La planificación de eventos es como malabarear diez tareas a la vez: desde la logística y los presupuestos hasta los cambios de última hora, todo mientras te mantienes tranquilo bajo presión. Suma los costos crecientes o usar el software equivocado y puedes sentir que te estás ahogando. Por eso tener un checklist de planificación de eventos y un plan claro es clave.
Ya sea que seas un planificador de eventos junior o un profesional experimentado en la organización de conferencias corporativas, eventos comunitarios o sesiones de networking B2B, es posible tener un evento sin perder la cabeza.
Hemos trabajado con más de 10,000 profesionales de eventos, incluidos Perrier-Jouet, Pierre Fabre Group, y Kaspersky, y hemos visto los altibajos y las sorpresas. Ahora compartimos esos conocimientos para ayudarte a simplificar tu planificación y tener eventos que realmente se destaquen.
Descarga el checklist de planificación de eventos como archivo Excel para personalizar y compartir con tu equipo. Piénsalo como tu guía de referencia para eventos sin estrés.
¿Quieres ver cómo funciona este checklist de eventos? Sigue leyendo para obtener consejos, ejemplos e ideas para empezar.
¿Por qué necesitas un checklist para la planeación de eventos?
Necesitas un checklist de planificación de eventos porque te asegura mantenerte organizado, preparado y sin estrés en cada etapa de tu evento.
Imagínate esto: tu ponente principal llama para cancelar cinco días antes de tu evento. O peor, tu recinto de repente se vuelve indisponible. ¿Cuál es tu plan de acción? Tener un checklist sólido asegura que no solo improvises, te ayuda a adaptarte y crear un plan de eventos integral.
Nuestro checklist no solo cubre lo básico; te guía a través de cada etapa, desde la lluvia de ideas para el concepto de tu evento hasta las encuestas de feedback post-evento. Es como tu entrenador personal de planificación de eventos, ayudándote a mantenerte un paso adelante en todo momento.
He aquí cómo el checklist de planificación de eventos puede hacer tu vida más fácil (y tus eventos mejores):
- Mantente en el camino con las líneas de tiempo: Olvídate del pánico de último minuto. Este checklist te ayudará a mantenerte adelantado con líneas de tiempo detalladas para cada fase.
- Prepárate para lo inesperado: ¿Un ponente no se presenta? ¿Problemas tecnológicos? Te guiaremos en la creación de planes de respaldo que salvan el día.
- Optimiza la logística del evento: Asegura una experiencia fluida para los asistentes gestionando la logística como catering, horarios y tecnología.
- Involucra a tus asistentes: Desde aplicaciones de eventos gamificadas hasta agendas personalizadas, descubre ideas frescas para hacer tu evento inolvidable.
- Encuentra la tecnología adecuada para eventos: No todas las herramientas son creadas iguales. Aprende cómo elegir la mejor plataforma de gestión para eventos para optimizar tu planificación, aumentar la eficiencia y hacer una experiencia fluida para los asistentes.
Ahora que has visto cómo un checklist de planificación de eventos puede reducir el estrés y mantenerte en el camino, exploremos cómo está realmente organizado.
7 fases para la planificación de eventos exitosa: introducción al checklist para la planificación de eventos
Los eventos pueden ser abrumadores, especialmente cuando hay tantas partes móviles. Para hacerlo más fácil, desglosamos el proceso en fases claras y manejables, asegurando que todos los detalles del evento se confirmen y comuniquen efectivamente. El objetivo es reducir el estrés, ahorrar tiempo y asegurarse de que no se pase nada por alto.
Este checklist es para eventos presenciales pero tenga en cuenta que las especificidades variarán dependiendo del tipo y tamaño de su evento. Por ejemplo, planear un desfile de moda de alta energía será muy diferente a planear un pequeño lanzamiento de producto o un evento de networking de comunidad.
Lo hemos desglosado en 7 fases, cada una cubriendo un área clave de la planificación de eventos:
- Planificación estratégica y formación del equipo: define el propósito de tu evento, establece un presupuesto, reúne a tu equipo y comienza el marketing.
- Promoción y gestión logística: promueve tu evento, rastrea registros y pagos, y gestiona logísticas como catering y horarios.
- Preparación pre-evento: intensifica el marketing, confirma a los ponentes, finaliza asociaciones y ajusta el precio de entradas para máxima asistencia.
- Preparativos finales y ensayos: verifica cada detalle con tu plan, ten soluciones de respaldo para cualquier contratiempo y realiza ensayos para asegurarte de que todo funcione sin problemas.
- Configuración del recinto y verificaciones finales: convierte tu recinto en el espacio del evento enfocándote en la decoración, señalización, tecnología y logística general – sin dejar espacio para el pánico de última hora.
- Día del evento: coordina actividades, distribuye materiales y mantente en contacto con asistentes y partes interesadas para asegurar que el evento funcione como un reloj.
- Post-evento: inspecciona el recinto, obtén feedback de los asistentes, envía notas de agradecimiento y analiza qué funcionó (y qué no) para mejorar futuros eventos.
¿Por qué estas fases? Desglosarlo en estas claras fases te ayuda a mantener el enfoque y abordar una cosa a la vez. Cada fase se construye sobre la anterior para que tu evento fluya de principio a fin.
Una nota rápida: este checklist es para eventos presenciales y se basa en conocimientos de organizaciones globales que hospedan cientos de eventos cada año – desde experiencias de consumidor hasta conferencias y congresos a gran escala. No se ajustará perfectamente a cada evento, pero es un excelente punto de partida para personalizar según tus necesidades.
Fase 1: Planificación estratégica y formación del equipo
Seamos realistas, planificar un evento no se trata solo de elegir una fecha y esperar lo mejor. El éxito comienza con una estrategia sólida y un equipo de ensueño para hacer que suceda. Ya sea que organices una masterclass de producto pequeña o un gran lanzamiento para una nueva tienda, las decisiones que tomes ahora marcarán el tono para todo lo demás. Entonces, ¿por dónde empiezas?
Paso 1: ¿Cuál es el propósito de tu evento?
Cada evento comienza con un claro “por qué.” ¿Qué quieres lograr? ¿Buscas vender más, construir notoriedad o profundizar tu relación con tu audiencia?
Ejemplo de objetivos:
- 300 asistentes y una tasa de conversión del 20%.
- 1,000 pedidos anticipados en la primera semana para un nuevo producto.
Ahora, seamos específicos. Acuerda KPIs medibles para medir el éxito. Por ejemplo:
- Tasa de asistencia: ¿Funcionó tu marketing?
- Engagement en redes sociales: ¿Cuánto ruido generó tu evento en línea?
- Ventas durante el evento: ¿Tu estrategia convirtió el interés en acción?
Paso 2: Crea tu plan maestro para el evento
Este es el GPS de tu evento—mantiene a todos en la misma página y no se pierde ningún detalle.
Tu plan debe incluir:
- Información clave: ¿Cuál es el nombre del evento? ¿Cuándo y dónde es? ¿Cuáles son los elementos imprescindibles para que funcione?
- Audiencia: ¿A quién estás dirigido? Si estás lanzando un producto de lujo, crea exclusividad—invitaciones personalizadas, acceso VIP y decoración de alto nivel.
- Puntos de venta únicos: ¿Por qué debería importarle a la gente? Tal vez sea una mirada detrás de escena, descuentos exclusivos o la aparición de un invitado especial.
- Estrategia de marketing: Crea un sitio web del evento para mostrar a los patrocinadores, expositores y detalles esenciales del evento, para generar interés y proporcionar un centro de información y marketing. Promociona el evento en redes sociales. Colabora con influencers para generar entusiasmo o envía save the dates con un código QR sorpresa para un adelanto.
