Problèmes et solutions pour la planification d'événements : résumé rapide
Pourquoi c’est important : Même les organisateurs expérimentés font face à des erreurs courantes dans la planification d’événements qui peuvent compromettre le succès, comme sous-estimer l’ampleur, dépenser trop ou négliger l’interactivité des participants. Être proactif avec des solutions prévient le stress, la perte de crédibilité et les dépassements de budget.
Principaux problèmes (et solutions) :
Pas de plan de secours : Établir des plans de contingence pour le lieu, la météo et la technologie.
Sous-estimation de la taille de l’événement : Suivre les inscriptions avec un logiciel, allouer les ressources.
Dépassements de budget : Définir les priorités, rechercher les coûts, suivre les dépenses en temps réel.
Risques peu clairs : Réaliser des évaluations des risques et une planification de scénarios.
Communication d’équipe médiocre : Utiliser des systèmes de gestion d’événements centralisés pour les mises à jour.
Opportunités hybrides manquantes : Offrir un accès à la fois en présentiel et digital.
Check-in obsolète : Utiliser des applications événementielles pour des check-ins fluides et en temps réel.
Interactivité des participants faible : Ajouter des sondages, des questions-réponses et des outils de networking.
Fatigue de l’événement : Programmer des pauses et un programme équilibré.
Promotions faibles : Lancer des campagnes multi-plateformes (LinkedIn, Instagram, TikTok).
Ne pas enregistrer les données : Suivre les indicateurs clés de performance et utiliser l’analyse pour le ROI.
Pas de suivi : Envoyer des e-mails de remerciement avec branding et des offres personnalisées.
La leçon clé : Un logiciel de gestion événementielle comme Eventtia aide à prévenir ces écueils, en rationalisant l’inscription, le check-in, l’interactivité et l’analyse pour une meilleure exécution.
Si vous avez déjà planifié et géré des événements, vous êtes probablement familier avec au moins certains problèmes et solutions en planification d’événements. Malheureusement, ils ne sont pas tous aussi évidents. Pendant ce temps, si vous organisez votre premier événement, il est encore plus facile de sous-estimer la charge de travail.
Toutefois, ce ne sont pas seulement les débutants dans l’industrie événementielle qui courent le risque de faire des erreurs courantes de planification d’événements. Même les vétérans font des faux pas de temps en temps.
Avec tant de choses à prendre en charge, il n’est peut-être pas surprenant que la gestion d’événements soit actuellement classée comme le troisième emploi le plus stressant. Cela se reflète également dans les données. Selon des recherches de Ciphr, 1 employé sur 4 dans l’industrie de la gestion d’événements trouve sa charge de travail stressante, et presque 1 sur 5 ressent la même chose pour ses heures de travail.
Il n’y a pas toujours de temps pour devenir expert avant que votre événement commence. Donc, plutôt que d’essayer de comprendre par essais et erreurs, il est préférable d’avoir une bonne compréhension des problèmes et solutions événementiels potentiels d’abord.
Dans cet article, nous couvrirons tout ce que vous devez savoir pour un excellent événement, afin que vous puissiez éviter que des mois de travail acharné ne se terminent par :
- Une équipe frustrée
- Des visiteurs déçus
- Des exposants contrariés
- Des conférenciers ennuyés
- Des ressources épuisées
- Perte de crédibilité
12 problèmes de planification d'événements et solutions pour 2025
De la budgétisation aux lieux et marketing événementiel, lisez la suite pour découvrir les principales erreurs de planification d’événements – et comment mettre en œuvre des solutions.
Événement Pierre Fabre géré avec Eventtia.
1. Vous n'avez pas de plan de sauvegarde pour votre événement
Soyez préparé(e) à tout. Ne pas avoir de plans de secours et d’options alternatives pour chaque (ou du moins presque chaque) aspect de votre événement peut causer de gros problèmes. Bien sûr, c’est toujours une corvée de gérer des choses qui ne se passent pas comme prévu. Mais ce sera beaucoup plus facile à gérer si vous avez envisagé des solutions potentielles au préalable. Essayer de trouver des solutions d’urgence lorsque la bombe a déjà explosé est un travail assez sale.
Définir simplement votre processus de gestion d’événements ne suffit pas – vous aurez également besoin d’un plan de contingence.
