne a été scannée, pas quand elle est arrivée.
- Présente les estimations comme des estimations.
- À la fin, liste chaque chiffre calculé avec sa formule.
Enregistre ce prompt dans un projet Claude ou ChatGPT, ou dans un document partagé, et réutilise-le après chaque événement. Pour le suivant, mets à jour chaque champ entre crochets, y compris le nom de l’événement et sa page, puis joins les nouveaux fichiers.
Comment ça marche avec un logiciel de gestion événementielle ?
Ton logiciel de gestion événementielle conserve les inscriptions, les paiements et les check-ins. Quand il est connecté à ton assistant IA, en général par un serveur MCP (un lien sécurisé entre un logiciel et un assistant IA), l’assistant lit directement ces données et tu évites la plupart des exports.
Avant de commencer, vérifie 3 choses : les données que couvre la connexion, celles que tu dois encore exporter et les droits que reçoit l’assistant.
Pourquoi les données d’un événement ont-elles toujours été difficiles à compiler ?
Dans nos échanges avec les équipes événementielles, la partie difficile d’un rapport post-événement est rarement la rédaction : ce sont les données. Trois problèmes reviennent sans cesse :
- Les données sont réparties dans plusieurs exports. Les réponses au formulaire d’inscription sont dans un fichier, le choix des ateliers dans un autre et les check-ins dans un troisième, si bien que pour obtenir une ligne par participant, quelqu’un doit croiser les fichiers dans Excel. Une équipe nous a expliqué qu’à cause de deux champs manquants, elle devrait reprendre 400 lignes à la main avant de pouvoir commencer ses statistiques.
- « Présent » ne veut pas dire la même chose partout. Une équipe a compté plus de 650 personnes dans la salle, alors que le système affichait 537 check-ins, parce que certains badges avaient été imprimés sur place sans scan.
- Chaque lecteur a besoin d’une vue différente. Ta direction veut la synthèse, les responsables d’atelier veulent leur propre liste de participants et la finance veut rapprocher les ventes de billets des paiements reçus, parfois par lieu.
Une connexion MCP règle l’essentiel du premier et du troisième problème : l’assistant lit les inscriptions, les ateliers, les check-ins et les paiements à la même source et les croise pour toi. Il suffit de le demander avec tes mots :
Construis un seul tableau pour [nom de l’événement], avec une ligne par participant confirmé : réponses à l’inscription, ateliers choisis, check-ins à chaque atelier, heure de check-in à l’événement et statut de paiement.
Prépare ensuite 3 versions : une synthèse pour [ma direction], une liste de participants par atelier pour les responsables d’atelier et les ventes de billets par [type de billet ou lieu] pour la finance.
Le deuxième problème naît sur place. L’IA peut signaler un écart entre badges et check-ins, mais seule ton équipe sait combien de personnes sont entrées : la vérification de l’étape 2 t’aide à le repérer avant qu’il n’arrive dans le rapport.
Ton assistant peut aussi se connecter à autre chose que ton logiciel événementiel. S’il a accès à ton CRM ou à tes outils financiers, il peut ajouter ce que les données de l’événement ne montrent pas seules : les participants qui ont une opportunité commerciale en cours, ou la concordance entre les ventes de billets et ce qu’a reçu ton prestataire de paiement.
Exemple : comment ça marche avec Eventtia ?
Eventtia réunit les inscriptions, les paiements et les check-ins dans une seule fiche participant, et le serveur MCP d’Eventtia relie cette fiche à ton assistant IA. Voici comment l’assistant obtient chaque type de données :
| Données du rapport | Comment l’IA les obtient |
|---|---|
| Inscriptions, types de participants, dates d’inscription, statut de paiement | Directement, via le serveur MCP d’Eventtia |
| Statut et heure du check-in de chaque participant | Directement, via le serveur MCP d’Eventtia |
| Inscriptions et check-ins des ateliers | Directement, via le serveur MCP d’Eventtia |
| Check-ins aux autres points de contrôle (sessions, cocktail) | Directement, via le serveur MCP d’Eventtia |
| Paiements de chaque participant | Directement, via le serveur MCP d’Eventtia |
| Résultats de l’enquête | Export depuis le tableau de bord Eventtia |
| Budget et coûts | Tes propres fichiers |
Quelques points pratiques :
- La configuration prend moins de 5 minutes. Eventtia figure dans la bibliothèque de connecteurs de Claude et dans l’annuaire des plugins de ChatGPT ; Microsoft Copilot et les autres assistants compatibles MCP se connectent avec l’adresse du serveur.
- L’assistant utilise tes droits. Il ne voit que ce que ton rôle Eventtia t’autorise à voir.
- Eventtia n’utilise pas tes données pour entraîner des modèles d’IA. Ton fournisseur d’IA a sa propre politique de données : vérifie-la aussi.
- Les grands événements prennent plus de temps. L’assistant lit les enregistrements page par page ; pour des événements de plusieurs milliers de participants, un export Excel depuis le tableau de bord peut aller plus vite.
- Le serveur MCP est inclus dans toutes les offres Eventtia, sans supplément.
Cas réel : comment Delabie mesure-t-il ses événements ?
