¿Te apasiona la planificación de eventos en la escuela o en el trabajo? ¿O alguna vez has visto los juegos olímpicos, una conferencia tecnológica de Apple, o incluso un festival de música unirse sin problemas y has pensado, “Quiero hacer eso”?
Aquí están las buenas noticias: La planificación de eventos combina creatividad, organización y habilidades interpersonales, por lo que podrías hacerlo si eres naturalmente organizado, con inclinación creativa y te encanta reunir a las personas.
¿Pero por dónde empiezas? ¿Cómo transformas tu pasión en una carrera exitosa en la planificación de eventos?
Esta guía paso a paso responderá a esta pregunta. Tratará todo lo que necesita saber sobre cómo entrar en la gestión de eventos.
Paso 1: Comprender los roles y responsabilidades clave de un planificador de eventos
Un planificador de eventos exitoso desempeña múltiples roles, incluyendo ser un comunicador, negociador, solucionador de problemas y pensador creativo. Específicamente, las responsabilidades principales de un planificador de eventos incluyen:
- Consulta con el cliente: Discute con el cliente para comprender sus necesidades, objetivos y presupuesto para el evento.
- Gestión de presupuesto: Crea y mantén un presupuesto que tenga en cuenta todos los aspectos del evento (como el recinto, la decoración, la restauración y el entretenimiento).
- Selección y reserva del recinto: Investiga los recintos para eventos y selecciona uno que se ajuste al propósito, el tamaño y el presupuesto del evento, luego negocia y firma contratos para su uso.
- Coordinación de proveedores: Reserva y gestiona servicios de terceros (como servicios de catering, decoradores, artistas y fotógrafos).
- Planificación logística: Coordina todos los aspectos físicos y operativos necesarios para ejecutar con éxito el evento (por ejemplo, obtener los permisos necesarios, gestionar la entrega y la instalación de los elementos necesarios, como la señalización y los muebles).
- Diseño y estilo del evento: Crea la estética del evento (temas, paletas de colores, diseño y detalles visuales).
- Marketing y promoción: Promociona el evento a través de redes sociales, marketing por correo electrónico o campañas publicitarias. Esto es especialmente importante si el evento es público o requiere entradas.
- Gestión presencial: Supervisa el evento a medida que sucede para asegurar que todo funcione sin problemas. Esto incluye la gestión de los plazos, garantizar que los asistentes presenciales estén debidamente guiados y atendidos, y gestionar cualquier problema de última hora o desafíos inesperados que puedan surgir.
- Evaluación posterior al evento: Recopila los comentarios de los asistentes al evento y otras partes interesadas, evalúa lo que salió bien e identifica las áreas de mejora para eventos futuros.
Paso 2: Considera las ganancias típicas y las perspectivas profesionales
Investiga y comprende cuánto ganan normalmente los planificadores de eventos y cómo es el mercado laboral para esta profesión, tanto ahora como en el futuro.
Para los ingresos, considera investigar los salarios promedio para profesionales de eventos en tu área. Es importante comprender cómo varían los ingresos en función de la experiencia, la ubicación, el tipo de evento, etc. Hacer esto te ayudará a determinar si una carrera en gestión de eventos puede satisfacer tus necesidades financieras.
Según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., el salario medio anual para los planificadores de eventos es de alrededor de $59,440, con un rango salarial de aproximadamente $35,000 a $101,000.
Fuera de los EE. UU., puedes buscar en sitios web de bases de datos de salarios como Glassdoor, Payscale y LinkedIn.
Para una perspectiva profesional, investiga la demanda laboral. Averigua si los planificadores de eventos tienen una alta demanda. Además, considera las tendencias futuras (si habrá más o menos oportunidades de trabajo en los próximos años). Hacer esto te ayudará a comprender si la carrera de planificación de eventos ofrece seguridad laboral a largo plazo. Curiosamente, las estadísticas son interesantes. El Departamento de Trabajo de los EE. UU. afirma que se proyecta que el empleo para planificadores de eventos crecerá un 7% de 2023 a 2033, lo cual es más rápido que la tasa de crecimiento promedio para todas las ocupaciones.
