Eventtia es un software de registro para eventos por invitación. Decide quién puede registrarse, no solo cuántas personas: mantén la página fuera de los buscadores, restringe el registro a tu lista de invitados o aprueba cada registro antes de confirmarlo.
Una presentación privada de Maison Orvèle
The Glasshouse
Solicita tu cupoEn Eventtia, cada regla se define para cada tipo de participante. Cargar una lista de invitados no restringe el registro por sí solo, porque la restricción es un ajuste aparte. Cerca de 1 de cada 5 eventos en Eventtia que usan una lista de invitados restringen el registro a esa lista.
La página no aparece en buscadores ni en listados de eventos: solo llega quien tiene el enlace.
Por sí sola no frena un enlace reenviado: cualquiera que lo tenga puede registrarse.
Eventos con clientes en los que la invitación sale del CRM y el amigo de un invitado es bienvenido.
Con la restricción activada, solo pueden registrarse los emails de la lista; cualquier otro se rechaza.
Verifica la dirección de email, no a la persona.
Presentaciones privadas, cenas y lanzamientos con una lista cerrada.
Cualquiera con el enlace puede postularse, y cada registro queda pendiente hasta que se apruebe o se rechace.
Tú defines los criterios y tu equipo o un agente los aplica.
Eventos con pocos cupos, en los que el público debe responder a un perfil.
Hay dos opciones más para casos puntuales: una contraseña compartida puede proteger una página, algo más adecuado para eventos internos que para eventos con clientes. En los eventos solo para empleados, el registro puede pasar por el inicio de sesión único (SSO) de tu empresa, de modo que solo las personas de tu directorio corporativo pueden registrarse. Cómo funcionan los portales protegidos por SSO.
Eventtia permite aprobar manualmente los registros de cada tipo de participante. La aprobación sirve cuando hay pocos cupos y el público importa: una carrera solo para mujeres, un taller para una franja de edad, una masterclass para quienes de verdad le sacarán provecho. El formulario hace las preguntas que ayudan a decidir, como la motivación o la experiencia, y alguien de marketing o de la tienda revisa los registros pendientes según unas pautas simples.
Casi la mitad de las cuentas de clientes de Eventtia (45 %) usa la aprobación de registros.
El registro ya ocupa un cupo, así que conviene revisar la lista rápido.
El invitado recibe la confirmación y su código QR automáticamente.
El invitado recibe un email automático que tu marca redacta y diseña.
Muchos eventos privados se piensan para parejas. En los eventos de marcas de lujo en Eventtia, el 41 % admite acompañantes, y casi 9 de cada 10 invitados que traen a alguien traen a una sola persona.
Un evento es uno de los pocos momentos en que una marca se encuentra con una persona y puede pedirle directamente su consentimiento para seguir en contacto. Por eso la mayoría de las marcas pide el nombre de cada acompañante.
El invitado agrega a uno o dos acompañantes, cada uno con su nombre y su email; tu equipo ve el grupo en el back office, y cada exportación incluye un ID de grupo.
En eventos abiertos, una persona indica cuántos vienen y recibe un código QR por cada uno. Es más rápido para el invitado, pero no sabrás quién vino.
Para cada tipo de participante: cualquiera con el enlace, restricción por lista de invitados o aprobación.
Usa tu propio dominio y tu diseño: tus invitados solo ven tu marca, en las páginas y en los emails. Después, configura la página como no listada.
Agrega las preguntas que necesitas, decide si un invitado puede venir con una o dos personas y fija el número de cupos.
Sube un archivo con nombre, apellido y email. Si usas un CRM, conéctalo en este punto, mapeado a tus propios campos.
Regístrate con un email invitado, con uno que no está en la lista y con un registro que requiere aprobación, y verifica que cada caso funcione como esperas.
Desde Eventtia, cada invitado recibe un enlace personal y un formulario que ya trae sus datos; también puedes enviar un solo enlace desde tu CRM o tu herramienta de marketing.
Aprueba o rechaza los registros pendientes, uno por uno o en bloque, y envía un recordatorio a los invitados que no han respondido y, el día anterior, a los registrados.
Tu equipo escanea el código QR de cada invitado con la app en sitio, también desde un pase de Apple o Google Wallet. Con una integración de CRM, cada check-in actualiza la ficha del invitado.
