Eventtia est un logiciel d'inscription pour les événements sur invitation. Décide qui peut s'inscrire, pas seulement combien de personnes : garde la page hors des moteurs de recherche, réserve l'inscription à ta liste d'invités ou valide chaque inscription avant de la confirmer.
Une avant-première de Maison Orvèle
The Glasshouse
Demander une placeDans Eventtia, chaque règle se définit pour chaque type de participant. Importer une liste d'invités ne restreint pas l'inscription à elle seule, car la restriction est un réglage distinct. Environ 1 événement Eventtia sur 5 qui utilise une liste d'invités y réserve l'inscription.
La page n'apparaît ni dans les moteurs de recherche ni dans les listes d'événements ; seules les personnes qui ont le lien y accèdent.
Seule, elle n'empêche pas un lien transféré, et toute personne qui l'a peut s'inscrire.
Les événements clients où l'invitation part du CRM et où l'ami d'un invité est le bienvenu.
Avec la restriction activée, seules les adresses e-mail de la liste peuvent s'inscrire ; toute autre adresse est refusée.
Elle vérifie l'adresse e-mail, pas la personne.
Les avant-premières, dîners et lancements avec une liste fermée.
Toute personne qui a le lien peut postuler, et chaque inscription reste en attente jusqu'à son acceptation ou son refus.
Tu fixes les critères, et ton équipe ou un agent les applique.
Les événements à places limitées, quand le public doit correspondre à un profil.
Deux autres options existent pour des cas précis : un mot de passe partagé peut protéger une page, ce qui convient mieux aux événements internes qu'aux événements clients. Pour les événements réservés aux collaborateurs, l'inscription peut passer par l'authentification unique (SSO) de ton entreprise, afin que seules les personnes de ton annuaire puissent s'inscrire. Comment fonctionnent les portails protégés par SSO.
Eventtia permet de valider manuellement les inscriptions de chaque type de participant. La validation est utile quand les places sont rares et que le public compte : une course réservée aux femmes, un atelier pour une tranche d'âge, une masterclass pour des personnes qui vont vraiment s'en servir. Le formulaire pose les questions qui aident à trancher, comme la motivation ou l'expérience, et une personne du marketing ou de la boutique examine les inscriptions en attente selon quelques règles simples.
Près de la moitié des comptes clients d'Eventtia (45 %) utilisent la validation des inscriptions.
L'inscription occupe déjà une place, donc mieux vaut traiter la liste rapidement.
L'invité reçoit automatiquement sa confirmation et son QR code.
L'invité reçoit un e-mail automatique, rédigé et mis en forme par ta marque.
Beaucoup d'événements privés sont pensés pour des couples. Sur les événements des marques de luxe dans Eventtia, 41 % acceptent des accompagnants, et près de 9 invités sur 10 qui viennent accompagnés amènent une seule personne.
Un événement est l'un des rares moments où une marque rencontre une personne et peut lui demander directement son consentement pour rester en contact. C'est pourquoi la plupart des marques demandent le nom de chaque accompagnant.
L'invité ajoute un ou deux accompagnants, chacun avec son nom et son e-mail ; ton équipe voit le groupe dans le back-office, et chaque export contient un ID de groupe.
Pour les événements ouverts, une personne indique combien de personnes viennent et reçoit un QR code pour chacune. C'est plus rapide pour l'invité, mais tu ne sauras pas qui est venu.
Pour chaque type de participant : toute personne qui a le lien, la restriction à la liste d'invités, ou la validation.
Utilise ton propre domaine et ton design : tes invités ne voient que ta marque, sur les pages comme dans les e-mails. Règle ensuite la page en non référencée.
Ajoute les questions dont tu as besoin, choisis si un invité peut venir avec une ou deux personnes, et fixe le nombre de places.
Importe un fichier avec prénom, nom et e-mail. Si tu utilises un CRM, connecte-le à ce moment-là, en le mappant sur tes propres champs.
Inscris-toi avec un e-mail invité, avec un e-mail absent de la liste et avec une inscription soumise à validation, puis vérifie que chaque cas se comporte comme prévu.
Depuis Eventtia, chaque invité reçoit un lien personnel et un formulaire déjà rempli avec ses informations ; tu peux aussi envoyer un lien unique depuis ton CRM ou ton outil marketing.
Accepte ou refuse les inscriptions en attente, une par une ou en lot, puis relance les invités qui n'ont pas répondu et, la veille, les inscrits.
Ton équipe scanne le QR code de chaque invité avec l'application sur site, y compris depuis un pass Apple ou Google Wallet. Avec une intégration CRM, chaque check-in met à jour la fiche de l'invité.