Avoir la bonne équipe à disposition est également essentiel. Si une étape est réalisée incorrectement, l’ensemble de l’événement pourrait échouer.
Solution - Préparez-vous aux problèmes de planification événementielle et solutions
Pour éviter ce scénario, l’une des premières étapes de ton processus de planification événementielle devrait être une évaluation des risques événementiels. Consulte le site web de l’Association of Event Organisers pour plus d’informations et des ressources utiles.
De plus, choisissez chaque membre de votre équipe de manière stratégique afin de couvrir toutes les tâches avec les bonnes compétences. Créez un processus de gestion événementielle standardisé que vous pouvez suivre étape par étape pour divers événements.
Prévoyez du temps pour des réunions d’équipe afin de vous assurer que tout le monde est à jour sur ses responsabilités et ses délais. Vérifiez si la communication entre tous les membres de l’équipe fonctionne efficacement. Et assurez-vous que toutes les étapes sont couvertes :
- Lieu
- Équipement
- Installation
- Disposition
- Inscription
- Planification
- Etc.
Disposer de la bonne plateforme de gestion événementielle va rendre ce travail beaucoup plus facile pour vous.
De cette façon, vous éviterez les écueils courants, comme dépasser le budget, les fiascos de dernière minute ou, dans le pire des cas, l’annulation de l’événement.
2. Vous sous-estimez la taille de votre événement
Mal évaluer la taille de l’événement peut sembler être un avantage – vous obtenez plus de participants, après tout ! Malheureusement, c’est généralement une grosse erreur qui peut vous coûter beaucoup d’argent et de temps. Plus de personnes signifie que vous devez fournir plus d’espace et d’attention. Et si vous ne pouvez pas suivre, vous aurez de gros problèmes. Il faudra être prêt pour :
- enregistrer un grand nombre de personnes
- leur fournir des boissons, de la nourriture, et même de l’hébergement
- gérer de grands groupes de personnes entrant et sortant de votre événement
Et ce ne sont là que quelques éléments à prendre en compte. Le sous-effectif est une autre erreur potentielle de planification d’événements. Si vous n’êtes pas conscient de l’ampleur de votre événement, il est également probable que vous ne soyez pas conscient de vos niveaux de personnel.
Si de nombreux invités se présentent à votre événement, vous devez avoir le bon nombre de personnes pour s’occuper d’eux. Si vous n’avez pas planifié soigneusement, vous pourriez vous retrouver avec un personnel surmené et des invités frustrés.
Solution - Suivez vos inscriptions en temps réel
Afin d’éviter la mauvaise surprise d’un événement surchargé, faites vos recherches et essayez de faire une estimation réaliste du nombre de participants que vous pouvez espérer. Si vous avez déjà organisé des événements, vous pourrez estimer plus facilement la taille de votre événement en vous basant sur votre expérience.
Si nous parlons de votre première en tant que gestionnaire d’événements, rassemblez toutes les informations que vous pouvez obtenir qui soutiennent votre estimation. Avez-vous des conférenciers à votre événement ? Vérifiez combien de visiteurs ils ont attiré lors d’événements par le passé. Les événements sont-ils populaires dans votre secteur ? Découvrez le nombre moyen de participants.
Essayez d’être aussi précis que possible. Un logiciel d’inscription aux événements est généralement la meilleure solution ici. En effet, vous pouvez suivre les inscriptions des participants, ce qui vous permet de savoir combien de personnes participeront bien à l’avance.
Vous serez informé(e) en temps réel lorsque les personnes s’inscrivent en ligne – mais si vous attendez également des inscriptions de dernière minute le jour de l’événement, gardez un œil sur les réseaux sociaux pour voir l’engouement que suscite votre événement.
Une fois que vous disposez d’informations fiables, allouez des ressources adéquates pour vous assurer que tout se passe bien.
Apprenez comment inscrire des participants en ligne facilement grâce à nos conseils simples.
Formulaire d’inscription à des événements propulsé par Eventtia.
