La première étape pour organiser un événement est de faire inscrire les gens. Malheureusement, cela est souvent plus facile à dire qu’à faire, et cela semble devenir de plus en plus difficile au fil du temps. En effet, une enquête de 2024 a révélé que 37 % des professionnels du marketing événementiel disent que générer des inscriptions est un défi majeur lors de la planification d’un événement, contre seulement 30 % l’année précédente.
Bien qu’il existe de nombreuses façons d’augmenter les taux d’inscription, créer un formulaire d’inscription à des événements simple et soigné est l’une des façons les plus simples. Un bon formulaire d’inscription vous aide à simplifier le processus d’inscription pour les participants potentiels et réduit la probabilité qu’ils abandonnent le formulaire parce qu’il est trop déroutant ou accablant.
Un outil populaire utilisé pour créer des formulaires d’inscription simples est Google Forms. Bien qu’il ait quelques lacunes notables, c’est un moyen gratuit et simple pour les gens de s’inscrire à vos événements.
Si vous êtes curieux de savoir comment utiliser Google Forms pour l’inscription à des événements, notre guide étape par étape est là pour vous aider.
Comment configurer Google Forms pour l'inscription à des événements
Examinons de plus près les étapes impliquées dans l’utilisation de Google Forms pour l’inscription à des événements :
1. Allez sur le site Google Forms, cliquez sur Template gallery près du haut de l’écran, puis faites défiler jusqu’au modèle Inscription à des événements. Bien sûr, si vous souhaitez commencer de zéro, vous pouvez également commencer à partir d’un formulaire vierge.
2. Une fois le modèle chargé, mettez à jour le titre du formulaire, ainsi que la description de votre événement. Ici, vous pouvez ajouter des détails tels que le lieu et l’heure de votre événement, un bref aperçu de ce dont il s’agit, ainsi que des instructions ou exigences spécifiques à l’inscription.
3. Bien que ce modèle soit fourni avec quelques questions, n’hésitez pas à les modifier pour qu’elles répondent à vos besoins spécifiques. Vous pouvez choisir parmi une variété de types de questions, y compris des réponses courtes, choix multiples, menu déroulant, cases à cocher, échelle linéaire, et plus encore.
4. Si une question est très importante et que vous avez besoin qu’elle soit traitée par tout le monde, assurez-vous que le Requis curseur est réglé sur la position « Activé ».
5. Si vous avez besoin de plus de questions que le nombre préchargé avec le modèle, vous pouvez en ajouter en appuyant sur le bouton “+” dans la barre latérale à droite de votre écran.
6. pour vous assurer que les réponses que vous obtenez sont celles que vous recherchez, vous pouvez également configurer la validation des réponses, ce qui vous permet de définir certains critères pour les réponses que vous recevez.
pour accéder à cette fonctionnalité, cliquez simplement sur les trois points verticaux dans la question lorsque vous l’éditez, et sélectionnez validation des réponses dans le menu déroulant.
7. Une fois que vous êtes satisfait(e) de vos questions, vous pouvez commencer à personnaliser votre formulaire en cliquant sur le bouton Personnaliser le thème près du haut de l’écran.
8. Cela vous permet de choisir le style de texte à utiliser, l’image de l’en-tête souhaitée, les couleurs dans le formulaire, et même l’arrière-plan.
9. Lorsque le formulaire a l’aspect souhaité, vous pouvez vous rendre dans l’onglet Paramètres. Ici, vous pouvez gérer la manière dont vous collectez les réponses, comment le formulaire est présenté, si vous collectez les adresses e-mail, et plus encore.
10. Bien que votre formulaire soit maintenant essentiellement terminé, il est bon de le tester. Vous pouvez le faire en cliquant sur le Aperçu, ce qui vous permet de voir et de remplir le formulaire comme si vous étiez un participant, pour vous assurer qu’il n’y a pas de problèmes ou d’erreurs.
11. Une fois que vous êtes prêt(e) à envoyer le formulaire d’inscription à des événements, cliquez sur le bouton Publier violet. Une fois publié, vous pouvez envoyer le lien d’inscription à des événements directement par e-mail, ou également poster un lien sur un site web, via les réseaux sociaux, ou le mettre ailleurs où les participants potentiels peuvent le voir.
Les avantages de Google Forms pour l'inscription à des événements
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles certaines entreprises choisissent d’utiliser Google Forms pour l’inscription à des événements. Tout d’abord, c’est une plateforme accessible que n’importe quelle personne ou entreprise peut utiliser, car elle est gratuite. Tant que vous avez un compte Google, vous pouvez mettre en place un formulaire. Les Google Forms peuvent également être remplis depuis n’importe quel appareil ou navigateur.
De plus, il est relativement facile à utiliser, et configurer un formulaire ne prendra généralement pas plus de quelques minutes de travail. Même si vous n’êtes pas très à l’aise avec la technologie ou n’avez pas beaucoup d’expérience dans la création de formulaires, le processus est simple.
Les limites de Google Forms pour l'inscription à des événements
Cependant, Google Forms a également plusieurs limitations lorsqu’il est utilisé pour l’inscription à des événements. L’un des plus grands problèmes est qu’il n’inclut pas le traitement des paiements, vous aurez donc besoin d’un autre outil pour recevoir et gérer les paiements.
Il n’a pas non plus de fonctionnalité de check-in, ce qui signifie que vous devrez gérer les check-ins manuellement ou utiliser une autre plateforme. De plus, Google Forms offre uniquement des fonctionnalités de base et a des connexions limitées avec d’autres outils.
