Choisir le meilleur logiciel d’inscription aux événements est vital pour les organisateurs souhaitant optimiser la gestion de leurs événements.
De la gestion des inscriptions des participants au traitement des paiements, des données et des rapports, le bon logiciel améliore l’efficacité et la satisfaction des participants.
Cet article présente sept étapes essentielles pour vous aider à sélectionner la meilleure plateforme d’inscription aux événements selon vos besoins.
Qu’est-ce qu’une plateforme d’inscription aux événements ?
Les plateformes d’inscription aux événements sont des outils qui aident les organisations à gérer efficacement les inscriptions aux événements. Elles comprennent :
- Formulaires d’inscription et pages d’événements personnalisables pour une expérience fluide des participants.
- Collecte des paiements, gestion des types de billets et traitement des inscriptions de groupe.
- Intégration avec les outils CRM et de marketing pour une gestion rationalisée des événements.
- Design adapté aux mobiles pour une inscription facile sur tout appareil.
- Fonctionnalités de Check-in des participants comme les QR codes et le suivi en temps réel.
- Analyse des données et rapports pour des insights sur les tendances d’inscription et le comportement des participants.
- Application événementielle pour aider les participants à naviguer facilement dans l’événement.
Le logiciel d’inscription aux événements est-il le même que le logiciel de gestion d’événements ?
La réponse rapide est « Non ».
Le logiciel d’inscription aux événements fait souvent partie du logiciel de gestion d’événements, mais peut également fonctionner seul. Il aide en gérant les inscriptions des participants, les paiements, les emails de confirmation, les listes de participants et les listes d’attente. Il fournit un portail pour les participants, accède aux informations de contact des participants et facilite la communication avec eux.
Le logiciel de gestion d’événements offre généralement des fonctionnalités plus avancées, permettant aux organisateurs de proposer des expériences de participants engageantes et interactives pour les événements en présentiel, hybrides et virtuels.
Comment choisir le meilleur logiciel d’inscription aux événements
Choisir le meilleur logiciel d’inscription aux événements implique de considérer plusieurs facteurs clés pour s’assurer qu’il répond efficacement à vos besoins en gestion d’événements.
Voici sept étapes essentielles pour vous guider dans la sélection du bon logiciel :
Étape 1 : Définissez le but et la portée de votre logiciel d’inscription aux événements
Cette étape comprend l’analyse de plusieurs aspects liés à l’événement. En voici quelques-uns :
Événements gratuits ou payants
Vos événements sont-ils gratuits ou payants ? Pour les événements payants, vous aurez besoin d’un logiciel qui gère en toute sécurité les transactions, prend en charge diverses méthodes de paiement et gère les niveaux de billets ou les codes de réduction.
Type and Size of Events
Your events’ scale and type are crucial. A private product launch event has different needs than a 10 thousand people B2B conference.
The private launch might focus on easy registration setup with advanced branding and design customizations, while the conference needs scalability, multiple sessions, and possibly multi-language support.
Type et taille des événements
L’échelle et le type de vos événements sont cruciaux. Un événement de lancement de produit privé a des besoins différents d’une conférence B2B de 10 000 personnes.
Le lancement privé peut se concentrer sur une configuration d’inscription facile avec des personnalisations avancées de marque et de design, tandis que la conférence nécessite évolutivité, multiples sessions et peut-être un support multilingue.
Format de l’événement
Lors du choix d’un logiciel d’inscription en ligne aux événements, considérez le format de votre événement : virtuel, en présentiel ou hybride.
Certains logiciels sont spécialisés dans la gestion d’événements virtuels, d’autres dans la logistique sur place comme le Check-in et l’impression de badges pour les événements en présentiel.
Les solutions hybrides gèrent les deux formats, les rendant polyvalentes pour des calendriers d’événements mixtes.
Fréquence des événements
À quelle fréquence organisez-vous des événements et combien de personnes y assistent généralement ?