3. Vous dépassez votre budget événementiel
L’un des problèmes les plus fréquents en matière d’organisation d’événements, c’est l’argent. Le budget est toujours un facteur essentiel à prendre en compte. Les événements d’entreprise peuvent coûter plusieurs milliers de dollars. Et pour les grandes organisations, la facture peut grimper bien plus haut. Par exemple, selon les données de Statista, en 2023, les entreprises américaines prévoyaient de dépenser en moyenne près de 1,4 million de dollars pour leurs salons professionnels.
De la réservation du lieu aux conférenciers, de nombreux coûts différents sont associés aux événements. Ainsi, vous devrez être strict avec votre budget. Engager un prestataire ou un conférencier en dehors de votre budget pourrait réduire vos bénéfices et potentiellement empêcher votre événement de se dérouler comme prévu.
Solution - Soyez clair sur votre budget et respectez-le
Comme pour de nombreux autres points de cette liste, ne rognez pas sur l’étape de planification.
- Créez un plan clair de vos coûts prévus bien à l’avance. Utilisez les données des événements précédents pour informer votre stratégie budgétaire.
- Collaborez avec votre équipe et établissez les priorités essentielles pour votre événement.
- Assurez-vous d’avoir recherché la tarification des lieux appropriés, des intervenants, etc. Cela vous aidera à planifier et à trouver les meilleures options pour votre budget.
- Continuez à enregistrer vos dépenses au fur et à mesure que les services sont réservés, et assurez-vous que votre équipe est tenue informée.
4. Vous n'êtes pas conscient(e) de ce qui pourrait mal tourner
Les problèmes surviennent, souvent au pire moment pour votre événement. Comme nous l’avons exploré, avoir un plan de contingence clair est une mesure préventive importante. Mais il vaut également la peine de savoir exactement ce qui pourrait mal tourner.
Par exemple, certains revers spécifiques auxquels vous pourriez faire face pourraient inclure :
- Problèmes avec la réservation d’un lieu
- Problèmes climatiques
- Difficultés techniques
Solution - Élaborez des plans clairs pour résoudre tout contretemps
Bien sûr, les défis liés à l’organisation de votre événement varieront, mais vous devrez être prêt(e) à y réagir. Ne soyez pas tenté(e) de laisser les choses au hasard. Ayez toujours des alternatives et des plans pour savoir comment répondre.
En termes des problèmes ci-dessus, il existe plusieurs façons de les résoudre ou même de les empêcher de perturber votre événement.
Solutions pour la réservation d’un lieu :
- Assurez-vous d’avoir recherché et réservé votre lieu dès que possible.
- Assurez-vous que le lieu peut accueillir vos invités et toutes les activités prévues.
- Restez en communication avec le lieu, en veillant à ce qu’il soit informé de tout changement dans vos plans.
- Prenez contact pour des vérifications finales la semaine précédent l’événement.
- Ayez des lieux de secours en tête au cas où il y aurait une annulation de dernière minute.
Solutions pour les problèmes météorologiques :
- Développer des plans alternatifs au cas où un événement en plein air serait annulé pour cause de pluie, par exemple.
- Rechercher des lieux avec des espaces événementiels intérieurs et extérieurs pour faciliter les déplacements des invités.
- Souscrire une assurance pour les conditions météorologiques défavorables.
- Surveillez la météo dans les jours précédant l’événement.
- Assurez-vous d’avoir un système de communication en place pour informer les invités et les parties prenantes.
Solutions pour les potentielles difficultés techniques :
- Testez, testez, testez ! Ne laissez pas à la dernière minute la vérification que votre équipement et votre logiciel fonctionnent correctement.
- Assurez-vous que votre équipe technique est familière avec vos plans et équipements pour l’événement, et effectuez même une répétition avant le grand jour.
- Comme toujours, assurez-vous d’avoir un plan de secours en cas de catastrophe technique de dernière minute.
- Vérifiez que votre logiciel est à jour et assurez-vous que les participants à distance pourront accéder à toutes les applications ou plateformes pertinentes pour les événements hybrides.
5. Vous ne tenez pas votre équipe informée des changements
S’il y a une constante dans tout le processus de gestion événementielle, c’est probablement le changement. Comme dans la vie quotidienne, tout change constamment, et la plupart du temps, les choses se déroulent différemment de ce que vous aviez prévu. Cela peut être dû à une annulation ou à des problèmes avec la météo, par exemple.
