Organizar eventos exitosos ofrece a las empresas una variedad de beneficios. De hecho, las estadísticas muestran que el 83% de las marcas disfrutan de un aumento en las ventas gracias al marketing para eventos, y hasta el 74% de los participantes del evento coinciden en que asistir al evento mejoró su opinión sobre la marca/empresa que lo organizó.
Sin embargo, ¿cómo puedes determinar si tu evento fue un éxito o un fracaso? A menudo es bastante desafiante, ya que hay muchas cosas en las que pensar, y lo que se considera “exitoso” suele ser subjetivo y depende de tus metas o prioridades como negocio.
Una táctica útil que muchas empresas utilizan para juzgar el éxito de un evento es crear un informe posterior al evento.
Esta guía detallada cubre todo lo que necesitas saber sobre los informes posteriores a los eventos, incluyendo qué son, por qué son importantes, qué pueden incluir, cómo escribir un informe después de un evento, y más.
¿Qué es un informe posterior al evento?
Un informe posterior al evento es un documento que resume todos los detalles e información clave sobre un evento. También ayuda a determinar si el evento valió el tiempo y dinero que costó, si cumplió con los objetivos de la empresa, cómo se sienten los asistentes y los proveedores al respecto, y destaca lo que se podría mejorar para eventos futuros.
El informe también es una herramienta valiosa para evaluar la efectividad del evento y comunicar su impacto a los organizadores y accionistas. Cuando alguien lee tu informe posterior al evento, deseas que tenga una comprensión sólida de tanto los aspectos buenos como malos del evento.
Aunque el informe puede tener un equilibrio de diferentes informaciones, en lo que te enfoques también puede depender de quién lo esté leyendo. Por ejemplo, si estás compartiendo el informe con patrocinadores, podría hablar mucho sobre la exposición y visibilidad de la marca, mientras que los informes para ejecutivos dentro de tu organización pueden estar más enfocados en el ROI financiero del evento.
¿Por qué son tan importantes los informes post-evento?
Algunas razones por las que es tan crucial escribir un informe posterior al evento incluyen:
- Para medir el éxito del evento – Los datos en estos informes te ayudan a ver cómo tu evento se comparó con tus objetivos y proyecciones, y medir su efectividad general. Algunos KPIs comunes de eventos que podrías querer rastrear e incluir en este informe incluyen tu ratio de costo a ingresos, costo de adquisición de clientes, tasa de conversión y tasa de engagement.
- Para mejorar futuros eventos – Los informes post-evento también contienen información sobre qué aspectos de tu evento funcionaron bien y cuáles podrían mejorar. Estos detalles son fundamentales para realizar ajustes que aseguren que tus futuros eventos sean aún mejores. Y con los eventos presenciales siendo citados como el canal de marketing B2B más efectivo por un informe de LinkedIn sobre marketing B2B, es crucial asegurar que tus futuros eventos sean de la mejor calidad posible. Los eventos híbridos y digitales también aparecieron en el top 10, por lo que no hay duda de lo importantes que son los eventos para los negocios en general.
- Para demostrar el impacto del evento a otros – Estos informes también te ayudan a describir el impacto que tuvo el evento, lo cual es importante para atraer patrocinadores, expositores y socios para eventos futuros. Si puedes demostrar que el evento fue un éxito, y que los patrocinadores o expositores anteriores quedaron satisfechos con el retorno que proporcionó, es probable que esto dé más confianza a posibles socios o vendedores para participar en el futuro.
¿Qué incluir en un informe post-evento?
Al crear un informe posterior al evento, hay algunos aspectos que puede querer incluir. Asegúrese de dividir el informe en secciones fáciles de digerir para que el informe sea fácil de seguir y navegar.
Resumen del evento
El resumen del evento ofrece un breve desglose de todo lo incluido en el informe. Puedes incluir una breve descripción general del evento, los objetivos del mismo, las métricas que seguiste y el ROI general del evento y cómo se ajustó a las expectativas. Además del ROI financiero, también podrías considerar otras cosas como cuántos leads generaste o el alcance en las redes sociales.
También puedes terminar el resumen con algunas ideas y recomendaciones sobre cómo mejorar futuros eventos.