Paso 3: Comprende a fondo la industria
El campo de la planificación de eventos es diverso y altamente competitivo. Por esta razón, una comprensión completa de la industria puede darle una ventaja estratégica y prepararlo para el éxito.
Por ejemplo, este paso te ayudará a comprender que existen diferentes tipos de eventos en los que puedes trabajar, lo que te permitirá tomar decisiones informadas sobre tu trayectoria profesional.
También te ayuda a satisfacer mejor las necesidades de tus clientes. Entenderás qué tendencias están ganando impulso y cuáles están desactualizadas, ayudándote a ofrecer ideas frescas y creativas que impresionen a los clientes. Además, estarás al tanto de los errores comunes y los desafíos legales o logísticos que pueden afectar el éxito del evento, lo que te permitirá evitar errores costosos y planificar contingencias.
Pasos específicos para ayudarte a comprender bien la industria incluyen:
- Sigue a los mejores planificadores de eventos en las redes sociales: Esto puede ayudarte a ver la gestión de eventos en acción, mantenerte al día sobre las tendencias de la industria, descubrir herramientas y Recursos útiles, y obtener inspiración para tus propios proyectos, entre otras cosas.
- Mira documentales detrás de cámaras de bodas o eventos en vivo: Estos pueden ayudarte a comprender lo que realmente se necesita para planificar y ejecutar un evento, incluidos los problemas inesperados que enfrentan los planificadores y cómo mantienen la calma bajo presión.
- Lee publicaciones de la industria: Esto puede ayudarte a mantenerte al día con las tendencias, proporcionar información sobre los estándares de la industria y ofrecer ideas para tus propios proyectos.
- Ofrécete como voluntario en eventos comunitarios o ayuda en bodas: Esto te brinda experiencia práctica detrás de cámaras. Verás cómo se configuran, coordinan y ejecutan los eventos.
- Asiste a reuniones de networking o exposiciones en tu área: Podrás conocer a los principales actores de la industria, aprender cómo trabajan juntos, aprender sobre la última tecnología para eventos y más.
Paso 4: Identifica y adquiere las habilidades esenciales necesarias para triunfar como planificador de eventos
Tus habilidades son la base de tu capacidad para planificar y ejecutar eventos exitosos porque, sin las habilidades adecuadas de planificación de eventos, incluso las mejores ideas o el entusiasmo no se traducirán en una gestión eficaz de eventos. Estas son las habilidades esenciales necesarias para triunfar como planificador de eventos:
- Organización: La planificación de eventos implica gestionar múltiples tareas, plazos y detalles simultáneamente. Estar organizado te ayuda a realizar un seguimiento de todo y a asegurarte de que nada se te escape.
- Gestión del tiempo: Los eventos a menudo tienen plazos estrictos, por lo que gestionar bien tu tiempo te asegura que completes todas las tareas a tiempo y evitas el caos de última hora.
- Habilidades de comunicación: Para ejecutar eventos con éxito, deberás comunicarte claramente con clientes, proveedores y miembros del equipo y asegurarte de que cada parte interesada esté en la misma página que tú. Una comunicación efectiva también te ayudará a negociar acuerdos más favorables y a resolver conflictos de manera más eficaz.
- Gestión de presupuesto: Dado que los recursos financieros suelen ser escasos, los eventos a menudo funcionan con presupuestos ajustados. Es por esto que un planificador de eventos debe saber cómo planificar y controlar los gastos para maximizar los recursos y evitar el gasto excesivo.
- Creatividad: Se espera que diseñes experiencias que sorprendan. Por esta razón, la creatividad te ayuda a diseñar eventos únicos que destaquen y deleiten a clientes e invitados.
- Habilidades para la resolución de problemas: Siempre surgen problemas inesperados. Por lo tanto, los planificadores de eventos deben poder resolver problemas rápidamente y adaptar los planes para mantener el evento funcionando sin problemas.
- Negociación: Los planificadores de eventos negocian contratos y precios con los proveedores. Tener buenas habilidades de negociación puede ayudarte a asegurar mejores condiciones al negociar acuerdos y ahorrar dinero.