Delabie, fabricant français de robinetterie et d’équipements sanitaires, organise une dizaine d’événements clients par mois dans 8 pays européens, soit 150 événements et 9 400 participants sur Eventtia.
Avant Eventtia, ses équipes commerciales envoyaient des invitations papier et n’avaient aucun endroit unique pour suivre les réponses. Aujourd’hui, les taux d’acceptation et de présence remontent directement des invitations et de l’application de check-in, si bien que Delabie peut mesurer ce que rapporte chaque événement, en 5 langues et à partir des mêmes modèles. Découvre le cas client Delabie.
Que vérifier avant d’envoyer un rapport rédigé avec l’IA ?
Confronte chaque chiffre à sa source, chaque cause aux données et chaque promesse à la réalité : l’IA écrit vite, mais elle peut se tromper avec beaucoup d’assurance.
- Les chiffres : recalcule toi-même les 5 chiffres les plus importants, comme le taux de présence, le bénéfice et le ROI.
- Les titres : assure-toi que chaque titre est vrai, car un titre percutant mais faux fait plus de dégâts qu’un titre fade.
- Les causes : vérifie que le rapport ne présente pas une hypothèse comme un fait.
- Les économies : contrôle que chaque économie estimée correspond bien à l’action dont elle découle.
- Les données personnelles : retire les noms et les e-mails dont le lecteur n’a pas besoin.
- Le ton : veille à ce que les problèmes soient dits clairement, car un rapport qui masque les difficultés ne sert à rien pour l’édition suivante.
Pourquoi demander à une seconde IA de relire ton rapport ?
Quand nous avons construit l’exemple du Future World Forum avec Claude, nous avons demandé à ChatGPT de challenger la première version, et il a trouvé des erreurs qui se lisaient bien mais étaient fausses : un objectif marqué comme atteint alors qu’il ne l’était pas, et une économie qui comptait toute la restauration inutilisée au lieu de ce que l’action proposée permettait vraiment d’économiser.
L’IA écrit des phrases assurées, et une erreur dans une phrase assurée passe facilement inaperçue. Une seconde IA, qui n’a pas écrit le rapport, le relit avec un regard neuf : donne-lui le rapport et les données, et demande-lui :
Challenge ce rapport. Vérifie chaque chiffre par rapport aux données, et chaque titre et chaque conclusion par rapport aux chiffres. Liste ce qui est faux ou non justifié, et explique pourquoi.
Vérifie ensuite toi-même ses corrections. Cela prend quelques minutes et protège ta crédibilité.
Questions fréquentes sur le rapport post-événement
L’IA peut-elle rédiger un rapport post-événement ?
Oui. L’IA peut vérifier tes données, calculer tes indicateurs, trouver des tendances, résumer les avis et rédiger le rapport complet. C’est toujours toi qui vérifies les chiffres et qui décides des actions.
Quel assistant IA choisir pour un rapport post-événement ?
Celui que ton entreprise utilise déjà. La façon dont l’assistant accède à tes données compte davantage que le choix de l’assistant.
De quelles données as-tu besoin ?
Il te faut les inscriptions, les check-ins, les paiements, les résultats de l’enquête, tes objectifs et tes coûts. Si ton logiciel événementiel est connecté à l’IA, l’assistant peut lire directement les trois premiers ; tu ajoutes le reste.
Est-il sûr de partager les données des participants avec l’IA ?
Utilise l’offre d’IA validée par ton entreprise et retire les données personnelles dont le rapport n’a pas besoin. Avec le serveur MCP d’Eventtia, l’assistant ne voit que ce que ton rôle autorise, et Eventtia n’utilise pas tes données pour entraîner des modèles d’IA. Vérifie aussi la politique de données de ton fournisseur d’IA.
Que ne peut pas faire l’IA dans un rapport post-événement ?
L’IA ne sait pas ce qui s’est passé sur place si tu ne le lui dis pas, et elle ne peut pas vérifier des chiffres qu’elle n’a pas reçus. Elle ne peut pas non plus peser les contraintes de budget, de fournisseurs et d’équipe qui sous-tendent tes décisions : cette partie te revient.
Un rapport post-événement doit-il être un document ou une présentation ?
Choisis une présentation pour une réunion avec ta direction et un document pour la finance, les sponsors et tes archives. Le contenu est le même et, avec l’IA, tu peux produire les deux à partir de la même analyse.
Quand envoyer un rapport post-événement ?
Envoie-le 2 à 3 semaines après l’événement, une fois l’enquête close et les factures des fournisseurs reçues. Dans l’exemple du Future World Forum, l’événement a eu lieu le 14 septembre et le rapport est daté du 5 octobre.
Peux-tu réutiliser le même prompt pour chaque événement ?
Oui. Garde le prompt complet, mets à jour chaque champ entre crochets (nom de l’événement, date, types de billets, programme, objectifs et page de l’événement) et joins les fichiers du nouvel événement. Réutiliser le même prompt rend aussi tes rapports plus faciles à comparer d’une édition à l’autre.
Pour aller plus loin
Eventtia est la plateforme derrière les marques qui font référence.
Parlons de l'intégration d'Eventtia à ton stack : inscription, communications, accueil sur site et analytique, avec la profondeur d'API pour construire dessus.