Detalles de marketing
Esta sección podría detallar el tipo de marketing que tu empresa utilizó para difundir información sobre el evento. También puedes destacar la cantidad de exposición que obtuviste y cómo fuiste capaz de atraer patrocinadores y/o expositores.
Algunos ejemplos de tipos de marketing que podrías mencionar incluyen:
- Redes sociales
- Anuncios pagados
- SEO
- Radio o TV
- Email marketing
- Videos
- Comunicados de prensa
Informe de datos de marketing impulsado por Eventtia
Logística
La sección de logística se centra en una variedad de aspectos detrás de escena de un evento que ayudan a que se lleve a cabo sin problemas. Esto incluye el recinto que eliges, opciones de transporte, alojamientos, la conexión a internet, las opciones de alimentos y bebidas, la tecnología y el equipo que necesitas, y más.
Esta sección revisa estos aspectos logísticos en detalle y toma nota de cualquier desafío logístico que hayas enfrentado o problemas que hayas encontrado mientras planeabas u organizabas el evento.
Esta logística es especialmente importante, ya que elementos como el recinto y la ubicación del evento juegan un papel fundamental en que tu evento sea memorable. De hecho, un informe encontró que cuando se preguntó a los profesionales de eventos “¿qué hace una buena experiencia para los asistentes?”, el 27% respondió con el recinto, y otro 25% respondió con el destino.
Asistencia y registro
Esta sección se trata de destacar cuántas personas asistieron al evento, tus números de registro y desglosar las demografías. rastrear tu registro y asistencia te da una imagen clara de quién está interesado en tu evento, para que puedas dirigir mejor ese tipo de individuo en el futuro.
Además de los números de asistencia y otros datos cuantitativos, también es una buena idea recopilar feedback de estos asistentes y conocer las cosas que les gustaron y no les gustaron de tu evento. De hecho, el 84% de los organizadores de eventos utilizan la satisfacción de los asistentes como un KPI, y el 82% utilizan el engagement de los participantes como un KPI.
Usando las herramientas de engagement de los participantes de Eventtia, como encuestas en vivo, sondeos post-evento y paneles de feedback en tiempo real, puedes recopilar conocimientos más profundos y medir la satisfacción a través de varios puntos de contacto. Todos los datos se almacenan en un sistema centralizado, lo que facilita su inclusión en tu informe post-evento.
La investigación muestra que los organizadores de eventos creen que aumentar la asistencia general es la métrica principal para medir el éxito de un evento, por lo que realizar un seguimiento de tu asistencia de evento a evento es crucial.
Información para patrocinadores y expositores
Esta parte del informe posterior al evento desglosa las exhibiciones que fueron las más populares, cuáles tuvieron problemas y cuántas interacciones tuvieron estas exhibiciones. También es importante conocer la experiencia de los expositores y patrocinadores en tu evento.
Para los patrocinadores, podrías preguntarles si están contentos con el patrocinio y su retorno financiero, cuántas relaciones pudieron iniciar o fortalecer, si quedaron satisfechos con la visibilidad de su marca, e incluso si estarían dispuestos a regresar en el futuro.
Al preguntar a los expositores sobre sus experiencias, podrías preguntar sobre el tráfico de personas, cuántos productos vendieron y si están satisfechos con los leads que generaron.
Financial Breakdown
Esta sección es donde puedes desglosar las finanzas del evento, incluyendo tus ingresos, costos y ganancias. Puedes tener números exactos para cada uno de tus gastos, y compararlos con cuánto generó el evento, no solo con la venta de entradas sino de cualquier otra forma en que generes ingresos también.
Muchas veces, será este desglose financiero el que te muestre si es viable o no organizar otro evento en el futuro.
Ejemplo de informe post-evento
Lo siguiente es un ejemplo muy breve de cómo podría verse tu informe posterior al evento. Este informe posterior al evento de muestra se basa en una convención hipotética de videojuegos y juegos de mesa.
Resumen del evento
Llevamos a cabo una convención de juegos de 3 días que contó con 100 expositores y más de 5,000 asistentes. Cumplió y superó las expectativas en términos de retorno financiero, generación de leads y experiencia del expositor. El evento también fue bien recibido por los asistentes, aunque algunos tuvieron problemas con las opciones de comida.