Le choix du logiciel d’inscription aux événements dépend de la fréquence de vos événements, assurant qu’il peut facilement dupliquer les processus d’inscription lorsque nécessaire.
Profil des participants
Qui assiste à vos événements—consommateurs, clients, VIP, KOL ou employés ?
Adaptez votre logiciel d’inscription aux événements en conséquence. Pour la formation interne, privilégiez les outils qui s’intègrent aux systèmes d’entreprise. Pour un public plus large, choisissez un logiciel avec de fortes options de branding et de marque blanche.
Considérez des fonctionnalités spécialisées pour les influenceurs ou les KOL, comme les outils de gestion budgétaire utilisés par des entreprises comme le Groupe Campari.
En clarifiant ces besoins, vous assurez que votre logiciel répond aux exigences essentielles de l’événement pour le succès.
Étape 2 : Planifiez le budget de l’événement et choisissez un modèle de tarification
Pour choisir la bonne plateforme d’inscription aux événements, considérez son rapport coût-efficacité :
- Fixez un budget clair incluant les coûts initiaux et récurrents.
- Comparez les structures de tarification comme les frais fixes ou les modèles pay-per-use.
- Prenez en compte les dépenses supplémentaires telles que le traitement des paiements et la formation.
- Évaluez le ROI potentiel grâce à des fonctionnalités améliorées comme les outils d’analyse et de marketing.
En budgétisant judicieusement et en comprenant les détails de la tarification, vous trouverez des outils d’inscription aux événements qui correspondent à vos besoins sans dépasser le budget.
Étape 3 : Définissez les besoins des utilisateurs et les fonctionnalités
Une fois que vous avez défini les objectifs de votre logiciel, le budget et les besoins opérationnels, il est crucial d’identifier et d’évaluer les fonctionnalités requises pour répondre à ces besoins.
Gestion des participants
Choisissez entre une gestion des participants basique et avancée.
Certains événements nécessitent des fonctionnalités d’inscription de base, tandis que d’autres exigent des outils pour la segmentation des participants, les invitations de groupe, etc.
Les événements attirent divers types de participants, tels que les consommateurs, les VIP ou les key opinion leaders (KOL).
La plateforme d’inscription aux événements doit gérer plusieurs types de participants et fournir des expériences personnalisées lorsque nécessaire.
Pages d’atterrissage de l’événement
La page d’atterrissage de votre événement est la première impression pour les participants, donc son design est crucial.
Choisissez une plateforme d’inscription aux événements qui vous permet de créer des pages de marque et prend en charge des designs adaptés aux mobiles pour une expérience fluide sur tous les appareils.
Calendrier d’événements
Les calendriers d’événements sont essentiels pour les organisateurs gérant plusieurs événements, offrant une vue claire des plannings pour une planification efficace par les organisateurs et les participants.
Les participants peuvent vérifier les événements à venir, rester engagés et augmenter les taux de participation avec des rappels opportuns.
Personnalisation
Les événements varient, et un logiciel d’inscription en ligne personnalisé est essentiel pour répondre à des besoins divers.
- Personnalisation des formulaires d’inscription : Adaptez les formulaires pour recueillir efficacement des informations spécifiques sur les participants.
- Personnalisation du branding : Assurez-vous que la plateforme reflète votre identité de marque avec des éléments de design personnalisables pour une expérience cohérente des participants.
Gestion des billets et traitement des paiements
Un logiciel d’inscription en ligne efficace doit :
- Assurer des transactions sécurisées : Utiliser le cryptage et la détection de fraude pour protéger les informations de paiement et gérer la vente de billets pour divers types d’événements.
- Offrir plusieurs méthodes de paiement : Accepter les cartes de crédit, les cartes de débit et PayPal pour la commodité des participants.
- Gérer les niveaux de billets et les réductions : Créer et gérer différents niveaux de billets (par exemple, early bird, VIP, groupe) et des codes de réduction pour répondre aux divers besoins des participants.