- Atención al detalle: Los pequeños detalles, incluso los que parecen insignificantes (como asegurar la decoración correcta y confirmar las listas de invitados), pueden hacer o deshacer un evento. La atención al detalle puede ayudarte a detectar errores antes de que ocurran y crear una experiencia fluida.
- Conocimientos tecnológicos: Los eventos virtuales y las herramientas de planificación digital son ahora comunes. Un ejemplo es Eventtia, que facilita la planificación de eventos y permite eventos virtuales e híbridos, permitiendo que los asistentes participen sin estar físicamente presentes. El conocimiento tecnológico te ayuda a utilizar estas aplicaciones y herramientas de software para eventos para simplificar la planificación y gestión de eventos.
Paso 5: Explora Grados/Certificaciones o Programas de Formación Relevantes
No necesitas un título para convertirte en planificador de eventos. Sin embargo, la formación académica puede ser una ventaja significativa, especialmente si quieres mejorar tu credibilidad y destacar en el competitivo sector de la gestión de eventos.
Obtener una certificación demuestra que te tomas en serio tu profesión y que estás comprometido con ella. Y los clientes, especialmente aquellos en mercados de eventos corporativos y de alta gama, te toman más en serio cuando ven que has invertido tiempo en formación profesional.
Grados y diplomas que pueden hacerte más competitivo como planificador de eventos incluyen:
- Gestión de hospitalidad
- Relaciones públicas o comunicaciones
- Administración de empresas
Certificaciones de planificación de eventos que pueden mejorar su credibilidad y darle una ventaja competitiva incluyen:
- Certified Meeting Professional (CMP): Esto es otorgado por el Events Industry Council (EIC) y se ha convertido en el estándar de oro para eventos corporativos, especialmente reuniones y conferencias.
- Certified Special Events Professional (CSEP): Esta certificación está diseñada para profesionales de eventos con experiencia, particularmente aquellos en la industria de eventos especiales. Se considera una de las credenciales más altas en la planificación de eventos y es otorgada por la International Live Events Association (ILEA).
- Certified Wedding and Event Planner (CWEP): Esta es una certificación completa ofrecida por el Lovegevity’s Wedding Planning Institute (LWPI) y es para aspirantes a planificadores de bodas y eventos.
- Certified in Exhibition Management (CEM): Esto es ofrecido por la International Association of Exhibitions and Events (IAEE) y significa un alto nivel de experiencia en la gestión de exposiciones y eventos.
- Digital Event Strategist (DES): Esta es una certificación para profesionales enfocados en la planificación de eventos virtuales e híbridos.
Paso 6: Empezar a usar la experiencia práctica
La gestión de eventos es un trabajo práctico. Si bien es importante aprender todo lo posible sobre la gestión de eventos, es la aplicación de lo aprendido en situaciones del mundo real lo que ayuda a desarrollar realmente las habilidades, la confianza y los instintos que tienen los grandes planificadores.
Así, uno de los pasos más importantes para convertirse en planificador de eventos es obtener experiencia práctica. Afortunadamente, cuando se trata de experiencia práctica en gestión de eventos, todo cuenta. No tienes que esperar hasta que tengas ese gran evento. En cambio, empieza poco a poco. No importa si se trata de una fiesta de cumpleaños, una recaudación de fondos para la escuela o el baby shower de un amigo; la experiencia es experiencia, independientemente de la escala.
Formas específicas de obtener experiencia práctica incluyen:
- Ofrecerse como voluntario en eventos benéficos o festivales
- Ofrecerse a planificar eventos para instituciones religiosas, clubes locales o empresas locales de las que formes parte
- Realizar prácticas con un organizador de bodas o una agencia de eventos
Paso 7: Crear un Portafolio
Un portafolio es una colección de materiales que muestran su trabajo. Incluye fotos y videos de eventos pasados que ha planeado, una descripción de cada evento y su papel en ellos, conceptos de diseño y documentos de planificación (como cronogramas, presupuestos y listas de proveedores).