Marketing
Promocionamos el evento en redes sociales (Instagram, X y Facebook) con publicaciones quincenales, y utilizamos el marketing por correo electrónico para llegar a los que están en nuestra lista. Muchos de nuestros expositores y patrocinadores también hicieron publicaciones públicas en Instagram y X sobre el evento. En total, nuestras propias publicaciones en redes sociales llegaron a 1,500 personas, y 175 personas utilizaron nuestro hashtag en redes sociales antes del evento. Inicialmente, nos pusimos en contacto con la mayoría de los patrocinadores y expositores a través de redes sociales.
Logística
El recinto funcionó bien en términos de tamaño y disposición, y nuestro equipo estuvo contento con la tecnología para eventos utilizada para el evento. Nadie experimentó problemas con el wifi, las personas disfrutaron de los alojamientos, y todos los proveedores pudieron montar y desmontar sus exhibiciones de manera rápida y sin problemas.
Sin embargo, algunos asistentes no estuvieron contentos con el catering que elegimos, así que tenlo en cuenta para futuros eventos.
Asistencia/Registro
En general, hubo 5,128 asistentes en los eventos, en comparación con los 5,745 que se registraron, lo que representa una tasa de abandono del 10.7%. El 64% de los asistentes eran hombres y la mayoría estaba en los rangos de edad de 25-34 y 35-44 años, con un 32% y un 29% respectivamente. La satisfacción de los asistentes fue alta, ya que el 85% dijo que se divirtió y el 70% dijo que asistiría a un evento futuro.
Detalles del patrocinador/expositor
En promedio, nuestros expositores tuvieron 250 interacciones por día, y muchos quedaron satisfechos con las conexiones, los clientes potenciales y las ventas que realizaron a lo largo del evento. En cuanto a los patrocinadores, quedaron contentos con el retorno de la inversión y el alcance que lograron obtener.
Desglose financiero
La empresa gastó $375,000 en la realización del evento, entre el alquiler del recinto, la gestión de las instalaciones, el pago del personal y seguridad, y otros costos.
El evento generó $550,000 en ventas de entradas, compras de concesiones, tarifas de expositores y ventas de mercancías. Como resultado, la ganancia de este evento fue sólida, lo cual es una señal alentadora para futuros eventos.
Mejores prácticas para informes post-evento de alta calidad
Aquí tienes algunos consejos y mejores prácticas para ayudar a que tus informes sean lo más impactantes posible.
Utiliza la tecnología para obtener más conocimientos
Si utilizas la tecnología como una parte importante de tu estrategia de planeación y gestión de eventos, te ayuda mucho a desarrollar mejores informes. Esto se debe a que el uso de la tecnología te ayuda a rastrear y monitorear varios métricas como ingresos, asistencia, satisfacción, engagement en redes sociales, leads generados, y más.
Sin utilizar software de gestión para eventos para seguir y recopilar información, no tendrás tantos conocimientos precisos a tu disposición para utilizar en el informe.
Como resultado, muchos organizadores de eventos confían en la tecnología para ayudar a garantizar que sus eventos se desarrollen sin problemas. De hecho, más del 85% de los planificadores de eventos utilizan algún tipo de software de gestión para eventos, y solo el 2% de las organizaciones no usan ningún tipo de tecnología para eventos.
En cuanto a los tipos de tecnología que los profesionales de eventos y reuniones planean utilizar en 2025, una encuesta encontró los siguientes resultados:
- 50% planean usar IA
- 41% planean usar aplicaciones móviles
- 38% planean usar códigos QR
- 36% planean usar herramientas de check-in presencial
- 33% planean usar herramientas de encuestas en vivo y feedback
- 31% planean usar realidad virtual
- 25% planean usar tecnología vestible
- 23% planean usar cabinas fotográficas digitales.
Gestión de Datos y Análisis de Eventos impulsada por Eventtia
Para agilizar y simplificar el uso de tu tecnología, considera usar una solución de seguimiento de eventos integral como Eventtia. Te da acceso a varias de estas tecnologías y funcionalidades, sin tener que cambiar constantemente de plataformas o herramientas.
Encuentra el equilibrio adecuado entre detalle y concisión
Los mejores informes después del evento encuentran el equilibrio perfecto entre el detalle y la concisión. Necesitan tener suficiente información para informar a las personas y ayudarlas a tomar mejores decisiones basadas en datos, pero no ser demasiado largos o repetitivos.