- Flujo del evento: Planifica la agenda. Para un evento de moda, esto podría incluir cócteles, un desfile de moda y un meet and greet.
- Fuentes de ingresos: ¿Venderás entradas, ofrecerás patrocinio o paquetes VIP?
Paso 3: Elige el recinto perfecto
El recinto puede hacer o deshacer tu evento. Piensa más allá del tamaño—¿cuál es el ambiente que quieres crear?
Cosas a considerar:
- Ubicación: ¿Es fácil de llegar? Si tu audiencia es joven, un rooftop de moda podría funcionar. Si es un público corporativo, un centro de conferencias moderno podría ser mejor.
- Inspecciona antes de comprometerte: Recorre el espacio. ¿Hay suficiente espacio para tu configuración? ¿Tienen la tecnología que necesitas—sistemas de sonido o proyectores?
- Planifica los permisos: ¿Necesitas una licencia para música en vivo o alcohol? No dejes esto para el último minuto.
Paso 4: Crea un presupuesto real
Los presupuestos no son solo números, son una hoja de ruta para dónde y cómo gastar tus recursos.
Imprescindibles del presupuesto:
- Costos del recinto: Por ejemplo, una galería de alta gama para un lanzamiento de producto podría ser más cara pero ofrece un ambiente inigualable.
- Equipo: Pantallas LED para presentaciones o escáneres de códigos QR para check-in.
- Soporte tecnológico: Para streaming de sesiones o problemas técnicos presenciales.
- Refrigerios: Piensa fuera de lo común, ¿puedes asociarte con una cafetería local para ofrecer bebidas de marca?
- Engagement del invitado: Traer a una celebridad, influencer o experto de la industria para añadir un poco de magia.
Step 5: Forma tu equipo de ensueño
Nadie puede hacerlo todo solo. Un equipo sólido es clave para un evento sin estrés.
Aquí está cómo
- Elige un Líder: Tu gestor de eventos es la cabeza del barco, asegurándose de que todos los departamentos estén en la misma página.
- Equipos Especializados: Crea equipos para marketing, logística y experiencia del cliente.
- Define los Roles Claramente: ¿Necesitas a alguien para manejar preguntas inmediatas? Asigna un conserje al cliente. ¿Planeando un stand interactivo? Ten a una persona con habilidades tecnológicas a cargo de ello.
- Usa la Tecnología para Simplificar: plataformas de gestión de eventos como Eventtia facilitan la asignación de tareas y el seguimiento del progreso.
Paso 6: Elige la plataforma de gestión para eventos adecuada
Seamos realistas, planificar un evento con la tecnología y el software incorrectos es como intentar navegar con un mapa de papel en 2025. Elegir el software de gestión para eventos adecuado no solo es útil; es necesario para el éxito de tu evento.
Qué buscar:
- Funcionalidades que encajan: para eventos presenciales, prioriza herramientas para check-ins y logística. Para eventos virtuales, enfócate en una transmisión fluida y funcionalidades interactivas.
- Diseño fácil de usar: los asistentes no deberían necesitar un manual para entenderlo.
- Mina de datos: imagina saber qué sesión les encantó más a los asistentes o cuántos leads generaron tus patrocinadores.
- Ejemplo en la vida real: plataformas como Eventtia te permiten personalizar todo, desde formularios de registro hasta aplicaciones para eventos y tienen fuertes análisis para medir el ROI.
Es difícil planificar un evento, pero el software de gestión para eventos lo hace fácil. Hace de todo: listas de invitados, registros, logística del recinto y marketing, como un asistente personal que nunca se olvida de un detalle.
Con unos pocos clics, puedes crear páginas de eventos, vender entradas y enviar recordatorios. Involucra a tu audiencia con encuestas en vivo, preguntas y respuestas, o gamificación como ganar puntos por visitar diferentes áreas del evento.
Los análisis en tiempo real muestran asistencia, popularidad de sesiones y qué está funcionando en el momento. Usa el feedback para mejorar eventos futuros e integrar CRM para convertir asistentes en clientes.
¿Por qué lidiar con hojas de cálculo y tareas manuales cuando una herramienta puede hacerlo todo? Desde encuentros hasta conferencias, el software de gestión para eventos ahorra tiempo, reduce el estrés y hace que los eventos sean inolvidables.
Como ejemplo, Grupo Pierre Fabre consolidó su estrategia de eventos en más de 370 eventos y más de 80,000 asistentes en todo el mundo con la plataforma de gestión para eventos de Eventtia. ¿El resultado? Alcance global, conexiones más fuertes con las partes interesadas y experiencias altamente personalizadas.
Las herramientas de análisis de Eventtia permitieron a Pierre Fabre medir el ROI y refinar su estrategia de eventos. Desde simplificar el registro hasta el marketing para eventos e insights de datos, Eventtia entregó resultados.
¿Quieres saber más sobre cómo lo lograron? Lee el estudio de caso de Pierre Fabre completo y descubre cómo puedes lograr un éxito similar.
evento pierre fabre impulsado por eventtia.
Step 7: Dale personalidad a tu evento para que sea diferente
Tu evento debe sentirse como una extensión de tu marca y una identidad fuerte lo hace memorable.
Consejos de branding:
- Elige un nombre atractivo: por ejemplo, “Taste the Future” para una exposición de food-tech.
- Crea un logotipo: un diseño simple y audaz ayudará a que tu evento se quede en la mente de las personas.
- Eslogans que atrapan: “Where Ideas Take Flight” para una cumbre de innovación.
- Branding en el sitio: usa telones de fondo personalizados, mercancía de marca y pantallas digitales para reforzar tu marca.
Los buenos eventos no solo ocurren, se planifican. Al desglosarlo en estos pasos, no solo estás planificando un evento, estás creando una experiencia que tus asistentes recordarán. Ya sea una pequeña reunión o un gran lanzamiento, estos pasos cubren todo, aprovechan cada oportunidad y hacen cada momento inolvidable.
Ahora tienes el plan, empecemos y da vida a tu evento.
Seanergy Forum, organizado por BlueSign y potenciado por Eventtia.
Step 8: Construye tu estrategia de marketing para eventos
Seamos realistas, no importa cuán asombroso sea tu evento, si nadie sabe sobre él, no hará mella. por eso una sólida estrategia de marketing es tu boleto dorado a un recinto agotado (o plataforma virtual). ¿quieres hacer ruido? aquí tienes cómo:
Crea un plan de juego: imagina que estás construyendo un mapa para el éxito. ¿cuáles son tus objetivos? ¿estás vendiendo entradas, aumentando la notoriedad de marca o lanzando un nuevo producto? una vez que sabes tu “por qué” concéntrate en el “cómo.” utiliza una mezcla de estrategias: campañas de correo electrónico, adelantos en redes sociales, asociaciones con influencers o incluso tácticas de marketing de guerrilla como activaciones pop-up en lugares concurridos.
Apégate a un horario: el tiempo lo es todo cuando se trata de marketing para eventos, así que planea tu campaña por fases para mantener el impulso: lanza un video de adelanto tres meses antes del evento para despertar interés, muestra a tus ponentes o artistas dos meses antes para generar emoción, y comparte contenido detrás de escena o lanza sorteos en el último mes para crear expectación y fomentar el engagement.
Sitio web del evento: construye una landing page que haga más que contar: debe vender. incluye fotos de eventos pasados, adelantos exclusivos y un contador regresivo para crear escasez.