Communications automatisées
Un logiciel d’inscription en ligne avec des fonctionnalités de communication automatisées améliore l’expérience utilisateur et assure une communication efficace entre l’organisateur et le participant. Recherchez ces capacités :
- Notifications pré-événement : Envoyer des rappels opportuns sur les détails de l’événement.
- Emails de confirmation : Confirmer immédiatement l’inscription avec les spécificités de l’événement.
- Communication de suivi : Utiliser des emails automatisés pour l’engagement post-événement.
- SMS intégrés : Envisager des notifications SMS pour des taux d’ouverture plus élevés.
- Alertes d’urgence : Informer rapidement les participants de tout changement d’événement.
Merchandising et goodies
Le merchandising augmente les revenus de l’événement et la satisfaction des participants en offrant des articles de marque et des options personnalisables.
Utilisez des plateformes d’inscription aux événements qui prennent en charge les réductions et les prix spéciaux pour encourager plus de ventes et améliorer l’expérience des participants.
Hébergement des serveurs de données et sécurité
Dans l’environnement sensible aux données d’aujourd’hui, la protection des informations des participants est cruciale. Choisissez un logiciel d’inscription en ligne qui donne la priorité à la sécurité avec :
- Cryptage : Assurer que toutes les données, en particulier les détails de paiement, sont cryptées pour empêcher tout accès non autorisé.
- Conformité : Respecter les lois mondiales de protection des données comme le RGPD pour gérer les données des participants de manière responsable.
- Audits de sécurité : Effectuer des audits réguliers pour identifier et résoudre de manière proactive les vulnérabilités.
- Systèmes de sauvegarde : Mettre en place des systèmes de sauvegarde et de récupération robustes pour restaurer rapidement les données en cas d’urgence sans perte.
Intégrations
À mesure que les événements et les outils digitaux deviennent plus interconnectés, les capacités d’intégration transparentes dans le logiciel d’inscription en ligne sont essentielles.
Votre plateforme d’inscription aux événements en ligne doit s’intégrer harmonieusement avec les outils existants comme les systèmes CRM, l’automatisation du marketing et les logiciels financiers pour automatiser le flux de données et réduire les erreurs manuelles.
Expérience utilisateur
L’expérience des participants et des organisateurs est cruciale pour le succès de votre événement.
Pour les participants :
- Inscription simplifiée : Assurez un processus intuitif pour minimiser les abandons et fournir une expérience d’inscription en ligne fluide.
- Optimisation mobile : Fournissez une expérience fluide sur les appareils mobiles.
- Chargement rapide : Améliorez la vitesse de la plateforme pour la satisfaction des utilisateurs.
- Personnalisation : Offrez des parcours d’inscription ou du contenu adaptés.
Pour les organisateurs :
- Design du tableau de bord : Assurez une interface propre et facile à naviguer.
- Accessibilité des données : Permettez un accès rapide et une analyse des données des participants.
- Mises à jour en temps réel : Autorisez des modifications instantanées des détails de l’événement.
- Support : Fournissez des ressources d’aide complètes et un support client réactif.
Analyse et rapports
Les événements réussis nécessitent une amélioration continue. Les analyses intégrées dans votre logiciel d’inscription offrent :
- Suivi en temps réel : Surveiller les inscriptions, les paiements et les Check-in des participants instantanément.
- Analyse post-événement : Évaluer l’engagement des participants, la popularité des sessions et les retours.
- Données exportables : Exporter facilement les données pour une analyse détaillée ou une intégration avec d’autres outils.
- Rapports personnalisables : Adapter les rapports pour se concentrer sur des aspects spécifiques de l’événement ou des insights des participants.
Étape 4 : Évaluez le support client, l’onboarding et les besoins de déploiement
Avant de choisir votre logiciel d’inscription en ligne, considérez ces facteurs pour assurer un onboarding, une intégration et un déploiement fluides au sein de votre organisation.