Un portafolio bien documentado permite a los clientes potenciales ver de qué eres capaz. Intenta documentar siempre los eventos que planeaste o en los que participaste. Apunta a un portafolio de 3 a 4 eventos bien documentados. Escribe un resumen de lo que hiciste. Toma fotos o videos de alta calidad. Si transformaste un espacio, asegúrate de tener imágenes del antes y el después. Enumera los proveedores utilizados y documenta los presupuestos.
Si recién empiezas en el campo de la gestión de eventos, considera incluir proyectos simulados, trabajo voluntario o incluso tareas escolares como una forma de adquirir experiencia. Ten en cuenta que cualquier cosa que muestre tus habilidades de planificación, organización y diseño puede construir tu primera cartera.
Paso 8: Empezar a construir tu red
La industria de planificación de eventos depende en gran medida de las referencias. Por lo tanto, construir relaciones puede abrir puertas a trabajos y asociaciones de planificación de eventos.
Para establecer contactos, considera asistir a ferias de bodas, exposiciones nupciales o congresos del sector. También puedes unirte a grupos de Facebook y LinkedIn para planificadores de eventos. Además, considera unirte a asociaciones profesionales para planificadores de eventos, como la International Live Events Association (ILEA), Meeting Professionals International (MPI) y la National Association for Catering and Events (NACE).
También, considera presentarte a los proveedores (gerentes de recintos, floristas, servicios de catering, DJs y bandas, y fotógrafos), ya que pueden referirte clientes o asociarse contigo en eventos futuros.
Paso 9: Elige un nicho
Especializarse puede hacer que sus servicios sean más deseables. Primero, usted desarrolla experiencia si se enfoca en planificar un tipo específico (o tipos relacionados) de eventos. Y podrá comercializarse mejor si se especializa en un nicho.
Mientras que la gestión de eventos es amplia, no intentes ser todo para todos. En cambio, concéntrate en un solo aspecto, que podría ser esa parte de la gestión de eventos que no solo te encanta hacer, sino que también haces mejor.
Para ayudarte a definir tu nicho, puedes hacerte preguntas como: ¿Qué tipo de eventos me energizan? ¿Prefiero proyectos formales, divertidos o creativos?
Nichos de eventos populares que te pueden interesar incluyen:
- Planificación de bodas
- Fiestas infantiles
- gestión de eventos corporativos
- Eventos sin fines de lucro y de recaudación de fondos
- Celebraciones culturales o religiosas
- Eventos de lujo o de alto perfil
- Eventos de destino
- Festivales y producción de entretenimiento
Evento corporativo con Eventtia
Paso 10: Define tu Marca
Después de elegir tu nicho, el siguiente paso es desarrollar una marca personal sólida en torno a tu nicho. Una marca personal es importante porque te ayuda a destacarte de otros planificadores con habilidades o servicios similares.
Empezar definiendo la identidad de tu marca o por lo que quieres que te conozcan. Opciones populares incluyen elegante y enfocado en el lujo, extravagante y creativo, corporativo y eficiente, y ecológico y sostenible.
A continuación, elige un estilo visual seleccionando colores de marca, fuentes y un logotipo. Luego, desarrolla un eslogan personal o biografía que resuma quién eres.
Paso 11: Lanza tu propio negocio de planificación de eventos
Lo siguiente es importante en este sentido:
- Registra el nombre y la estructura de tu empresa (propietario único, sociedad, etc.).
- Abre una cuenta bancaria de la empresa.
- Obtén un seguro comercial (especialmente seguro de responsabilidad civil).
- Crea un plan de negocios (especifica tu mercado objetivo, define los servicios y crea una estructura de precios).
- Configura sistemas de gestión de clientes y facturación.
- Desarrolla un sitio web comercial.
Tenga en cuenta que lanzar su propio negocio de planificación de eventos es un paso opcional. Si no tiene la experiencia o la confianza para estar por su cuenta, puede comenzar buscando empleo o asociándose con otros profesionales de la industria.
Podrías considerar trabajar para empresas de planificación de eventos, hoteles y resorts, centros de convenciones y organizaciones sin fines de lucro. Elegir un empleo con organizadores de eventos al comenzar una carrera como planificador de eventos no solo garantiza un salario constante, sino que también ofrece oportunidades de mentoría y es menos arriesgado.
