Après tout, le nombre de participants seul ne peut pas être l’objectif final qui vous pousse à programmer et organiser votre événement. Si l’implication des participants n’est pas suffisante, vous ne pourrez pas atteindre ces objectifs, que ce soit pour vendre vos produits ou vos services, recruter des prospects, construire la notoriété de votre marque, ou autre.
L’engagement du public lors de votre événement est un élément au moins aussi important, si ce n’est plus, que le simple fait d’attirer plus de participants.
Alors comment améliorer l’engagement des participants lors de votre prochain événement ?
Dans cet article, nous allons aborder tout ce que vous aurez besoin de savoir pour améliorer le taux d’engagement du public lors de vos événements en abordant les points suivants :
- Le concept de taux de participation et d’engagement lors des événements ;
- La manière dont l’implication des participants influe sur leur expérience ;
- Pourquoi le taux de participation est capital pour le succès de votre événement ;
- Comment évaluer la participation et l’engagement ;
- Comment améliorer les taux de participation et d’engagement.
Qu’est-ce que l’engagement des participants ?
L’implication des participants, ou engagement du public ou simplement l’implication dans l’événement, fait référence à la capacité d’un événement à retenir l’attention de ses participants et au niveau d’interaction des participants entre eux, avec le contenu de l’événement, et avec d’autres éléments comme les sponsors, les marques, les sessions spéciales (par ex. les sessions de networking), l’équipe d’organisation, etc.
En bref, la réussite d’un événement se mesure non seulement à sa capacité à attirer suffisamment de participants, mais également à sa manière d’impliquer ces participants tout au long de l’événement.
Pourquoi le taux d’engagement des participants est-il important lorsqu’on organise un événement ?
Pour le dire simplement, un fort taux d’engagement ou de participation indique une forte probabilité que les participants soient satisfaits ; et un participant satisfait et plus enclin à :
- Effectuer les conversions attendues (achat des produits ou services, inscription à une newsletter par e-mail, etc.) ;
- Mentionner votre événement ou donner un avis positif sur les réseaux sociaux ;
- Recommander votre événement à ses proches et à ses pairs ;
- Participer à votre prochain événement.
En bref, les participants satisfaits et contents vont, à leur tour, produire différents bénéfices pour vous et vos événements actuels ou à venir.
Voici comment une participation élevée peut améliorer la satisfaction des participants :
1. Une participation élevée conduit à une meilleure compréhension du contenu de l’événement
Plus une personne s’implique dans l’événement, plus elle apprendra à partir du contenu de l’événement et plus elle en tirera de valeur ajoutée.
Plusieurs études récentes indiquent que les gens sont plus heureux lorsque qu’ils apprennent et ont le sentiment de progresser. Si vous parvenez à maintenir un taux élevé d’engagement dans votre événement, les participants qui seront heureux et satisfaits au moment de partir seront plus nombreux.
2. Plus l’engagement est fort, plus les souvenirs positifs sont nombreux
Lorsque les participants s’impliquent plus fortement dans les activités proposées lors d’un événement et qu’il y a plus d’interactions avec d’autres participants, ils passent plus de temps à profiter des différentes expériences proposées et ils auront donc plus de souvenirs positifs de la soirée.
Les souvenirs ont plus d’influence sur le degré de satisfaction et d’agrément que l’expérience elle-même. En assurant un fort taux de participation, vous pouvez aider vos participants à créer ensemble ces souvenirs.
3. Plus d’engagement augmente la co-création et la collaboration
Se rapprocher des autres et interagir avec eux permet aux participants de votre événement de prendre part à une dynamique co-créative afin d’apprendre à se connaître, et même peut-être de démarrer de nouvelles relations et partenariats professionnels enrichissants.
En collaborant entre eux, les participants peuvent également profiter de l’opportunité de mieux comprendre le contenu de l’événement et en retirer plus de valeur ajoutée ensemble en apprenant les uns des autres pour trouver de nouvelles idées novatrices.
