Planeación de eventos

¿Como aumentar la tasa de Engagement de tus asistentes?

Mike Khorev
November 16, 2022

El engagement en tu evento es tan importante, o incluso más importante que simplemente atraer más asistentes.

Después de todo, el número de asistentes por sí solo, no debería ser la meta final de planear y organizar un evento, y si tus asistentes no están “enganchados”, no podrás conseguir objetivos como vender más productos o servicios, generar leads, construir awareness de marca, y más. 

Así que, ¿cómo puedes incrementar la participación de los asistentes en tu próximo evento? 

En este artículo, discutiremos todo lo que necesitas acerca de cómo mejorar la tasa de engagement de la audiencia en tus evento y se cubrirá:

  • El concepto de tasas de participación y engagement en eventos. 
  • Cómo impacta el engagement del asistente a la experiencia del asistente. 
  • Por qué la tasa de participación es crucial para el éxito de tu evento.
  • Cómo evaluar la participación y el engagement.
  • Cómo mejorar las tasas de engagement y participación de tu evento.

¿Qué es el engagement del asistente? 

El engagement del asistente, también conocido como engagement de audiencia o simplemente como engagement de de evento, se refiere a qué tanto un evento puede mantener la atención de sus asistentes y el nivel de interacción entre los asistentes, el contenido del evento y otros elementos como, patrocinadores, marcas, sesiones especiales (ejm, sesiones de networking), equipo del evento, etc. 

En pocas palabras, un evento exitoso no es solo aquel que atrae suficientes asistentes sino aquel que logra atraer a los asistentes durante todo el evento. 

¿Por qué es tan importante la tasa de engagement de asistencia cuando se organiza un evento?

En pocas palabras, una alta tasa de participación o engagement del asistente, representa una mayor probabilidad de satisfacción del asistente, y es más probable que un cliente satisfecho:

  • Realice la conversión deseada (compre los productos/servicios, se suscriba a un email newsletter, etc.)
  • Mencione y dé un review positivo de tu evento en redes sociales
  • Recomiende tu evento a sus amigos y conocidos 
  • Asista a tu próximo evento

En pocas palabras, clientes felices y satisfechos, producirán muchos beneficios diferentes para tus eventos actuales y futuros.

Una participación más alta podrá mejorar la satisfacción del asistente de la siguientes formas:

1. Una participación alta conduce a un mejor entendimiento del contenido del evento

Entre más participe un asistente en el evento, más puede aprender del contenido del evento y podrá extraer mayor valor.

Varios estudios recientes han sugerido que cuando la gente aprende y siente que está creciendo, se siente más feliz. Si puedes mantener una tasa alta de engagement al evento, más asistentes se sentirán felices y satisfechos cuando se vayan.

2. Una participación mayor genera más recuerdos positivos

Al participar más en las actividades de tu evento y atraer otros asistentes significa que gastarán más tiempo disfrutando las experiencias del evento, y tendrán más recuerdos agradables de la noche.

Los recuerdos impactan la satisfacción y la felicidad más que la experiencia en sí misma, y al asegurar una mayor participación, puedes ayudarle a tus asistentes a crear estas memorias juntos.

3. Una mayor participación incrementa la co-creación y colaboración

Al atraer e interactuar con otros participantes, los asistentes de tu evento pueden tomar parte de las dinámicas co-creativas, para que puedan conocerse mejor entre ellos, empezando nuevas relaciones fructíferas potenciales y sociedades de negocio.

Al colaborar juntos, los asistentes también pueden tener la oportunidad de entender mejor el contenido del evento y extraer el mayor valor posible  al aprender del otro y encontrar nuevas ideas innovadoras.

4. Una mayor participación ayuda a la inmersión en la experiencia del evento.

Una mayor tasa de participación, en últimas, le permite sentir más a tus asistentes mientras experimentas el evento. Cuando estás emocionalmente conectado e inmerso, sientes que perteneces ahí.

Tener una experiencia inmersiva se traducirá en una mayor tasa de satisfacción.

5. Una mayor participación le ayuda a los asistentes a aprovechar la sabiduría de la multitud

Estar inmerso y conectado con las actividades del evento permite a los asistentes aprovechar el efecto de “la sabiduría de la multitud”, brindándoles una mejor experiencia de evento como un colectivo, en lugar de disfrutarlo de forma individual.

Cómo medir el engagement del evento: métricas para evaluar la participación/engagement

Los eventos son únicos, y cada uno requiere diferentes métodos para medir efectivamente los niveles de asistencia de los asistentes.

Sin embargo, aquí tienes algunas de las métricas más básicas de participación y engagement, para medir como un benchmark en todos los tipos de eventos:

1. Número de encuestas respondidas

Realizar encuestas post-evento es una de las mejores formas de obtener feedback de tus asistentes acerca del evento, pero también es un método efectivo para medir las tasas de participación/engagement de tu evento. 