Capacités internes
Votre équipe dispose-t-elle des compétences pour intégrer et déployer le logiciel ? Connaître l’expertise technique de votre organisation guide combien de support externe peut être requis.
Implication du département IT
Lors de l’intégration d’un nouveau logiciel dans votre organisation, impliquez le département IT. Coordonnez avec eux pour comprendre les défis, les délais et les besoins en ressources.
Compatibilité logicielle
Assurez-vous que le logiciel d’inscription en ligne fonctionne avec vos systèmes actuels. Identifiez et résolvez tout problème de compatibilité ou trouvez des solutions alternatives.
Besoins en formation
Bien que de nombreuses plateformes d’inscription en ligne prétendent être conviviales, la réalité peut varier. Évaluez si votre équipe a besoin de sessions de formation, de tutoriels ou de démos pour apprendre efficacement le logiciel.
Disponibilité
Le fournisseur de logiciel offre-t-il un support 24/7 dans votre langue ? C’est crucial pour les événements mondiaux où une assistance en temps opportun peut être essentielle.
Type de support client
Comprenez les différents types de support client offerts, tels que le chat en direct, l’email, le support téléphonique ou les bases de connaissances..
Temps de réponse
Dans le monde rapide des événements, assurez-vous que le fournisseur répond rapidement. Par exemple, chez Eventtia, nous maintenons un temps de réponse inférieur à sept minutes, assurant une assistance rapide de notre équipe de support client.
Assistance à l’onboarding
Certains fournisseurs offrent une équipe dédiée ou un représentant pour vous aider avec la configuration initiale et le processus d’intégration. C’est particulièrement utile pour les événements complexes ou les organisations avec des exigences spécifiques.
Mises à jour et améliorations continues
La technologie change rapidement. Assurez-vous que le fournisseur de logiciel met fréquemment à jour et améliore la plateforme avec de nouvelles fonctionnalités et des améliorations de sécurité.
Vérifiez également comment ces mises à jour sont mises en œuvre—y aura-t-il des temps d’arrêt, et comment cela pourrait-il impacter vos événements ?
Mécanisme de feedback
Un fournisseur de logiciel proactif recueillera des feedbacks pour une amélioration continue. Vérifiez s’il existe un système de feedback ou un processus de demande de fonctionnalités.
Évaluez les capacités d’intégration et de déploiement de votre organisation pour assurer une transition en douceur et éviter les problèmes. Cette évaluation définit des attentes réalistes et des délais, alignant les parties prenantes avec leurs objectifs et responsabilités.
Étape 5 : Recherchez les logiciels d’inscription aux événements
Now that you know your requirements and what to seek in online event registration software, it’s time to begin your research. Here’s a strategic approach to find the best fit:
Consider popular event registration software like Eventtia, which is favored for organizing consumer, corporate and B2B events, offering branded web pages and flexible ticketing options.
Your Network
Maintenant que vous connaissez vos exigences et ce qu’il faut rechercher dans un logiciel d’inscription en ligne aux événements, il est temps de commencer votre recherche.
Considérez les logiciels d’inscription aux événements populaires comme Eventtia, qui est apprécié pour l’organisation d’événements consommateurs, corporatifs et B2B, offrant des pages web de marque et des options de billetterie flexibles.
Votre réseau
Cherchez des recommandations auprès de pairs, collègues ou amis qui ont organisé des événements similaires ou utilisé un logiciel d’inscription en ligne.
Utilisez les associations industrielles si vous êtes membre. Elles peuvent recommander des fournisseurs de logiciels ou partager des expériences d’autres membres.
Recherche Google
Utilisez des termes spécifiques lors de la recherche sur Google.
Par exemple, des recherches comme « logiciel de gestion d’événements » ou « plateforme d’inscription aux événements en marque blanche » vous donneront de meilleurs résultats que des recherches générales.