4. Une participation plus forte permet l’immersion dans l’expérience de l’événement
Un taux de participation élevé conduira en fin de compte vos participants à avoir plus de sensations pendant l’événement. Le sentiment d’immersion et de connexion émotionnelle donne le sentiment de faire partie de l’expérience.
Les expériences immersives se traduisent le plus souvent par une augmentation du taux de satisfaction.
5. Une implication forte permet aux participants de profiter pleinement de la dynamique de groupe
Se plonger et s’impliquer activement dans les activités de l’événement permettra aux participants de puiser dans l’intelligence collective pour profiter pleinement de l’expérience, de manière bien plus dynamique en groupe qu’ils ne l’auraient fait individuellement.
Comment mesurer l’engagement au cours d’un événement ?
Chaque événement est unique et exige une approche différente pour une mesure efficace du niveau d’implication des participants.
Nous avons cependant répertorié ici quelques éléments de base pour l’évaluation de la participation et d’engagement, que vous pouvez mesurer, à titre de repère, pour toutes sortes d’événements.
1. Nombre de réponses aux sondages
Lancer un sondage post-événement est l’un des meilleurs moyens d’obtenir l’avis des participants sur l’événement, mais c’est également une excellente méthode pour mesurer les taux d’engagement et de participation.
Plus le nombre de réponses aux sondages est élevé, plus le taux d’engagement est élevé. De plus, vous pouvez inclure des questions pertinentes dans le sondage pour une mesure plus fine de l’engagement (par ex. « Comment évaluez-vous votre engagement tout au long de l’événement sur une échelle de 1 à 10 ? »).
Vous pouvez utiliser la méthode traditionnelle du sondage papier pour votre événement, mais vous devriez envisager d’utiliser des sondages en ligne pour correspondre aux standards du moment. Vous pouvez facilement utiliser la fonction de sondage d’événement d’Eventtia pour créer et diffuser des sondages avant et après l’événement.
2. Mentions, commentaires et partages sur les réseaux sociaux
Surveiller les métriques des réseaux sociaux est également un très bon moyen de mesurer le niveau de participation à l’événement, par exemple :
- Combien de personnes ont mentionné l’événement avant, pendant, et après l’événement ?
- Combien de personnes ont partagé votre publication d’annonce de l’événement ?
- Pour les événements virtuels, combien de personnes ont partagé le lien vers la diffusion en direct ?
- Combien de personnes ont participé à des concours et des distributions de cadeaux (s’il y en a eu) ?
Les métriques des réseaux sociaux sont relativement simples à trouver et à analyser à l’aide des outils statistiques intégrés à toutes les plateformes de réseaux sociaux, ou de toute autre solution de statistique pour les réseaux sociaux disponible sur le marché.
Lorsque vous suivez les métriques des réseaux sociaux, il est également recommandé de prêter attention à la variation de vos chiffres avant, pendant et après l’événement.
Si, par exemple, vous obteniez plus de partages pour les publications avant l’événement par rapport aux publications post-événement, c’est peut-être le signe d’une baisse du taux de satisfaction.
D’un autre côté, si votre publication initiale d’annonce de l’événement n’avait pas généré beaucoup de buzz sur les réseaux sociaux, mais que vos publications après l’événement génèrent de nombreux partages, c’est un signe que l’événement en lui-même était bon, mais que vous pourriez améliorer la promotion.
3. Activité sur les chats public et privé
Pour les événements virtuels, et si vous utilisez une plateforme de diffusion d’événements virtuels comme Eventtia, qui propose une fonction de chat en direct, vous pouvez surveiller l’activité sur le chat pendant l’événement pour mesurer le taux d’engagement.
Votre live chat offre un moyen simple à votre public de participer et de partager des informations, et vous pouvez également activer le chat privé si des personnes ont besoin d’interagir entre elles dans un environnement plus discret sans se parler directement.