Hechicería de redes sociales: ve más allá de lo básico. organiza sesiones de preguntas y respuestas en vivo con tus ponentes, usa encuestas para involucrar a los asistentes y brinda adelantos de lo que está por venir. no olvides interactuar con los comentarios: es como marketing boca a boca gratuito.
Hashtags inventivos: crea un hashtag que se convierta en la identidad de tu evento. algo como #innovate2025 o #culinarysummit23 hará que la gente hable.
Piensa fuera de la caja: ¿por qué no enviar invitaciones misteriosas con pistas sobre el evento a tus principales prospectos? ¿o asociarte con un influencer para organizar un unboxing en vivo de tu bolsa de regalos del evento? incluso podrías crear un quiz que empareje a los asistentes con sesiones o talleres que les encantarán.
Usa tu red: haz que los ponentes, patrocinadores y socios promuevan el evento. dales publicaciones en redes sociales o plantillas de correo listas para usar. si tienen un interés personal, es más probable que amplifiquen tu mensaje.
Piensa más allá de lo obvio: ¿qué tal gamificar tus promociones? organiza una búsqueda del tesoro en historias de instagram o crea un marcador para referencias. ofrece beneficios como asientos en primera fila, acceso vip o meet and greet exclusivos a los ganadores.
Y no olvides preguntarte:
¿Qué llamaría tu atención si fueras el asistente?
¿Cuál es la única cosa atrevida o loca que aún no has hecho?
¿Cómo puedes hacer que tu audiencia sienta que son parte del círculo interno antes de que el evento incluso comience?
Cuando aciertas en tu marketing, tu evento se convierte en algo más que una fecha en el calendario: se convierte en el tema de conversación. entonces, ¿cuál es tu próximo paso para hacer ruido y llenar esos asientos?
Ejemplos de sitios web de eventos impulsados por Eventtia.
Paso 9. Crea y comparte un comunicado de prensa
Un comunicado de prensa bien redactado puede captar la atención que tu evento merece.
Concéntrate en mantenerlo claro, atractivo y directo al grano. En solo unos párrafos, describe qué hace que tu evento sea especial, como un orador principal, un tema único o una actividad emocionante. Por ejemplo, si estás organizando una cumbre tecnológica, destaca cómo incluirá demostraciones de IA de última generación o charlas exclusivas de líderes de la industria.
Asegúrate de que tu comunicado llegue a los lugares correctos. Piensa en medios de noticias locales, revistas en línea o incluso blogs de nicho que atiendan a tu audiencia objetivo. Por ejemplo, si es un festival gastronómico, envíalo a revistas culinarias o bloggers de comida populares. No te detengas en los medios tradicionales, contacta a influencers que puedan amplificar tu mensaje en plataformas sociales.
El momento es clave. Comparte tu comunicado de prensa en el momento adecuado, idealmente unas semanas antes de tu evento, y haz seguimiento con aquellos medios que muestren interés. Si personalizas tu enfoque y destacas por qué tu evento importa a sus lectores o espectadores, tu historia tendrá más probabilidades de ser seleccionada.
Un gran comunicado de prensa no se trata solo de visibilidad— se trata de entusiasmar genuinamente a las personas para que asistan.
Paso 10. Identificar socios e influencers potenciales
Piensa en esto: ¿quién podría ayudarte a difundir el mensaje sobre tu evento y hacerlo aún más emocionante? Los socios e influencers no son solo complementos, son como un megáfono para el mensaje de tu evento. Pero, ¿cómo eliges los adecuados? Vamos a desglosarlo.
- Encuentra socios que se alineen con tu evento: ¿Tu evento es sobre bienestar? Busca estudios de yoga, marcas de alimentos saludables o incluso aplicaciones de fitness que puedan colaborar contigo. Por ejemplo, un café orgánico local podría patrocinar refrescos, y a cambio, tú destacas su logo en los materiales de tu evento. ¿Ganar-ganar, cierto?
- Influencers: ¿grandes nombres o estrellas de nicho? ¿A quién sigue tu audiencia? Si estás organizando una conferencia de tecnología, un YouTuber conocido por revisar gadgets podría ser el ajuste perfecto. Para un evento de estilo de vida o moda, los microinfluencers con seguidores leales y de nicho podrían tener más impacto que una celebridad.
- Inicia una conversación: No le des demasiadas vueltas a la presentación, mantenla real y al grano. Algo como: “Hola [Nombre], me encanta cómo te conectas con [tu audiencia]. Creo que podríamos crear algo increíble juntos para [nombre del evento]. Aquí está cómo podemos ayudarnos mutuamente…” Luego, enumera los beneficios, ya sea exposición, acceso gratuito o la oportunidad de hacer networking.
- Ponte creativo con las colaboraciones: ¿Podría un influencer realizar una transmisión en vivo desde tu evento? ¿O un socio ofrecer un descuento exclusivo o un obsequio para tus asistentes? Imagina un bloguero de viajes publicando sobre tu evento con temática de destinos y compartiendo consejos internos. Estos pequeños toques añaden valor y hacen que la gente hable.
- Aprovecha su alcance: Una vez que estén a bordo, anímales a compartir adelantos, cuentas regresivas o publicaciones “detrás de cámaras”. Un bloguero de comida, por ejemplo, podría compartir un adelanto del menú preparado, generando expectación y tentando a los asistentes.
Trabajar con las personas adecuadas no se trata solo de ganar seguidores; se trata de crear entusiasmo que se sienta genuino. Pregúntate, “¿a quién confiaría para contarme sobre un evento como este?” Esa es la persona que quieres en tu equipo. Cuando se hace con cuidado, estas colaboraciones pueden llevar tu evento de genial a inolvidable.
Paso 11. Crea tu página de evento y formulario de registro
Tu página de eventos es más que solo una página de registro: es donde ocurre la magia. Imagina llegar a una página que te haga pensar “¡Tengo que estar allí!” Eso es lo que buscamos. Vamos a ello.
- Diseña tu página para que coincida con tu evento: Si tu evento fuera una persona, ¿cómo sería? Una conferencia de negocios tendría líneas limpias, fuentes profesionales e imágenes nítidas. ¿Un festival de comida? Ve atrevido con colores brillantes, fotos de cerca de comida y slogans divertidos como “¡Prueba el mundo!” El diseño debe ser tu evento.
- Proporciónales lo que necesitan, rápido: Nadie quiere desplazarse interminablemente para encontrar lo básico. Pon tu fecha, hora y ubicación en la parte superior. Añade un gancho: “500 profesionales afines estarán allí para un día increíble de aprendizaje y networking,” o “Descubre cómo hacer crecer tu negocio en 2024 – ¡no te lo pierdas!” Destaca lo divertido: ponentes principales, actuaciones en vivo, sorteos o beneficios VIP. La gente debe saber de inmediato por qué tu evento merece su tiempo.
- Haz que registrarse sea fácil (y divertido): Todos hemos estado allí: haciendo clic en un formulario interminable y preguntándonos por qué necesitan saber tu color favorito. Mantenlo simple. Nombre, correo electrónico, tipo de entrada – listo. Si estás cobrando por entradas, facilita el pago con pasarelas de pago confiables como PayPal o Stripe. Idea adicional: atiza un poco la emoción en tu correo de confirmación. Imagina recibir un mensaje que diga, “¡Estás dentro! Aquí está tu código QR personalizado. Prepárate para [insertar nombre del evento]!” Consejo: todo esto se puede hacer con Eventtia!
- Primero el móvil: La mayoría de las personas visitarán tu página desde su teléfono. ¿Carga rápido? ¿Los botones son lo suficientemente grandes para hacer clic sin hacer zoom? Pruébalo tú mismo; si algo te molesta, también molestará a tus asistentes.
