Elegir el mejor software de registro para eventos es vital para los organizadores que buscan optimizar la gestión de sus eventos.
Desde la gestión de registros de participantes hasta el manejo de pagos, datos e informes, el software adecuado mejora la eficiencia y la satisfacción de los participantes.
Este artículo detalla siete pasos esenciales para ayudarte a seleccionar la mejor plataforma de registro para eventos según tus necesidades.
¿Qué es un software de registro para eventos?
Un software de registro para eventos es una herramienta que ayuda a las empresas a gestionar eficazmente los registros en sus eventos. Incluyen:
- Formularios de registro y páginas de eventos personalizables para ofrecer una experiencia fluida a los participantes.
- Recolección de pagos, gestión de tipos de entradas y manejo de registros en grupo.
- Integración con CRM y herramientas de marketing para una gestión de eventos optimizada.
- Diseño compatible con dispositivos móviles para facilitar el registro desde cualquier dispositivo.
- Funcionalidades de check-in para participantes, como códigos QR y seguimiento en tiempo real.
- Analítica de datos e informes para obtener información sobre las tendencias de registro y el comportamiento de los participantes.
- App móvil para eventos, que ayuda a los participantes a navegar fácilmente por el evento.
¿Es el software de registro para eventos lo mismo que el software de gestión para eventos?
La respuesta rápida es “No”.
El software de registro para eventos suele ser parte del software de gestión para eventos, pero también puede funcionar de manera independiente.
El software de registro para eventos gestiona los registros de participantes, los pagos, los correos electrónicos de confirmación, las listas de participantes y las listas de espera.
Proporciona un portal para los participantes, permite el acceso a la información de contacto de los participantes y facilita la comunicación con ellos.
El software de gestión para eventos generalmente ofrece características más avanzadas, lo que permite a los organizadores proponer experiencias atractivas e interactivas para los participantes en eventos presenciales, híbridos y virtuales.
Cómo elegir el mejor software de registro para eventos
Elegir el mejor software de registro para eventos implica considerar varios factores clave para garantizar que cumpla eficazmente con las necesidades de la gestión de tus eventos.
A continuación, te presentamos siete pasos esenciales que te guiarán en la selección del software adecuado.
Paso 1: Define el propósito y el alcance de tu software de registro para eventos
Este paso incluye analizar varios aspectos relacionados con los eventos. Aquí algunos de ellos:
Eventos gratuitos o de pago
¿Tus eventos son gratuitos o de pago?
Para eventos de pago, necesitarás un software que maneje transacciones de manera segura, que soporte varios métodos de pago y que gestione niveles de entradas o códigos de descuento, como el de Eventtia.
Tipo y tamaño de los eventos
El tipo y la escala de tus eventos son cruciales. Un evento de lanzamiento de producto privado tiene necesidades diferentes a una conferencia B2B de 10 mil personas.
El lanzamiento privado puede centrarse en una configuración de registro sencilla con personalizaciones avanzadas de marca y diseño, mientras que la conferencia necesitará escalabilidad, múltiples sesiones y posiblemente soporte multilingüe.
Formato del evento
Al elegir un software de registro para eventos en línea, considera el formato de tu evento: virtual, presencial o híbrido.
Algunos software se especializan en la gestión de eventos virtuales, mientras que otros se enfocan en la logística presencial, como el check-in y la impresión de credenciales.
Las soluciones híbridas manejan ambos formatos, lo que las hace versátiles para agendas mixtas de eventos.
Frecuencia de los eventos
¿Cuántos eventos organizas y cuántas personas suelen asistir?
La elección del software de registro para eventos depende de si tus eventos son ocasionales o frecuentes, asegurándote de que el software pueda duplicar fácilmente los procesos de registro cuando sea necesario.
Perfil del participante
¿Quién asiste a tus eventos: consumidores, clientes, VIPs, KOLs o empleados? Ajusta tu software de registro para eventos en consecuencia.
Para educación interna, prioriza herramientas que se integren con los sistemas corporativos. Para un público más amplio, elige software con opciones de marca sólida y white-label.
Considera características especializadas para influencers o KOLs, como herramientas de gestión de presupuestos utilizadas por empresas como Campari Group.
Aclarar estas necesidades garantiza que tu software cumpla con los requisitos esenciales del evento para el éxito.
Paso 2: Planifica el presupuesto del evento y elige un modelo de precios
Para elegir la plataforma de registro para eventos adecuada, es importante considerar su rentabilidad:
- Establece un presupuesto claro que incluya costos iniciales y recurrentes.
- Compara estructuras de precios como tarifas fijas o modelos de pago por uso.
