Eventtia para industrias · Nº 06 Marketing, eventos y medios

El evento no es tu marketing. Es tu producto.

Para quienes el evento es el producto. Productores independientes de congresos, agencias de eventos, medios del sector y negocios regionales de eventos que gestionan calendarios recurrentes, programas de patrocinio y circuitos multiformato.

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Estos organizadores de eventos independientes, productores de congresos y medios del sector confían en Eventtia

El hilo común

Para quienes su producto es un evento.

Para la mayoría de las empresas, un evento es un canal de marketing. Para los clientes de esta página, el evento es el producto. Sus resultados dependen de llenar el recinto, cerrar a los patrocinadores y darle a la comunidad de participantes una razón para volver el año siguiente. Eso cambia lo que importa. El calendario es recurrente, y los datos de los participantes son un activo que se acumula, no una simple lista de leads; los patrocinadores son objetos de primer nivel, no algo que se resuelve al final. Además, una misma organización suele gestionar varios formatos en paralelo: un congreso B2B en primavera, una feria abierta al público en otoño y una ceremonia de premios para cerrar el año. Eventtia está hecha para esa forma de trabajar: toda la operación del negocio de eventos en una sola plataforma, un calendario recurrente que se acumula año tras año, circuitos multiformato bajo una sola operación.

01
Toda la operación del negocio de eventos en una sola plataforma. Registro, comunicaciones, check-in en sitio, programas de patrocinio, analítica. Todo el ciclo financiero de un evento, en un solo motor.
02
Un calendario recurrente que se acumula. Los datos de participantes pasados se trasladan de una edición a la siguiente, así los grupos que regresan no vuelven a registrarse desde cero y las relaciones con los patrocinadores se construyen a lo largo de los años.
03
Circuitos multiformato bajo una sola operación. Congresos sectoriales, ferias abiertas al público, ceremonias de premios, despliegues en varias ciudades. Misma plataforma, mismo equipo, distintos formatos de programa.

Casos de uso

Seis formatos de negocio de eventos sobre una sola plataforma.

Desde el congreso anual insignia hasta la feria abierta al público en varias ciudades y la ceremonia de premios del sector, los formatos de programa que un organizador de eventos independiente realmente gestiona, todos sobre el mismo motor.

Congresos recurrentes

Congresos sectoriales anuales y cumbres profesionales.

El evento recurrente insignia, al que la comunidad acude cada año. Registro pago con precios por nivel (early bird, tarifa regular, en sitio), patrocinadores con sus propias páginas de perfil y con el registro de su propio equipo, agenda de varios días con sesiones en paralelo, networking orientado a reuniones que genera conexiones de valor, y analítica que ofrece a los patrocinadores reportes claros edición tras edición.

02 / Congresos B2B

Congresos B2B con programas de patrocinio.

Congresos del sector profesional financiados en parte mediante programas de patrocinio. Patrocinadores por niveles con reglas de visibilidad en la página del evento, las comunicaciones y la app, páginas de perfil configuradas por el propio patrocinador, registro de participantes bajo cada cuenta de patrocinador y captura de leads en sitio que alimenta un informe pensado para el patrocinador.

03 / Agencias de eventos

Agencias que producen eventos para sus clientes.

Agencias de eventos y experienciales que gestionan todo el calendario en nombre de marcas cliente. Un espacio de marca aparte por cada cliente, con su propio registro y sus propias comunicaciones, sus propios administradores, y un solo lugar donde la agencia ve todas las cuentas que gestiona.

04 / Formación y talleres

Jornadas de formación, talleres y masterclasses pagos.

Eventos de formación pagos sobre un calendario recurrente. Registro pago con precios por nivel, inscripción por sesión con aforo limitado, check-in en sitio y registro de asistencia, y comunicaciones por sesión para los participantes.

05 / Circuitos en varias ciudades

Despliegues en varias ciudades de una franquicia recurrente.

La misma marca de evento, distintas ciudades, distintas semanas. Operación central a nivel de franquicia, registro local por ciudad, datos de participantes entre ediciones y una sola plataforma que sostiene todo el circuito.

06 / Eventos de comunidad

Eventos de comunidad y encuentros de lectores de los medios.

Medios del sector que organizan eventos con entradas para su base de suscriptores y lectores. Registro con venta de entradas y códigos promocionales, invitaciones por correo a la base de suscriptores, sesiones con programación editorial, check-in en sitio.

La funcionalidad que hace la diferencia

La operación del negocio de eventos en una sola plataforma.