Paso 12: Promociónate
Una vez que tu marca y negocio estén establecidos, el siguiente paso es promocionarte activamente a clientes potenciales y aumentar tu visibilidad.
Los mejores lugares para promocionar tu negocio de gestión de eventos incluyen:
- Redes sociales: Crea perfiles en Instagram, TikTok, Pinterest y Facebook y publica regularmente sobre lo que haces.
- Directorios: Incluye tu negocio o sitio web en directorios relevantes.
- SEO del sitio web: Escribe blogs sobre tendencias, consejos y temas relacionados con la planificación de eventos, y también interactúa con otros blogs de planificación de eventos.
- Email marketing: Recoge correos electrónicos a través de tu sitio web y envía actualizaciones o consejos.
Marketing para eventos impulsado por Eventtia
Tenga en cuenta que el marketing no es una actividad única. Dado que las personas a menudo eligen al planificador que ven más, el marketing debe ser un proceso continuo para mantenerte en la mente de los clientes potenciales.
Paso 13: Mantente actualizado y sigue creciendo
La industria de planificación de eventos está en constante evolución. Por lo tanto, para seguir siendo competitivos y capaces de ofrecer soluciones de servicio completo, es importante expandir continuamente tus conocimientos y habilidades en la industria.
Considerar:
- Siguiendo tendencias de eventos en Pinterest, TikTok e Instagram
- Tomando cursos de gestión de eventos virtuales/híbridos
- Aprendiendo sobre nuevas tecnologías para eventos, como planos de planta en 3D o credenciales RFID
- Uniéndose a webinars organizados por líderes de la industria
Takeaway: Conviértete en un Organizador de Eventos y Simplifica la Planificación con Eventtia
Si tienes un don para la organización, puedes tener una carrera exitosa en la planificación de eventos. Y sí, puedes convertirte en planificador de eventos, incluso sin experiencia previa. Sigue los 13 pasos discutidos anteriormente y podrás iniciar una carrera en la planificación de eventos, y en poco tiempo, te encontrarás planificando y ejecutando incluso eventos a gran escala.
Al dar tus primeros pasos en la industria, considera usar un software de gestión para eventos, ya que estas herramientas agilizan los flujos de trabajo y simplifican la planificación de eventos. Aquí es donde entra Eventtia.
Eventtia es una plataforma de gestión de eventos todo en uno que ayuda a empresas y organizaciones a planificar, promover y ejecutar eventos presenciales, virtuales e híbridos. Ofrece herramientas para el registro de eventos, venta de entradas, marketing, check-in presencial, análisis de datos, y funcionalidades de engagement de los participantes como networking y capacidades para eventos virtuales. Además, es altamente personalizable e integra con varios sistemas a través de una API.
¿Listo para planificar y ejecutar eventos que brinden a los invitados experiencias memorables? Agendar una demo gratuita y ver cómo Eventtia puede ayudarte!
Fuente:
En general:
"Very useful platform for managing large databases. It offers many great features for event planning"
Daniela Sánchez
COMFAMA
Preguntas frecuentes
Ve respuestas a las preguntas más frecuentes sobre cómo iniciar una carrera en planificación de eventos:
¿Cuánto tiempo lleva convertirse en planificador de eventos?
Cuánto tiempo lleva convertirse en planificador de eventos depende de tus objetivos. Algunas personas comienzan en unos pocos meses ayudando en eventos o adquiriendo experiencia valiosa a través de pasantías o voluntariado, mientras que otras pueden tardar un año o más si siguen una formación o certificación formal.
¿Puedes empezar un negocio de planificación de eventos sin experiencia previa?
Sí, puedes comenzar un negocio de planificación de eventos sin experiencia previa. Sin embargo, se recomienda que primero adquieras algo de experiencia a través de voluntariado, pasantías o gestionando pequeños eventos, ya que esto ayuda a desarrollar tus habilidades y tu portafolio.
¿Cómo consiguen sus primeros clientes los planificadores de eventos?