Cada tipo de participante tiene su propio formulario de registro, y los campos ocultos le permiten a tu equipo agregar notas que el invitado no ve, como el nombre de su asesor de ventas. La mayoría de los eventos para consumidores necesita un solo tipo de participante; en el lujo, el segundo tipo suele ser el acompañante, no un nivel VIP. Más sobre formularios en software de registro de eventos.
El aforo se define en tres niveles, cada uno dentro del anterior (registro por sesiones). No existe un ajuste por track: un track que necesita su propio límite se configura como un tipo de participante aparte.
El número total de cupos.
Por ejemplo, 200 cupos VIP dentro de un evento de 2.000.
Cada taller, degustación o cita tiene su propio límite.
Mejor conocer los límites antes del evento que en la puerta.
Una página no listada por sí sola no lo frena: cualquiera con el enlace puede registrarse. Con la restricción por lista de invitados activada, se rechaza a quien no tenga su email en la lista.
Un mismo email no puede registrarse dos veces en el mismo evento; sin restricción por lista de invitados, una persona sí puede volver a registrarse con otra dirección.
El check-in sin conexión se sincroniza cuando vuelve la señal, y un invitado con check-in en al menos un dispositivo cuenta como presente.
Pernod Ricard eligió Eventtia frente a Cvent y organiza en la plataforma eventos con registro restringido a su lista de invitados. Nike organiza más de 5.000 eventos deportivos en Eventtia (caso de éxito). Para una comparación completa, consulta alternativas a Cvent para marcas de lujo y retail. Si cada tienda organiza sus eventos a partir de un modelo común, consulta el software para eventos en tiendas.
En cenas y galas con asientos asignados, Eventtia gestiona las invitaciones, el registro y el check-in, pero no el plano de mesas.
En retail y lujo, la marca blanca es total: ni el logo ni el nombre de Eventtia aparecen en las páginas o en los emails.
El registro se valida por email, para cada tipo de participante.
La aprobación se define por tipo de participante, y quienes llegan juntos comparten un ID de grupo.
Con una integración de CRM, Eventtia guarda el ID de tu CRM en cada participante, para que los registros y los check-ins actualicen el contacto correcto. Cómo funciona con Salesforce. Para eventos con clientes vinculados a tu CRM, consulta el software para eventos de clientes VIP.
Es un software que controla quién puede registrarse en un evento privado, no solo cuántas personas. Eventtia lo hace con tres controles, definidos para cada tipo de participante: una página no listada, la restricción por lista de invitados según el email y la aprobación manual. También gestiona acompañantes con nombre, cupos y check-in con código QR en la entrada.
En Eventtia, sube la lista de invitados con el email de cada uno y activa la restricción por lista de invitados para el tipo de participante que elijas: solo esos emails pueden registrarse. Mantén la página fuera de los buscadores y envía a cada invitado un enlace personal con el formulario prellenado.
En Eventtia, activa la aprobación para el tipo de participante VIP. Cada registro queda pendiente hasta que tu equipo lo aprueba o lo rechaza, uno por uno o en bloque. Los invitados aprobados reciben su confirmación y su código QR automáticamente; los rechazados reciben un email que puedes editar.
En Eventtia, una página no listada oculta el evento de los buscadores y los listados, pero cualquiera con el enlace puede registrarse. Con la restricción por lista de invitados activada, solo pueden registrarse los emails de la lista.
Sí. En Eventtia, cada tipo de participante tiene su propio formulario, su propio cupo y su propia regla de acceso, y los campos ocultos permiten que tu equipo agregue notas que los invitados no ven.
Sí. En Eventtia, tú decides si un invitado puede agregar uno o dos acompañantes. Cada acompañante tiene su propio registro, y un ID de grupo lo vincula con el invitado que lo trajo.
En Eventtia, si el evento depende solo de una página no listada, quien recibe el enlace puede registrarse. Con la restricción por lista de invitados activada, el registro se rechaza salvo que su email esté en la lista.
Sí. La app de check-in de Eventtia funciona sin conexión: carga la lista de invitados en cada dispositivo antes de abrir las puertas. Los check-ins se guardan en el dispositivo y se sincronizan cuando vuelve la conexión, y un invitado con check-in en cualquier dispositivo cuenta como presente.
Cuéntanos cómo envías hoy tus invitaciones y te mostramos cómo configurarlo en Eventtia.