Cependant, pour améliorer les interactions dans le live chat, assurez-vous que la chat room est bien gérée et modérée (par ex. pour bannir les personnes qui ont des propos déplacés.) Désignez un modérateur dédié pour relire, modérer et organiser les live chats et assurer une expérience optimale.
4. Nombre d’éléments téléchargés
Lors des événements virtuels, et à l’aide de la fonction scène virtuelle d’Eventtia, vous et vos sponsors pouvez proposer des éléments à télécharger comme des e-books, des applications mobiles, et d’autres, selon les besoins spécifiques de votre événement.
Suivre le nombre de téléchargements peut-être un excellent moyen de mesurer l’implication du public, et vous pouvez garder une part d’interactivité en débloquant graduellement ces éléments à télécharger au cours de l’événement lui-même.
5. Interactions pendant les séances de questions-réponses
Les séances de questions-réponses en direct doivent être un élément central de tout événement moderne, et surveiller la façon dont les participants interagissent avec ces questions peut également être un moyen efficace de mesurer le taux de participation.
Dans le cas d’un événement hybride ou virtuel, il est facile de suivre le nombre d’interactions pour chaque question, ainsi que les votes pour relancer une question sur votre plateforme de gestion d’événement virtuel. Pour les événements en présentiel, vous devrez cependant adopter une approche plus manuelle.
Stratégies pour dynamiser l’engagement des participants
Pour ce qui est d’améliorer la participation et l’engagement du public, l’une des erreurs les plus courantes que font les organisateurs d’événements est de trop se concentrer sur l’implication du public pendant l’événement alors qu’en fait, il convient d’envisager une approche plus holistique en trois différentes phases de l’événement :
- Engagement avant l’événement : améliorer l’implication avant l’événement est un élément capital du processus de programmation d’événement. Plus vos participants cibles sont impliqués avant l’événement, plus il vous sera facile de générer du buzz et d’attirer plus de trafic sur votre site Internet et vos réseaux sociaux, ce qui générera des conversations et, en fin de compte, vous fera vendre plus de billets.
- Engagement pendant l’événement : mesurer l’engagement pendant l’événement lui-même est le meilleur moyen de surveiller la façon dont les participants perçoivent et vivent votre événement.
- Engagement après l’événement : ne sous-estimez pas l’importance de conserver l’engagement après l’événement pour augmenter la fidélité, afin que vos participants reviennent lors de vos prochains événements.
Tout cela étant dit, voici quelques conseils à mettre en œuvre pour améliorer la participation et l’implication des participants avant, pendant et après l’événement :
1. Simplifiez leurs interactions autant que possible
Créez l’environnement adapté à la participation et rendez-le aussi accessible que possible.
Pour les événements en présentiel, vous pouvez héberger des séances de networking, des sessions de questions et réponses interactives avec les conférenciers, des occasions de rencontres en coulisses, etc.
Pour les événements hybrides ou virtuels, d’un autre côté, vous pouvez activer et optimiser un mur sur les réseaux sociaux et le live chat (public et privé) sur votre plateforme de gestion d’événement.
En bref, prenez soin de prévoir la manière dont vous aimeriez que vos participants s’impliquent avant, pendant et après votre événement, et concevez les environnements en conséquence.
2. Effectuez des sondages en ligne
Les sondages interactifs restent l’un des meilleurs moyens d’impliquer vos participants sur les événements virtuels comme sur les événements en personne et de nombreuses études ont montré que les sondages en direct en temps réel peuvent améliorer le degré de satisfaction de votre public grâce à un meilleure engagement.
Eventtia propose un moyen facile de lancer des sondages en direct pour les organisateurs d’événements, que ce soit avant, pendant, ou après l’événement, sans nécessiter d’investissement dans une solution supplémentaire.
Voici quelques exemples de questions à poser lors de sondages en direct pour améliorer l’engagement des participants :
- Les questions générales de prise de contact comme « Quel est votre pays d’origine ? », « Combien de fois avez-vous assisté à cet événement ? » et ainsi de suite. Ces questions peuvent toujours être efficaces, en particulier en ouverture de présentation.