Una empresa cuyo producto es un evento no necesita una herramienta de eventos, sino una plataforma operativa. El registro y la venta de entradas sostienen el lado de los ingresos; los programas de patrocinio, el lado comercial; el check-in en sitio, la experiencia del día del evento; y la analítica, la historia que les cuentas a los patrocinadores cuando llega el momento de renovar. Merca2.0 unificó una comunidad de más de 10.000 profesionales del marketing en su programa recurrente de congresos. CMS Eventos gestiona una franquicia multipaís de foros financieros de alto nivel en Europa, LATAM y Brasil, con la misma marca y la misma columna operativa en distintas ciudades. Expomedia acumula 30 años de salones recurrentes y congresos-expo en la misma plataforma, con eventos del sector profesional y ferias abiertas al público por toda la geografía francesa, cada uno un negocio por derecho propio. El patrón de fondo es el mismo: el evento es el producto, y la plataforma es lo que hace rentable organizarlo.

Registro recurrente
Venta de entradas y niveles
Perfiles y niveles de patrocinadores
Captura de leads para patrocinadores
Check-in en sitio a gran escala
Datos de participantes entre ediciones
Multiformato en una sola cuenta
Residencia de datos en la UE y EE. UU.

Por qué los organizadores de eventos eligen Eventtia

Tres cosas que importan cuando el evento es tu producto.

Toda la operación del negocio de eventos en una sola plataforma.

Gestionar un evento como un negocio significa gestionar todo el ciclo financiero: registro pago y niveles de entradas, programas de patrocinio con páginas de perfil y captura de leads, check-in en sitio pensado para la asistencia real que recibes, visibilidad de los patrocinadores el día del evento y analítica que cuenta la historia del ROI cuando arranca la temporada de renovaciones. La mayoría de las plataformas cubren una o dos de esas piezas y dejan el resto a las hojas de cálculo y el correo. Eventtia cubre todo el ciclo en un solo motor, así el equipo de eventos no tiene que unir tres herramientas para llevar el negocio.

Un calendario recurrente que se acumula año tras año.

El valor de un negocio de eventos no está en esta edición, sino en la comunidad que vuelve el año que viene y el siguiente. Eventtia trata los datos de los participantes como un activo que se acumula: los registrados de ediciones pasadas se trasladan, los grupos que regresan no vuelven a introducir sus datos desde cero, las relaciones con los patrocinadores se mantienen entre ediciones y la base de datos de audiencia se convierte en un activo de negocio que el equipo de eventos posee. La siguiente edición no empieza desde cero.

Circuitos multiformato bajo una sola operación.

Una misma organización suele gestionar varios formatos en paralelo: un congreso B2B, una feria abierta al público, una ceremonia de premios, una cumbre del sector desplegada por varias ciudades. Cada formato tiene su propio flujo de registro, su propia audiencia y su propia lógica de patrocinio. Eventtia los sostiene todos bajo una sola cuenta, así el equipo de operaciones no cambia de plataforma para cambiar de programa. El circuito funciona sobre una sola columna operativa.

En producción

Organizadores de eventos independientes que operan con Eventtia.

Una comunidad de más de 10.000 profesionales del marketing en una sola plataforma.

El principal medio de marketing de México gestiona su programa recurrente de congresos en Eventtia y unifica a más de 10.000 profesionales del marketing en una sola plataforma. Registro pago con niveles para la comunidad, flujos para participantes que regresan entre ediciones, programas de patrocinio y los datos de audiencia sobre los que se construye el negocio del medio.

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10.000+ profesionales del marketing

Una franquicia multipaís de foros financieros de alto nivel.

La división de eventos para LATAM de CMS People gestiona una franquicia multipaís de foros financieros de alto nivel en Eventtia. Fin & Pay Latam, el NPL Iberian Forum en España y Portugal, ediciones de innovación financiera en Chile, Argentina y Brasil, la Property & Facility Management Summit. La misma columna operativa, distintas ciudades y audiencias de responsables de decisión en varias regiones.

Multipaís franquicia de foros financieros

30 años de salones recurrentes por las regiones de Francia.

El organizador de eventos independiente francés, miembro de UNIMEV, gestiona 13 salones y congresos-expo en Eventtia con 30 años de historia operativa a sus espaldas. Eventos del sector profesional y ferias abiertas al público en Biarritz, Lille, Grenoble, Montpellier, Poitiers, Angoulême y más allá. Un operador regional de larga trayectoria cuyo producto ES el propio calendario de eventos.

13 salones / 30 años en marcha

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Dónde vive esto en la plataforma

Tres módulos hacen la mayor parte del trabajo.

Registro

Registro pago, precios por nivel y flujos para participantes que regresan.

Registro pensado para eventos que se sostienen con sus propios ingresos: precios por nivel early bird y en sitio, códigos promocionales para campañas de comunidad, entradas de grupo para delegaciones corporativas, espacios para patrocinadores con sus propias páginas de perfil y flujos de participantes, y reconocimiento de participantes que regresan para que el grupo del año pasado no empiece de cero este año.

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Check-in

Check-in en sitio de alto volumen pensado para las horas pico.

App de check-in nativa para iOS y Android con códigos QR y modo sin conexión para cuando el Wi-Fi del recinto falla. Impresión de credenciales en sitio. Paneles de asistencia en tiempo real para el equipo de operaciones. Control de acceso por zonas para áreas VIP y salas de patrocinadores. Pensada para el momento en que se abren las puertas y la fila es larga.