Un número más alto de encuestas respondidas significa tasas de engagement más altas; también puedes incluir preguntas relevantes en la encuesta para seguir evaluando el engagement (ejm: “cómo calificarías tu “engagement” durante todo el evento del “1-10”?).

2. Menciones sociales, comentarios, y “shares”

Monitorear las métricas sociales también puede ser una gran forma de medir el nivel de participación del evento, por ejemplo:

  • ¿Cuántas personas mencionaron el evento antes, durante y después de este?
  • ¿Cuántas personas compartieron tu anuncio después del evento?
  • (Para eventos virtuales) ¿Cuántas personas compartieron el link de tu transmisión en vivo? 
  • ¿Cuántas personas participaron en tus sorteos y giveaways en redes sociales? 

Las métricas de redes sociales son relativamente fáciles de encontrar y analizar usando cualquiera de las herramientas análiticas de las plataformas sociales, así como también otras soluciones de análitica de redes sociales disponibles en el mercado. 

Cuando se monitorean las redes sociales, también se recomienda observar si los números cambiaron antes, durante o después del evento.

Si, por ejemplo, tus posts son más compartidos antes del evento, en comparación a los post después del evento, es una posible señal de una tasa de baja satisfacción.

Por otra parte, si los anuncios iniciales del evento no generaron tanto ruido en redes sociales, pero los posts después del evento fueron compartidos muchas veces, es señal de que el evento por si solo es genial, pero puedes promocionarlo mejor.

3. Actividad del chat público y privado

Para los eventos virtuales, si estás usando una plataforma de eventos virtuales como Eventtia que cuenta con chat en vivo, puedes monitorear la actividad del chat durante el evento para medir la tasa de engagement. 

Tu chat en vivo brinda una manera sencilla para que tus asistentes participen y compartan información en vivo, y  también puedes habilitar un chat privado cuando necesiten interactuar con los demás en un entorno más íntimo sin hablar por encima del otro. 

Sin embargo, para mejorar las interacciones en el chat en vivo, asegúrate de que la sala de chat sea manejada y moderada de forma apropiada (por ejemplo: prohibiendo el lenguaje obsceno.) Designa un moderador que se dedique a revisar, moderar, y organizar los chats en vivo para asegurar una experiencia óptima.

4. Número de assets descargados

En los eventos virtuales y con la herramienta de escenario virtual de Eventtia, tú o tus sponsors pueden ofrecer assets descargables como ebooks, e-catálogos, aplicaciones móviles, y otros, dependiendo de las necesidades únicas de tu evento.

Monitorear el número de descargas puede ser una gran manera de medir el engagement, y puedes mantener las cosas bastante interactivas al ir liberando las descargas de estos assets de forma gradual durante el evento.

5. Interacciones durante las P&Rs

Las P&Rs deben ser una parte fundamental de cualquier evento moderno, y monitorear cómo interactúan los asistentes con estas preguntas, puede ser también efectivo para medir la tasa de participación.

Puedes monitorear fácilmente el número de interacciones para cada pregunta, así como los votos positivos en tu plataforma de eventos virtuales, si se trata de un evento virtual o híbrido. Sin embargo, para los eventos en vivo, o en persona, podrías necesitar un enfoque más manual.

Estrategias para impulsar el engagement del asistente

Cuando se trata de aumentar el engagement y la participación del asistente, uno de los errores más comunes que cometen los planeadores de eventos, en enfocarse demasiado en el engagement durante el evento, de hecho, debemos considerar un enfoque más holístico en tres diferentes etapas del evento:  

  • Engagement antes del evento: mejorar el engagement antes del evento es una parte crucial del proceso de planeación del evento. Entre más interesados estén tus asistentes prospectos antes del evento, resultará más fácil generar entusiasmo, atraer más tráfico a tu sitio web y perfiles de redes sociales, generar conversaciones y, en última instancia, vender más boletos.
  • Engagement durante el evento: medir el engagement durante el evento es la mejor forma de analizar cómo ven y experimentan tu evento los asistentes. 
  • Engagement después del evento: no subestimes la importancia de mantener el engagement después del evento para mantener la lealtad y que tus asistentes sigan asistiendo a tus próximos eventos. 

Dicho esto, aquí tienes algunos tips prácticos, que te ayudarán a mejorar el engagement y la participación del asistente antes, durante, y después del evento.

1. Haz que conecten fácilmente

Crea el entorno adecuado para la participación y haz que sea tan accesible como sea posible. 

Para los eventos en vivo/en persona, puedes organizar sesiones networking, sesiones de preguntas interactivas con oradores, oportunidades backstage, etc. 

Por otra parte, para los eventos virtuales o híbridos, puedes habilitar y optimizar muros sociales y chats en vivo (público y privado) en tu plataforma de eventos virtuales. En resumen, planea cuidadosamente cómo te gustaría que tus asistentes interactúen y se conecten antes, durante y después del evento y diseña ambientes de acuerdo a esto.