Chaque type de participant a son propre formulaire d'inscription, et des champs masqués permettent à ton équipe d'ajouter des notes invisibles pour l'invité, comme le nom de son conseiller de vente. La plupart des événements grand public n'ont besoin que d'un seul type de participant ; dans le luxe, le deuxième type est le plus souvent l'accompagnant, pas un niveau VIP. Pour aller plus loin sur les formulaires, découvre notre logiciel d'inscription pour événements.
La jauge se règle à trois niveaux, chacun inclus dans le précédent (inscription par créneaux). Il n'existe pas de réglage par track : un track qui a besoin de sa propre limite se configure comme un type de participant à part.
Le nombre total de places.
Par exemple, 200 places VIP dans un événement de 2 000.
Chaque atelier, dégustation ou rendez-vous a sa propre limite.
Mieux vaut connaître les limites avant l'événement qu'à l'entrée.
Une page non référencée seule ne l'empêche pas : toute personne qui a le lien peut s'inscrire. Avec la restriction à la liste d'invités activée, toute adresse absente de la liste est refusée.
Une même adresse ne peut pas s'inscrire deux fois au même événement ; sans restriction à la liste d'invités, une personne peut en revanche se réinscrire avec une autre adresse.
Le check-in hors ligne se synchronise au retour de la connexion, et un invité enregistré sur au moins un appareil est compté comme présent.
Pernod Ricard a choisi Eventtia plutôt que Cvent et y organise des événements dont l'inscription est réservée à sa liste d'invités. Nike organise plus de 5 000 événements sportifs sur Eventtia (étude de cas). Pour une comparaison complète, consulte nos alternatives à Cvent pour les marques de luxe et de distribution. Si chaque boutique organise ses événements à partir d'un modèle commun, voir le logiciel d'événements en boutique.
Pour les dîners et les galas assis, Eventtia gère les invitations, l'inscription et le check-in, mais pas le plan de table.
En retail et dans le luxe, la marque blanche est intégrale : ni logo ni nom Eventtia sur les pages ou dans les e-mails.
L'inscription est vérifiée par e-mail, pour chaque type de participant.
La validation se règle par type de participant, et les invités qui viennent ensemble partagent un ID de groupe.
Avec une intégration CRM, Eventtia enregistre l'ID de ton CRM sur chaque participant, pour que les inscriptions et les check-ins mettent à jour le bon contact. Voir le fonctionnement avec Salesforce. Pour les événements clients reliés à ton CRM, voir le logiciel événementiel de clienteling.
C'est un logiciel qui contrôle qui peut s'inscrire à un événement privé, pas seulement combien de personnes. Eventtia le fait avec trois réglages, définis pour chaque type de participant : une page non référencée, la restriction à la liste d'invités par e-mail et la validation manuelle. Il gère aussi les accompagnants nommés, les jauges et le check-in par QR code à l'entrée.
Dans Eventtia, importe la liste d'invités avec l'e-mail de chacun, puis active la restriction à la liste d'invités pour le type de participant choisi : seuls ces e-mails peuvent s'inscrire. Garde la page hors des moteurs de recherche et envoie à chaque invité un lien personnel avec un formulaire prérempli.
Dans Eventtia, active la validation pour le type de participant VIP. Chaque inscription reste en attente jusqu'à ce que ton équipe l'accepte ou la refuse, une par une ou en lot. Les invités acceptés reçoivent automatiquement leur confirmation et leur QR code ; les invités refusés reçoivent un e-mail que tu peux modifier.
Dans Eventtia, une page non référencée cache l'événement des moteurs de recherche et des listes d'événements, mais toute personne qui a le lien peut s'inscrire. Avec la restriction à la liste d'invités activée, seules les adresses e-mail de la liste peuvent s'inscrire.
Oui. Dans Eventtia, chaque type de participant a son propre formulaire, sa propre jauge et sa propre règle d'accès, et les champs cachés permettent à ton équipe d'ajouter des notes que les invités ne voient pas.
Oui. Dans Eventtia, tu décides si un invité peut ajouter un ou deux accompagnants. Chaque accompagnant a sa propre inscription, et un ID de groupe le rattache à l'invité qui l'a amené.
Dans Eventtia, si l'événement repose sur une page non référencée seule, la personne qui reçoit le lien peut s'inscrire. Avec la restriction à la liste d'invités activée, l'inscription est refusée si son e-mail n'est pas sur la liste.
Oui. L'application de check-in d'Eventtia fonctionne hors ligne : charge la liste d'invités sur chaque appareil avant l'ouverture des portes. Les check-ins sont enregistrés sur l'appareil et se synchronisent au retour de la connexion, et un invité enregistré sur n'importe quel appareil est compté comme présent.
Raconte-nous comment tu invites tes clients aujourd'hui, et on te montre comment le mettre en place dans Eventtia.