- Considera gastos adicionales como el procesamiento de pagos y la formación.
- Evalúa el posible ROI a partir de funciones avanzadas como análisis de datos y herramientas de marketing.
Al presupuestar con prudencia y entender los detalles de precios, encontrarás herramientas de registro para eventos que se ajusten a tus necesidades sin gastar de más.
Paso 3: Define las necesidades de los usuarios y las funcionalidades
Una vez que hayas definido los objetivos del software, el presupuesto y las necesidades operativas, es crucial identificar y evaluar las funcionalidades necesarias para cumplir con esas exigencias.
Aquí tienes algunas funciones clave a considerar:
Gestión de participantes
Elige entre una gestión básica o avanzada de participantes.
Algunos eventos necesitan características de registro simples, mientras que otros requieren herramientas para segmentación de participantes, registros en grupo y más.
Los eventos atraen a distintos tipos de participantes, como consumidores, VIPs o oradores (KOLs).
La plataforma de registro para eventos debe gestionar varios tipos de participantes y proporcionar experiencias personalizadas cuando sea necesario.
Páginas web del evento
La página web de tu evento es la primera impresión que los participantes tendrán, por lo que su diseño es crucial.
Elige una plataforma de registro para eventos que te permita crear páginas personalizadas con la marca de tu empresa y que soporte diseños adaptables a dispositivos móviles para una experiencia fluida en cualquier dispositivo.
Calendario de eventos
Los calendarios de eventos son esenciales para los organizadores que gestionan múltiples eventos, ya que ofrecen una vista clara de los horarios, facilitando la planificación tanto para los organizadores como para los participantes.
Los participantes pueden revisar los próximos eventos, mantenerse informados y aumentar las tasas de participación con recordatorios a tiempo.
Personalización
Los eventos varían, y un software de registro en línea personalizado es esencial para satisfacer diversas necesidades.
Puedes personalizar los formularios de registro para recopilar la información específica de los participantes de manera eficiente.
También, asegúrate de que la plataforma de registro refleje la identidad de tu marca mediante elementos de diseño personalizables, ofreciendo una experiencia coherente.
Venta de entradas y procesamiento de pagos
Un software de registro en línea eficaz debe:
- Garantizar transacciones seguras: Usa cifrado y detección de fraude para proteger la información de pago y gestionar la venta de entradas para varios tipos de eventos, como festivales, fiestas, recorridos, pases de temporada para deportes, experiencias presenciales, virtuales e híbridas, y espectáculos en vivo.
- Ofrecer múltiples métodos de pago: Acepta tarjetas de crédito, débito y PayPal para la comodidad de los asistentes.
- Gestionar niveles de entradas y descuentos: Crea y gestiona diferentes niveles de entradas (por ejemplo, entrada anticipada, VIP, en grupo) y códigos de descuento para satisfacer las diversas necesidades de los participantes.
Comunicaciones automatizadas
El software de registro para eventos en línea con funcionalidades de comunicación automatizada mejora la experiencia del usuario y garantiza una comunicación eficaz entre los organizadores y los participantes.
Busca estas capacidades:
- Notificaciones previas al evento: Envía recordatorios a tiempo con los detalles del evento.
- Correos electrónicos de confirmación: Confirma inmediatamente el registro con información específica del evento.
- Comunicación posterior al evento: Utiliza correos electrónicos automatizados para mantener el compromiso tras el evento.
- SMS integrados: Considera las notificaciones por SMS para obtener mayores tasas de apertura.
- Alertas de emergencia: Notifica rápidamente a los participantes sobre cualquier cambio en el evento.
Merchandising y productos promocionales
El merchandising incrementa los ingresos del evento y la satisfacción de los participantes al ofrecer artículos de marca y opciones personalizables.
Utiliza plataformas de registro para eventos que soporten descuentos y precios especiales para fomentar más ventas y mejorar la experiencia del participante.
Data Server Hosting y seguridad
En el entorno actual, donde los datos son altamente sensibles, proteger la información de los participantes es crucial. Elige un software de registro en línea que priorice la seguridad con:
- Cifrado: Asegúrate de que todos los datos, especialmente los detalles de pago, estén cifrados para prevenir accesos no autorizados.
- Cumplimiento: Cumple con las leyes globales de protección de datos, como el RGPD, para gestionar de forma responsable los datos de los participantes.
- Auditorías de seguridad: Realiza auditorías regulares para identificar y abordar vulnerabilidades de forma proactiva.
- Sistemas de Backup: Implementa robustos sistemas de respaldo y recuperación para restaurar los datos de manera rápida en caso de emergencias sin pérdida de información.