Utilisez LinkedIn pour trouver des leaders de l’industrie ou des fournisseurs dans le logiciel d’inscription.
Utilisez des mots-clés comme « logiciel de gestion d’événements » et « API ouverte » pour affiner les fournisseurs potentiels.
Lisez des articles, des posts ou des critiques sur ces fournisseurs pour évaluer leur réputation sur le marché.
Étape 6 : Sélectionnez la meilleure solution d’inscription aux événements
Après avoir rassemblé des informations et réduit vos options, l’étape suivante consiste à qualifier et sélectionner la meilleure solution pour vos besoins. Voici comment :
Présélectionnez les fournisseurs
Choisissez deux ou trois solutions qui répondent à vos exigences. Ces sites d’inscription doivent remplir la plupart, sinon la totalité, de vos critères pour les fonctionnalités, la tarification et la réputation.
Obtenez des retours
Avant de contacter directement les fournisseurs de logiciels, connectez-vous avec des individus ou des organisations qui ont de l’expérience avec eux. Utilisez LinkedIn ou les forums de l’industrie pour recueillir des retours de première main.
Cette étape offre des insights précieux sur les performances du logiciel et la qualité du service du fournisseur.
Initiez le contact
Visitez les sites web de vos fournisseurs de logiciels choisis et contactez-les. Partagez tous vos besoins et exigences dès le départ.
Cela aide à évaluer s’il y a une correspondance potentielle, économisant du temps pour les deux parties.
Assistez aux présentations
Organisez pour que les fournisseurs de logiciels vous donnent un aperçu de leur entreprise, de leurs clients, de leurs solutions, de leurs services et de leurs prix. Cela vous permet d’évaluer leur professionnalisme, leur expertise et leur engagement envers les clients.
Demandez une démo
Demandez une démo personnalisée qui s’aligne sur vos exigences spécifiques. Cela vous donnera une compréhension plus claire de la façon dont le logiciel fonctionne pour les participants à l’événement et les organisateurs
Évaluez l’expérience utilisateur
Concentrez-vous sur l’expérience utilisateur lors de la démo en direct pour les participants et les organisateurs. Évaluez la facilité avec laquelle les participants peuvent s’inscrire et la convivialité du tableau de bord pour les organisateurs.
Assurez-vous que le logiciel répond à vos normes d’expérience utilisateur attendues et permet la marque blanche si nécessaire
Discutez de la personnalisation et du support
Assurez-vous que le logiciel peut être adapté pour répondre à vos besoins. Discutez également du support après l’achat, comme la formation, le service client et les mises à jour.
L’objectif est de trouver une solution qui améliore les processus et enrichit l’expérience de l’événement pour les organisateurs et les participants.
Étape 7 : Négociez la tarification et révisez les exigences
Avant de prendre votre décision finale, il est crucial de s’assurer que tous les aspects contractuels, financiers et techniques sont alignés avec les intérêts de votre organisation. Voici comment procéder :
Négociation du contrat
- Négociez la tarification : Connaissez votre budget et la valeur du logiciel. Demandez des réductions pour des engagements plus longs ou des packages plus importants.
- Modalités de paiement : Assurez-vous que les calendriers de paiement (mensuel, trimestriel, annuel) sont clairs. Comprenez les pénalités pour une résiliation anticipée ou une utilisation à grande échelle.
- Portée du service : Définissez quels services vous obtenez dans le contrat, comme les fonctionnalités, le niveau de support, les utilisateurs, le stockage de données et d’autres détails importants.
Considérations légales
- Confidentialité des données : Assurez-vous que le fournisseur de logiciel respecte les lois mondiales de confidentialité des données comme le RGPD. Demandez une preuve de conformité.
- Propriété intellectuelle : Assurez-vous que le contenu de votre événement, votre branding et le contenu généré par les utilisateurs restent les vôtres. Le fournisseur de logiciel ne doit pas les utiliser sans votre permission.