2. Realiza encuestas en vivo

Realizar encuestas interactivas sigue siendo una de las mejores formas para atraer a tus asistentes tanto en eventos en vivo como virtuales, y muchos estudios han sugerido que las encuestas en tiempo real pueden ayudar a incrementar la satisfacción de tu audiencia a través de un engagement mejorado. 

Eventtia ofrece una forma sencilla para que los planeadores de eventos organicen encuestas en vivo antes, durante y después del evento, sin necesidad de invertir en soluciones adicionales.

Aquí tienes algunos ejemplos de preguntas de encuestas en vivo que mejorarán el engagement del asistente: 

  • Preguntas generales para “conocerse” como “¿de donde eres?”, “¿cuántas veces has asistido a este evento?”, entre otras, pueden ser siempre efectivas, especialmente como rompehielos. 
  • ¿Alguna vez has usado un producto similar al que estoy presentando? 
  • ¿Te sientes influenciado por el trabajo del orador?
  • ¿Cuáles son tus expositores/oradores favoritos?

3. Mantén conectada a la gente con quizzes y sorteos

Por supuesto, una de las mejores formas de mejorar el engagement es con un poco de diversión, y una de las mejores formas de hacerlo es organizando sorteos, giveaways y preguntas sorpresa.

Haz que estos juegos interactivos, sean lo suficientemente retadores para ayudar a subir los niveles de energía y alerta, pero tampoco hagas que sean demasiado competitivos o duros, ya que, tus asistentes podrían enfocarse más en la competición que en el contenido de tu evento.

Incluye premios relacionados con el evento para mejorar las tasas de participación del evento en estos sorteos, y asegúrate de aprovechar las redes sociales para que más asistentes se unan.

4. Planea y optimiza tus sesiones de P&Rs 

Las sesiones de preguntas en vivo pueden ser una forma muy efectiva de impulsar el engagement. Sin embargo, cuando no se ejecutan de forma apropiada, pueden convertirse en la sección más débil y aburrida del evento o sus presentaciones. 

Así que, es importante planear tus sesiones de preguntas correctamente: 

  • La duración adecuada: asegúrate de designar suficiente tiempo para la sesión de preguntas, e instruye al orador cuidadosamente, para que la presentación no supere el tiempo permitido.
  • Moderación: Modera las preguntas cuidadosamente para que no te hagan demasiadas preguntas en una sola sesión (y que la sesión se haga demasiado larga), y no tengas miedo de “cortar” a un asistente que monopoliza el tiempo con demasiadas preguntas y/o preguntas incoherentes. 
  • Mantén el tema: de nuevo, modera la sesión para evitar preguntas que se salgan del tema, y asegurar que estas preguntas sean interesantes para la audiencia general. Para los eventos virtuales, permite a la gente votar por las preguntas que más les interesen que sean contestadas.

5. Habilita las reacciones con emojis en el escenario virtual

De nuevo, que sea divertido. 

Habilitar las reacciones en vivo con emojis en el escenario virtual puede permitir a tus asistentes reacciones instantáneamente a diferentes momentos en el escenario virtual, para que puedan conectar mejor con el contenido. 

Permitir a los asistentes ver las reacciones con emojis de los demás en la pantalla, aumentará la energía en general de la experiencia del evento, animando a cada participante a interactuar con el contenido en la pantalla.

6. Encuestas post-evento

Realizar encuestas post-evento es una forma muy efectiva de mantener el engagement después del evento, lo cual es crucial para mantener la retención y mejorar la lealtad. 

Puedes hacer preguntas como: 

  • ¿Por qué asististe a este evento? 
  • ¿Cuál fue tu momento favorito del evento?
  • ¿Cumplió el evento con tus expectativas?
  • ¿Qué podríamos mejorar?
  • ¿Qué podría haber sido mejor en el evento? 

El objetivo de esta encuesta post-evento no es solo reunir feedback valioso de tus asistentes, el cuál podrás usar para planear tus eventos en el futuro, sino también que tus asistentes puedan volver a sentir sus recuerdos positivos del evento. 

En resumen

Un evento atractivo será un evento exitoso, así que no subestimes la importancia de mantener a tus asistentes activos y conectados antes, durante y después del evento. 

También puedes usar las estrategias que hemos compartido para mantenerte un paso adelante y mejorar la tasa de engagement de tu próximo evento.

Eventtia puede ayudarte a monitorear el engagement del evento y las métricas de participación, mientras te ofrece herramientas útiles para ayudar a mejorar la tasa de participación de tu próximo evento.

Habla con uno de nuestros expertos en planificación de eventos para saber cómo Eventtia puede simplificar tus eventos.

Mike Khorev
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