Muchos comienzan a planificar eventos para sus amigos, familiares o grupos comunitarios locales, ofreciendo servicios con descuento o pro bono. Muchos otros consiguen sus primeros clientes a través del boca a boca en sus redes personales y profesionales.
¿Es la planificación de eventos una buena elección de carrera?
Sí, la planificación de eventos es una buena opción de carrera si disfrutas organizar, realizar múltiples tareas y gestionar equipos. Aunque puede ser rápido, también puede ser muy gratificante.
¿Necesitas un título para convertirte en organizador de eventos?
No necesitas un título para convertirte en organizador de eventos. Lo que más importa es la experiencia relevante, las habilidades organizativas, las habilidades de liderazgo y una red sólida. Sin embargo, tener un título relacionado (como uno en hospitalidad, marketing o negocios) puede ser beneficioso, ya que puede ayudarte a destacarte en la industria de eventos o en la industria de la hospitalidad en general.
¿Qué títulos o certificaciones son útiles para los planificadores de eventos?
Los títulos útiles que pueden ayudar a los organizadores de eventos a destacar y atraer a más clientes incluyen gestión de la hospitalidad, marketing, comunicaciones o relaciones públicas. Algunas de las certificaciones profesionales más prestigiosas para los organizadores de eventos incluyen el Certified Meeting Professional (CMP) y el Certified Special Events Professional (CSEP).
¿Los planificadores de eventos están actualmente en alta demanda?
Los eventos presenciales, híbridos y virtuales han seguido creciendo. Como resultado, las empresas y organizaciones dependen cada vez más de planificadores expertos para crear experiencias significativas y atractivas.
¿Cuáles Tipos de Organizadores de Eventos Ganen Más?
Algunos de los planificadores de eventos con mayores ingresos son los planificadores de eventos corporativos y aquellos especializados en bodas de alta gama, activaciones de marcas de lujo y congresos a gran escala.
¿Cuáles son las cinco Cs de la planificación de eventos?
Las cinco C del planeamiento de eventos son Concepto, Coordinación, Control, Culminación, y Cierre. Estas C representan las fases clave desde la idea del evento hasta la ejecución y revisión posterior al evento.
¿Cuáles son las cinco Ps de la planificación de eventos?
Las cinco P del planificación de eventos son Producto, Precio, Lugar, Promoción y Personas. Estas P son principios de marketing que ayudan a guiar la estrategia y ejecución del evento, asegurando que todos los aspectos del evento sean meticulosamente atendidos.
¿Cuáles son las principales etapas involucradas en el proceso de planificación de eventos?
Al planificar un evento, las etapas principales son:
- Establecimiento de objetivos y desarrollo de conceptos
- Planificación y presupuestación
- Logística y coordinación
- Ejecución
- Evaluación post-evento
¿Qué es la planificación de eventos corporativos?
La planificación de eventos corporativos implica organizar eventos para negocios que apoyan los objetivos de la empresa, como el branding, ventas y engagement de los empleados. Estos eventos incluyen conferencias, lanzamientos de producto, actividades de team-building y eventos de agradecimiento al cliente.
¿Cuál es la diferencia entre un planificador de eventos y un coordinador de eventos?
Un planificador de eventos planifica y gestiona todos los aspectos de un evento. Sin embargo, un coordinador de eventos se centra en la logística y la ejecución diaria, trabajando generalmente bajo la dirección del planificador.
¿Cómo se les paga típicamente a los planificadores de eventos?
Los organizadores de eventos tienen diferentes estructuras de pago, incluidas tarifas fijas, tarifas por hora y un porcentaje del presupuesto total del evento. Algunos también ganan comisiones de los proveedores.
¿Cómo obtengo una licencia comercial para planificación de eventos?
Los requisitos para obtener una licencia comercial para la planificación de eventos varían según la ubicación. Sin embargo, los pasos típicos son:
- Elige un nombre para el negocio
- Registra tu negocio con tu gobierno local
- Solicita una licencia o permiso de negocio a través del departamento de licencias de tu ciudad o estado
- Solicita un seguro (si es necesario)
