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Gestion d’Evénements

Comment bien communiquer avec vos clients lors de vos événements

Eventtia
mai 2, 2023

Table des matières

Les événements ont leur importance à tous les stades du parcours d’un acheteur. En plus de développer la reconnaissance de la marque et de faire entrer de nouvelles affaires dans les tuyaux, les entreprises doivent organiser des événements pour renforcer leurs relations avec les clients existants et atteindre des niveaux plus élevés de ventes poussées et croisées.  

Les événements sont essentiels pour prendre soin des relations avec les clients existants. Par ailleurs, ils jouent un rôle essentiel dans la transformation des relations transactionnelles ponctuelles en collaboration de long-terme avec les clients en les amenant à :  

  • Contribuer au développement général du produit, 
  • Mettre en avant les réussites obtenues avec votre produit, 
  • Parler de votre marque et de votre produit. 

Pour atteindre ces objectifs, il faudra cependant adopter une approche stratégique de la communication lors de vos événements. En d’autres termes, en plus de proposer des événements sans failles à vos clients, vous devez en parallèle élaborer un plan pour communiquer avec eux de manière efficace.  

Dans cet article, nous allons détailler comment la communication peut maximiser les bénéfices engendrés par les événements. Nous aborderons également des pratiques stratégiques pour entrer en contact avec les clients au cours des événements et favoriser leur fidélité à la marque. 

Types d’événements que les entreprises peuvent organiser pour leurs clients  

Il existe un large éventail de types d’événements que les entreprises peuvent organiser pour entretenir et renforcer leur relation avec les clients existants. Voici une liste non exhaustive que vous pouvez utiliser au moment d’élaborer votre stratégie événementielle pour la promotion de votre marque et de vos produits :  

→ Ateliers  

Les ateliers sont des événements interactifs qui proposent à vos clients une formation pratique, des enseignements, et des opportunités de partage de connaissances. Vous pouvez organiser des ateliers autour de thématiques liées à vos produits ou services, des tendances du secteur, ou d’autres centres d’intérêt pour votre public.  

Vous pouvez mener des ateliers en présentiel ou à distance. Les ateliers sont un excellent moyen d’approfondir les relations avec vos clients en leur offrant des informations de qualité et des compétences pratiques. 

→ Groupes de réflexion 

Les groupes de réflexion sont des rassemblements en petit comité d’individus d’un même courant de pensée qui se retrouvent pour échanger des idées, collaborer, et apprendre les uns des autres. Organiser des groupes de réflexion peut créer un esprit de communauté et insuffler un sentiment d’appartenance entre vos clients, encourageant ainsi la fidélité sur le long terme et le bouche à oreille. Vous pouvez structurer des groupes de réflexion en petites sessions menées par un expert du secteur ou sous la forme d’un forum de discussion mis à disposition. 

→ Conversations « au coin du feu »  

Il s’agit de discussions informelles avec des leaders d’opinion, des entrepreneurs, ou des influenceurs, au cours desquelles les clients peuvent trouver l’inspiration, ainsi que des informations pertinentes sur les tendances et les difficultés du secteur. Ces événements peuvent être un excellent moyen de mettre en place un lien personnel avec vos clients. Ces discussions « de coin du feu » peuvent également mettre en valeur votre marque comme leader d’opinion et positionner votre société comme une référence dans votre secteur. 

→ Cérémonies de remise des prix  

Les séances de remise des prix permettent de reconnaitre les réussites et les contributions de vos clients et partenaires. En hébergeant une cérémonie de remise des prix, vous pouvez mettre en évidence la valeur de votre relation avec vos clients et favoriser la fidélité à la marque. Vous pouvez structurer les cérémonies de remise des prix en différentes catégories, comme l’utilisation la plus innovante de votre produit ou service, ou encore la contribution la plus significative à votre communauté. 

→ Défis mensuels  

Ces défis sont des campagnes récurrentes incitant les clients à entrer en relation avec votre marque, en encourageant la fidélité, et en attirant des ventes via la ludification et les récompenses. Selon le type de produit que vous vendez, ces campagnes peuvent prendre différentes formes, y compris des activités d’extérieur.  

En organisant des défis mensuels, vous pouvez créer un sentiment d’impatience parmi vos clients et susciter leur engagement, les poussant à partager leur expérience avec d’autres et à promouvoir votre marque. 

→ Événements VIP 

Les événements VIP sont des rassemblements exclusifs pour des clients triés sur le volet. Ces événements offrent des expériences et des informations personnalisées qui renforcent la valeur de leur relation avec votre marque.  