Par exemple, il ne vous permet pas d’analyser en profondeur la performance de votre événement. La collecte de données est très simple, et les outils de reporting ne sont pas aussi utiles par rapport à d’autres solutions.
Google Forms n’est pas non plus le meilleur choix pour des événements de grande envergure. Bien qu’il permette une certaine personnalisation, les options de design sont limitées et ne vous permettent pas de montrer votre branding autant que vous le souhaiteriez dans le formulaire d’inscription.
Trouver une meilleure solution pour l'inscription à des événements : logiciel d'inscription aux événements
Bien que Google Forms puisse fonctionner pour des événements petits ou simples, cela peut ne pas suffire pour des événements plus grands ou plus complexes. Si vous planifiez quelque chose de plus grand, il est préférable d’utiliser une plateforme d’inscription aux événements comme Eventtia.
Eventtia propose de nombreuses fonctionnalités utiles qui en font une option plus solide pour les organisateurs d’événements.
Expérience d’inscription propulsée par Eventtia
Augmentez les inscriptions avec une plateforme événementielle tout-en-un
Eventtia facilite autant que possible le processus d’inscription pour vos participants. Il vous permet d’intégrer vos formulaires sur des sites web et des pages d’événements, de concevoir des formulaires permettant aux participants de s’inscrire rapidement, et même de créer des formulaires personnalisés en plusieurs langues.
De plus, Eventtia propose également de puissantes fonctionnalités d’inscription. En fait, l’Union Nationale des Économistes de la Construction (UNTEC) a choisi de travailler avec Eventtia en raison de ses fonctionnalités d’inscription complètes. Cela inclut la capacité de segmenter les participants, de les suivre, et de permettre aux participants de s’inscrire à des activités exclusives en fonction de leur type de participant.
Simplifiez les paiements et augmentez vos revenus
Contrairement à Google Forms, Eventtia vous permet de collecter facilement des paiements à l’international. Il prend en charge des options de paiement flexibles, accepte plusieurs devises, génère des factures et offre une expérience de paiement sécurisée et simple pour les participants.
Options de paiement propulsées par Eventtia
Cela vous permet également d’offrir des coupons et des réductions, de définir des prix early-bird, et même de vendre des marchandises directement depuis la plateforme.
Faites vivre une journée d'événement fluide avec des check-ins intelligents
Eventtia aide également avec les check-ins en rendant le processus beaucoup plus efficace et en vous permettant de procéder à l’inscription des participants à la dernière minute. Il génère des badges avec des codes QR pour des check-ins rapides et fiables.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les événements qui se terminent avec plus de participants que prévu.
Par exemple, lorsqu’un événement de Waste2Worth a reçu plus de participants en présentiel que prévu, il a utilisé l’application de Check-in Eventtia pour s’assurer que les personnes étaient correctement filtrées et que l’accès au lieu restait fluide.
Faites de meilleurs choix grâce à des données en temps réel
Eventtia vous aide également à analyser la performance de vos formulaires d’inscription à des événements. Vous pouvez accéder à tous vos rapports et tableaux de bord depuis un emplacement centralisé pour suivre facilement les inscriptions, consulter la participation et surveiller les ventes et les paiements. Il se synchronise également directement avec votre CRM événementiel pour obtenir encore plus d’informations.
Cette fonctionnalité était particulièrement utile pour Pernod Ricard, l’un des plus grands vendeurs de vins et spiritueux au monde. En travaillant avec Eventtia, l’entreprise a utilisé les informations des participants collectées par la plateforme et les a connectées à leur CRM. Cela a fourni des aperçus précieux qu’ils ont utilisés pour des campagnes de remarketing et pour personnaliser les efforts de communication.
Vous pouvez en savoir plus sur comment Pernod Ricard a fait croître sa stratégie événementielle avec Eventtia ici.
Créer une marque plus forte avec un site web événementiel personnalisé
Eventtia peut également vous aider à créer un site web pour votre événement afin d’en faire la promotion, de sensibiliser, de fournir des informations clés aux participants potentiels et d’agir comme un centre central pour tous les détails de l’événement. Un site web événementiel bien conçu peut également aider à augmenter les inscriptions. En fait, des recherches montrent que 80% des marketeurs événementiels utilisent un site web pour stimuler les inscriptions à leurs événements virtuels.
La plateforme Eventtia permet à tout le monde de concevoir un site web de marque grâce à son éditeur par glisser-déposer. Elle offre plusieurs options de structure et de format, des modèles uniques et vous donne des outils de personnalisation avancés.
Une entreprise qui a fait bon usage de cette fonctionnalité de site web était Netmind, qui a utilisé Eventtia pour gérer l’expérience virtuelle de son événement. Une grande partie de ce succès a été l’utilisation d’Eventtia pour créer un site web multilingue afin d’être aussi inclusif que possible et d’atteindre plus de personnes.
Source :
En général :
"Eventtia's flexible platform allows us to fully customize our events, integrating key features directly into our website."
Olivier Dutel
Les Artisans Du Changement
En conclusion
Si vous cherchez à organiser des événements plus grands ou plus complexes, Google Forms n’est pas suffisant. A la place, envisagez d’utiliser une plateforme d’inscription tout en un comme Eventtia. Cela vous aide à simplifier le processus d’inscription, créer un site web événementiel, gérer les paiements et bénéficier de données événementielles en temps réel.
Que vous planifiiez votre premier événement ou votre centième, Eventtia peut vous aider à offrir une expérience fluide et professionnelle, sans stress. Essayez-le dès aujourd’hui et voyez la différence.