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Analítica

El argumento para que tus patrocinadores renueven.

Asistencia, engagement, visibilidad de patrocinadores e informes de leads en un solo lugar. Analítica en tiempo real durante el evento, informes post-evento que el equipo comercial lleva a las conversaciones de renovación con los patrocinadores, API abierta y exportación de datos para el CRM interno. La evidencia que te permite fijar el precio del paquete de patrocinio del año siguiente.

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FAQ

Lo que los organizadores de eventos siempre preguntan.

¿Los participantes que regresan conservan sus datos entre ediciones?

Sí. En un calendario recurrente, los datos de participantes anteriores se trasladan de forma automática, así un participante que regresa ve un formulario de registro precargado en lugar de empezar de cero. Las relaciones con los patrocinadores también se mantienen entre ediciones.

¿Gestión de patrocinadores: cómo funciona?

Los patrocinadores son un objeto de primer nivel. Cada patrocinador tiene su propia página de perfil con logo y descripción, su propio esquema de niveles (platino, oro, plata o como definas los niveles), su propia visibilidad en la app de participantes, la página del evento, las comunicaciones y los materiales en sitio según el nivel que esté pagando, y un panel de control donde configura su espacio. Los patrocinadores también pueden registrar a su propio equipo bajo su cuenta, y la captura de leads en sitio alimenta un informe de leads pensado para el patrocinador.

¿Registro pago y venta de entradas: cómo funciona?

Registro pago nativo con precios por nivel (early bird, tarifa regular, en sitio), códigos promocionales, entradas de grupo y delegaciones corporativas. Pago mediante procesadores de tarjetas y métodos propios de cada país donde estén disponibles. Flujos de reembolso y transferencia configurados por evento. Más detalle en la página de registro.

¿Check-in en sitio para eventos de alto volumen?

App de check-in nativa para iOS y Android con códigos QR y modo sin conexión para cuando el Wi-Fi del recinto falla. Impresión de credenciales en sitio. Control de acceso por zonas para áreas VIP, salas de patrocinadores y zonas de nivel de pago. Paneles de asistencia en tiempo real. Pensada para el momento en que se abren las puertas y miles de personas llegan en la primera hora.

¿Analítica e informes de patrocinadores: qué obtenemos?

Analítica en tiempo real durante el evento, informes post-evento sobre asistencia, engagement, visibilidad de patrocinadores y captura de leads. API abierta y exportación de datos vía CSV, XLS y REST API para el CRM interno. La evidencia que necesitas para renovar a los patrocinadores en niveles más altos el año que viene.

¿Eventos multiformato (congresos, ferias abiertas al público, cumbres) bajo una sola cuenta?

Sí. La misma cuenta sostiene distintos formatos de evento en paralelo. Cada evento configura sus propios tipos de participante, flujos de registro, comunicaciones y reglas de acceso. Un congreso B2B con niveles de pago, una feria abierta al público con venta de entradas de alto volumen y una ceremonia de premios solo por invitación funcionan todos bajo la misma operación sin contratos por evento.

¿Protección de datos y seguridad para la base de datos de audiencia?

Tratamiento alineado con el RGPD. Tú eres el responsable del tratamiento; Eventtia es el encargado del tratamiento. DPA alineado con el artículo 28 del RGPD, SLA con compromisos operativos, paquete de revisión de seguridad. Alojamiento disponible en la UE y EE. UU. Exportación completa vía CSV, XLS y REST API en cualquier momento. La base de datos de audiencia es tu activo de negocio y sigue siendo tuya. Base legal en la política de privacidad.

¿Precios para organizadores de eventos independientes?

Las licencias anuales escalan según el volumen de participantes, la cantidad de eventos y la amplitud de la plataforma. Se admite una estructura de contrato plurianual. Precio inicial publicado en la página de precios; la configuración adecuada para tu calendario es una conversación de 20 minutos.

¿Implementación: cuánto tarda desde la firma hasta el primer evento?

Depende de cuánta personalización necesite el programa. Un congreso o una feria independiente puede lanzarse en un par de días. Los programas complejos, con despliegue de un programa de patrocinio, montaje de una franquicia en varias ciudades e integraciones con el CRM y la infraestructura de pagos, tardan más. El equipo de implementación trabaja con tu responsable de eventos y tu contacto de TI hasta la puesta en marcha.

Más en la serie

Eventtia para industrias.

Siete industrias, una sola plataforma. Cada página se centra en la forma operativa que ese sector realmente maneja, no en un catálogo genérico de funcionalidades.

Hablemos de tu calendario de eventos.

Ya sea que gestiones un congreso anual insignia, despliegues una franquicia en varias ciudades o reúnas una cartera de eventos B2B y abiertos al público en una sola plataforma, una conversación con Eventtia empieza por la forma de tu negocio de eventos, no por una demo genérica.

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