- Crea un poco de FOMO: Un poco de FOMO (miedo a perderse algo) puede ser poderoso. Prueba una línea como, “¡Boletos anticipados terminan este viernes!” o “¡Solo quedan 10 lugares VIP!” Te sorprendería lo rápido que actuará la gente cuando piensan que pueden perderse algo.
- Añade algo de personalidad: ¿Por qué no añadir un rápido video de introducción del organizador, un vistazo del recinto, o testimonios de asistentes pasados? Algo como, “El año pasado fue asombroso – este año llevamos todo al siguiente nivel. ¡No te lo pierdas!”
Aquí tienes una idea: trata tu página de eventos como tu discurso de elevador. Si alguien llegara a ella ahora mismo, ¿captaría su atención, respondería a sus preguntas, y lograría que se registren en menos de un minuto? Si la respuesta es no, ajústala hasta que sea irresistible.
Al final, tu página de eventos es tu apretón de manos digital. Haz que sea tan buena que la gente no pueda esperar para decir que sí. Entonces, ¿qué pondrás en esa pantalla? ¿Cuál es tu gancho, tu promesa, tu sorpresa?
Página del evento y formulario de registro impulsados por Eventtia.
Paso 12. Lanzamiento del registro en línea de eventos
Lanzar tu registro en línea para el evento es como abrir las puertas de tu evento—es tu primera impresión y debe brillar. Aquí tienes cómo hacerlo fluido, sin estrés y atractivo:
- Establecer tarifas de registro: Piensa en tu audiencia. ¿Cuál es el valor que ofrece tu evento? Ya sea $20 para un taller local o $500 para una conferencia de primera calidad, tus precios deben reflejar la experiencia. ¿Necesitas ideas? Incluye beneficios como acceso VIP, entrada anticipada o contenido exclusivo para justificar niveles más altos.
- Ofrecer tarifas anticipadas: ¿A quién no le gusta un buen trato? Crea urgencia con descuentos por tiempo limitado al estilo de “Regístrate antes del 15 de marzo y ahorra un 20%!” Esto no solo fomenta inscripciones anticipadas, sino que también te ayuda a medir el interés y planificar con anticipación.
- Configurar soluciones de pago: Un proceso de pago complicado es un factor decisivo. Usa plataformas de confianza como Stripe o PayPal para facilitar el pago a los asistentes. Consejo adicional: Ofrece múltiples métodos de pago, incluidas tarjetas de crédito, monederos electrónicos y transferencias bancarias, para atender a todos.
- Prueba, prueba, prueba: Antes de lanzar, realiza el proceso de registro tú mismo. ¿El formulario se carga rápidamente? ¿Las opciones de pago son seguras? ¿El correo electrónico de confirmación llega instantáneamente? Involucra a algunos colegas o amigos para obtener feedback—ellos podrían detectar algo que pasaste por alto.
- Manténlo sencillo: Cuanto más largo sea el formulario, mayor será la probabilidad de que la gente lo abandone. Limítate a lo esencial: nombre, correo electrónico, tipo de entrada e información de pago. Guarda extras, como preferencias alimentarias o tallas de camiseta, para correos electrónicos de seguimiento más cerca del evento.
- Hazlo apto para móviles: Muchos asistentes se registrarán en sus teléfonos. Asegúrate de que tu página de registro sea receptiva, fácil de navegar y rápida de cargar. Si alguien tiene que ampliar para leer tu formulario, podría desistir.
- Promociona el lanzamiento: No solo abras el registro en silencio—conviértelo en un evento en sí mismo. Anúncialo en tus redes sociales, boletines de correo electrónico y sitio web. Por ejemplo, “¡El registro está abierto! Consigue tus entradas hoy y ahorra con nuestra oferta anticipada!”
Un proceso de registro suave no solo incrementa la asistencia, sino que también marca la pauta para tu evento. Cuando los asistentes se sienten atendidos desde el principio, llegarán emocionados y listos para participar. Entonces, ¿cuál es tu gancho? ¿Un descuento especial? ¿Un paquete VIP? Piensa en lo que hará que tu audiencia haga clic en Registrar ahora!
solución de pago en línea alimentado por Eventtia.
Fase 2: Gestión de promoción y logística
Ahora que has preparado la base en la fase 1, es hora de generar impulso. Aquí es donde ocurre el trabajo pesado, asegurando ponentes, solidificando asociaciones y promoviendo tu evento para asegurarte de que sea el tema de conversación de la ciudad.
¿El objetivo? Crear expectativa, gestionar la logística sin problemas y entusiasmar a tu audiencia para asistir. Utiliza publicaciones en redes sociales para crear expectativa e interactuar con tu audiencia objetivo, asegurándote de que tu evento sea el tema de conversación de la ciudad.
Paso 1: selecciona y confirma tus ponentes del evento
Imagina un evento con un orador aburrido y sin inspiración. Ahora imagina uno con un experto dinámico que cautiva la sala, dejando a los asistentes inspirados y ansiosos por participar. ¿Qué evento preferirías? Los oradores adecuados marcan la diferencia, y aquí te mostramos cómo conseguirlos:
- Busca el ajuste perfecto: ¿A quién le encantaría escuchar a tu audiencia? Busca oradores que se alineen con tu tema y aporten ideas valiosas. Por ejemplo, una cumbre de moda sostenible podría contar con diseñadores ecológicos o ambientalistas.
- Da el primer paso: No esperes, comunícate temprano. Comparte por qué tu evento es la combinación perfecta para su experiencia y cómo se beneficiarán de participar.
- Cierra el trato: Negocia términos beneficiosos para ambas partes, ya sea en honorarios por hablar, exposición en el evento u oportunidades de copromoción. Ciérralo todo con un contrato claro.
- Prepárate para la promoción: Recolecta fotos, biografías y citas para destacar a tus oradores en tu marketing. Un video teaser con tu lista puede hacer maravillas para el engagement.
- Asóciate en el ruido: Anima a tus oradores a compartir actualizaciones del evento con sus seguidores. Sus redes podrían traer una ola de nuevas inscripciones.
Idea: Organiza un webinar previo al evento con tus oradores para ofrecer a los asistentes una vista previa de lo que vendrá. Es una excelente manera de generar entusiasmo y engagement.
Step 2: Empezar campañas de partnership
Grandes colaboraciones amplifican el impacto de tu evento. Piensa en tus socios como co-creadores que añaden valor, expanden el alcance y hacen que tu evento sea aún mejor.
- Aprovecha relaciones existentes: Comienza con socios con los que hayas trabajado antes. Su familiaridad con tu marca puede agilizar la colaboración.
- Co-crea magia: ¡Sé creativo! Podría una panadería local proporcionar postres con tu marca? Podría una empresa de tecnología patrocinar tu transmisión en vivo?
- Alínea objetivos: Reúnete con tus socios y discute objetivos compartidos. ¿Qué quieren lograr con la colaboración, y cómo pueden ambos ganar?
- Destaca su papel: Reconoce a tus socios en redes sociales, en materiales del evento y durante el evento mismo. Un poco de protagonismo va lejos.
- Fomenta el feedback: Mantén una línea de comunicación abierta. Los socios a menudo traen ideas frescas que quizás no hayas considerado.
Idea: Crea una campaña conjunta en redes sociales con tus socios, completa con hashtags, sorteos y desafíos interactivos.
