Comment Campus France a transformé et amélioré ses événements avec Eventtia

Campus France est l'agence nationale chargée de promouvoir l'enseignement supérieur français à l'international et de faciliter la mobilité des étudiants et chercheurs internationaux vers la France. L'organisation gère des programmes de bourses, coordonne un réseau d'anciens élèves et soutient les établissements dans l'accueil des talents internationaux.

Pour accomplir sa mission, Campus France organise plusieurs événements tout au long de l'année, tels que les Rencontres Campus France, qui mettent en relation les établissements d'enseignement supérieur français avec des représentants diplomatiques et des partenaires. Un autre événement clé est "Tu maestría en Francia", organisé chaque année au Mexique, offrant aux étudiants l'opportunité d'explorer des options d'études avec une expérience en ligne améliorée. De plus, la Journée France Alumni célèbre la communauté mondiale des étudiants ayant étudié en France.

Depuis 2018, Campus France a noué un partenariat avec Eventtia, l'utilisant d'abord pour la Conférence sur la Recherche et l'Innovation. L'agence s'appuie désormais sur Eventtia pour une dizaine d'événements par an, bénéficiant de son système d'inscription flexible, de ses pages événementielles et de ses fonctionnalités de networking.

Les défis Quand les tableurs sont devenus l'ennemi

Avant de s'associer à Eventtia, Campus France a rencontré plusieurs défis dans l'organisation de ses événements.

Leurs équipes s'appuyaient sur des fichiers Excel et un mélange d'outils inadéquats, rendant la gestion d'événements un processus méticuleux, répétitif et inefficace. Ces méthodes n'étaient pas conviviales pour les organisateurs, les inscrits ou les participants, entraînant des difficultés dans la gestion des inscriptions, le suivi des participants et l'assurance d'une exécution fluide des événements.

L'absence d'une solution de gestion d'événements dédiée signifiait également une flexibilité et une personnalisation limitées, nécessitant des efforts manuels pour la coordination.

En conséquence, le processus était chronophage et sujet aux erreurs, empêchant Campus France de fournir une expérience fluide tant pour leur équipe que pour les participants.

La solution Une plateforme complète qui fonctionne tout simplement

En 2018, Campus France a commencé à utiliser Eventtia pour leur Conférence sur la Recherche et l'Innovation. Un événement s'est transformé en plusieurs, et très vite, Eventtia est devenu une partie essentielle de leur stratégie événementielle.

Pourquoi faire le changement ? Trois raisons principales revenaient souvent :

1. Inscription facile et contrôlée : Fini les inscriptions chaotiques et les listes de participants perdues. Tout reste bien organisé, et les organisateurs peuvent ajuster les formulaires d'inscription selon les besoins.

2. Pages d'événements professionnelles : Rapides à configurer, faciles à partager, et alignées avec la marque Campus France.

3. Gestion flexible : La plateforme s'adapte à différents types d'événements—séminaires, conférences, sessions de networking, et plus encore.

Et si cela ne suffisait pas, ils ont remarqué un grand avantage en termes de coûts par rapport à leur outil précédent. Pour une agence gouvernementale cherchant à optimiser ses ressources sans compromettre la qualité, cela comptait beaucoup.

Les Résultats De la gestion des tableurs à l'organisation d'événements fluides

Depuis qu'ils ont établi un partenariat avec Eventtia, Campus France a constaté des améliorations significatives dans ses processus de gestion d'événements.

La plateforme a offert une plus grande flexibilité, une facilité de configuration et un meilleur contrôle, permettant à leur équipe de gérer efficacement les événements sans dépendre d'outils obsolètes et encombrants comme Excel.

Les pages événementielles professionnelles créées via Eventtia ont amélioré l'image de leurs événements, offrant une expérience plus soignée et engageante pour les participants.

Enfin, le support client d'Eventtia a également été un avantage clé, fournissant une assistance rapide et efficace en cas de besoin.

Dans l'ensemble, Campus France a adopté une approche plus organisée, professionnelle et conviviale de la gestion d'événements, leur permettant d'organiser environ dix événements par an avec plus d'efficacité et d'impact.

Vue d'ensemble : Renforcer les connexions mondiales

Événement Campus France organisé par Eventtia.

En tirant parti de la plateforme d'Eventtia, Campus France a fondamentalement transformé sa gestion d'événements à l'échelle mondiale.

Ce partenariat stratégique a non seulement rationalisé les opérations, mais a également renforcé de manière significative les liens avec les partenaires et les publics à travers le monde, tout en renforçant les valeurs fondamentales de la marque Campus France.

Avec ce système unifié, Campus France est prêt pour un succès continu alors qu'il étend sa stratégie événementielle à l'échelle mondiale, démontrant la puissante synergie de la collaboration et de la technologie de pointe.