Si es demasiado largo o aburrido, no mantendrá a los lectores interesados y puede que no tenga el impacto que querías. Pero si es demasiado corto y básico, puede que no contenga suficientes detalles o ideas accionables para tener mucho impacto en tu empresa y en cualquier evento futuro que realices.
Utiliza elementos visuales para hacer el informe más atractivo
Mantener a las personas interesadas mientras leen tu informe es crucial para asegurarse de que puedan completarlo. Una de las mejores maneras de mantener el interés es utilizando elementos visuales a lo largo del informe.
Esto podría ser gráficos que detallan la demografía del evento, un gráfico de barras que resalta tus costos, o incluso infografías que presentan ciertas estadísticas o cifras de una manera más atractiva.
Errores a evitar en el informe posterior al evento
Estos son algunos errores comunes en los informes posteriores a eventos que debes asegurarte de evitar.
Evitar el feedback (especialmente negativo)
Obtener feedback de todos, desde los asistentes hasta los patrocinadores, es importante para aprender cómo fue el evento en sus ojos. Si no recoges feedback, no tendrás tantos datos a tu disposición para identificar áreas de mejora para futuros eventos.
Además, cuando recojas feedback, asegúrate de considerarlo todo y nunca desestimes comentarios negativos o preocupaciones.
Aunque puede ser tentador centrarse en el feedback positivo que recibes sobre el evento, es importante no descuidar el negativo. Incluso el feedback negativo tiene valor ya que resalta aspectos de tu evento que tus participantes no disfrutaron, lo que puede ayudarte a afinar tu enfoque en el futuro.
Centrarse en un tipo de dato
Al analizar tu evento y escribir tu informe, es importante centrarse tanto en datos cualitativos como cuantitativos. Mientras que los datos cuantitativos como la asistencia, los ingresos, los costos y las métricas de redes sociales son importantes, los datos cualitativos capturan perspectivas y detalles que los números simplemente no pueden proporcionar.
Detalla las opiniones, pensamientos y sentimientos de todos los involucrados en el evento, y te da una imagen más completa de su éxito o fracaso.
No ser transparente sobre tus dificultades
Si encuentras algún problema antes, durante o después del evento, debes anotarlo en el informe. Mientras que algunas empresas solo quieren centrarse en lo positivo en estos informes para impresionar a los interesados, es importante ser honesto acerca de los fracasos o desafíos.
Esto ayuda a asegurar que no cometerás errores similares en el futuro y demuestra a los lectores que eres consciente de lo que salió mal y estás comprometido a mejorar en el futuro.
Convierte insights en mejores eventos
Los informes post-evento no son solo papeleo, son herramientas poderosas para aprender, mejorar y tomar decisiones más inteligentes para futuros eventos. Ya sea que estés midiendo el ROI, rastreando la satisfacción de los asistentes o analizando la logística, un informe bien elaborado te ayuda a convertir las conclusiones en un impacto real para tus asistentes.
Al seguir los pasos y las mejores prácticas en esta guía, puedes crear informes que no solo justifiquen tu inversión sino que también inspiren mejores eventos en el futuro.
Y si estás buscando una plataforma de gestión para eventos que agilice la elaboración de informes, la recolección de datos, y todo lo demás, Eventtia tiene lo que necesitas.
Preguntas frecuentes: cómo escribir un informe posterior al evento
¿Sigues interesado en aprender más sobre informes post-evento? Si es así, asegúrate de revisar estas preguntas comunes y sus respuestas.
Fuente:
En general:
"Very comprehensive and high-performing platform for managing your in-person, online, or hybrid events."
Arno Vaissiere
WIRED
¿Cuándo crear un informe posterior al evento?
Es posible que desees redactar tu informe dentro de una o dos semanas después de finalizar el evento, aunque los eventos más grandes o más complejos pueden llevar más tiempo para reunir los insights y datos importantes.
¿Para qué tipos de eventos puedes escribir un informe post-evento?
Puedes escribir estos informes para prácticamente cualquier evento, incluyendo conferencias, convenciones, grandes reuniones, eventos de networking y varios otros.