Pensez à combien de personnes sont impliquées dans la planification et l’organisation de votre événement. Combien de tâches dépendent les unes des autres ? Maintenant, imaginez le résultat de ne pas suivre les changements et de ne pas s’assurer que tout le monde est informé de l’état actuel des choses.
Vous voyez l’image ? Ça ressemble un peu à un tableau de Picasso, n’est-ce pas ? Rien ne semble s’aligner.
Si vous ne suivez pas le progrès, vous devrez faire face à des problèmes comme des délais inatteignables, un budget épuisé et une équipe désorientée. Donc, en plus d’être adaptable aux changements, vous devez également vous assurer que votre équipe est sur la même longueur d’onde.
Solution - Utilisez un système de gestion événementielle centralisé
Mettre en place un système centralisé qui aide à surveiller l’ensemble de votre processus de planification. Par exemple, Eventtia peut informer votre équipe sur :
- combien de participants se sont inscrits en ligne
- les participants qui ont effectué le check-in à l’événement
- outils de marketing, y compris les emails promotionnels et les landing pages
- rapports d’événements en temps réel
- etc.
Vous pouvez ajouter autant d’utilisateurs que vous le souhaitez à votre compte (moyennant un supplément), afin que toute votre équipe reste informée.
Exemple de gestion d’événements propulsé par Eventtia.
6. Vous ne profitez pas des opportunités fournies par les événements hybrides
Pendant la pandémie de COVID-19, de nombreux organisateurs d’événements ont réalisé les avantages des événements virtuels. Ces événements numériques ont leurs propres avantages et inconvénients uniques, tout comme les événements en présentiel. Par exemple, les événements virtuels peuvent être proposés à un public plus large, car ils ne sont pas limités à un seul endroit. Pendant ce temps, les événements en présentiel peuvent offrir des attractions uniques et des opportunités supplémentaires de networking.
Choisir le bon type d’événement peut être difficile, surtout lorsque vous avez des participants potentiels localement et à l’échelle mondiale. Heureusement, il existe des moyens d’éviter de passer à côté des avantages des deux.
Solution - Organisez des événements hybrides
Même lorsque vous planifiez un événement en présentiel, vous pouvez également exploiter des outils numériques grâce aux événements hybrides. Le logiciel de gestion événementielle intègre à la fois les aspects en ligne et hors ligne de votre événement, afin que les participants puissent interagir entre eux de la manière de leur choix pour rejoindre l’événement.
Il existe de nombreuses façons de promouvoir l’interactivité dans les événements hybrides, notamment :
- Mettre en place des sessions de networking virtuel pour permettre aux participants de se connecter
- Développer des plannings personnalisés pour les participants en ligne et hors ligne
- Encourager les participants à interagir avec les sponsors dans des stands virtuels
- Créer des sondages numériques et des sessions de questions-réponses
Découvrez comment planifier votre premier événement hybride dans notre guide complet.
7. Votre processus de check-in n'est pas digitalisé
Qui veut commencer un événement avec frustration ? … Exactement ! Alors, assurez-vous de ne pas le faire. Un excellent événement ne commence pas par une longue file de personnes faisant la queue. En ce qui concerne les problèmes et solutions de planification d’événements, vous devriez viser à commencer comme vous souhaitez continuer.
Il existe des tonnes de solutions technologiques qui vous aident à gérer votre processus de check-in sans accroc. Prévoyez-vous toujours d’utiliser des documents pour enregistrer vos participants et des feuilles de calcul pour le processus de check-in ? En résumé – ne le faites pas ! Il peut être tentant de s’en tenir à vos méthodes habituelles, mais elles sont chronophages et vulnérables aux erreurs humaines.
Solution - Exploite le logiciel pour tes check-ins:
Trouvez un système technique qui permet à votre check-in de se dérouler comme sur des roulettes. Ceux-ci vous feront économiser du temps et éviteront potentiellement des erreurs coûteuses. Idéalement, vous devriez avoir un moniteur en temps réel de l’attendance de votre événement. Cela garantit que vous savez ce qui se passe et quand.
Si vous voulez opter pour la vraie affaire en termes de technologie de gestion d’événements, choisissez un fournisseur qui connecte l’inscription et le check-in avec des rapports détaillés sur les événements. Bonus si ces informations alimentent votre base de données.