Audits techniques
- Revue de l’architecture système : Votre équipe IT doit collaborer avec le fournisseur de logiciel pour comprendre la compatibilité du système et les lacunes fonctionnelles.
- Mesures de sécurité : Assurez-vous que le fournisseur de logiciel utilise de solides protocoles de sécurité, y compris des audits réguliers, le cryptage et des sauvegardes pour la protection des données.
- Intégration : Évaluez dans quelle mesure le logiciel s’intègre avec vos systèmes existants sans compromettre la sécurité ou les performances.
- Garantie de disponibilité : Assurez-vous que le fournisseur garantit un temps d’arrêt minimal et dispose de plans d’urgence pour les pannes inattendues.
Une fois que vous avez couvert ces points et que vous êtes satisfait, finalisez votre accord et procédez à l’intégration et au déploiement du logiciel d’inscription aux événements.
Choisir la bonne plateforme d’inscription aux événements est un aspect clé du succès de vos événements, à court et à long terme. Si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à nous contacter pour une consultation gratuite.
Points clés à retenir
- Le meilleur logiciel d’inscription en ligne aux événements en termes de rapport qualité-prix est Eventtia. Il simplifie les inscriptions, gère les participants, traite les paiements et fournit des rapports.
- Choisissez un logiciel basé sur les objectifs et la taille de votre événement, et considérez votre budget pour assurer que les coûts sont alignés avec les retours attendus.
- Recherchez des fonctionnalités clés : gestion des participants, pages d’événements, personnalisation, paiements, communication, sécurité et intégrations.
- Assurez-vous que l’intégration et le déploiement correspondent aux capacités de votre organisation.
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Eventtia : leader des plateformes d’inscription aux événements
Depuis plus de dix ans, Eventtia a servi plus de 10 millions de participants dans le monde avec des solutions de gestion d’événements premium. Comprenant cette complexité, Eventtia offre désormais une solution d’inscription en ligne personnalisée idéale pour les entreprises de retail à grande échelle.
Voici pourquoi :
- Eventtia offre une plateforme de gestion d’événements complète qui va au-delà de l’inscription, englobant tout, de la création de pages d’atterrissage à la collecte des retours post-événement. Elle fournit une inscription intuitive sur plusieurs canaux et des options de personnalisation avancées pour les formulaires.
- Avec des outils pour la segmentation des participants, des parcours personnalisés et des analyses détaillées, Eventtia répond à des audiences diverses, y compris les consommateurs et les partenaires VIP.
- Elle s’intègre parfaitement avec les principaux systèmes de paiement comme Stripe, PayPal et Adyen, assurant des transactions financières fluides.
- Eventtia met l’accent sur une personnalisation étendue pour aligner les événements avec votre identité de marque, des formulaires d’inscription aux pages d’événements.
- Que ce soit pour de petits lancements ou de grands événements mondiaux, Eventtia s’adapte sans effort pour gérer des événements de toute taille, assurant une expérience fluide pour les organisateurs et les participants.
- Grâce aux intégrations API, Eventtia se connecte sans problème avec les CRM et les plateformes de marketing, améliorant l’efficacité opérationnelle et la prise de décision basée sur les données.
- Engagée envers la sécurité des données, Eventtia assure la conformité au RGPD et des processus de paiement sécurisés pour protéger les données des participants et l’intégrité de l’événement.
- Au-delà de la fourniture de logiciels, Eventtia soutient les clients d’entreprise avec l’onboarding, la formation et un support client réactif pour optimiser l’utilisation de la plateforme.
En somme, Eventtia n’est pas qu’un outil d’inscription en ligne—c’est un partenaire stratégique pour les entreprises, aidant à créer des événements percutants qui reflètent les valeurs de la marque, renforcent l’engagement et stimulent la croissance.
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