Cómo Comfama unificó más de 9.400 eventos culturales en una sola plataforma
Comfama, la Caja de Compensación Familiar de Antioquia, Colombia, realiza cientos de eventos culturales, educativos y recreativos cada mes. Con Eventtia gestiona todo su programa desde una sola plataforma: registro con su marca, check-in por QR, creación masiva de eventos y una conexión por API con su data lake. Más de 9.400 eventos y 510.000 inscritos desde 2022.
Comfama es la Caja de Compensación Familiar de Antioquia, Colombia. Atiende a millones de afiliados y sus familias con programas culturales, educativos y recreativos. Desde charlas y talleres hasta teatro, stand-up y clubes de lectura en biblioteca, Comfama realiza cientos de eventos cada mes. Su misión: darle a la comunidad antioqueña acceso a la cultura, la educación y el bienestar.
Programación cultural, educativa y familiar en toda Antioquia
LOS RETOS INICIALES Cientos de eventos. Ningún sistema único.
Antes de Eventtia, Comfama manejaba un gran volumen de eventos y cada uno se gestionaba por separado. El equipo usaba herramientas distintas y trabajaba con agencias externas. Los datos de registro, las cifras de asistencia y la información de los participantes quedaban repartidos entre varios sistemas.
No existía una vista centralizada. Para tener un panorama general, el equipo debía consolidar manualmente los datos de cada evento, uno por uno. Algunos eventos ni siquiera tenían proceso de check-in: los asistentes simplemente llegaban.
La visibilidad de costos era otro punto ciego. Con tantas herramientas y proveedores involucrados, saber cuánto costaba realmente cada evento era difícil.
LA SOLUCIÓN Una plataforma. Más de 9.400 eventos. Más de 510.000 inscritos.
Eventtia le da a Comfama una plataforma centralizada para gestionar toda su operación de eventos. Con 100 usuarios activos y una implementación que tomó un año de desarrollo, onboarding y capacitación, la plataforma hoy soporta su programa completo. Con Eventtia, Comfama puede:
- Registrar múltiples tipos de asistentes, incluido un modelo familiar en el que solo los adultos pueden inscribir a menores (de 0 a 17 años), mediante un registro de eventos avanzado.
- Emitir un código QR para cada asistente, como identificación y control de acceso.
- Cargar listas de participantes de forma masiva para registrar eventos de gran escala.
- Crear eventos de forma masiva directamente desde un archivo de base de datos, una funcionalidad desarrollada a la medida de su operación.
- Usar la app Eventtia OnSite para el check-in, con checkpoints por actividad.
- Conectar su data lake vía API para un flujo de datos de eventos automático y estandarizado.
- Iniciar sesión de forma segura con SSO a través de OneLogin.
- Recibir reportes mensuales de uso con estadísticas de eventos, inscritos y asistencia.
Una página de evento de Comfama, impulsada por Eventtia
Comfama también cuenta con reuniones de soporte semanales y un desarrollo continuo de la plataforma para adaptarse a sus necesidades cambiantes.
La programación mensual, navegable y reservable desde un solo portal
«Eventtia tiene una gran cantidad de funcionalidades para cada dimensión de nuestro proyecto. Podemos gestionar nuestra agenda, pero también conocer mucho sobre el comportamiento del usuario, sobre todo en eventos virtuales o comunidades. En las actividades presenciales, además, es muy bueno contar con el proceso de check-in.»
Geviller Yesid Marín
Responsable de Expedición Cultura en Comfama
LOS BENEFICIOS Visibilidad total. Control total. Un solo sistema.
El cambio a Eventtia trajo resultados claros para Comfama:
- Operación de eventos unificada: en lugar de gestionar cientos de eventos independientes con datos consolidados a mano, Comfama tiene hoy una sola plataforma con visibilidad centralizada de inscripciones, asistencia e información de participantes.
- Flujo de datos automatizado: la integración por API con su data lake hace que los datos de eventos alimenten automáticamente los sistemas de información de Comfama. Se acabaron los traspasos manuales.
- Una sola herramienta para todo: el equipo ya no hace malabares con procesos desconectados de registro, check-in y reportería. Todo vive en un mismo sistema.
- Gobierno de datos: los controles de acceso de usuarios le dan a Comfama un gobierno adecuado sobre el tratamiento de datos personales. Algo clave por el volumen de información de participantes que procesa, incluidos datos de menores de edad.
- Escala con consistencia: solo en junio de 2026, Comfama realizó 440 eventos con más de 25.000 inscritos, todos gestionados desde la misma plataforma centralizada.
Eventos recomendados con cuenta regresiva de inscripción en vivo
«Eventtia es una aplicación muy intuitiva, rápida y fácil de usar. Para nosotros ha sido muy útil para sincronizar los equipos de trabajo, gestionar el aforo y tener una comunicación fluida con los asistentes a los eventos. En nuestra organización ya tenemos una comunidad de #EventtiaLovers.»
Angela Rincón
Profesional Asesor en Comfama
LA VISIÓN COMPLETA
Comfama unificó toda su operación de eventos en una sola plataforma. Lo que antes eran cientos de eventos gestionados por separado con datos dispersos es hoy un sistema centralizado que cubre más de 9.400 eventos y 510.000 inscritos desde 2022. Con datos conectados por API, flujos automatizados y un gobierno adecuado de la información de los participantes, Comfama puede concentrarse en lo que más importa: darle a la comunidad antioqueña acceso a la cultura, la educación y el bienestar.
Agenda Comfama, la cara pública de un programa construido sobre Eventtia
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Si estás gestionando cientos de eventos con herramientas desconectadas y procesos manuales, es momento de cambiar. Solicita una demo y descubre cómo Eventtia puede ayudarte a unificar registro, check-in y reportería. Todo en una sola plataforma, todo bajo tu control.
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