- Avez-vous déjà utilisé un produit similaire à celui que je suis en train de présenter ?
- Avez-vous été influencé par le travail de (nom du conférencier) ?
- Quels sont vos conférenciers ou présentateurs préférés ?
3. Impliquez les gens dans des quizz ou des concours
Bien entendu, l’un des meilleurs moyens pour améliorer votre taux d’engagement est de rendre les choses amusantes, et l’un des meilleurs moyens de le faire est de proposer des concours, des distributions de cadeaux et des quizz surprises.
Arrangez-vous pour que ces jeux interactifs soient suffisamment difficiles pour dynamiser les niveaux d’énergie et d’attention, mais ne les rendez pas trop difficiles ou trop compétitifs, au risque que vos participants se concentrent plus sur la compétition que sur le contenu de votre événement.
Ajoutez des prix liés à l’événement pour améliorer les taux de participation à ces concours, et assurez-vous de tirer profit des réseaux sociaux pour inciter plus de participants à s’inscrire.
4. Prévoyez et optimisez vos séances de questions et réponses
Une séance de questions et réponses en direct peut être un moyen très efficace de dynamiser leur participation. Cependant, incorrectement orchestrées, elles peuvent devenir les pires sessions ou les plus ennuyeuses de l’événement.
Il est donc important de bien prévoir vos séances de questions et réponses :
- Durée adéquate : assurez-vous d’attribuer suffisamment de temps pour les Q&A et informez le conférencier avec soin afin que la présentation ne déborde pas du temps imparti (ce qui rognerait le temps des Q&A).
- Modérées : modérez attentivement les questions afin de ne pas avoir trop de questions sur une même session (ce qui rendrait la session trop longue) et ne craignez pas de couper un participant qui monopoliserait le temps avec trop de questions et/ou des questions récurrentes.
- Reliées au sujet : là encore, il s’agit de modérer les sessions pour éviter les questions hors-sujet et s’assurer que ces questions sont intéressantes pour l’ensemble du public. Pour les événements virtuels, autorisez les gens à voter pour les questions de manière à ne répondre qu’aux plus intéressantes.
5. Activez les réactions par émoji pendant les sessions sur la scène virtuelle
Là encore, rendez les choses amusantes.
Activer les réactions par émoji sur votre scène virtuelle peut permettre aux participants de réagir instantanément à différents moments de l’événement virtuel, ce qui les impliquera davantage avec le contenu.
En permettant aux participants de voir les réactions emoji les uns des autres à l’écran, vous dynamiserez également l’énergie générale de l’événement et vous encouragerez chacun à continuer de participer et d’interagir avec le contenu à l’écran.
6. Organisez des sondages après l’événement
Organiser des sondages après l’événement est très efficace pour susciter de l’engagement après l’événement, ce qui est capital pour la gestion de la rétention et améliore la fidélité.
Vous pouvez poser des questions comme :
- Pour quelle raison avez-vous assisté à cet événement ?
- Quel a été votre moment préféré au cours de l’événement ?
- L’événement a-t-il répondu à vos attentes ?
- Que pourrions-nous améliorer ?
- Qu’est-ce qui aurait pu rendre cet événement meilleur ?
L’objectif de ce type de sondage post-événement est non-seulement de récupérer des avis utiles auprès de vos participants que vous pourrez utiliser pour la programmation d’événements futurs, mais également pour que vos participants puissent revire leurs souvenirs les plus positifs de l’événement.
Conclusion
Un événement engageant a plus de chance d’être un événement réussi alors ne sous-estimez pas l’importance de maintenir le niveau d’activité de vos participants avant, pendant et après l’événement.
Vous pouvez utiliser les stratégies que nous avons partagées ci-dessus pour rester dans la course et améliorer le taux d’engagement de votre prochain événement.
Eventtia peut vous aider à surveiller l’engagement et la participation à l’événement à travers des mesures chiffrées tout en proposant des fonctionnalités qui aident à améliorer votre prochain événement.