Integraciones
A medida que los eventos y las herramientas digitales se interconectan más, las capacidades de integración fluida en el software de registro en línea son esenciales.
Tu plataforma de registro para eventos en línea debe integrarse sin problemas con herramientas existentes, como sistemas CRM, automatización de marketing y software financiero, para automatizar el flujo de datos y reducir errores manuales.
El acceso a la API del software es crucial para integraciones personalizadas, lo que permite a las empresas innovar y asegurar que todas las herramientas digitales funcionen de manera eficiente en conjunto.
Por ejemplo, Pernod Ricard utilizó la API de Eventtia para integrar una solución de registro en su página web y aplicación móvil, mejorando la experiencia del usuario y manteniendo la coherencia de la marca.
Experiencia del usuario
La experiencia del participante y del organizador es crucial para el éxito de tu evento.
Para los participantes:
- Registro simplificado: Asegura un proceso intuitivo para minimizar las bajas y proporcionar una experiencia de registro en línea fluida.
- Optimización para móviles: Proporciona una experiencia perfecta en dispositivos móviles.
- Carga rápida: Mejora la velocidad de la plataforma para la satisfacción del usuario.
- Personalización: Ofrece rutas de registro o contenido personalizados.
Para los organizadores:
- Diseño del panel de control: Asegura una interfaz limpia y fácil de navegar.
- Accesibilidad de datos: Facilita el acceso rápido y el análisis de los datos de los participantes.
- Actualizaciones en tiempo real: Permite cambios instantáneos en los detalles del evento.
- Soporte: Proporciona recursos de ayuda completos y soporte al cliente ágil.
Explora nuestras demos interactivas de registro para eventos de Eventtia y descubre cómo mejorar el registro de participantes, manteniendo la identidad de marca y una funcionalidad sin interrupciones.
Analítica e informes
Los eventos exitosos requieren una mejora continua. Las analíticas integradas en tu software de registro deben ofrecer:
- Seguimiento en tiempo real: Monitorea registros, pagos y check-ins de participantes de forma instantánea.
- Análisis posterior al evento: Evalúa el engagement de los participantes, la popularidad de las sesiones y el feedback.
- Datos exportables: Exporta fácilmente los datos para un análisis detallado o integración con otras herramientas.
- Informes personalizables: Personaliza los informes para enfocarte en aspectos específicos del evento o en las ideas sobre los participantes.
Paso 4: Evalúa el soporte al cliente, la incorporación y las necesidades de implementación
Antes de elegir tu software de registro en línea, considera estos factores para garantizar una incorporación, integración e implementación sin problemas en tu organización.
Capacidades internas
¿Tu equipo tiene las habilidades necesarias para integrar e implementar el software?
Conocer la experiencia técnica de tu organización te ayudará a determinar cuánta asistencia externa necesitarás.
Involucramiento del departamento de TI
Cuando integras un nuevo software en tu organización, involucra al departamento de TI. Coordínate con ellos para entender los desafíos, los plazos y las necesidades de recursos.
Compatibilidad del software
Asegúrate de que el software de registro en línea sea compatible con tus sistemas actuales. Identifica y resuelve cualquier problema de compatibilidad o encuentra soluciones alternativas.
Necesidades de formación
Aunque muchas plataformas de registro en línea afirman ser fáciles de usar, la realidad puede variar. Evalúa si tu equipo necesita sesiones de formación, tutoriales o demos para aprender a usar el software de manera efectiva.
Disponibilidad
¿El proveedor de software ofrece soporte en tu idioma? Esto es crucial para eventos globales, donde la asistencia oportuna puede ser esencial.
Tipos de soporte al cliente
Comprende los distintos tipos de soporte al cliente que se ofrecen, como chat en vivo, soporte por correo electrónico, teléfono o bases de conocimiento.
Tiempo de respuesta
En el mundo acelerado de los eventos, asegúrate de que el proveedor responda con rapidez. Por ejemplo, en Eventtia, mantenemos un tiempo de respuesta de menos de siete minutos, garantizando una asistencia rápida de nuestro equipo de soporte al cliente.
Asistencia en la incorporación
Algunos proveedores ofrecen un equipo o representante dedicado para ayudarte con el proceso inicial de configuración e integración. Esto es particularmente útil para eventos complejos o organizaciones con requisitos específicos.
Actualizaciones y mejoras continuas
La tecnología cambia rápidamente. Asegúrate de que el proveedor de software actualice y mejore la plataforma con nuevas funciones y mejoras de seguridad de forma frecuente.
También verifica cómo se implementan estas actualizaciones: ¿habrá tiempo de inactividad y cómo podría afectar a tus eventos?