Step 3: Ajustar recinto, catering y logística
Los detalles son lo que eleva un evento de lo ordinario a lo inolvidable, el tipo de experiencia que los asistentes elogian mucho después de que haya terminado. Entonces, ¿cómo clavas los detalles? Aquí te mostramos cómo hacer que cada elemento cuente:
- Establece el Escenario: ¿Tu recinto se alinea con la vibra de tu evento? Para una conferencia de tecnología, piensa en moderno y elegante. Para un retiro de bienestar, una ubicación al aire libre y serena podría funcionar mejor.
- Planifica para la Comodidad: La accesibilidad importa. ¿Hay suficiente estacionamiento? ¿Tus instalaciones son accesibles para sillas de ruedas? Asegúrate de que todos los invitados se sientan bienvenidos.
- Alimenta a la Multitud: Trabaja con un proveedor para diseñar un menú que se alinee con tu tema. ¿Estás organizando un brunch? Piensa en pasteles artesanales y café fresco. ¿Gala por la noche? Opta por bocadillos sofisticados y cócteles de autor.
- Prueba tu Tecnología: Recorre el espacio del evento y prueba cada pieza de equipo: micrófonos, proyectores, Wi-Fi y más. Nadie quiere que los problemas técnicos se roben el protagonismo.
Idea: Agrega un “factor sorpresa” con decoraciones únicas o elementos interactivos. Por ejemplo, un lanzamiento de producto podría contar con exhibiciones holográficas o un fotomatón digno de Instagram.
Step 4: Diseña un flujo de eventos óptimo
Un evento bien planificado se siente sin esfuerzo, manteniendo a los asistentes comprometidos de principio a fin.
- Planifica la experiencia: piensa en el recorrido que realizarán los asistentes. Comienza con una apertura fuerte, como una actuación de alta energía o un discurso de apertura impactante.
- Manténlo interactivo: interrumpe las sesiones con actividades como encuestas en vivo, descansos para networking o demostraciones de productos.
- Termina con una nota alta: cierra con un momento memorable, ya sea una llamada inspiradora a la acción, un invitado sorpresa o un divertido sorteo.
Paso 5. Ejecuta tu plan de marketing
El éxito de tu evento comienza mucho antes de que se abran las puertas. Es momento de captar la atención y generar expectación.
- Cuenta una historia: usa artículos de blog, videos y anuncios para compartir lo que hace único a tu evento. ¿Por qué debería importarle a la gente?
- Muestra, no solo cuentes: crea contenido entre bastidores, como un adelanto del recinto o una entrevista con tu orador principal.
- Maximiza las redes sociales: haz publicaciones de cuenta regresiva, interactúa con seguidores a través de encuestas y utiliza hashtags específicos del evento para generar impulso.
- Aprovecha a los influencers: colabora con líderes de la industria para promocionar tu evento a sus audiencias. Una simple mención puede atraer multitud de asistentes.
Paso 6: Involucra a tus asistentes
Aquí es donde mantienes la expectativa viva y aseguras que todos se sientan incluidos.
- Impulsa la asistencia: Usa software de registro para eventos para crear páginas de eventos con marca y formularios personalizados.
- Recibe el pago: Usa software de venta de entradas de eventos para vender entradas para el evento, recibir pagos en línea y ofrecer procesos de pago seguros
- Mantente conectado: Usa software de marketing para eventos para enviar actualizaciones y consejos a los asistentes registrados. Comparte adelantos de lo que experimentarán.
- Monitorea el progreso: Usa software de seguimiento de eventos para monitorear registros y pagos en tiempo real, haciendo ajustes según sea necesario.
- Envía recordatorios amables: Para los asistentes con pagos incompletos o RSVP faltantes, envía recordatorios amigables para confirmar su lugar.
Con estos pasos, no solo estás planificando un evento, estás creando una experiencia que la gente recordará mucho después de que termine. Al crear expectativa, asegurar la logística y conectar con tu audiencia, estás preparando el escenario para un evento destacado. ¡Ahora, hagámoslo realidad!
Fase 3: Preparación previa al evento
¡Estás a solo semanas de tu gran día! Esta fase trata de afinar los detalles y crear expectativa para asegurar que tu evento no solo tenga buena asistencia, sino que sea inolvidable.
Piensa en ello como la recta final donde solidificas planes, supercargas tu marketing y entusiasmas a tu audiencia con emoción. Adapta tus esfuerzos de marketing para resonar con tu audiencia objetivo, asegurando el máximo engagement y asistencia. ¿Listo para sumergirte? ¡Hagamos que tu evento brille!
Paso 1: Aumenta el impulso del marketing para tu evento
Este es tu momento para captar la atención y asegurarte de que todos sepan que tu evento es el acontecimiento imprescindible de la temporada.
- Emails Personalizados Que Convierten: Llega a tu lista de correos con líneas de asunto personalizadas como, “Estás Invitado: ¡No te pierdas [Nombre del Evento]!” Incluye adelantos de ponentes o beneficios exclusivos. Ejemplo: “Sé de los primeros en experimentar nuestro nuevo lanzamiento de producto y disfruta de cócteles de cortesía—¡reserva tu lugar hoy!”
- Ventas Flash e Incentivos: Lanza una venta de entradas de última hora con beneficios irresistibles como acceso gratuito a una sesión VIP o un descuento para reservas de grupo. Idea: “Compra tres entradas, obtén una gratis—¡reúne a tus amigos y únete a nosotros para una noche inolvidable!”
- Avances de Contenido: Comparte videos detrás de escena de tu preparación, presenta ponentes a través de Reels rápidos en Instagram, o publica historias con cuenta regresiva en redes sociales. Ejemplo: Una sesión de preguntas y respuestas en vivo con tu ponente principal podría crear expectación e impulsar los registros.
- Campañas Interactivas en Redes Sociales: Crea un desafío con hashtags o organiza un sorteo. Anima a los asistentes a compartir por qué están emocionados por el evento, etiquetando a amigos para tener la oportunidad de ganar acceso exclusivo.
Paso 2: Coordina eficazmente con tus ponentes
Tus ponentes son el corazón de tu evento, trátalos como a la realeza mientras te aseguras de que estén completamente preparados para impresionar a tu audiencia.
- Tratamiento VIP: Organiza viajes y alojamientos sin interrupciones. Añade detalles considerados, como una cesta de bienvenida en su hotel con una nota escrita a mano y productos locales.
- Revisión de tecnología: Confirma qué herramientas necesitarán. ¿Usarán diapositivas, videos o material de apoyo? Organiza un ensayo técnico para evitar contratiempos.
- Promociones colaborativas: Pide a tus ponentes que compartan actualizaciones del evento en sus plataformas. Su respaldo puede atraer a una nueva audiencia. Ejemplo: Un ponente publicando, “¡No puedo esperar para compartir mis perspectivas en [nombre del evento] la próxima semana, ¡consigue tus entradas ya!” puede amplificar tu alcance.
Idea: Crea clips promocionales cortos presentando las mejores citas de tus ponentes o su entusiasmo por el evento para compartir en las redes sociales.
Paso 3: Fortalece las relaciones con socios e influencers
Tus socios e influencers pueden ser tus mayores defensores si los involucras estratégicamente.
- Destacados exclusivos de socios: destaca a tus socios en tus canales sociales con publicaciones como, “emocionados de tener a [Partner Name] con nosotros para [Event Name], ¡mira lo que van a aportar!”
- Creación conjunta de contenido: colabora en publicaciones de blog co-marcadas, transmisiones en vivo o entrevistas para promover el evento de manera cruzada. ejemplo: organiza un chat en vivo en Instagram con un influencer discutiendo su sesión en el evento.