Par exemple, Eventtia propose une application de check-in, disponible pour les appareils iOS et Android. Cela facilite énormément la gestion des check-ins des participants par votre personnel événementiel, y compris les arrivées de dernière minute et pour des activités événementielles spécifiques. Il est aussi simple de synchroniser les données entre dispositifs, et d’importer des listes d’invités dans le logiciel depuis des fichiers CSV ou XLS.
Exemple de check-in propulsé par Eventtia.
8. Vous négligez l'interactivité des participants
Les problèmes et solutions événementiels doivent tous tendre vers un objectif – un excellent événement. Tout peut aller comme prévu, mais si les participants s’ennuient ou sont frustrés, vous avez moins de chances de recevoir des feedbacks positifs et de voir revenir les participants. Sans oublier l’amélioration de vos KPI. Ainsi, s’assurer que les invités vivent une expérience merveilleuse lors de votre événement doit toujours être une priorité.
Naturellement, cela commence tôt dans le processus de planification de l’événement. Vous devrez choisir des intervenants et des activités qui reflètent les intérêts et les besoins des participants. Assurez-vous de bien comprendre les tendances de votre secteur avant de commencer.
Une fois que vous avez les bonnes activités, ce n’est pas tout. Les participants ont besoin d’outils pour s’engager pleinement avec ce que votre événement a à offrir. Pensez-y de cette façon – un long discours d’un intervenant est susceptible d’être trop sec en soi, et il est également probable qu’il suscite des questions de la part des participants. S’il n’y a pas d’opportunité d’interactivité, les participants risquent de se sentir désengagés. Naturellement, c’est une grande erreur de planification d’événements.
Solution - Utilisez des outils d'interactivité pour offrir des événements inspirants
Encore une fois, le logiciel est un énorme avantage ici. Que votre événement soit en présentiel, en ligne ou hybride, le logiciel de gestion événementielle peut fournir des outils pour aider les participants à interagir avec les intervenants et d’autres participants.
Par exemple, avec Eventtia, les participants peuvent se connecter entre eux via le chat en direct, utiliser des sondages et des outils de questions-réponses pour interagir avec les intervenants, et construire une communauté sur l’application d’interactivité en publiant des commentaires et des photos. De plus, si vous souhaitez une solution plus personnalisée, vous pouvez également vous intégrer à d’autres outils d’interactivité, comme Kahoot! et Slido.
9. Votre programme est trop chargé
Avec autant de manières créatives d’impliquer les participants, il peut être tentant de tout inclure dans votre événement. Mais gardez à l’esprit que le temps libre est tout aussi important. La fatigue événementielle est un problème bien réel, et si vous voulez que vos invités tirent le meilleur parti de votre événement, vous devrez leur donner du temps pour souffler.
Solution - Prévoyez des espaces de pause et de temps libre
Les problèmes et solutions de planification d’événements ne sont pas plus simples que cela. Assurez-vous d’avoir prévu suffisamment de pauses et d’espaces libres dans votre planning d’événements. Cela devrait inclure des pauses déjeuner ou rafraîchissements, et des espaces libres sans activités ou sessions de networking. Essayez également de clôturer votre événement avec une activité discrète.
10. La promotion de vos événements est insuffisante
Même les meilleurs événements ne peuvent pas réussir sans participants. La promotion est un élément central de votre gestion d’événements, et elle ne doit pas être négligée. Après tout, à moins que vous n’ayez déjà une grande file d’attente de participants, c’est comme cela que les gens découvriront votre événement. Il existe de nombreuses façons différentes de faire connaître votre événement, y compris des moyens traditionnels comme les publicités dans les magazines et les dépliants, bien sûr.
Aujourd’hui plus que jamais, la promotion d’événements nécessite une présence sur les réseaux sociaux. Vous aurez besoin d’une stratégie de marketing événementiel appropriée, et d’une bonne compréhension des bonnes plateformes et du public cible pour votre niche.
Solution - Utilisez les réseaux sociaux pour promouvoir vos événements
Vous ne voulez pas courir le risque d’un lieu presque vide ? Comme pour de nombreux problèmes et solutions de planification d’événements, la réponse est de passer au numérique.