Feedback
Un proveedor de software proactivo recogerá comentarios y opiniones para la mejora continua. Verifica si hay un sistema de feedback o un proceso de solicitud de nuevas funcionalidades.
Evalúa las capacidades de integración e implementación de tu organización para asegurar una transición fluida y evitar problemas.
Esta evaluación establece expectativas y plazos realistas, alineando a las partes interesadas con sus objetivos y responsabilidades.
Paso 5: Investiga el mejor software de registro para eventos
Ahora que conoces tus requisitos y qué buscar en el software de registro para eventos, es momento de comenzar tu investigación. Aquí tienes un enfoque estratégico para encontrar la mejor opción:
Considera un software de registro para eventos de renombre y con experiencia, como Eventtia, que es el favorito para organizar eventos para consumidores, empresas y B2B, y que ofrece páginas web personalizadas y opciones flexibles de venta de entradas.
Tu red
Busca recomendaciones de colegas, compañeros o amigos que hayan organizado eventos similares o utilizado software de registro para eventos. Sus opiniones pueden ser invaluables.
Utiliza asociaciones de la industria si eres miembro. Podrían recomendar proveedores de software o compartir experiencias de otros miembros.
Búsqueda en Google
Al buscar en Google, utiliza términos específicos.
Por ejemplo, búsquedas como “software de gestión para eventos” o “plataforma de registro para eventos white label” te darán mejores resultados que búsquedas más generales.
Utiliza LinkedIn para encontrar líderes de la industria o proveedores de software de registro.
Utiliza palabras clave como “software de gestión para eventos” y “software eventos API abierta” para reducir el número de posibles proveedores.
Lee artículos, publicaciones o reseñas sobre estos proveedores para evaluar su reputación en el mercado.
Capterra
Consulta Capterra para reseñas y comentarios de usuarios sobre software de gestión para eventos y registro en línea o presenciales.
Filtra los resultados por características, precios y valoraciones de usuarios para encontrar software que cumpla con tus necesidades y tenga reseñas positivas.
Utiliza plataformas como GetApp y G2 para reseñas adicionales y comparaciones.
Paso 6: Selecciona el mejor software de registro para eventos
Después de recopilar información y reducir tus opciones, el siguiente paso es calificar y seleccionar la mejor solución para tus necesidades. Aquí te explicamos cómo:
Selecciona los proveedores finalistas
Con base en tu investigación, elige dos o tres soluciones que cumplan con tus requisitos. Estas plataformas de registro deben cumplir con la mayoría, si no con todos, tus criterios en cuanto a características, precios y reputación.
Busca comentarios y opiniones
Antes de ponerte en contacto directamente con los proveedores de software, conecta con personas u organizaciones que tengan experiencia con ellos. Usa LinkedIn o foros de la industria para obtener comentarios de primera mano.
Este paso te ofrecerá valiosos conocimientos sobre el rendimiento del software y la calidad del servicio del proveedor.
Inicia el contacto
Visita las páginas web de los proveedores de software seleccionados y pide una demo. Comparte todas tus necesidades y requisitos desde el principio.
Esto ayudará tanto a ti como al proveedor a evaluar si existe una coincidencia potencial, ahorrando tiempo a ambas partes.
Asiste a presentaciones
Organiza que los proveedores de software te presenten una visión general de su empresa, clientes, soluciones, servicios y precios. Esto te permitirá evaluar su profesionalismo, experiencia y compromiso con el cliente.
Solicita una demo
Pide una demo personalizada que se alinee con tus requisitos específicos. Esto te dará una idea más clara de cómo funciona el software tanto para los participantes como para los organizadores del evento.
Evalúa la experiencia del usuario
Durante la demo en vivo, enfócate en la experiencia del usuario, tanto para los participantes como para los organizadores.
Evalúa qué tan fácil es para los participantes registrarse y qué tan intuitivo es el panel de control para los organizadores.
Asegúrate de que el software cumpla con tus estándares esperados de experiencia de usuario y permita la personalización de marca (white-label) si es necesario.
Discute la personalización y el soporte
Asegúrate de que el software pueda adaptarse a tus necesidades. También, habla sobre el soporte posterior a la compra, como la formación, el servicio al cliente y las actualizaciones.
El objetivo es encontrar una solución que mejore los procesos y enriquezca la experiencia del evento tanto para los organizadores como para los participantes.
Paso 7: Negocia precios y revisa los requisitos
Antes de tomar tu decisión final, es crucial asegurarte de que todos los aspectos contractuales, financieros y técnicos se alineen con los intereses de tu organización.