- Merchandising con propósito: trabaja con socios para crear bolsas de merchandising personalizadas llenas de artículos que los asistentes realmente usarán. Piensa en cuadernos ecológicos, botellas de agua reutilizables o cupones de descuento para sus productos.
Paso 4: Transición de precios "early-bird" a estándar
Los precios de preventa son excelentes, pero no dejes que la venta de entradas pierda impulso cuando termine. Cambia de marcha suavemente para mantener el impulso vivo.
- Campañas de cuenta regresiva: Construye urgencia a medida que se acerca la fecha límite de preventa. Ejemplo: “¡Solo quedan 2 días para ahorrar un 20% en entradas! ¡No te lo pierdas!”
- Destacar el valor: Una vez que entra en vigor el precio estándar, cambia tu mensaje para centrarte en los beneficios de asistir, como oportunidades de networking o contenido exclusivo. Ejemplo: “¡Asegura tu lugar hoy y obtén acceso privilegiado a líderes de la industria y sesiones de primer nivel!”
- Ofrecer opciones flexibles: Ofrece planes de pago o descuentos para grupos para facilitar el compromiso.
Idea: Añade un bono para los poseedores de entradas estándar, como acceso a contenido exclusivo posterior al evento o asientos prioritarios.
Por qué importa esta fase
Este período previo al evento es donde la magia comienza a tomar forma. Desde aumentar el marketing hasta concretar los últimos detalles, cada paso que das ahora crea impulso para una experiencia impresionante. Es tu oportunidad de inspirar emoción, generar confianza y preparar el escenario para un evento memorable.
Fase 4: Preparativos finales y ensayos
¡Es la hora decisiva! Esta fase se trata de afinar los detalles, preparar a tu equipo y asegurarte de que todo esté listo para el evento. Piénsalo como un ensayo general donde todas las piezas se unen. Aquí te mostramos cómo hacer que este tramo final sea productivo, divertido y sin estrés. Estos preparativos finales son clave para un evento fluido y exitoso.
Paso 1: Revisa el plan maestro del evento
Reúne a tu equipo y revisa tu plan maestro como un checklist. Imagínalo como el playbook de tu evento—¡nada debe dejarse al azar!
- Recinto: ¿Está listo el recinto? Confirma la dirección, el estacionamiento, la accesibilidad y la capacidad. Haz un recorrido rápido si es posible.
- Oradores y entretenimiento: ¿Se han finalizado todos sus planes de viaje? ¿Tienen todo lo que necesitan—diapositivas, props o un camerino?
- Materiales de marketing: Ya sea que se trate de folletos, pancartas o bolsas de regalos, asegúrate de que todo esté impreso, empacado y listo para usar.
- Horarios de montaje y desmontaje: Recorre cada paso del cronograma del día, desde montar el escritorio de registro hasta desmontar después del evento.
Idea: Asigna a un miembro del equipo como “detective de detalles” para encontrar cualquier vacío o elemento faltante durante tu revisión.
Paso 2: Crear planes de contingencia
Incluso los planes más cuidadosamente elaborados pueden tener problemas. ¿Qué pasa si el vuelo del orador principal se retrasa? ¿O el sistema de sonido decide fallar? Ten un “Plan B” para todo.
- Cancelaciones de oradores: Ten un presentador de respaldo o un video pregrabado listo por si se necesita.
- Problemas técnicos: Alquila equipo audiovisual de respaldo o ten a tu equipo técnico disponible para solucionar problemas al instante.
- Clima: Si tu evento tiene elementos al aire libre, ten listos carpas, paraguas o una alternativa en interiores
Paso 3: Finaliza y comparte el guion del evento
Un guion es la columna vertebral de tu evento, guiando el flujo de actividades.
- Transiciones: Planifica la introducción y conclusión para los oradores e intérpretes para mantener la energía alta.
- Gestión del tiempo: Programa cada segmento y tiempo de margen para retrasos o momentos inesperados.
- Roles: ¿Quién hace qué? Desde presentar a los oradores hasta manejar las preguntas y respuestas de la audiencia.
Consejo profesional: Comparte el guion con todas las partes interesadas clave—oradores, anfitriones y equipos técnicos—para que todos estén en la misma página.
Paso 4: Ensayar, ensayar, ensayar
La práctica hace al maestro y tu evento no es una excepción.
- Ensayos de oradores: Organiza repasos virtuales o presenciales para los oradores. Ayúdales a refinar su discurso y asegúrate de que sus presentaciones coincidan con el tono del evento.
- Pruebas técnicas: Prueba micrófonos, proyectores y luces durante un ensayo técnico completo. ¡Es mejor encontrar problemas ahora que el día del evento!
- Recorrido con el equipo: Haz que tu equipo practique el check-in en el mostrador de registro, la asistencia a los asistentes y cómo resolver las preguntas comunes.
Pregunta: ¿Cuál es el área que necesita más trabajo? Los ensayos son el momento perfecto para centrarse en eso.
Paso 5: Crea expectación con medios y oportunidades fotográficas
Tu evento es una historia que contar. Deja que los medios de comunicación y los asistentes te ayuden a contarla.
- Entrevistas: Agenda horarios para que tus ponentes principales, influencers o VIPs puedan charlar con periodistas o bloggers.
- Áreas para fotos: Crea zonas dignas de Instagram con fondos de marca, accesorios divertidos o vistas icónicas del recinto.
- Compartir: Usa un hashtag personalizado del evento y pide a los invitados que compartan fotos o videos en las redes sociales.
Idea: Convierte tu área para fotos en una mini experiencia, como una cabina iluminada con neón o una estación de demo de producto, para que los asistentes puedan divertirse mientras toman sus fotos.
Paso 6: Instruir y empoderar a tu equipo
Tu equipo es el pegamento que mantiene todo unido. Dales las herramientas y la confianza para lidiar con cualquier cosa.
- Lista de tareas: ¿Quién está haciendo qué? Desde recibir a los asistentes hasta gestionar sesiones de trabajo.
- Planes de contingencia: Comparte las estrategias de respaldo para que todos sepan qué hacer cuando algo sale mal.
- Kits de supervivencia para el día del evento: Proporciona botellas de agua, snacks y cargadores de teléfono para mantener a tu equipo con energía.
Paso 8: Tecnología en espera
No lo dejes al azar, finaliza tu plan tecnológico mucho antes del día del evento.
- Revisión de equipo: Revisa dos veces que los sistemas AV, Wi-Fi y tu plataforma para eventos estén listos para usar.
- Contactos de soporte: Ten una lista de números de emergencia para tus proveedores de tecnología o equipo interno de TI.
- Ensayo técnico: Repasa la configuración técnica una vez más para detectar cualquier problema.
Fase 5: Configuración del recinto y verificaciones finales
La recta final y ahora es el momento de reunirlo todo. Tu recinto no es solo un espacio; es el escenario para una experiencia. Todos los ojos están en los detalles, por lo que este es tu momento para brillar. Aquí tienes cómo lograr que tu evento comience con buen pie y termine incluso mejor:
- ¿La decoración coincide con tu visión? Entra y pregúntate: ¿Esto se siente bien? Ya sea un evento corporativo o un lanzamiento de producto, tu decoración debe marcar el tono desde el momento en que las personas entren. Piensa en flores, piezas de declaración o iluminación audaz que los impresione tan pronto como entren.
- Señalización que lo dice todo: Imagina llegar a un recinto lleno de gente y no saber a dónde ir—¡auch! Evita la confusión colocando señalización de marca clara en puntos clave. Los carteles de bienvenida en las entradas, flechas direccionales en los pasillos y etiquetas para las salas de descanso hacen una gran diferencia.