Ces événements peuvent prendre différentes formes, comme des dîners privés, des visites dans les coulisses, ou l’accès à du contenu exclusif. En organisant des événements VIP, vous pouvez donner un sentiment d’exclusivité et d’appréciation parmi vos clients les plus importants et encourager la fidélité de long terme. 

→ Événements de motivation 

Ces événements sont en fait des parcours ou des expériences qui récompensent les clients ou les équipes les plus performants pour motiver une fidélité continue et promouvoir le bouche à oreille autour de votre marque.  

Ces événements peuvent prendre différentes formes, comme des dîners privés, des visites dans les coulisses, ou l’accès à des activités exclusives. En organisant des événements de motivation, vous pouvez proposer à vos clients des expériences uniques et inoubliables qui mettent l’accent sur le fait que vous appréciez leur fidélité et leur participation à votre activité. 

Cependant, en dehors de l’expérience de l’événement lui-même, vous devrez prévoir une liste de stratégies de communication pour impliquer vos clients dans des conversations qui ont du sens.  

Les avantages à communiquer avec les clients pendant l’événement 

Alors que les événements sont un excellent moyen de mettre en avant vos produits, de faire bonne impression auprès de vos participants, et de fournir des expériences inoubliables avec votre marque, communiquer avec vos clients est un passage obligé pour entretenir une relation de long-terme et maximiser la valeur de votre base de clients actuelle. Voici une liste d’avantages clés de la communication stratégique avec vos clients au cours de vos événements :  

→ Améliorer la fidélité du client  

La communication avec les clients au cours d’un événement peut permettre d’approfondir les relations et d’augmenter l’attachement des gens à votre marque. En engageant la conversation avec vos clients, par exemple en leur demandant leur avis, et en les impliquant dans le développement de vos produits ou services, vous pouvez ainsi leur montrer que leur opinion compte pour vous et que vous vous engagez pour répondre à leurs besoins. 

→ Comprendre les besoins de vos clients 

Vous pouvez mieux comprendre les besoins et les préférences de vos clients en communiquant avec eux pendant les événements. Par la suite, cela vous aidera à ajuster vos produits et services à leurs besoins. En demandant leur avis et leur ressenti, vous pourrez identifier les domaines dans lesquels vous pouvez améliorer votre offre et identifier de nouvelles opportunités de croissance. 

→ Améliorer la fidélisation des clients 

Une communication efficace avec les clients au cours de vos événements peut permettre d’améliorer le taux de fidélisation, de réduire la perte de clientèle et de garantir que vos clients restent fidèles à votre marque. En entrant en relation avec vos clients pour leur fournir des informations et du contenu de valeur, vous pouvez démontrer la valeur de vos produits et services et installer la confiance dans votre marque.  

→ Créer des opportunités de ventes croisées et poussées 

Une communication efficace avec vos clients au cours des événements peut également offrir des opportunités de ventes croisées et poussées. En engageant une relation avec vos clients pour comprendre leurs besoins et leurs préférences, vous pouvez identifier les secteurs où vous pouvez apporter des produits ou services supplémentaires ou qui complètent votre offre existante. Cela peut augmenter votre chiffre d’affaires et maximiser la valeur de votre base de clients existante. 

→ Assurer une perception positive de la marque 

En communiquant de manière efficace avec vos clients pendant les événements, vous pouvez créer une perception positive de la marque, ce qui améliore les chances que vos clients considèrent votre marque comme fiable et digne de confiance. Des conversations en tête à tête avec vos clients lors des événements permettront d’associer un visage à votre marque et de créer un lien avec les gens à un niveau plus humain. 

Cependant, pour maximiser les avantages de la communication avec les clients pendant les événements, il est capital d’avoir mis en place une stratégie claire. La stratégie doit se focaliser sur l’écoute des clients, la création d’une relation significative avec eux, en leur fournissant des informations et du contenu de qualité et en faisant la démonstration de la valeur de vos produits et services. 

Assurer une communication efficace avec vos clients lors de vos événements 

En communiquant avec vos clients lors de vos événements, vous reconnaissez leur contribution à la croissance de votre activité et vous mettez en évidence votre engagement pour leur réussite.  

Dans cet état d’esprit, voici une courte liste de conseils que vous pouvez mettre en pratique lors de vos événements pour assurer une communication efficace avec votre clientèle :  

→ Organisez des rencontres en face à face avec vos clients 

Organiser des séances de networking individuelles avec vos clients est un très bon moyen de garder le contact. Cette dynamique vous permet de nouer des liens avec chacun de vos clients, d’en apprendre plus sur leurs besoins et leurs préoccupations, et de traiter tous les problèmes qu’ils pourraient rencontrer.  