Aquí te explicamos cómo proceder:
Negociación de contrato
- Negocia los precios: Conoce tu presupuesto y el valor del software. Pregunta por descuentos por compromisos a largo plazo o paquetes más grandes.
- Términos de pago: Asegúrate de que los cronogramas de pago (mensuales, trimestrales, anuales) estén claros. Entiende las penalizaciones por terminación anticipada o aumento del uso.
- Alcance del servicio: Define los servicios incluidos en el contrato, como características, nivel de soporte, usuarios, almacenamiento de datos y otros detalles importantes.
Consideraciones legales
- Privacidad de datos: Asegúrate de que el proveedor de software cumpla con las leyes globales de privacidad de datos, como el RGPD. Pide pruebas de cumplimiento.
- Propiedad intelectual: Asegúrate de que el contenido de tu evento, la marca y el contenido generado por los usuarios sigan siendo de tu propiedad. El proveedor de software no debe utilizarlos sin tu permiso.
Auditorías técnicas
- Revisión de la arquitectura del sistema: Tu equipo de TI debe colaborar con el proveedor de software para entender la compatibilidad del sistema y las brechas de funcionalidad.
- Medidas de seguridad: Asegúrate de que el proveedor de software utilice sólidos protocolos de seguridad, incluidas auditorías regulares, cifrado y copias de seguridad para la protección de datos.
- Integración: Evalúa qué tan bien se integra el software con tus sistemas existentes sin comprometer la seguridad o el rendimiento.
- Garantía de tiempo de actividad: Asegúrate de que el proveedor garantice un tiempo de inactividad mínimo y tenga planes de contingencia para cortes inesperados.
Una vez que hayas cubierto estos puntos y estés satisfecho, finaliza tu acuerdo y procede con la integración e implementación del software de registro de eventos.
Elegir la plataforma de registro para eventos adecuada es un aspecto clave para el éxito de tus eventos, tanto a corto como a largo plazo.
Si necesitas ayuda, no dudes en solicitar una consulta gratuita.
Conclusiones
Uno de los mejores software de registro para eventos en cuanto a relación calidad-precio es Eventtia. Simplifica los registros, gestiona a los participantes, maneja pagos y proporciona datos e informes.
- Elige el software según los objetivos y el tamaño de tu evento, y considera tu presupuesto para asegurar que los costos se alineen con los rendimientos esperados
- Busca características clave: gestión de participantes, páginas de eventos, personalización, pagos, comunicación, seguridad e integraciones
- Asegúrate de que la integración e implementación se ajusten a las capacidades de tu organización
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Eventtia: Líder en plataformas de registro para eventos
Durante más de una década, Eventtia ha atendido a más de 10 millones de participantes en todo el mundo con soluciones premium para la gestión de eventos.
Comprendiendo esta complejidad, Eventtia ahora ofrece una solución personalizada de registro en línea y presencial, ideal para pequenas y grandes empresas.
Aquí está el porqué:
- Eventtia ofrece una plataforma de gestión de eventos que va más allá del registro, abarcando desde la creación de páginas web del evento hasta la recolección de feedback posteriores al evento. Proporciona un registro intuitivo a través de múltiples canales y opciones avanzadas de personalización para formularios de registro
- Con herramientas para la segmentación de participantes y análisis detallados, Eventtia atiende a diversos públicos, incluidos consumidores, clientes, oradores, socios, VIP, etc.
- Se integra sin problemas con los principales sistemas de pago como Stripe, PayPal y Adyen, garantizando transacciones financieras fluidas y seguras
- Eventtia enfatiza la personalización extensa para alinear los eventos con la identidad de tu marca, desde los formularios de registro hasta las páginas del evento
- Ya sea para pequeños lanzamientos o grandes eventos globales, Eventtia se adapta sin esfuerzo para gestionar eventos de cualquier tamaño, asegurando una experiencia sin interrupciones para organizadores y participantes
- A través de integraciones API, Eventtia se conecta sin problemas con CRMs y plataformas de marketing, mejorando la eficiencia operativa y la toma de decisiones basada en datos
- Comprometido con la seguridad de los datos, Eventtia asegura el cumplimiento del RGPD y procesos de pago seguros para proteger los datos de los participantes y la integridad del evento
- Más allá de la provisión de software, Eventtia apoya a los clientes empresariales con incorporación, capacitación y soporte al cliente ágil para optimizar el uso de la plataforma
En resumen, Eventtia no es solo una herramienta de registro en línea: es un partner estratégico para las empresas, ayudando a crear eventos impactantes que reflejan los valores de la marca, impulsan el compromiso y fomentan el crecimiento.
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