- Simplifica la experiencia de check-in: Las primeras impresiones cuentan. Configura mesas de check-in con listas de asistentes, credenciales de participante y opciones de registro presencial. Si tienes una app de check-in para eventos con escáneres de códigos QR asegúrate de que estén funcionando. Para eventos más grandes considera recibir a los invitados para darles la bienvenida y guiarlos—añaden un toque personal.
- ¿Está lista la tecnología para el horario estelar? Realiza un ensayo técnico completo. Comprueba micrófonos, proyectores, conexiones Wi-Fi y plataformas de transmisión. Imagina organizar un panel de discusión y que el audio se corta—¡no está bien! Prevén estos desastres probando cada pieza de equipo dos veces.
- Verifica dos veces el equipo de a/v: Desde la iluminación del escenario hasta el sistema de sonido, todo debe ser perfecto. Ten baterías de respaldo y cables adicionales listos. Para los eventos híbridos asegúrate de que tus asistentes virtuales puedan ver y escuchar todo sin demora.
- Materiales de marketing que destacan: Tus folletos, pancartas y folletos son una extensión de tu marca. Colócalos en áreas de mucho tráfico como el mostrador de registro o espacios de descanso. Usa exhibiciones creativas—tal vez un soporte de marca o un mantel llamativo—para captar la atención.
- Haz un recorrido final: Antes de abrir las puertas, finge que eres un invitado. Recorre el recinto para detectar cualquier detalle que falte. ¿La iluminación es demasiado dura en un área? ¿Hay una mesa que bloquea la salida de emergencia? Detecta estos problemas ahora para que no arruinen el evento.
- Tener un kit de reparación: Empaca cinta, tijeras, extensiones, baterías, un botiquín de primeros auxilios e incluso quitamanchas. Estas pequeñas cosas pueden salvar el día cuando algo sale mal.
Al hacer esto, no solo estás organizando un evento sino que estás creando una experiencia que será recordada. Cuando tu recinto se ve genial, establece el tono para todo lo que sigue.
Fase 6: Día del evento
¡Por fin está aquí! Después de toda la planificación, es hora de dar vida a tu visión y sorprender a tus asistentes. La clave del éxito es mantenerse organizado, ser flexible y crear una experiencia para todos los involucrados. Veamos cómo puedes sacar el máximo provecho de tu día del evento.
Gestiona la asistencia como un profesional
Las primeras impresiones cuentan y un proceso de check-in sin problemas marca el tono del día.
- Simplifica los check-ins: Usa una app de check-in para eventos para hacer que la entrada sea rápida y sencilla. ¿Tienes registros tardíos? Configura estaciones de impresión de credenciales en el lugar para manejar a los asistentes de último momento sin problemas. Ejemplo: Imagina un mostrador de bienvenida donde los asistentes son recibidos con caras sonrientes, su credencial impresa en el momento, y las direcciones entregadas; todo en cuestión de minutos. Sin caos, todo fluye sin problemas.
- Bienvenidas cálidas: Asigna un equipo para recibir a los asistentes con una sonrisa y dirigirlos en la dirección correcta. Incluso con eventos grandes, este toque personal puede hacer que se sienta más íntimo.
- Manténlo interactivo: Inicia la emoción temprano con actividades interactivas. Usa una aplicación para eventos para crear encuestas en vivo y realizar preguntas divertidas o permitir que los asistentes voten sobre el próximo tema del orador. Cuestionarios o búsquedas del tesoro a través de tu aplicación para eventos pueden convertir el tiempo de inactividad en tiempo de juego.
Distribuye lo que necesitas saber
Piensa en esto como si estuvieras equipando a tus asistentes con todo lo que necesitan para pasar el evento.
- Mapas y direcciones del recinto: ¿hay múltiples pisos o puntos de entrada? muestra estos en un mapa simple, digital y presencial.
- Contactos de emergencia: asegúrate de que los asistentes sepan dónde encontrar ayuda si la necesitan. una pequeña tarjeta con la información de contacto del mostrador de ayuda o del equipo de emergencia puede salvar vidas.
- Planes de asientos: ten un plan para áreas vip, asientos generales o zonas especiales. usa pantallas digitales o gráficos impresos grandes en las entradas para mayor visibilidad.
- Beneficios de estacionamiento: sorprende a tus asistentes con pases de estacionamiento gratuitos o con descuento. para eventos ecológicos, ofrece información sobre portabicicletas o servicios de transporte.
Mantente sincronizado con tu equipo
Tu equipo es la columna vertebral de tu evento. Una buena coordinación significa que cada detalle se ejecutará perfectamente.
- Reuniones previas al evento: Empieza el día con una rápida reunión informativa de equipo. Revisa el horario del evento, asigna tareas de última hora y responde cualquier pregunta pendiente. Entrega hojas de referencia con las líneas de tiempo clave, información de contacto y mapas del recinto para que tu equipo los lleve.
- Comunicación sobre la marcha: Proporciona auriculares o aplicaciones de mensajería a los miembros del equipo para mantenerse comunicados todo el día.
Pregunta para hacerte a ti mismo: ¿cuál es tu plan para las sorpresas? Un problema menor, como un micrófono que falta, puede salirse de control si la comunicación se rompe. ¿quién es tu persona de referencia para resolver problemas rápidamente?
Involucrar a las partes interesadas para construir relaciones
Tus patrocinadores, ponentes e VIPs son jugadores clave – dales el tratamiento VIP que merecen.
- Check-ins de patrocinador: Visita los stands de patrocinadores para asegurarte de que su branding esté en su lugar y que sus necesidades estén cubiertas.
- Comodidad del ponente: Configura un área tras bastidores con agua, bocadillos y un espacio tranquilo para la preparación de última hora. Haz check-in con los ponentes antes de sus sesiones para asegurarte de que se sientan preparados y apoyados.
- Promociones de socios: Anima a los influencers o socios a compartir actualizaciones en tiempo real o contenido detrás de cámaras en redes sociales. Proporciona hashtags o publicaciones pre-escritas para la coherencia.
Hazlo memorable
Los asistentes deben salir del evento sintiéndose comprometidos, inspirados e impresionados.
- Deleites inesperados: Agrega pequeñas sorpresas como photo booths pop-up, sorteos sorpresa o snacks temáticos.
Ejemplo: En un lanzamiento de producto, reparte bolsas de tela de marca con muestras, cupones o notas de agradecimiento. Estas sorpresas harán que tu evento sea inolvidable. - Captura el momento: Contrata a un fotógrafo o videógrafo para capturar momentos clave, como sesiones llenas e interacciones espontáneas de los asistentes. Comparte los momentos destacados en redes sociales para mantener el interés.
¿Cuál es tu Plan B?
Incluso los eventos mejor planificados pueden enfrentar problemas inesperados. Prepárate para lo inesperado.
- Problemas técnicos: ten equipos de respaldo, laptops de repuesto y cables adicionales a mano.
- Clima: si estás organizando un evento al aire libre, alquila una carpa o ten una alternativa en interiores.
- Cancelaciones de último minuto: ten oradores alternativos o formatos de sesión flexibles para llenar los vacíos.
Consejo: estate presente y accesible. Recorre el espacio, conoce a los asistentes y está disponible para resolver problemas. Tu equipo se alimentará de tu confianza y tus invitados se sentirán a gusto.
Al final del día, todo debería sentirse como una máquina bien engrasada. Revisa qué funcionó, aprende qué no, y lo más importante, ¡celebra lo que lograste!