Ne vous limitez pas à une simple campagne de hashtags. Portez la communication événementielle à un tout autre niveau et connectez-vous en ligne avec les participants et les parties prenantes :
Engagez vos parties prenantes sur les réseaux sociaux avant, pendant et après l’événement. Améliorez l’expérience de l’événement, favorisez le networking lors de votre événement et aidez à créer des connexions durables entre vos parties prenantes.
Voici quelques autres idées à essayer pour digitaliser votre événement :
- Facebook : Préparez vos participants à votre événement avant même qu’il ne commence avec une campagne de contenu généré par l’utilisateur. Avec le CGU, vos abonnés créeront du contenu inspirant pour vos réseaux sociaux. Assurez-vous d’utiliser un hashtag de marque pour rassembler les publications – et offrez même des offres spéciales ou des récompenses pour les publications les plus populaires.
- LinkedIn : Créez un groupe LinkedIn et fournissez un espace pour les discussions sur votre événement. Créez du buzz dans votre secteur avec des mises à jour sur l’événement et des teasers.
- Instagram : Créez un rapport visuel de l’expérience de l’événement sur votre page. Partagez des détails passionnants sur vos événements pour exciter les abonnés – par exemple, avec des citations de vos principaux intervenants et des aperçus des activités à venir. Faites en sorte que les gens comptent les jours avant la tenue de votre prochain événement.
- TikTok : Ne perdez pas de vue l’importance du contenu vidéo. Donnez à vos abonnés un accès en coulisses à vos événements. Mettez en avant l’impact de vos activités et créez des vidéos auxquelles les abonnés voudront s’identifier et partager.
Le digital n’inclut pas seulement les médias sociaux. Vous devez également mettre en place un site web pour votre événement. Mais attention ! Voici un autre piège qui pourrait vous attirer. Faites attention aux détails – ils font la différence.
Si le site web de votre événement offre une mauvaise expérience utilisateur, votre première impression sera tout aussi médiocre. Soyez convaincant dès le départ. Une grande solution technologique de gestion d’événements devrait être équipée d’une fonctionnalité qui vous permet de créer des sites web structurés et attrayants.
Vous pourrez tout personnaliser selon vos besoins avec des landing pages sur mesure et des campagnes de marketing par e-mail. Vous pouvez créer des pages personnalisées depuis zéro ou intégrer des formulaires d’inscription à votre site web actuel.
De plus, vous pourrez également explorer la performance de votre marketing de site web et de vos événements grâce à nos outils de reporting détaillés. Et des enquêtes personnalisées sont un autre excellent moyen de découvrir ce que vos participants ont pensé de votre événement. Aucune campagne ou événement n’est parfait, donc cela vous offre toute la flexibilité et le périmètre pour continuer à vous améliorer et à optimiser.
Par exemple, le leader de l’industrie des vins et spiritueux Pernod Ricard Group a utilisé Eventtia pour enregistrer les informations des participants pour ses précieuses données marketing. Ils ont ensuite pu utiliser ces données pour des campagnes de remarketing personnalisées.
Lisez l’ étude de cas du groupe Pernod Ricard pour découvrir comment ils ont optimisé leur stratégie événementielle avec Eventtia.
11. Vous n'enregistrez pas les données de votre événement
Que voulez-vous accomplir grâce à votre événement ? Le seul moyen de déterminer si votre événement a été un succès est d’enregistrer et d’évaluer vos KPI. Ce sont des indicateurs clés de performance, qui sont des valeurs utilisées pour évaluer le succès d’un projet ou d’un événement.
Ceux-ci peuvent vous aider à établir le retour sur investissement (roi) de l’événement. en termes simples, c’est un terme commercial qui clarifie le retour financier de votre événement. un roi de 100% atteint le seuil de rentabilité, tandis que 120% rapporterait un revenu de 20%. en dehors de votre équipe, les kpis sont également utiles pour que les sponsors et les parties prenantes en soient conscients.
Pour les événements, vous souhaiterez généralement enregistrer des indicateurs clés avant, pendant et après l’événement. Ceux-ci incluent le nombre d’inscriptions, les participants présents et les enquêtes post-événement retournées. Globalement, ces données peuvent vous aider à comprendre le succès de votre événement et à identifier les domaines potentiels de développement.