Cependant, pour rendre cela possible, il faudra vous associer avec un fournisseur de technologie de gestion d’événement suffisamment robuste. Par exemple, la solution de mise en relation B2B d’Eventtia vous permet de programmer facilement des rencontres individuelles avec vos participants.  

Vous pouvez demander à vos responsables des ventes et de la réussite client d’envoyer des invitations à vos participants et passer par de rapides appels en ligne (pour les événements virtuels et hybrides) ou des rencontres en personne pour aborder les sujets liés à vos produits. En offrant ce temps de communication personnalisée, vous montrerez à vos clients que leur temps et leur investissement dans votre marque comptent pour vous. 

→ Rassemblez de petits groupes et initier des conversations à plusieurs  

Créez des petits groupes lors de votre événement peut faciliter les conversations à plusieurs et permettre des discussions plus approfondies. Cette approche encourage les participants à échanger entre eux et à partager leurs expériences, leurs idées et leurs problématiques.  

Vous pouvez faciliter ces conversations à travers des tables rondes, des séances en petit groupe, ou des ateliers interactifs. Encourager les participants à s’engager dans des groupes de discussion crée un sentiment de communauté et favorise un environnement collaboratif. 

→ Donnez la parole à votre public à travers des sondages en direct  

Les sondages en direct sont un moyen efficace d’impliquer vos clients en temps réel. Vous pouvez récupérer les commentaires des participants et ajuster votre événement à leurs préférences en utilisant des outils interactifs comme les sondages en direct. Les sondages permettent également d’identifier des problèmes ou des préoccupations potentiels et de les traiter de manière proactive.  

Eventtia propose un système de sondage en direct et des solutions pour impliquer les participants qui peuvent s’intégrer facilement dans votre application d’événement ou être affichées sur un écran, permettant aux participants de répondre avec leurs appareils mobiles. 

→ Invitez les clients les plus en vue en tant qu’animateurs de table ronde lors de votre événement  

Inviter des clients connus à prendre la parole lors d’une table ronde pendant votre événement est un excellent moyen de mettre en avant leur réussite et fournir des informations utiles aux autres participants. Cela souligne également l’impact positif que votre produit a eu sur leurs résultats, améliorant la crédibilité et le sérieux de votre marque.  

Les clients prospères peuvent partager leur expérience, leurs bonnes pratiques, et leurs problématiques, fournissant une perspective exceptionnelle qui résonnera avec celles des autres participants. Par ailleurs, mettre vos clients prospères sous les projecteurs permettra d’ouvrir le dialogue avec eux et de renforcer le lien avec les soutiens les plus importants de votre marque.  

→ Poursuivez les échanges avec vos clients après l’événement  

Poursuivre les échanges avec vos clients après l’événement est capital pour maintenir le lien et garder la conversation active. Envoyer des courriels personnalisés, des remerciements, ou des enquêtes, montre que leurs remarques ont de la valeur et que vous appréciez leur présence à l’événement.  

Cette communication de suivi vous permettra de traiter les problèmes éventuels en suspens, de récupérer des commentaires, et de proposer des ressources et informations supplémentaires. Poursuivre les échanges avec vos clients laisse le dialogue ouvert et montre votre engagement pour leur réussite. 

Conclusion  

Les événements offrent une excellente opportunité pour les entreprises de resserrer les liens avec les clients existants et d’assurer plus de ventes poussées et croisées. Cependant, une approche stratégique de la communication est nécessaire pour atteindre ce but.  

Les entreprises peuvent cultiver et renforcer leurs relations avec leurs clients existants en organisant des ateliers, des groupes de discussion, des conversations « au coin du feu », des cérémonies de remise des prix, des défis mensuels, des événements VIP, ou des événements de motivation.  

Une communication efficace au cours des événements peut augmenter la fidélité des clients, permet de comprendre leurs besoins, améliore la fidélisation des clients, crée des opportunités de ventes croisées et poussées, et assure une perception positive de la marque. Avant tout, un événement bien préparé avec une communication stratégique peut favoriser la fidélité sur le long terme ainsi que le bouche à oreille et maximiser la valeur de la base de clients existante d’une entreprise. 

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Eventtia est une entreprise technologique de premier plan, proposant des solutions avancées de gestion d’événements en mode SaaS pour les grandes entreprises. Depuis 2014, des marques de renom telles que Pernod Ricard et le groupe Richemont font confiance à notre plateforme tout-en-un et à nos services API pour digitaliser, exécuter et mesurer leurs événements à grande échelle.

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