Fase 7: Resumen posterior al evento
¡Felicitaciones, has superado el gran día! Pero tu trabajo aún no ha terminado. La fase posterior al evento es donde reflexionas, perfeccionas y reconectas para asegurarte de que todo tu esfuerzo dé sus frutos. Un seguimiento efectivo después del evento es crucial para evaluar el éxito de tu evento y fomentar relaciones con asistentes y contribuyentes.
¿Listo para sumergirte? Aquí te mostramos cómo convertir el fin de tu evento en el comienzo de algo aún mejor.
Limpieza y inspección del recinto
Antes de cerrar el capítulo, recorre el recinto como un detective:
- ¿Se ha quedado algo atrás? Crea un sistema de objetos perdidos. Incluso podrías sorprender a los asistentes contactándolos sobre sus objetos olvidados—un pequeño gesto que deja una gran impresión.
- ¿Se devolvió todo en buen estado? Revisa dos veces el equipo alquilado, la señalización o la decoración para evitar tarifas de última hora.
Consejo profesional: Lleva una checklist de todos los artículos que ingresan y salen del recinto para evitar confusiones.
Resumen financiero
Piensa en esto como equilibrar el “libro de cuentas” de tu evento:
- ¿Cómo se mantuvo tu presupuesto? Compara gastos proyectados vs. reales. ¿Gastaste de más en algunas áreas? ¿Ahorraste en otras? Usa esta información para ajustar tu planificación para el próximo evento.
- Revisa el rendimiento de ventas. Si tuviste una exhibición de productos o una mesa de merchandising, ¿qué se vendió mejor? Por ejemplo, ¿esos boletos VIP exclusivos causaron sensación?
Insights y lecciones aprendidas
Seamos honestos: cada evento viene con sus desafíos. ¡Acéptalos!
- ¿Qué funcionó y qué no? ¿Fue el orador principal un éxito? ¿Los asistentes tuvieron problemas con la navegación? Documenta todo—bueno o malo.
- Profundiza en tus KPIs. ¿Tu evento cumplió sus objetivos? Por ejemplo, si tu meta era 500 asistentes, pero solo tuviste 400, piensa en formas de aumentar el alcance la próxima vez.
Pregunta para el futuro: ¿Qué podría mejorar la experiencia del asistente la próxima vez? ¿Bolsas de regalo personalizadas? ¿Más tiempo para networking? ¡Piénsalo!
Gratitud importa
Un simple “gracias” va muy lejos:
- Asistentes: Haz un seguimiento con un email cálido. Puntos extra si incluyes una encuesta y un código de descuento para tu próximo evento.
- Socios y patrocinadores: Envía un regalo de agradecimiento o una nota escrita a mano. Es un gesto elegante que fortalece las relaciones.
- Miembros del equipo: Celebra el arduo trabajo de tu equipo. Tal vez un almuerzo en equipo o un email destacando los esfuerzos sobresalientes.
Idea divertida: Comparte un video “detrás de cámaras” después del evento con tu equipo—¡a tu audiencia le encantará ver la magia en acción!
Feedback y datos
- Encuesta post-evento: usa una encuesta post-evento para recopilar feedback de los asistentes, reuniendo tanto datos cualitativos como cuantitativos sobre varios aspectos del evento. Pregunta a los asistentes cosas como, “¿Qué fue lo que más disfrutaste?” o “¿Qué podríamos mejorar?”. Mantenlo corto y sencillo, a nadie le gusta una encuesta larga.
- Analíticas: es hora de analizar el engagement. ¿Qué sesiones estaban llenas? ¿Tu sesión de preguntas y respuestas en vivo recibió muchas preguntas?
Keep the Momentum Going
¡Mantén la emoción!
- Destacados: Comparte un video de lo más destacado del evento en las redes sociales. Incluye testimonios de asistentes o citas de oradores.
- Cobertura de prensa: Publica un comunicado de prensa celebrando el éxito del evento. ¿Alcanzaste un récord de asistencia o tuviste un orador famoso? Hazlo digno de noticia.
- Planea con anticipación: Anuncia las fechas para tu próximo evento para aprovechar la emoción posterior al evento.
Team Debrief
Reúne a tu equipo para una discusión sincera:
- Éxitos: Celebra lo que salió bien, a todos les gusta el reconocimiento.
- Desafíos: Encuentra soluciones para cualquier problema. ¿Fue el soporte técnico demasiado lento? ¿Necesitaba mejorar la señalética?
- Ideas: Anima a tu equipo a compartir ideas audaces para el futuro.
Pregunta motivadora: Si pudieras agregar un “factor sorpresa” al próximo evento, ¿cuál sería? ¿Un flash mob sorpresa? ¿Un stand de VR interactivo? ¡Deja que la creatividad fluya!
Consejo profesional
Usa una herramienta de gestión de eventos que ofrece funcionalidades de seguimiento de eventos para medir el engagement de los participantes, la popularidad de las sesiones y las tendencias de feedback. Por ejemplo, si una sesión fue un éxito, replica su formato en eventos futuros.
Al completar este checklist poste-vento, no solo mejorarás eventos futuros, sino que también mantendrás las relaciones positivas que tanto te esforzaste por construir. ¿No vale la pena el esfuerzo adicional?
Recursos para gestión de eventos
¿Listo para mejorar tu gestión de eventos? Aquí hay tres artículos que podrías encontrar útiles:
- ¿Qué es la gestión de eventos?
¿Alguna vez pensaste que habías cubierto cada detalle, solo para darte cuenta de que te perdiste uno importante? Esta guía te lleva a través de todo el proceso mientras te da consejos y ejemplos de la vida real. Si quieres una hoja de ruta libre de estrés para tu próximo evento, este es un gran lugar para comenzar. - ¿Qué es el marketing para eventos?
¿Te preguntas cómo hacer que tu evento destaque cuando hay tanto ruido por ahí? Consulta este artículo para obtener ideas prácticas de marketing. Verás ejemplos del mundo real de cómo captar la atención y mantener a la gente interesada antes y después del evento. - Guía de gestión de proyectos de eventos
¿Te sientes abrumado por los cronogramas, presupuestos, o manejar múltiples tareas? Este recurso desglosa todo en pasos simples. También encontrarás ideas creativas—como usar un poco de gamificación—para mantener tu proceso de planificación divertido y a tu equipo motivado.
Piensa en estos artículos como tu pase detrás de escena para llevar a cabo eventos exitosos. Ya seas nuevo en la planificación o un profesional experimentado, encontrarás consejos que puedes probar de inmediato. Echa un vistazo, experimenta con las estrategias y observa cómo tus ideas para eventos se convierten en algo realmente memorable.
¿Luchando por elegir el software de gestión para eventos adecuado?
Planear eventos puede ser una pesadilla, ya sea una gran exposición para consumidores, una reunión corporativa, o una conferencia de alto nivel de la industria. ¿Cómo mantener todo junto mientras lo haces perfecto para los asistentes? Ahí es donde el software de gestión para eventos entra para salvar el día.
Imagina una herramienta como Eventtia. Imagina configurar el registro de tu evento, crear una app móvil personalizada para involucrar a tus asistentes, y rastrear analíticas en tiempo real para medir tu éxito, todo en un solo lugar. ¿Evento híbrido? No hay problema – Eventtia se adapta a formatos virtuales, presenciales, y mixtos para que estés cubierto cualquiera que sean tus necesidades.
¿No estás seguro de cómo encaja todo? Ponte en contacto. Agenda una consulta gratuita y te ayudaremos a simplificar tu planificación, ahorrar tiempo y ofrecer un evento que será recordado. ¿Qué estás esperando? ¡Hagamos que tu próximo evento sea el mejor de todos!