Vous voulez en savoir plus ? Lisez notre guide complet sur la mesure des KPIs événementiels pour améliorer le ROI.
Solution - Enregistrez et évaluez vos données événementielles
Enregistrer manuellement les données événementielles est un défi au mieux, un cauchemar au pire. Donc, dans la mesure du possible, il est préférable d’utiliser un logiciel événementiel pour enregistrer et analyser vos données. Ces outils regroupent et mesurent vos données, afin que vous puissiez voir toutes les informations dont vous avez besoin d’un coup d’œil. Cela peut ensuite être partagé dans des rapports personnalisés pour informer vos collègues, et adapter et affiner les événements futurs.
Exemple d’analyse et de rapport d’événement fourni par Eventtia.
12. Vous ne faites pas de suivi après l'événement
Après des mois de travail et un (espérons-le) événement réussi, vous méritez certainement de vous reposer. Cependant, votre travail ne se termine pas le jour de l’événement. En ce qui concerne les problèmes événementiels et les solutions, vous ne voulez pas négliger l’étape de suivi.
Si vous ne communiquez pas avec vos participants après l’événement, vous manquerez une belle occasion de créer des liens plus forts avec eux et potentiellement de nouvelles opportunités de vente.
Solution - Envoyez vos appréciations via le marketing par e-mail
Remerciez vos participants, montrez-leur que vous avez apprécié leur présence et envoyez-leur des offres personnalisées adaptées aux données recueillies lors de l’événement. Pour cela, vous aurez besoin d’une solution technologique pour collecter les données nécessaires des participants rapidement, facilement et efficacement. Cela rendra vos actions de suivi beaucoup plus significatives, et donc, précieuses.
Les outils de planification d’événements comme Eventtia incluent généralement aussi des fonctionnalités de marketing par email, vous permettant ainsi de rester en contact avec les participants après l’événement. En plus de personnaliser le contenu, vous pourrez également ajuster les polices, les images et le style pour correspondre à votre branding.
De plus, cela ne doit pas s’arrêter aux participants. Vous souhaitez développer votre événement ? Améliorer l’expérience des participants à chaque événement que vous organisez ? N’oubliez pas de contacter également vos intervenants, annonceurs, journalistes, participants et le personnel du lieu. Assurer le suivi avec tous vos interlocuteurs sera certainement payant.
Ont-ils fait du bon travail ? Peut-être avez-vous l’impression que vous n’auriez pas pu y arriver sans eux ? Faites-leur savoir ! Envoyez-leur des notes de remerciement bien méritées et vous formerez une base solide pour votre prochain événement.
Évitez les erreurs de planification d'événements avec le bon logiciel événementiel
Bien que la planification d’événements comporte des pièges, il existe des moyens d’éviter la plupart d’entre eux et de rebondir à partir du reste. Assurez-vous simplement de savoir ce qu’il faut surveiller.
Élaborez un plan d’action basé sur tous les problèmes et solutions de planification événementielle qui peuvent survenir tout au long du processus. Même si cela semble beaucoup de travail, en cas de gros problème, vous serez heureux(euse) de sortir votre plan de contingence.
Les processus de gestion d’événements peuvent être notoirement difficiles à gérer. Si vous voulez éviter le stress supplémentaire, vous avez besoin du bon logiciel de création d’événements à portée de main.
C’est là qu’Eventtia intervient. Eventtia rationalise vos processus et vous fait gagner du temps – tout depuis la même plateforme. Cela inclut :
- Gérer les inscriptions à des événements en ligne
- Suivi des check-ins des participants en temps réel
- Proposer des activités engageantes pour maintenir l’intérêt des participants
- Analytique pour examiner votre événement après que tout le monde soit rentré chez soi
- Et bien plus encore
Chez Eventtia, nous ne sommes pas nouveaux dans le domaine de la gestion d’événements. Notre logiciel a facilité plus de 35 000 événements réussis dans plus de 50 pays à travers le monde.
Pas encore sûr(e) de la façon dont Eventtia pourrait faire la différence pour votre événement ? Pas de souci.
Planifier une démo gratuite, et nous vous expliquerons la plateforme et comment elle peut répondre (et même dépasser) vos besoins en planification d’événements.
